План организация мероприятия: Шаблон плана организатора небольшого события

Содержание

Шаблон плана организатора небольшого события

Я давненько не писала, а все потому, что была с головой погружена в организацию события. По свежим следам спешу поделиться парочкой шаблонов, которыми пользовалась сама. Но начну не с самих шаблонов, а с небольшой истории.

Как однажды сказал Степан (он у нас в Improve Group за главного), нашу команду отличает этакая особая упоротость. Вот кто-то скажет: «Эгегей! У меня есть идея крутой фигни!» И пойдет делать крутую фигню, по ходу дела решая и придумывая, что как. У нас же обычно есть не только идея крутой фигни, но и подробный план достижения крутой фигни.

Так вышло и на этот раз: сначала мы придумали программистский плов-баттл, затем это событие плавно переросло в празднование дня рождения компании, но с самого начала мы окончательно и бесповоротно упоролись.

Буквально на первой встрече мы (я и мой незаменимый человек-и-пароход Вера) решили «быстренько накидать идею баттла», и в результате у нас появлися мега-план, который мы прописали по всем канонам адженда-менеджмента.

И хотя по сути это было всего лишь развлекательно-нетворкинговое событие на 50 человек, на деле это вылилось в концептуально продуманное пространство, программу и атмосферу.

Чтобы воплотить все это, простого списка дел было явно недостаточно.

Поэтому я собралась с мыслями, вспомнила айсекерское прошлое и сделала несколько табличек, которые и помогли нам в подготовке всего события, в работе с командой и волонтерами, а главное — в упорядочивании миллиона дел у себя в головах.

В этом и следующем посте я хочу поделиться простыми инструментами планирования нашей «крутой фигни», а именно базовым планом организации события и шаблоном бюджета.

Базовый план организации события

Посмотреть файл целиком в Google Sheets можно, пройдя по ссылке. Для просмотра логин не требуется.

Что это такое

План организации события, он же event management план, он же главный файл для планирования, делегирования и контроля критически важных задач.

Я публикую настоящий пример такого плана, в котором все задачки реальны, почти все сроки соответствуют изначальному планированию.

Зачем и кому он нужен

Прежде всего он нужен руководителю проекта, так как в нем сосредоточены все ключевые задачки в каждом из аспектов организации события: логистика, содержание, оформление, работа с участниками, коммуникации и PR, финансы. Да-да, все то, о чем я уже писала в экспресс-руководстве по организации небольших образовательных и нетворкинговых событий в одиночку.

Этот план нужен и команде организаторов, чтобы быть в курсе всех важных задач, иметь полное и единое представление о прогрессе подготовки, быть на одной волне.

Как им пользоваться

В самом начале планирования проекта руководитель команды должен определить круг задач в каждой области организации, назначить ответственных за области, проговорить с каждым из них идеальный результат — цель, на которую работает вся область целиком.

Затем руководитель вместе с ответственными прописывает задачи (конкретные действия) в каждой области, закрепляет дедлайны, прописывает исполнителей. В колонке «статус» изначально проставляются финальные дедлайны, с которыми все сверяются на встрече команды. Когда задача сделана, руководитель проставляет соответствующий статус. Если задача отменена или сделана с опозданием, это тоже фиксируется руководителем.

И, наконец, главная часть таблички — таймлайн, сделанный на манер диаграммы Ганта. Таймлайн помогает руководителю проекта видеть всю картинку подготовки целиком, отслеживать параллельно идущие работы, следить за теми видами работ, которые взаимосвязаны друг с другом.

 

Довольно простая штука, которая по моему опыту является единственной удобной формой планирования и контроля задач по организации события. Если вам однажды выпадет удовольствие с нуля орагнизовать событие на 40-100 человек, советую использовать именно его.

Главное — установить регулярные встречи с командой организаторов и постоянно сверяться с планом всем вместе.

Тогда он действительно становится не просто красивой табличкой, но полезным инструментом, помогающим избежать хаоса и головной боли.

В следующем посте поделюсь не менее полезным шаблоном бюджета, который также можно использовать для любого небольшого события, организованного своими силами.

Шаблон плана организатора небольшого события в формате Excel

Теперь получить файл шаблона в разы проще, комментарий к посту оставлять не нужно. Чтобы получить шаблон плана мероприятия, пройдите по ссылке в магазин полезных материалов и скачайте Excel-файл бесплатно.

(Visited 5 834 times, 1 visits today)

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

Как составить план организации мероприятия

Event management – это планомерное управление большими проектами по организации массовых мероприятий с множеством людей, одновременно собранных в одном месте. Это могут быть: разноплановые концерты, научные или практические конференции, торжественные официальные или неформальные встречи, свадебные или другие церемонии, важные корпоративные встречи, тематические фестивали. Оперативный график подготовки к проведению коллективного собрания представляет собой перечень основных этапов, конкретных действий, необходимых для эффективной организации конкретного, значимого события. Такой план предусматривает поэтапное решение основных задач с указанием чётких сроков окончания, конкретных исполнителей, ответственных за то или иное направление. Составляя оперативный план подготовки мероприятия необходимо иметь в виду, что при организации самой незначительной коллективной встречи нужно ясно представлять себе основную цель, главные задачи. В предварительно составленном проекте предусмотрены все основные этапы, необходимые для эффективной подготовки довольно значимого события. Это финансы, PR-акции, коммуникации, работа с персоналом (HR), оформление, содержание, логистика. Достижение конечной цели потребует существенных материальных затрат, для достаточно быстрого решения сложных, но необходимых задач нужно будет приложить интеллектуальные усилия. Заранее разработанный организационный план, в котором сосредоточены все предполагаемые действия нужен руководителю проекта для делегирования, визуального контроля. Нужен он и организаторам проекта, которые должны быть постоянно в курсе происходящего, иметь полное одинаковое для всех представление о ходе подготовки.

Сам процесс разработки, составления плана подготовки, организации любого коллективного мероприятия достаточно прост. На начальном этапе планирования руководитель созданной команды назначает ответственных за каждое направление, определяет по каждому перечень основных заданий, устанавливает главную цель. Затем руководитель совместно с ответственными по направлениям определяют конкретные действия, устанавливают дедлайн для каждого исполнителя. Для эффективного управления проектом составляется timeline – графическое описание всех задач с указанием конечного срока выполнения отдельных действий, всего проекта в целом. На такой диаграмме, где полностью видна вся общая картина подготовки, можно контролировать ход параллельно выполняемых работ, отслеживать состояние взаимосвязанных действий. Timeline, который является удачным форматом планирования, контроля конкретных работ для организации массовых событий, позволяет руководителю проекта дистанционно управлять ходом подготовки, следить за соблюдением сроков исполнения.

Классический план организации коллективного мероприятия состоит из следующих основных этапов:

  • составить общий список участников, приглашённых гостей;
  • разработать индивидуальный творческий сценарий проведения коллективного мероприятия с указанием конкретных действий, ответственных исполнителей, сроков окончания;
  • составить бюджет с учётом расходов на фуршет, пресс-конференцию, другие организационные вопросы;
  • определить место проведения. Предусмотреть оформление и техническое оснащение помещения;
  • учесть транспортные расходы и услуги фото или видео оператора;
  • привлечь внимание общественности, средств массовой информации.

Для профессиональной подготовки значимого для вас коллективного мероприятия лучше обратиться в профильное event-агентство!

Как составить план проведения корпоративного мероприятия?

Как составить план проведения корпоративного мероприятия?

Каждый, кто хотя бы раз взваливал на собственные плечи ответственность за организацию и проведение какого-либо мероприятия, имеет широкое представление о том, насколько это тяжелый и утомительный труд. Корпоративные мероприятия для трудового коллектива – это не просто банальный фуршет или банкет. Эти собрания в менее формальной обстановке должны оставаться в негласных рамках сплоченности рабочего коллектива, не теряя специфики и духа команды. Как же организовать незабываемый праздник для коллег и начальства?

Первый шаг – определение бюджета

Главный ориентир, от которого будут отталкиваться все последующие действия и организационные моменты – это, несомненно, бюджет планируемого мероприятия. 

Разрабатывая и планируя бюджет, следует опираться на такие факторы:

  • Точный список приглашенных гостей. В зависимости от того, каково будет соотношение между мужской и женской частью коллектива, будут варьироваться количества спиртного по крепости. Важно учитывать и персональные предпочтения и убеждения отдельных персон, к примеру, вегетарианство или наличие аллергии;
  • Место проведения праздничного вечера;
  • Специфика меню банкета;
  • Техническое обеспечение (музыкальная аппаратура, пиротехническое оборудование) и оформление помещения;
  • При необходимости – обеспечение достаточного количества транспорта;
  • Профессиональная видео- и фотосъемка;
  • Определитесь, необходимо ли освещение в Интернете и СМИ вашего корпоративного мероприятия;
  • Призы и подарки, и т.д.

Составляем сценарий

Разработка плана-сценария наиболее удобна в формате схемы, в которой будут перечисляться в хронологическом порядке (и с указанием времени) все составляющие мероприятия, а также лица, несущие ответственность за эти элементы. 

Подробно составленные и расписанные по минутам сценарии удобны, однако, они требуют высочайшего профессионализма в исполнении. Тем более, такой плотный график лишает радости импровизации в ходе праздника, которая нередко становится самой запоминающейся частью именно ввиду своей уникальности и непредвиденности. Поэтому лучше набросайте сценарный план с ключевыми моментами торжества, тщательно проработанными, и оставьте временные зазоры для творческих экспромтов или добавьте неважных, но приятных элементов торжества (например, конкурсы и викторины), от которых можно по ходу отказаться в угоду более важному наполнению программы.

Безусловно, самыми запоминающимися для гостей мероприятия всегда становятся начало и заключительная часть праздника, поэтому обязательно для открытия шоу и финала нужно что-то фееричное, торжественное и впечатляющее! Вообще-то, это может быть что угодно (от яркого выступления шоу-балета, до пиротехнического шоу на открытом воздухе), главное – сделать на этом важный акцент, связав праздничное событие и “гвоздь программы”. Тогда у Ваших гостей останется приятное впечатление, а корпоративное мероприятие наверняка достигнет поставленных целей.

Назад к списку статей

Образец составления плана мероприятий 2021

План мероприятий представляет собой документ произвольного образца, в котором указан полный перечень предстоящих событий в общественной жизни организации. Обычно его составляют в виде таблице, где прописывают название мероприятия, его цели, сроки, ФИО ответственных за проведение и другие характеристики.

Скачать пустую форму бланка плана мероприятий для заполнения (word)

Скачать заполненный образец плана мероприятий (word)

7 обязательных пунктов плана предстоящих мероприятий

Документ может составить руководитель, его заместители, учредители или другие ответственные лица. План предстоящих мероприятий обычно оформляется на год вперед, поэтому он разрабатывается заранее. Последовательность действий при составлении примерно такая:

  1. Сначала определяется полный перечень предстоящих мероприятий.
  2. Затем по ним производится сбор всей необходимой информации – сроки, место проведения, источники финансирования и т.п.
  3. После этого все данные собирают в единую таблицу и составляют общий документ.
  4. Наконец, документ подписывается руководителем (при необходимости корректируется), после чего вступает в силу путем издания отдельного приказа или распоряжения.

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам,  юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Рекомендуем вам также ознакомиться с нашим примером правильного составления сметы расходов.

Поскольку мероприятий обычно планируется довольно много, удобнее всего отразить информацию в табличном виде. В графах необходимо описать такие пункты.

№ п/пназвание графыописание
1наименование мероприятияофициальное название предстоящего мероприятия
2сроки проведениядата/даты, при необходимости – указание периодичности
3место проведенияадрес и название организации, на базе которой проводится мероприятие
4источники финансированияконкретный перечень источников денежных средств и других материальных ресурсов
5цельуказание конкретной задачи/задач; они должны быть точными и измеримыми, общие формулировки не допускаются
6ответственный за проведениеФИО, должность, сфера ответственности (при необходимости)
7отметка о проведениибыло или не было проведено

В таблицу можно добавить и другие графы, например «Примечание». Здесь можно отметить, в чем проведенное мероприятие разошлось с планом (перенос места, сроков, сокращение или увеличение длительности, отмена и т.п.).

Образец плана

При составлении документа можно использовать произвольный или утвержденный образец. Обычно форма может быть рекомендована для использования организациями в определенной сфере – например, медицинскими или образовательными учреждениями.

В ряде случаев документ составляют в более кратком виде, опуская многие из перечисленных граф. Например, если речь идет о стандартных мероприятиях, которые постоянно проводятся за счет организации, достаточно указать:

  • их название;
  • сроки проведения;
  • ФИО и должность ответственного лица/лиц.

Формулировки могут быть как более, так и менее официальными. Важно понимать, что план в первую очередь составляется для самих сотрудников компании, т.е. является документом внутреннего пользования. Поэтому цели лучше описывать максимально понятно и конкретно.

Поделиться ссылкой:

Оцените статью

Загрузка…

виды, сценарии, темы и планы проведения мероприятий для детей

Развлекательные мероприятия для детей — это отличная возможность порадовать по поводу и без как малышей, так и ребят постарше. В последние годы родители приглашают аниматоров на дни рождения младших членов семьи или устраивают выездные детские праздники. Чтобы мероприятие для детей вышло веселым и познавательным, нужно знать, что может заинтересовать дошкольника, а что — подростка. Нужно учитывать все нюансы организации и уметь при необходимости делегировать свои полномочия, а самим — наслаждаться вместе с семьей.

Виды мероприятий для детей: от выездных пикников до домашних вечеринок

Если ребенку исполнилось два года или больше, он уже может стать полноправным участником праздничных развлечений. Форма мероприятия зависит от выбора родителей, а те, в свою очередь, должны ориентироваться на интересы детей.

Есть множество вариантов организации праздника.

  • Дома. Особенно подходит для малышей, которых может напугать незнакомая шумная обстановка. Но и у детей постарше может быть желание отметить день рождения или другой праздник в родных стенах. Чтобы разнообразить домашние посиделки, можно вызвать на дом аниматора в образе, например, космонавта или феи, который обеспечит развлекательную программу по выбранной тематике.
  • В развлекательном комплексе. Сценарий детского мероприятия в центре развлечений может включать в себя не только игры с аниматорами, но и игровые автоматы, катание на роллердроме, боулинг, гироскутеры, батуты, лазертаг, аэрохоккей и другие развлечения, которые может предложить конкретный комплекс. Все это можно объединить в одну большую увлекательную программу, которая запомнится детям как один из самых веселых праздников в их жизни.
  • На свежем воздухе. В теплое время года можно устроить большой пикник в парке или у близлежащей реки. Правда, придется подумать, как доставить к месту еду, реквизиты, самих участников праздника. Но при этом мероприятие на свежем воздухе на день рождения ребенка — один из лучших подарков. На пикник тоже можно пригласить аниматора, чтобы родителям не пришлось самим ломать голову над программой развлечений.

На заметку
Зимой тоже можно устроить праздник на улице, но тогда пребывание снаружи придется максимально сократить, а после развлечений быстро отправить детей в теплое помещение. Длительность мероприятия в таком случае сократится еще и из-за короткого светового дня.

Сказки, спорт, кино и танцы: примерный план мероприятия для детей

При организации детских мероприятий, как, впрочем, и любых других, важно продумать все нюансы заранее: кому хочется в разгар празднества суетиться, решая внезапно возникшие проблемы. Нужно составить меню с учетом вкусовых предпочтений гостей, рассчитать количество еды, позаботиться об украшении блюд и стола. Необходимо составить хотя бы примерный сценарий мероприятия, который будет включать в себя все задуманные игры для детей и перерывы на отдых и банкет.

Если же родители не хотят взваливать на свои плечи все заботы по организации и развлечениям, лучше обратиться за помощью к специалисту. Во время анимации внимание детей будет занято, и взрослые смогут немного отдохнуть, спокойно поесть, понаблюдать за тем, как малыши участвуют в веселых конкурсах, или же заняться чем-то еще: например, поиграть в бильярд.

Тему детского мероприятия стоит подбирать в зависимости от возраста и интересов детей. Классические эстафеты и танцевальные конкурсы? А может быть, игры по мотивам диснеевских мультфильмов? Квизиум или квест? Если вечеринка не задумывается как сюрприз, предоставьте ребенку самому выбрать тематику — почему бы и нет?

Сказочная, мульт- или кинотематика: принцессы и герои

Любимые персонажи мультиков, сказок, фильмов или комиксов — беспроигрышный вариант. Тем более если не просто позвать аниматоров, переодетых в Человека-паука и Рапунцель, а предложить детям самим перевоплотиться в героев. Это может входить в комплексную программу праздника: аниматоры помогают детям переодеться и наносят грим, а потом ребята участвуют в конкурсах и играх. Аниматоры могут использовать мыльные пузыри или воздушные шарики, загадывать загадки, вводить познавательные элементы, например в игровой форме рассказывая об окружающем мире.

Сохранить приятные воспоминания в материальном эквиваленте можно, пригласив профессионального фотографа, который будет вести съемку во время программы. Кадры, сделанные в процессе игр, получатся живыми и эмоциональными. А желающие могут попозировать в костюмах отдельно. Для детей постарше можно организовать «красную дорожку» и пресс-волл.

На заметку
Услуги фотографов от детских развлекательных комплексов могут стоить гораздо меньше, чем привлечение стороннего специалиста. Поэтому, если у вас нет на примете определенного фотографа, не упустите возможность сэкономить.

Меню игрового мероприятия для детей должно быть соответствующим. К примеру, можно украсить торт изображением мультипликационного героя или заказать печенье в форме сказочных персонажей. Однако не забывайте, что детский стол должен быть не только вкусным, но и полезным. Помимо всевозможных сладостей, добавьте в меню побольше фруктов, а вредную газировку стоит заменить натуральными компотами и фрешами. Ну и, конечно, позаботьтесь о горячих блюдах.

Спортивные соревнования, милитари-тема: быстрее, выше, сильнее

Эстафеты, подвижные конкурсы, веревочные парки, катание на роллердроме и прыжки на батутах… Если ребенок полон энергии и готов постоянно бегать и прыгать, то тема спортивных соревнований — для него. Пусть дети приходят в комфортной одежде, а аниматоры помогут добавить элементы экипировки, если это необходимо для безопасности. В рамках развлекательной программы можно устроить игру в армейский клуб и дополнить одежду и грим детей элементами милитари.

В программе — испытания на скорость, смелость и ловкость. Детям будет интересно участвовать в играх в формате спортивных соревнований — с медалями и другими наградами. Организация детского спортивного мероприятия также предполагает игры в группах, развитие командного духа. По окончании праздника можно устроить церемонию награждения лучших спортсменов и пофотографироваться в экипировке.

В меню логично будет включить побольше здоровой пищи: фрукты, овощи, компоты — и рассказать ребятам, почему полезно есть именно эти продукты. Само собой, еда должна быть и сытной: после подвижных игр дети проголодаются.

Танцуют все: мероприятия для активных

Неважно, занимается ребенок танцами или нет, — программа с подвижными играми под музыку подойдет для всех артистичных детей, которые любят привлекать всеобщее внимание. Праздник можно устроить в стиле уличных танцев, хип-хоп-баттла, американской вечеринки с танцами кантри.

Аниматоры помогут добавить к одежде детей элементы по тематике мероприятия: например, кепки или ковбойские шляпы. А если использовать аквагрим, обеспечено не только море веселья, но и забавные фотографии. Ведущий может рассказать детям интересные факты о танцах и, конечно, устроить множество конкурсов: командные развлечения, соревнование на лучшее движение и так далее. Как и в спортивном мероприятии, в конце можно провести церемонию награждения с сопровождением профессионального фотографа.

Праздничный стол с пиццей и бургерами, овощами, куриными наггетсами, молочными коктейлями, мороженым — вкусное и сытное меню для юных танцоров.

Знание — сила: развивающие мероприятия для детей

Любители интеллектуальных игр по достоинству оценят развивающие мероприятия. Это не только веселое развлечение, но и возможность лучше узнать окружающий мир, услышать интересные факты из истории, географии, физики, химии и механики, поучаствовать в научных экспериментах.

Для самых умных и сообразительных — викторины, загадки, интеллектуальные конкурсы и безопасные опыты. Разумеется, победители торжественно награждаются грамотами, сертификатами и сладкими призами. Чтобы дети научились чему-то новому на практике, можно устроить мастер-класс, например, мыловарения или лепки из глины. Готовые поделки ребята смогут забрать с собой на память о веселом празднике, на котором они узнали столько интересного.

Нюансы организации детских мероприятий и праздников

Эти и другие виды мероприятий для детей можно без труда организовать, если есть опыт в планировании праздников.

Если же его нет, стоит ориентироваться на список того, что нужно обязательно предусмотреть.

  • Выбор подходящего места, где есть все необходимое для выбранного вами тематического мероприятия для детей. Например, спортивная тематика может предполагать наличие батута или роллердрома. Имейте в виду, что в большинстве случаев придется оплатить аренду.
  • Анимация. Доверить развлечение ребят лучше профессионалу, который умеет удержать внимание и подберет игры, лучше всего подходящие для детей соответствующего возраста.
  • Кейтеринг, то есть организация питания. Заранее нужно будет купить или заказать еду и проконтролировать, чтобы она была свежая и, если нужно, горячая к моменту подачи на стол.

На заметку
Важно не только составление меню, но и организация места, где дети будут есть. Необходимо позаботиться о достаточно больших столах и удобных стульях, ведь для малышей не устроить фуршет — им нужно полноценное питание. А значит, важно разместить их с комфортом и дать возможность поесть не торопясь.

К счастью, не всегда все обязательно устраивать самостоятельно. Многие агентства и развлекательные центры предлагают организацию торжества под ключ: в нее уже включены услуги организаторов и аниматоров, праздничный стол и все остальное.

Организация мероприятий для детей — не такое уж простое дело. Но если знать все тонкости, то можно запросто устроить ребенку такой день рождения или выпускной, который он будет с удовольствием вспоминать еще долгие годы. В компаниях, занимающихся детскими праздниками, вам предложат готовые варианты, в которые уже не нужно будет ничего добавлять.

Как создать шаблон для плана подготовки мероприятия в Wrike

 

Организация мероприятий может быть сущим кошмаром. Занимаясь подготовкой выставки, конференции, корпоративной вечеринки или выезда на пикник, вы обнаружите, что это более кропотливая работа, чем управление проектом. Каждое мероприятие требует тщательного планирования и совместных усилий, не говоря уже о поиске дополнительных средств, распределении ресурсов и управлении временем. Отслеживание отчетных материалов, поставщиков, сроков и сувенирной продукции требует огромного труда и становится практически невозможным без готового шаблона. Если у вас под рукой есть контрольный список, вам будет проще учесть все необходимое и ничего не забыть.

.

Кроме того, эти шаблоны могут помочь другим членам команды, которые только учатся планировать мероприятия или занимаются созданием отчетных материалов. Они смогут сразу же воспользоваться нужным инструментом вместо того, чтобы рыться в письмах с инструкциями и не знать, за что хвататься. 

.

Существует множество инструментов для планирования мероприятий. Но если вы уже используете Wrike, его более чем достаточно для проведения лучшего мероприятия в вашей карьере. Предлагаем вам простой способ создания собственного шаблона, чтобы вы смогли проконтролировать все текущие задачи, не беспокоясь о сроках. 

.

 

Этап 1: Создайте папку мероприятий

Она станет централизованным хранилищем информации обо всех ваших мероприятиях. Если вы планируете событие на один раз, можете пропустить этот шаг и сразу перейти к созданию проекта.

 

Этап 2: Создайте проект

Озаглавьте его «Шаблон мероприятия» или дайте ему соответствующее название, например «Торгово-промышленная выставка». 

 

Этап 3: Составьте список задач

Далее вам нужно перечислить все, что имеет отношение к будущему мероприятию. Создайте четко сформулированные подзадачи для каждого необходимого действия и для каждого отчетного материала.

 

.

 

.

Когда приступите к планированию, убедитесь, что у каждой задачи есть дата и четкое описание всего, что с ней связано. Необходимо прикрепить все файлы с требованиями, приложения и инструкции, чтобы участники оргкомитета были в курсе всей новейшей информации. 

.

 

.

Предлагаем список распространенных мероприятий и связанных с ними задач, которые вы можете добавить в свою папку.

.

1. Стартовое собрание участников проекта

Задачи:

а) найти помещение;

б) договориться о транспорте;

в) составить список выступлений/докладчиков;

г) утвердить повестку дня;

д) купить еду/составить меню/организовать доставку из ресторана.

 

2. Круглый стол для руководителей

Задачи:

а) написать приглашения для рассылки по электронной почте;

б) утвердить список участников;

в) составить список посетителей;

г) организовать помещение/транспорт;

д) подготовить все презентационные материалы;

е) утвердить программу;

ж) подготовить пакеты с подарками.

 

3. Корпоративная вечеринка

Задачи:

а) купить украшения;

б) найти поставщика еды/напитков;

в) утвердить развлекательную программу;

г) купить призы для конкурсов.

 

4. Семинар

Задачи:

а) договориться о докладах/презентациях;

б) составить список участников;

е) утвердить повестку дня;

г) договориться с поставщиками еды/напитков.

5. Совещание высшего руководства

Задачи:

а) подготовить презентации;

б) составить список участников;

е) утвердить повестку дня;

г) купить еду/напитки.

 

 

Если у вас есть аккаунт Wrike Business или Wrike Enterprise, можете создать настраиваемый рабочий процесс для подготовки всех ваших мероприятий и настроить собственные статусы задач. После этого вы сможете легко проверять состояние каждой задачи в любой момент времени. 

 

 

Если у вас до сих пор нет аккаунта Wrike, можете воспользоваться бесплатной двухнедельной пробной версией, чтобы начать планировать ваше следующее мероприятие.

.

 

 

План основных районных социально-значимых мероприятий по разделу «Другие во

Наименование мероприятия

Срок проведения

1

Организация и проведение мероприятий, посвященных Дням воинской славы России — Дню полного освобождения Ленинграда от фашистской блокады (1944 год), Дню разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве (1943 год)

январь-февраль

2

Праздничные мероприятия, посвященные Дню защитника Отечества, 8 марта

февраль-март

3

Организация и проведение мероприятия, посвященного Дню призывника

апрель

4

Организация мероприятий по подготовке и торжественному открытию (обновленной) Доски Славы Ленинского района Города Томска

май

5

Организация и проведение праздничных мероприятий, посвящённых Дню Победы Советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.

май

6

Организация и проведение праздничных мероприятий, посвященных Дню семьи

май

7

Организация и проведение мероприятий, посвященных Дню памяти и скорби

июнь

8

Организация и проведение выставки «Урожай-2017»

август

9

Организация и проведение мероприятий, посвященных Дням воинской славы России – Дню разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Курской битве (1943 год), Дню разгрома советскими войсками милитаристской Японии и окончанию Второй Мировой Войны (1945 год)

август-сентябрь

10

Организация мероприятий по подготовке и торжественному открытию (обновленной) Доски Почета Ленинского района Города Томска

август-сентябрь

11

Организация и проведение праздничных мероприятий, посвящённых Международному дню пожилых людей

сентябрь-октябрь

12

Организация и проведение мероприятий, посвященных Дню воинской славы России – День начала контрнаступления советских войск против немецко-фашистских войск в битве под Москвой (1941 год)

декабрь

13

Организация и проведение праздничных мероприятий, посвященных Новому году и Рождеству

декабрь

Как спланировать мероприятие: 10 шагов по планированию мероприятия

Независимо от того, организуете ли вы небольшую встречу или большую конференцию, планирование мероприятия — огромная задача! Каждое мероприятие, каким бы простым или сложным оно ни было, требует детального планирования и организации. От определения точного бюджета до продвижения вашего мероприятия, есть ряд компонентов, которые вы должны рассмотреть на раннем этапе, чтобы сделать процесс максимально без стресса.

Хотя нет двух одинаковых событий, и каждое событие имеет разные цели, бюджеты и аудиторию; Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ускорить процесс планирования, не отставать от графика и добиться максимального успеха вашего мероприятия.

Нужна дополнительная поддержка? Мы также составили простой в использовании контрольный список, который дает основу при планировании вашего следующего мероприятия. См. Полный контрольный список.

1. Определите цели и задачи


Прежде чем приступить к логистике, например, к месту проведения или выступлению, вам следует потратить время на определение цели и причины планирования этого мероприятия. Вам следует ответить на этот вопрос:

Какова конечная цель этого мероприятия?

Это , почему именно изначально побудил вас спланировать мероприятие.Вы ищите:

Увеличить продажи? Поддержите запуск продукта? Повысить узнаваемость бренда? Или, может быть, у вас есть несколько целей? Определите, чего вы хотите достичь и как это мероприятие поможет вам в этом.

Далее, каковы цели?

При планировании любого мероприятия вы должны определить набор задач, которые будут поддерживать вашу конечную цель. Вот несколько примеров целей мероприятия:

  • Увеличьте регистрацию на 10% от последнего события
  • Увеличьте доход на 25% от последнего события
  • Получите 100 предварительных заказов на предстоящий продукт
  • Увеличьте количество упоминаний / подписок / репостов в социальных сетях во время мероприятия

С вашими целями и задачами на месте можно создать предварительный масштаб мероприятия.Ваш объем должен содержать ключевые детали и указывать на то, как вы достигнете поставленных целей. Хотя это и не высечено в камне, вы должны изложить предварительную информацию о мероприятии, в том числе:

  • Даты. Ваши сроки проведения мероприятия, то есть через 9 месяцев.
  • Участники. Будет ли это мероприятие на 100, 1000 или 10000 человек? Вам стоит задуматься о размере. Ваши посетители приезжают со всей страны или это местное мероприятие? При планировании вы также должны учитывать демографические данные участников.
  • Расположение. Ваше мероприятие является местным? Или он будет размещен в пункте назначения? Начните составлять список городов и мест, подходящих для вашего мероприятия.
  • Тип события. Вы повышаете осведомленность о новом продукте? Однодневное мероприятие с основным докладом может иметь смысл. Собираете тысячи клиентов? Возможно, вам подойдет двухдневная пользовательская конференция. Проводите внутреннюю встречу или встречу ассоциации? День небольших занятий может быть подходящим.

Построение ваших целей и предварительных масштабов проекта позволяет вам оформить свое мероприятие и получить поддержку от руководства.Если ваша организация уже участвует в мероприятии, ваши цели и масштаб помогут перейти к следующим этапам планирования.

2. Составьте бюджет мероприятия


Создание бюджета — важный ранний шаг в планировании мероприятия, который помогает прояснить другие аспекты вашего плана. Кроме того, определение бюджета помогает избежать нежелательных сюрпризов (например, нехватки денег на декор и т. Д.). Вы добьетесь большего успеха, если заранее наметите весь свой бюджет, продолжите обновлять по мере завершения работы с переменными и будьте очень близки к процессу.

На основе вашего общего бюджета и начального объема потребностей. Вам следует начать планировать расходы по позициям, чтобы понять, как ваш бюджет будет распределен между вашими потребностями.

Согласно Eventbrite, «бюджет разбит на маркетинг и продвижение (43%), докладчики и таланты (32%), печатные материалы (29%), места проведения мероприятия (18%)».

По мере утверждения вашего плана вам придется пересмотреть бюджет. Позиции, несомненно, изменятся, просто не забывайте вести точный бюджет, который отражает любые изменения или обновления, которые вы вносите.А поскольку вы никогда не хотите превышать свой бюджет, планировщики обычно вносят коррективы, чтобы обеспечить его соблюдение.

3. Создайте команду мероприятий


Для небольших мероприятий вы можете лично обрабатывать многие или все задачи, обсуждаемые в этом разделе. Однако для крупных мероприятий требуется организованная команда для выполнения постановки.

Если вы строите команду с нуля, важно заранее распределить роли, чтобы обеспечить подотчетность.Все члены команды должны подчиняться менеджеру проекта, который видит все движущиеся части.

Создание идеальной команды для проведения мероприятий

Согласно Eventbrite, только в 12% мероприятий проводятся команды из десяти и более человек, а наиболее распространенное количество — от 2 до 5 сотрудников (45% мероприятий), поэтому часто люди носят несколько головных уборов. Если вы один из немногих, у кого в команде более 5 человек, посмотрите, как обычно распределяются роли:

Менеджер проекта

Наблюдает за всеми движущимися частями, описанными ниже, это лицо несет полную ответственность за выполнение события.Управляет бюджетом. Двигает стратегию. Принимает решения о покупке на высшем уровне.

Выставочный / выставочный зал

Этот человек является основным контактным лицом для места проведения, продавцов, спонсоров во время пребывания на территории, а также для волонтеров и персонала на месте: охрана, фотография и еда / напитки. Они помнят каждого по имени и знают, где находятся все торговые точки.

Планирование

Этот человек руководит разработкой повестки дня, работает со спикерами и следит за тем, чтобы расписание было актуальным и доводилось до нужных сторон.Ваш составитель расписания координирует встречи на мероприятии, и он живет, чтобы сделать из посетителей успешных сетевых специалистов.

Креативный дизайн

Креативные дизайнеры собрали воедино весь визуальный дизайн для печатных и веб-материалов, таких как графики, сопроводительные материалы, регистрация и вывески, а также все, что необходимо для мобильного приложения для мероприятий. Вкратце: они заставляют вас хорошо выглядеть. Возможно, вы захотите работать с агентством по дизайну мероприятий.

Маркетинг и коммуникации

Этот человек или команда информирует нужных людей о мероприятии, создает предложения и временную стратегию для ускорения регистрации, надзора за брендингом, общения с зарегистрированными лицами, координации распространения в социальных сетях и взаимодействия со СМИ, а также для отправки и измерения последующих материалов.О, и они просто помешаны на измеримой производительности.

Эта команда следит за тем, чтобы у гостя было все необходимое, чтобы получить от мероприятия максимальную пользу, включая карты, расписания, информацию о докладчиках и способы общения. Они создают и обновляют мобильное приложение для мероприятий.

Регистрация и заселение

Эти люди владеют настройкой регистрации, работают с поставщиком программного обеспечения, производят значки и управляют ими, генерируют отчеты и следят за тем, чтобы процесс регистрации (перед событием и во время мероприятия) прошел гладко.

Спонсорство

Этот член команды работает над планированием стендов, продажей спонсорских возможностей, поддержанием отношений со спонсорами и изучением взаимоотношений с общественными организациями. У них потрясающий выбор времени и отличные навыки работы с людьми.

Организуйте свою команду

Имея команду, вы готовы создать план проекта мероприятия. План проекта — это больше, чем просто список дел. Это подробная разбивка по каждому элементу действия, которая определяет владельцев, зависимости, сроки выполнения и статус выполнения.Вы должны быть в состоянии обосновать каждый элемент действия, сопоставив его с целями вашего мероприятия верхнего уровня.

Инструменты управления событиями

Инструменты управления проектами упрощают управление и организацию мероприятий. Используйте эти инструменты, чтобы учитывать все движущиеся части. Имея возможность назначать и контролировать проекты, менеджер проекта может поддерживать точное представление о ходе выполнения и сроках с помощью следующих инструментов:

4. Выберите место проведения и дату


Выбор места и даты для вашего мероприятия — это два основных момента, которые будут определять остальную часть вашего плана проекта.Начните исследовать места как можно раньше. Рынок мероприятий переполнен, поэтому важно найти время, когда место будет доступно. Выбирая место проведения, вам также необходимо учитывать даты вашего местоположения с учетом сезонных факторов, таких как поездки и расходы.

«В январе очень сложно найти большие помещения», — говорит Роми и ветеран индустрии мероприятий в PRIME, агентстве полного цикла в Ванкувере. «В январе и феврале много конференций по продажам, и это снова происходит в сентябре и октябре.Она говорит, что в это время сложно найти традиционные места с выставочными площадями.

По мере того, как вы исследуете и начинаете разговаривать с представителями различных заведений, задавайте как можно больше вопросов, чтобы убедиться, что это вам подходит. Ищите бюджет, тематическую подгонку, расположение (центральное, удобное для транспортировки?), Удобства, персонал на месте. Удобно ли расположены туалеты на всей территории мероприятия? Как обстоят дела с пожарным и аварийным реагированием?

Совет: Как только вы найдете идеальное место, не бойтесь обсуждать ставки.Согласно EventManager, половина организаторов мероприятий договаривается о скидке с опубликованных тарифов, а из тех, кто это делает, организаторы чаще всего договариваются о бесплатном Wi-Fi, AV или парковке.

5. Разработка фирменного стиля мероприятия


От названия и темы мероприятия до дизайна веб-сайта мероприятия и внешнего вида — брендинг вашего мероприятия задает тон вашему мероприятию. Когда люди думают о вашем мероприятии, вы хотите, чтобы сияла сильная личность. Кроме того, сильный бренд события обеспечивает видение и помогает управлять направлением вашего мероприятия.

60% миллениалов в США ожидают постоянного взаимодействия с брендами в Интернете, лично или по телефону. (*)

При выборе брендинга мероприятия учтите, что бренд мероприятия должен отражать бренд вашей организации, но у него должен быть собственный бренд. Кроме того, подумайте о том, как ваш бренд будет выглядеть в Интернете и в реальной жизни. Наконец, подумайте, как вы вплетите бренд вашего мероприятия в отдельные элементы вашего мероприятия.

Когда речь идет о брендинге мероприятий, обычно сюда входят:

  • Название события. Первый важный шаг: название вашего мероприятия — это первое, что увидят посетители, поэтому вы хотите, чтобы оно отражало ваше видение мероприятия.
  • Тема. Одно имя не может рассказать всей истории. Часто события создают тему, связывающую событие воедино.
  • Логотип, цвета, типографика. Должна быть согласованность во всех маркетинговых точках.
  • Внутренний декор, электронная почта, вывески и многое другое. Хотя каждая точка взаимодействия не обязательно должна быть гипербрендированной.Отдельные элементы должны объединяться, чтобы поддерживать рассказ, который вы рассказываете.

Укрепив эти элементы брендинга, вы должны использовать их на всех платформах, включая веб-сайт мероприятия, социальные сети, электронную почту, билеты и регистрацию, а также приложение для мероприятия.

Хотите больше о брендинге? Ознакомьтесь с нашим Руководством по брендингу событий.

В этом руководстве мы подробно рассмотрим элементы бренда, которые следует учитывать на каждом мероприятии + как развивать эти элементы!

6.Спланируйте свою программу


Составьте повестку дня как можно раньше! Есть ли основной докладчик? Будет ли запланирован дополнительный день или вечер только для ваших спонсоров? Будет ли это единый «трек» семинаров и бесед или у участников будет выбор между несколькими сессиями в определенное время? Ответив на эти предварительные вопросы, вы сможете начать формировать общее представление о программе вашего мероприятия.

Не волнуйтесь: не обязательно согласовывать расписание до того, как вы начнете продвигать мероприятие.Вы можете внести изменения в расписание после того, как начнете продавать свое мероприятие и количество регистраций начнет расти. Технологии позволяют легко и быстро обновлять расписание на вашем веб-сайте и в мобильном приложении.

Ваши участники захотят знать, чего ожидать, поэтому лучше всего, если у вас будет подтверждена базовая структура как можно раньше. Кроме того, расписание является важным аргументом в пользу спонсоров!

Прочие соображения

Помимо основной программы мероприятия, есть еще ряд других программных аспектов, о которых следует подумать.Если ваше мероприятие рассчитано на целый день или на несколько дней, вам также следует подумать о планировании:

  • Продукты питания и напитки. Будете ли вы предлагать обед или закуски?
  • Дополнительные мероприятия, такие как счастливые часы, возможности для общения или оздоровительные мероприятия?
  • Развлечения. Завершится ли мероприятие праздником или вечеринкой?

7. Подтвердите спонсоров, участников и докладчиков


Если вы проводите крупномасштабное мероприятие, вы, скорее всего, захотите привлечь других, чтобы компенсировать расходы и продемонстрировать множество мнений представителей отрасли.Спикеры, спонсоры и экспоненты — обычные способы повысить ценность для посетителей и компенсировать расходы.

Колонки

Если ваше мероприятие является сессионным, вам нужно будет указать докладчиков для каждой сессии. Вот два способа добавить динамики:

Запрос на участие в сеансе

Если у вас есть заинтересованное сообщество, проведение открытого конкурса заявок на участие в сессии — отличный способ использовать ваших партнеров и клиентов в качестве докладчиков. Обычно открытый конкурс требует, чтобы люди представили аннотацию сеанса, в которой излагаются тема сеанса и ценностное предложение.Таким образом, ваша команда рассмотрит представленные тезисы, выберет докладчиков и будет общаться с теми, кто был выбран, и с теми, кто не участвовал.

Приглашаем спикеров лично

И наоборот, если вы имеете в виду отдельных людей, вы можете пригласить их выступить на вашем мероприятии. Обращаясь к потенциальному спикеру, сделайте убедительный снимок мероприятия и аудитории, а также выразите свой энтузиазм по поводу их участия в мероприятии. Имейте в виду, что приглашенные докладчики часто ожидают компенсации, а также путевки и проживания.

Управление динамиками

После того, как ваши спикеры определены, не забывайте поддерживать открытую линию связи. Составьте соглашение со спикером, которое включает в себя необходимую информацию, такую ​​как ожидания презентации, сроки подачи контента, доступные технологии на месте и компенсация. Четко сформулируйте свои ожидания заранее, чтобы не было сюрпризов за день до мероприятия!

Продолжить общение после отправки сообщения с первоначальным подтверждением и согласия говорящего.Хотите, чтобы презентации спикеров соответствовали теме мероприятия? Обязательно предоставляйте материалы по мере их разработки. Требуя от докладчиков представить свои заключительные презентации, отправьте напоминание, чтобы каждый докладчик доставил их вам вовремя.

Спонсоры

74% посетителей мероприятия говорят, что они более положительно относятся к компании, бренду, продукту или услуге, которые продвигаются после мероприятия.

— EMI и мозаика

Составьте список спонсоров, которых вы хотите принять в своем мероприятии.Прежде чем обращаться к ним, проведите исследование, чтобы понять, какую пользу им принесет участие в вашем мероприятии. Есть ли у них общие клиенты? Бесплатные услуги? Вы также должны убедиться, что каждый потенциальный спонсор приносит пользу вашим участникам. Найдите время, чтобы создать индивидуальные предложения, которые подчеркнут эти уникальные преимущества и обязательно подчеркните их при обращении к вам.

Кроме того, прежде чем обращаться к потенциальным спонсорам, найдите время для создания спонсорских пакетов. Ваши пакеты должны предлагать разные уровни затрат и выгод.В дополнение к стандартным спонсорским пакетам не бойтесь проявлять творческий подход и предлагайте уникальные спонсорские предложения, например:

  • Спонсируемая гостиная
  • Wi-Fi и станция для зарядки телефона
  • Спонсорство приложения для мероприятий
  • Или спонсорство оздоровительных мероприятий

Подумайте о мероприятиях и инструментах, к которым ваши посетители стремятся, и о том, что они могут принести пользу мероприятию.

Экспоненты

Другой распространенный способ привлечь спонсоров — это пакет участника.При этом у вас обычно будет место на вашем мероприятии, предназначенное для ваших экспонентов. Каждое соглашение о спонсорстве экспонента предусматривает определенное количество выделенного пространства, которое ваши экспоненты могут занять, брендировать и взаимодействовать с вашими посетителями.

Совет: Если вы работаете с экспонентами, вам нужно обязательно побудить посетителей общаться с вашими экспонентами. Запланируйте выделенные временные блоки для экспонентов, чтобы посетители могли гулять и взаимодействовать.

8.Определите и выберите свои технические инструменты


Technology улучшает пространство для проведения мероприятий как для организаторов, так и для посетителей. Планируя свое следующее мероприятие, вы захотите определить свои технологические потребности и сроки реализации. Некоторые технологии необходимо будет внедрить задолго до мероприятия, в то время как другие можно отложить до наступления важного дня (дней).

Регистрация и продажа билетов

Управление регистрацией посетителей стало еще проще, чем когда-либо! Eventbrite и другие онлайн-платформы позволяют начать продажу билетов за считанные минуты.Вам нужно выбрать платформу заранее, чтобы вы могли продвигать регистрацию и направлять свою аудиторию на сайт регистрации.

Технологии повышения производительности

Мы рассмотрели это выше, но мы собираемся повторить это еще раз, чтобы подчеркнуть, насколько важно для организаторов мероприятий использовать инструменты управления проектами, чтобы оставаться организованными. События сложны, но программное обеспечение для управления проектами помогает немного снизить стресс. Trello поможет вам начать работу с правильной ноги с помощью ряда шаблонов планирования мероприятий.

Мобильное приложение

83% организаторов мероприятий используют приложение для мероприятий.

Eventbrite, 2019

Оптимизируйте свое общение и повысьте качество обслуживания посетителей с помощью приложения для проведения мероприятий. Мобильное приложение, такое как , которое можно создать с помощью Guidebook, позволяет посетителям получать доступ к расписаниям, создавать собственные повестки дня, взаимодействовать с другими участниками и т. Д. Мобильное приложение — ценный инструмент для создания привлекательной, информированной среды — будь то виртуально или лично.

Чтобы увидеть преимущества приложения для событий, ваше приложение должно быть интегрированным компонентом стратегии событий. Убедитесь, что у каждого участника есть все, что ему нужно, на ладони, чтобы получить незабываемые впечатления от мероприятия.

Знаете ли вы, что с помощью Guidebook можно создать собственное приложение?

Начните работу с Builder сегодня и убедитесь, насколько это просто! Начать строительство.

Прямая трансляция или запись

Распространено ли большое сообщество по регионам или странам? Сеансы прямых трансляций — отличный способ связать ваше мероприятие и расширить его охват.Сеансы записи — это еще один способ расширить охват вашего мероприятия и побудить разговор продолжаться далеко за пределами физического события.

Инструменты для помолвки

Технологии меняют ожидания аудитории, и мероприятия всегда развиваются, чтобы соответствовать этим ожиданиям. Если вы хотите сделать еще один шаг вперед, подумайте о внедрении локальных технологий, таких как стена в социальных сетях или цифровых подарочных пакетов , , а также инструментов геймификации мероприятия, которые побуждают посетителей принять участие в мероприятии.

9. Составьте план маркетинга и продвижения


Как вы собираетесь привлечь аудиторию на ваше хорошо спланированное мероприятие?

У каждого успешного мероприятия есть план маркетинга и продвижения, чтобы привлечь внимание и привлечь внимание. Но с чего начать? Есть много разных способов продвижения вашего мероприятия — от социальных сетей и блогов до интернет-рекламы и даже рекламных щитов — но что бы вы ни выбрали, каждая тактика должна быть стратегическим элементом вашего маркетингового плана.

Составляющие маркетингового плана мероприятия:

Цели и задачи

При создании маркетингового плана необходимо установить конкретные маркетинговые цели и задачи. Как и в случае с общими целями вашего мероприятия, постановка конкретных маркетинговых целей — это способ убедиться, что все усилия направлены на достижение измеримых результатов.

Общие маркетинговые цели включают:

  • Увеличить онлайн-регистрацию на 15% по сравнению с прошлым годом
  • Привлечь x объем трафика на веб-сайт мероприятия
  • Драйв x количество загрузок приложений для мероприятия
  • Повысить вовлеченность в социальных сетях на 20% по сравнению с прошлым годом

Тактика

Ваша тактика — это то, что вы будете использовать для достижения своих целей.Это включает в себя все, что вы будете использовать для своих маркетинговых усилий, например, онлайн-рекламу, видеомаркетинг, социальные сети, электронный маркетинг, связи с общественностью и т. Д.

При принятии решения, какую тактику использовать, вам необходимо понимать свою целевую аудиторию. Ваше мероприятие ориентировано на молодых специалистов? Реклама в Instagram может быть вашей тактикой. Если вы настраиваете свое мероприятие исключительно на местную аудиторию, стоит подумать о рекламе с геотаргетингом.

Хронология и каденция

По мере того, как вы определяете тактику, вы должны начать строить маркетинговую шкалу, которая дает представление о вашей маркетинговой деятельности.

Например, если вы решите использовать электронный маркетинг, вам следует нанести на карту каждое электронное письмо, которое вы планируете отправить:

Хронология электронного маркетинга
Дата Отправить тему по электронной почте
4,13 Сохранить дату
5,27 Открыто раннее ценообразование
6,15 Объявление темы увлекательной сессии
7.1 Последний шанс для раннего ценообразования
8.1 Завершение регистрации

Подробную информацию о создании надежного маркетингового плана для вашего следующего мероприятия см. В нашем Руководстве по событийному маркетингу.

10. Определите свое измерение


Как вы оцените успех вашего мероприятия? Вы должны начать думать о том, как вы оцените свое мероприятие, задолго до того, как оно состоится. Лучше всего начать с целей и задач, которые вы определили на первом этапе.

Данные и аналитика

Сколько билетов вы продали и через какие источники? Какова стоимость одного участника? И сколько квалифицированных лидов вы получили? Сколько предварительных заказов вы продали? Когда мероприятие закончится, вы сможете измерить эти несколько показателей.

В дополнение к количественной оценке успеха вашего мероприятия, вы также должны качественно взглянуть на него. Чтобы понять настроения и удовлетворенность посетителей, вы можете посмотреть:

Обзоры событий

Помимо чисел, это еще один способ измерить успех отзывов посетителей.С помощью опросов вы можете получить представление о восприятии события участниками, что поможет вам определить сильные и слабые стороны мероприятия. Давайте посмотрим правде в глаза: даже если билеты на мероприятие были распроданы, можно ли назвать его успешным, если участники не сочли его ценным?

Жужжание в социальных сетях и в Интернете

Ваши подписчики на канале вашей компании более активны, чем обычно? Публикуют ли зарегистрировавшиеся о мероприятии на своих каналах? Кроме того, прочтите сообщения, чтобы узнать, что на самом деле говорят участники.Посты полны похвалы? Было ли больше, чем несколько общих жалоб? Вы должны контролировать до, во время и после вашего мероприятия, чтобы улавливать тенденции и идеи.

Комплексный план мероприятий


Вместе каждый из этих элементов объединяется для генерального плана вашего мероприятия. Поработайте над каждым из них, чтобы создать надежный, действенный план для вашего мероприятия. Планируя мероприятие, вы должны начать планирование как можно раньше. С большим количеством движущихся частей получение форы означает гладкое завершение.

Имея четкий план и движущиеся колеса, следующий шаг — продумать свой маркетинговый план и претворить его в жизнь. Перейдите к следующему руководству «Руководство по планированию мероприятия: маркетинг и продвижение», чтобы получить практические советы по созданию маркетингового плана 360-градусного мероприятия, который увеличивает регистрацию и вовлеченность.

Руководство по брендингу мероприятия: советы по созданию сильного бренда мероприятия

Вопросы, которые следует задать себе при создании расписания мероприятия

Как организовать экологичное мероприятие: советы по устойчивому планированию

Пошаговое руководство по созданию бюджета мероприятия

Как спланировать мероприятие

Ищете, как спланировать мероприятие, или совет по планированию мероприятия?

Вы пришли в нужное место.

За эти годы мы были свидетелями множества мероприятий организаций, и есть десять шагов, которые мы определили как ключ к успеху.

Хотя мы не можем определить все детали, о которых вам нужно подумать, поскольку многое будет зависеть от типа мероприятия, которое вы проводите, мы можем предложить некоторые передовые методы, которым важно следовать для любого мероприятия.

Мы также составили простой в использовании контрольный список, чтобы ничего не провалилось.Чтобы определить график, начните с работы в обратном направлении от даты вашего мероприятия.

И если вы планируете виртуальное мероприятие, а не традиционное личное мероприятие, у нас также есть загружаемый контрольный список виртуальных мероприятий!

Мы надеемся, что следующее станет отправной точкой для планирования вашего мероприятия — и без лишних слов, вот десять шагов.

1. Разработайте цель и задачи мероприятия

Самый первый шаг в планировании вашего мероприятия — это постановка осязаемой цели и задач.

Во-первых, спросите себя: W А вы организовываете это мероприятие и чего надеетесь достичь?

Если вы знаете ключевые цели своей организации перед планированием, вы можете убедиться, что каждая часть вашего мероприятия оптимизирована для достижения успеха.

Вы пытаетесь привлечь внимание к делу или собрать заранее определенную сумму пожертвований для своего следующего проекта? Вы надеетесь привлечь 50 или 500 гостей?

Постановка цели с измеримыми показателями успеха облегчит вашей команде обеспечение ее достижения.

«Определение списка материальных и нематериальных целей вашего мероприятия может дать вам лучшее представление о ваших потребностях в управлении мероприятием. Ваши реальные цели могут состоять в том, чтобы привлечь 500 посетителей, продать 100 товаров на мероприятии или собрать 1 миллион долларов на благотворительность. Ваши нематериальные цели будут способствовать достижению этих осязаемых целей и могут включать повышение осведомленности о продукте или причине или набор добровольцев ».

Доктор Юаньюань Чжоу, соучредитель Whova

2.Организуйте свою команду

Любое мероприятие требует согласованных усилий команды, чтобы обработать все детали. Рассмотрите возможность определения одного ключевого менеджера мероприятия или председателя мероприятия, а также отдельных председателей подкомитетов, например:

  • управление объектами;
  • динамика;
  • развлечения;
  • гласности;
  • спонсора;
  • и волонтерский менеджмент.

Назначение отдельных ролей членам команды создает систему подотчетности, а также предотвращает отвод задач на второй план.Кроме того, это позволит вам делегировать полномочия, но не забывайте учитывать встречи комитетов в расписании вашего мероприятия!

5″ paraeid=»{3b6677ae-b9f6-4e10-89ec-205e91c9f8ad}{230}»> Билл МакГлэйд, CEM, вице-президент по управлению учетными записями в Personify A2Z Events

5″ paraeid=»{3b6677ae-b9f6-4e10-89ec-205e91c9f8ad}{230}»>


3.Определите свой бюджет

Определение бюджета вашего мероприятия — одна из самых важных частей планирования мероприятия. Я видел, как много отличных идей упало на второй план, потому что команда, которая изначально их придумала, забыла принять во внимание свой бюджет, прежде чем приступить к планированию.

Некоторые из важнейших расходов, которые вам необходимо включить в свой бюджет:
  • Место: Эта стоимость должна включать в себя аренду, а также любую страховку, которую вам необходимо приобрести.
  • Еда и напитки: Это поле говорит само за себя.Однако помните, что от суммы, которую вы можете себе позволить, может зависеть и количество билетов, которые вы сможете продать.
  • Развлечения: Это поле можно настроить по своему усмотрению — независимо от того, отведено ли оно для выступающих, ди-джея или даже говорящей свиньи, убедитесь, что у вас есть место для маневра для расходов на проезд и проживание, а также для любой компенсации.
  • Декор: Вы выберете тему каменной кувшины, сделанную своими руками, или более интересную? Предварительное определение затрат поможет вам определить, какую из них вы можете себе позволить.
  • Персонал: Об этой категории часто забывают, но она важна для учета транспортных расходов и расходов на проживание вашего персонала, особенно если вы уезжаете из города. Даже составление бюджета рабочего времени сотрудников (на что бы они тратили время, если бы они не работали над этим мероприятием?) Может помочь вам решить, стоит ли того дополнительных встреч.
  • Маркетинг: Решите ли вы продвигать свое мероприятие через Facebook или придерживаетесь старой школы, развешивая листовки по всему городу,
  • Программное обеспечение: Если вы еще не платите за какое-либо программное обеспечение для управления событиями, подумайте о том, чтобы включить его в свое планирование мероприятий.
  • A / V: От проекторов до Wi-Fi и динамиков — в эту категорию входят самые разные расходы.
  • Разное: Даже самое хорошо спланированное мероприятие потребует дополнительных затрат. Учет их в своем бюджете гарантирует, что вас не поймают врасплох.

Даже если некоторые из этих статей еще не являются фиксированными расходами — например, если вы еще не выбрали место проведения — важно помнить о максимальной сумме, которую вы можете себе позволить потратить, прежде чем принимать эти решения.


4. Установите дату

Дата может быть уже предварительно установлена ​​для повторяющегося события, но если это новое событие, обязательно учтите следующее, прежде чем утверждать дату:

  • Дайте себе достаточно времени! В идеале у вас должно быть 4-6 месяцев на планирование, если не больше (в зависимости от характера вашего мероприятия)
  • Обратите внимание на официальные и религиозные праздники
  • Избегайте школьных каникул (зимние, весенние и летние каникулы)
  • Уточняйте даты с ключевыми участниками — спикерами, ведущими, VIP-гостями и т. Д.

5. Создайте мастер-план мероприятия

Когда у вас будет хорошее представление обо всех расходах и сроках, связанных с вашим мероприятием, пора приступить к реальному плану! Создание генерального плана мероприятия позволит вам обеспечить соблюдение всех требований, а также упростит координацию с волонтерами и членами комитета мероприятия.

Ваш генеральный план мероприятия должен охватывать все аспекты мероприятия, в том числе:

  • Организация объектов, логистика и организация питания (контракты, разрешения, страхование и т. Д.)
  • Спикеры и докладчики (определение, подтверждение, логистика и управление)
  • Мероприятия и развлечения
  • Реклама и продвижение (онлайн и офлайн, например, веб-страницы и онлайн-продвижение; календари мероприятий; печатные программы; связи со СМИ; вывески; социальные сети и т. Д.)
  • Регистрация (онлайн-регистрация, оплата и отслеживание; вход на сайт и т. Д.)
  • Спонсорское и партнерское управление
  • Управление и обязанности волонтеров

Планируя мероприятие, подумайте также о создании подробной временной шкалы, чтобы все двигалось гладко.Укажите, когда необходимо предоставить какие-либо разрешения или страховые полисы, когда заканчивается регистрация, и подробный график дня.


Хотя может возникнуть соблазн сказать: «Это все в моей голове! Я буду в порядке!» и не беспокойтесь о том, чтобы все это записывать, будьте осторожны: такой менталитет значительно усложнит вам задачу распределения ответственности. Это также затруднит запоминание того, что вы сделали для следующего мероприятия, поэтому сделайте себе одолжение в будущем и сохраните все в письменном виде.

Наконец, если вы или ваша организация проводили предыдущие мероприятия подобного типа, просмотр любой документации, существующей на этом этапе, может помочь вам убедиться, что вы ничего не упустили.

Убедитесь, что все ваши действия и услуги рассчитаны на размер вашей аудитории. Раньше мы открывали несколько открытых баров для наших мероприятий, и каждый бармен готовил напиток с нуля. Очередь становилась такой длинной, что наши посетители разочаровывались.Мы знали, что нужно найти лучшее решение, но не могли позволить себе нанять другого бармена, поэтому решили заранее приготовить большие партии коктейлей. Это значительно сократило очередь, и нашим посетителям понравились напитки, которые мы приготовили! При создании генерального плана постарайтесь увидеть, сможете ли вы где-нибудь сократить расходы с помощью DIY. Также помните, что с новыми приложениями, такими как TaskRabbit и Craigslist, вы часто можете найти талантливого человека, который может предоставить услугу гораздо дешевле, что значительно упростит вашу жизнь при планировании и проведении мероприятия.

Сиара Хаутау, ведущий специалист по стратегии цифрового маркетинга, Fueled

6. Забронируйте место проведения

После того, как вы выберете дату, важно как можно скорее забронировать место проведения. Для вашего мероприятия необходимо указать дату и место, прежде чем вы сможете начать рекламу, поэтому эту задачу необходимо выполнить как можно раньше в период планирования.

(Обратите внимание, что некоторая гибкость в выборе даты также может помочь вам на этом этапе и открыть более широкий спектр мест.)

При выборе места проведения мероприятия следует учитывать следующие факторы:

  • Доступность. Есть ли в помещении доступные подъезды и лифты? Есть ли туалеты для мужчин и женщин? Будет ли у вас место для переводчиков? Этот и многие другие факторы влияют на выбор пространства, в котором все участники будут чувствовать себя комфортно.
  • Размер. Для мероприятия на 50 человек потребуется совершенно другое пространство, чем для мероприятия на 500 человек. Кроме того, подумайте, нужны ли вам отдельные комнаты для секционных заседаний и т.п.
  • Парковка. Есть ли парковка, или к ней легко добраться на общественном транспорте?
  • Страхование. Вам нужно будет приобрести отдельную страховку? Каковы их правила ответственности?
  • AV. Если вашему мероприятию нужны динамики и микрофоны, убедитесь, что их можно легко установить в доступном пространстве. То же самое касается доступа к Wi-Fi (и подключения к мобильному телефону!) Или любых других технологических потребностей вашего мероприятия.
  • Затраты. Какую сумму залога требует заведение? Будут ли дополнительные расходы? Сколько вы получите обратно, если вам (не дай бог) нужно будет отменить?
Не верьте всему, что вы видите в Instagram или Pinterest. Это печальная реальность, с которой мы сталкиваемся, но эта индустрия становится все более креативной с точки зрения своих маркетинговых материалов. Они знают, какие фотографии нужно использовать, под правильным углом для фотографирования, как правильно редактировать фотографии, чтобы помещения выглядели больше, чище и красивее. Поэтому мы советуем лично посетить это место, лично встретиться с вашими поставщиками и уделить время должной осмотрительности.А если у вас нет времени, наймите подходящего специалиста, который будет работать над обеспечением этих компонентов от вашего имени.

Лорен Греч, генеральный директор и соучредитель LLG Events

7. Брендируйте свое мероприятие

Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие выделялось, вам нужно выбрать своевременную и убедительную тему, которая отличает вас от конкурентов. Это означает, что вам нужно придумать динамическую общую тему, и вам нужно очень внимательно относиться к фактическому имени, поскольку оно может быть ключевым фактором привлечения внимания, особенно в онлайн-СМИ.

  • Имена мозгового штурма: Обдумывая название события, подумайте о следующем:
    • Чем ваше мероприятие отличается от других мероприятий в вашем секторе?
    • Что вы надеетесь передать этим мероприятием?
    • Каковы основные составляющие вашего мероприятия?
  • Создайте слоган: После того, как вы придумали название, также попробуйте придумать слоган — короткий запоминающийся слоган бренда, описывающий событие.
  • Разработка логотипа: Последним шагом будет создание логотипа, представляющего ваше мероприятие. Логотип может быть эффективным инструментом брендинга, предлагая немедленное признание вашего мероприятия во всех ваших рекламных и рекламных материалах (например, футболках, бутылках с водой, сумках и т. Д.).

Когда у вас есть свое имя, слоган и логотип, используйте его во всех своих маркетинговых материалах, чтобы люди, незнакомые с вашей организацией, начали узнавать ваш бренд — и помнить, что мероприятие происходит!

Помимо названия мероприятия, слогана и логотипа, создайте хэштег для всех ваших маркетинговых материалов и для посетителей, которые будут использовать его при обсуждении вашего мероприятия в социальных сетях.Чем короче, тем лучше, но он также должен быть уникальным.

Например, если ваше мероприятие — Национальная конференция собак, вы можете создать хэштег, например # NCDwoof2019. Он уникальный, запоминающийся и короткий.

Во время мероприятия назначьте кого-нибудь для отслеживания сообщений в реальном времени с помощью хэштега: «лайкнуть» сообщения Facebook, «ретвитнуть» твиты и т. Д., Чтобы усилить шумиху во время события.

После мероприятия вы можете искать в каждой отдельной социальной сети сообщения, содержащие ваш хэштег, чтобы получить отличный отчет после мероприятия.

10. Определение рабочего дня процессов

После того, как вы подготовили все, что происходит вокруг мероприятия, следующим шагом станет отслеживание порядка самого мероприятия и планирование вашей программы.

Чтобы быть готовым ко всему, подготовьте план, который проведет вас в течение всего дня от установки до очистки. Включение каждой детали, даже самой маленькой, поможет вам почувствовать, что все это у вас под контролем!

Вот краткий пример того, как может выглядеть что-то вроде этого:

5:00: Выдача лотов тихого аукциона в место проведения (Диана)

6:15: Настройка AV (Терри, Диана)

7:00: Быстрая координационная встреча волонтеров (Терри + волонтеры)

7:30: Начало прибытия посетителей

8:00: подаются закуски

8:30: Спикер 1 выходит на сцену

9:00: Спикер 2 выходит на сцену

10:00: Награды вручены (Диана)

10:30: Завершаются торги на аукционе без звука

11:00: Начать очистку таблиц

12:00 Событие окончено; все гости должны покинуть

Определение того, кто именно должен делать что, также может гарантировать четкую подотчетность, ведущую к событию.

И в качестве бонуса вы также можете использовать упрощенную версию этого в любых материалах по брендингу в качестве своей публичной повестки дня.

Это программное обеспечение упрощает запуск (и заполнение) событий!

Если вам надоело обрабатывать регистрации на мероприятия и платежи вручную, есть программное обеспечение, которое может полностью автоматизировать этот процесс в Интернете. Это программное обеспечение для управления членством, и вот что оно умеет:

  • Позволяет легко создавать онлайн-формы регистрации на мероприятия
  • Разместите календарь событий на своем сайте
  • Автоматически обновлять ваш сайт предстоящими событиями
  • Внесите платежи по событию прямо на свой счет
  • Отправлять автоматические счета и напоминания о мероприятиях
  • Выгрузить данные об участниках мероприятия прямо в вашу контактную базу данных
  • и более

Программное обеспечение для управления членством не только берет на себя всю логистику мероприятий, но и упрощает работу любой членской организации, поскольку автоматизирует ряд других административных задач, таких как управление вашими контактами, веб-сайтом, финансами и электронной почтой.

Если вы хотите узнать, подходит ли такое программное обеспечение для вашей организации, попробуйте WildApricot, программное обеспечение №1 для управления членством на рынке. Самое приятное, что WildApricot можно попробовать бесплатно в течение 30 дней. Нажмите здесь, чтобы начать бесплатную пробную версию.

Поскольку это небольшая некоммерческая организация, это программное обеспечение значительно упростило организацию и общение с нашими членами. Членство теперь является автоматическим, и регистрация на наши мероприятия стала для наших гостей простой и гораздо менее трудоемкой для нас.

— ДиДи Лабарон, Ассоциация занятости и обучения Орегона

Бонус: обзор после события

Поздравляю: вы пережили свое мероприятие!

Но подождите секунду. Это еще не конец.

Прежде чем рухнуть на диван и вздремнуть, оцените свое мероприятие, чтобы увидеть, что прошло хорошо и что вы можете сделать лучше в следующий раз.

Как вы определите, было ли ваше мероприятие успешным? Вы измеряете успех по количеству зарегистрированных или участников, или он зависит от того, насколько вы окупитесь или соберете целевую сумму в виде пожертвований?

63″ paraeid=»{58eb9bf8-2553-4605-b9a1-bf33538c6b5b}{109}»> Когда вы устанавливаете свои первоначальные цели и задачи мероприятия, вам также следует подумать о том, как вы будете оценивать мероприятие, чтобы определить свой успех.Если вы используете программный пакет для управления членством, например WildApricot’s, вы можете легко отслеживать регистрационные номера и сборы.

Но если ваше мероприятие включает в себя отслеживание, например, скрытый аукцион, вам необходимо внедрить некоторые процессы для идентификации товаров, предлагаемых натурой, и средств, собранных на мероприятии, например, опрос после мероприятия.

Точно так же, если целью вашего мероприятия является повышение осведомленности, вам придется сравнивать и собирать данные об активности и упоминаниях в социальных сетях в Интернете, а также о публичной рекламе — опять же, исходя из ваших первоначальных целей.

После того, как вы ответили на опрос участников и поговорили со своими сотрудниками, вам нужно задать себе несколько вопросов:

  • Как мы оказались в сравнении с прогнозом? Это может быть ваш прогноз количества участников, ваш бюджет или любой другой прогноз, который вы сделали в отношении мероприятия. Если вы попали в цель — отлично! Но если нет, подумайте, что вы могли бы сделать лучше в следующий раз.

  • На что были похожи отзывы участников? Некоторые разовые комментарии можно списать, но если есть какие-то моменты, которые повторяются несколько раз, будь то положительные или отрицательные, их стоит принять во внимание.

  • Как выступила наша команда? Вы можете использовать свое мероприятие как отличный генератор обратной связи для всех, кто помогал вам в нем, а также как выделить добровольцев для выполнения определенных задач в будущем.

  • Как дела у нашего маркетинга? Какие действия обеспечили наибольшую рентабельность инвестиций? Было ли это создание мероприятия на Facebook или общение с местной прессой, определение того, какое из них работает лучше всего, поможет вам решить, какой маршрут выбрать в следующий раз.

Какие еще советы по планированию мероприятий мы упустили? Дайте нам знать!

Шаги по планированию мероприятия, советы и контрольный список

Вам нужно знать, как спланировать мероприятие? Если вы планируете крупное мероприятие, например конференцию, мы можем помочь вам создать, структурировать и разработать план мероприятия. В этом блоге будет рассказано обо всем, что вам нужно учитывать при планировании мероприятия, включая шаги по планированию мероприятия, советы и простой в использовании контрольный список.

Что такое план мероприятия?

План мероприятия определяет, как событие будет выполняться.В нем рассматриваются все компоненты мероприятия, такие как даты начала и окончания, бюджет, место проведения, маркетинг, участники и многое другое.

Объем и сложность плана мероприятия могут варьироваться в зависимости от масштаба мероприятия, но основные проблемы остаются теми же. У большинства из нас есть некоторый опыт планирования мероприятий, будь то дома, на работе или в своем районе. В этой статье давайте сосредоточимся на крупных событиях.

Планирование мероприятия

У большинства из нас есть некоторый опыт планирования мероприятий, будь то дома, на работе или в своем районе.В этой статье давайте сосредоточимся на крупных событиях.

Конференция — это распространенный тип крупных мероприятий, поэтому для целей управления мероприятиями давайте поговорим о конференции TEDx, в которой мы участвовали, чтобы проиллюстрировать, как планировать мероприятие. Этот пример — хороший сценарий для объяснения структуры и проблем планирования крупного мероприятия, а также преимуществ планирования мероприятия с помощью программного обеспечения.

Спланируйте свое мероприятие до мельчайших деталей с помощью диаграмм Ганта ProjectManager — Попробовать бесплатно

Ключевые элементы планирования мероприятий

Первое, что нужно учитывать при планировании мероприятия, — это дата.Это якорь, который не может измениться. Вы также захотите оценить количество участников. Это будут два важных элемента, которые помогут информировать другие аспекты вашего планирования мероприятия.

Давайте разберем другие компоненты настройки события. Их краткое содержание приводится ниже:

  • Событие: Во-первых, у вас, конечно же, должно быть какое-то событие, которое нужно спланировать. Это мероприятие потребует ряда обязанностей, связанных с его операциями, юридическими и бухгалтерскими обязанностями.
  • Бюджет: Оцените все расходы на мероприятие и составьте бюджет. Ваш доступный бюджет будет влиять на многие решения по управлению мероприятиями, такие как место проведения, методы маркетинга и рекламы и т. Д.
  • Место: Мероприятие должно где-то проходить, и это включает в себя управление логистикой, едой и напитками, а также оформление.
  • Маркетинг: После того, как вы выбрали место, вам нужно начать привлекать к нему людей с помощью маркетинговой программы, которая может включать веб-сайт, социальную кампанию, электронную почту и печать.
  • Реклама: Рука об руку с маркетингом — это реклама. Это может включать рекламу на радио, телевидении, в газетах и ​​журналах.
  • Волонтеры: Большое мероприятие требует большой команды людей, чтобы оно начало и продолжалось без сбоев. Это означает волонтеров, что означает подписание контрактов, определение их ролей, организацию встреч и определение графиков.
  • Спикеры: У вас должен быть какой-нибудь основной докладчик или группа спикеров, чтобы привлечь аудиторию.Это будут контракты, кураторы для выбора таланта, программа, биографии и репетиции.
  • Спонсоры: Все это стоит денег, а большой бюджет спонсируется спонсорами. Это снова будет связано с контрактами, маркетингом и логистикой.
  • Производство: Производство будет включать в себя заключение контрактов, поскольку вы работаете над созданием аудиовизуальной записи заседаний, а также звуковой и видеотрансляции во время мероприятия.
  • Сцена: Мероприятие проходит в определенном месте, и на этом месте находится сцена, на которой будет представлено собственно мероприятие.Обычно это включает в себя проектор, экран, микрофоны, подключение к Интернету, батареи, кабели и многое другое.
  • Посетителей: Не забывайте о людях, которые приходят на мероприятие! Вам понадобятся средства связи, чтобы сообщить им информацию о мероприятии, способы оплаты для сбора платежей, электронные письма, чтобы оставаться на связи, направления, значки и точки доступа.

Этапы планирования мероприятия

Что ж, мы только что проделали большую работу по планированию мероприятий, поэтому давайте разберем эти советы на конкретные шаги.Эти шаги по планированию мероприятия помогут вам добиться успеха. Продолжим наш пример с конференции.

  • Шаг 1. Определите цели и задачи вашего мероприятия
  • Шаг 2. Соберите команду
  • Шаг 3. Составьте бюджет мероприятия
  • Шаг 4. Выберите дату и место проведения
  • Шаг 5. Выбрать динамики
  • Шаг 6. Маркетинг и реклама мероприятий
  • Шаг 7. Выполните ваше мероприятие

Когда вы разбиваете свой план мероприятия на управляемые шаги, весь процесс кажется намного менее пугающим. Однако есть еще несколько вещей, о которых следует помнить при составлении плана мероприятия.

Списки задач в Интернете значительно упрощают планирование и организацию мероприятий. Попробовать бесплатно

Советы по планированию мероприятий

К сожалению, всегда будут происходить не зависящие от вас переменные, такие как погода, задержки доставки, технические трудности и другие возможные путаницы.Как было сказано ранее, вы не можете изменить дату своего мероприятия, поэтому вы должны быть как можно более подготовлены к любым рискам или проблемам, которые могут возникнуть в день вашего мероприятия.

Контрольный список для планирования мероприятий

При планировании мероприятия нужно многое учитывать, поэтому важно иметь список всего, что нужно включить в план управления мероприятием. Ниже приводится общий контрольный список планирования мероприятий, который поможет вам начать работу. Чем больше вопросов вы зададите, тем лучше будет список ваших мероприятий.Не стесняйтесь добавлять свои уникальные обязанности и задачи.

Цели и задачи

  • Почему ваше мероприятие существует?
  • Каких целей должно достичь это мероприятие?
  • Каковы цели по выручке?
  • Какова ваша целевая аудитория?
  • Сколько человек приедут?
  • Есть ли расходы, связанные с оформлением билетов, и каковы они?
  • Где проводится мероприятие?
  • Создайте расписание событий.

Бюджет мероприятия

  • Определите, какие будут расходы.
  • Если вы проводили аналогичные мероприятия, используйте и скорректируйте старый бюджет для базового плана.
  • Какое программное обеспечение для продажи билетов и регистрации будет использоваться?
  • Завершить спонсорские взносы.
  • Установить стоимость билета.

Дата и место

  • Когда состоится мероприятие?
  • Укажите дату резервного копирования на случай возникновения проблем.
  • Есть ли лучшее место для проведения мероприятия?
  • Подходит ли место для вашего ожидаемого количества посетителей?
  • Определитесь с необходимой инфраструктурой: Wi-Fi, вместимостью, ванными комнатами, рядом с магазинами и ресторанами и т. Д.
  • Нанять провизию.
  • Выберите необходимое оборудование.
  • Каковы ваши потребности в безопасности?
  • Вам нужны разрешения, лицензии, страховка?
  • Создайте вывески и план коммуникации для участников.

Динамики

  • Исследование потенциальных спикеров.
  • Составьте список соответствующих докладчиков.
  • Создайте высоту звука для выступающих.
  • Тональные колонки.
  • Завершите выбор выступающих, получите биографии и хедшоты, организуйте поездку и размещение.

Спонсоры

  • Составьте список спонсоров и то, что вы можете им предложить.
  • Посмотрите, есть ли спонсоры, которые участвовали в подобных мероприятиях.
  • Обратитесь к потенциальным спонсорам.

Сайт

  • Подтверждение дизайна.
  • Обновите сайт или создайте уникальный.
  • Убедитесь, что сайт может обрабатывать ожидаемый трафик.
  • Имейте сайт, удобный для мобильных устройств.

Маркетинг и реклама мероприятий

  • Какие у вас сообщения?
  • Координируйте свои действия с цифровыми инструментами и социальными платформами.
  • Добавить событие в онлайн-календари.
  • Рыночное мероприятие с сообщениями в блогах и другими рекламными акциями, такими как видео и онлайн-реклама.
  • Отправить напоминания всем сторонам за месяц или два до даты мероприятия.

Завершение, последние шаги

  • График
  • Ресторанчик
  • Колонки и скрипты
  • Место проведения
  • Оборудование
  • Украшения
  • Контрактов

Pro-Tip: Это много для координации и планирования, поэтому существует реальная потребность в программном обеспечении для управления проектами, которое имеет необходимые функции для управления событиями.Он предоставляет общий портал, на котором вы можете отслеживать затраты и задачи с помощью автоматических предупреждений. Он также предлагает платформу для общения и совместной работы, которая снижает потребность в ненужных электронных письмах. Программное обеспечение собирает все ваши файлы в одном месте и упрощает командную отчетность, повышая эффективность и снижая стресс.

Как ProjectManager.com помогает при планировании мероприятий

ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение, которое идеально подходит для планирования мероприятий. У нас есть инструменты для организации всех частей ваших мероприятий, от управления поставщиками до рекламных акций.

Наше программное обеспечение для планирования поможет вам отслеживать все элементы, составляющие ваш план мероприятия. С помощью онлайн-диаграмм Ганта вы можете управлять своим расписанием, размещать задачи на временной шкале, связывать зависимости и иметь возможность назначать — все в одном месте.

Диаграммы Ганта предоставляют вашим сотрудникам платформу для совместного управления событиями, где они могут комментировать и прикреплять важные документы и изображения событий на уровне задачи. Больше не нужно копаться в электронных письмах в поисках важных данных. Все это собирается прямо там, где вы работаете.Наше программное обеспечение простое в использовании и может быть доступно в любом месте и в любое время, будь то на месте или в офисе. Мы даем вам возможность держать в курсе все стороны, с которыми вы работаете, и даже сотрудничать с ними в одном месте.

Таблицы учета рабочего времени

упрощают выставление счетов для всех ваших мероприятий. Их можно отправить и утвердить нажатием клавиши. Наше программное обеспечение также предлагает множество представлений, от списка до календаря и даже доски канбан, которая помогает вам визуализировать рабочий процесс, чтобы не отставать от задачи.

Воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager.com и посмотрите, как он может связать все нити вашего мероприятия в красивый бант.

Подробнее о планировании мероприятия

Планирование мероприятий может быть сложным. В воздухе нужно держать много шаров. Если вышеперечисленное слишком много для немедленного осмысления, вы можете начать с нашего шаблона плана мероприятия и понаблюдать за одним из наших экспертов по планированию. Дженнифер Бриджес, PMP, имеет многолетний опыт и использует его, чтобы научить вас основам планирования мероприятий в этом коротком видео.

Вот скриншот для справки.

Спасибо за просмотр!

Транскрипция:

Сегодня мы поговорим о том, как спланировать мероприятие. Что ж, большинство из нас каким-то образом участвует в планировании мероприятия, будь то дома, на работе или в обществе.

Но сегодня я хочу сосредоточиться на более крупных событиях. Так что подумайте о конференциях. Итак, пример, которым я собираюсь поделиться сегодня, — один из самых забавных, в котором я участвовал, — конференция TEDx.

Итак, я хочу поговорить о структуре и планировке.Я хочу поговорить о некоторых проблемах, которые могут быть общими для вас, о некоторых вещах, которые мы предприняли для их решения, и о том, как программное обеспечение действительно помогло нам.

Итак, во-первых, при планировании события есть несколько компонентов событий. Так что я просто собираюсь высказать это на высоком уровне. Итак, на высоком уровне у нас есть мероприятие. Итак, речь идет о разговоре о шоу, любых операциях, юридических и бухгалтерских.

Затем поговорим о месте проведения. Таким образом, мы должны спланировать все, что касается местоположения, логистики этого места, еды и напитков, а также украшений там.

Тогда поговорим о маркетинге. Итак, у нас есть веб-сайт, и у нас есть социальные сети, электронный маркетинг, любая печать. А еще у нас есть реклама. Мы использовали радио и телевидение, газеты и журналы.

А потом нам нужно было спланировать волонтеров, что тоже потребовало немало усилий. Итак, у нас были контракты, и мы должны были распределить роли и обязанности, и мы должны были планировать наши встречи и график работы и любую контактную информацию.

Потом у нас были спикеры на мероприятии TEDx.Поэтому для этого нам пришлось заключить контракты. Нам пришлось пройти через курирование и поиск спикеров, проверить их и поработать с ними, чтобы изложить их программу, получить их биографию и пройти практику.

Потом у нас были спонсоры. И снова у нас были с ними контракты, любое маркетинговое обеспечение, которое им было нужно от нас и которое нам было нужно от них, любые необходимые им материалы, планирование логистики для их прибытия и настройки.

Потом было производство.Опять еще контракты. И продумывание и планирование аудио и видео, и их было несколько компонентов.

Затем нужно было подготовить сцену. Итак, на TEDx вы знаете, что сцена очень важна и к ней предъявляются всевозможные требования. Поэтому нам пришлось настроить сцену в соответствии с требованиями и проекторы, и экраны, и микрофоны, и Интернет, любые виды батарей и резервных копий, и все виды кабелей.

А потом были посетители.Итак, общение с участниками, получение их платежей, отправка им электронных писем, предоставление им направлений, бейджей и любого вида доступа.

Так что было больше, но это просто прицел высокого уровня. Итак, вы можете видеть, что с событием все усложняется. Вы можете себе представить, насколько сложным становится это участие всех разных людей, волонтеров, докладчиков, спонсоров, посетителей, заинтересованных сторон и поставщиков.

Итак, с этим мы столкнулись с несколькими проблемами, например, когда дата мероприятия не сдвигается.Так что, если что-то случится, сорвется с рельсов или пойдет не так, эта дата не изменится. И в большинстве случаев, если вы проводите конференцию, эта дата действительно не может измениться. Так что это тоже вызывает стресс.

И просто огромное количество людей, с которыми вы имеете дело. Даже если вы занимаетесь небольшим мероприятием, все равно возникают проблемы из-за количества людей. Кроме того, есть переменные, которые находятся вне вашего контроля. Так что подумайте о погоде, о различных ненастьях, будь то снег, дождь или все, что может повлиять на это событие.

А потом может быть доставка разного оборудования или еды, или напитков. Если это не появится вовремя, то это большая проблема. Придется продумывать всевозможные планы. А потом закажи путаницу. Так что подумайте о заказе различных маркетинговых материалов или заказе еды или других вещей, и это окажется неправильным.

А еще есть все виды общения. Понимаете, опять же, думая о том, чтобы общаться с разными типами людей, это просто много проблем.

Итак, мы заложили структуру и основу, последовательность процессов, а затем мы также внедрили программное обеспечение для управления проектами, которое очень помогло, поскольку его преимущества заключаются в том, что оно помогает обеспечить общий портал для всех участников.

Они могут пойти туда, чтобы в режиме реального времени узнать, что происходит. Это также позволяет отслеживать задачу и стоимость. Затем вы можете настроить оповещения, когда, возможно, задачи выполнены или когда они опаздывают, а затем, когда за определенные вещи нужно заплатить или они опаздывают.

Также очень ценно иметь общение и сотрудничество. Так что нет ничего хуже, чем просматривать столько писем в поисках информации. Так что, если кто-то отправил вам что-то, файл или что-то в этом роде по электронной почте, это просто помогает в совместной работе и общении через этот общий портал.

Затем он также предоставляет центральное хранилище для ваших файлов. Это могут быть маркетинговые документы. Это могли быть контракты. Это могут быть счета-фактуры. Так что с ними все в порядке.

Кроме того, он также позволяет создавать отчеты для команды. Так что будь то ваши волонтеры или некоторые из ваших партнеров-поставщиков, тогда он позволяет людям отчитываться в режиме реального времени. Это также обеспечивает эффективность всего мероприятия и всех участников, и значительно снижает стресс.

Как видно из структуры, этот инструмент управления проектами может помочь.

А если вам нужен инструмент, который поможет вам спланировать мероприятие, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.com.

(сообщение обновлено в декабре 2019 г.)

Как спланировать мероприятие: бесплатно! Пошаговое руководство

Не знаете, как спланировать мероприятие? Конечно, размышления об этом могут напоминать попытку изучать алхимию.Вы начинаете с видения и бюджета, а затем превращаете его в мероприятие, полное гостей и движущихся частей.

В зависимости от типа мероприятия тонны деталей могут меняться. Но несмотря ни на что, обычно есть десять шагов, на которые вы можете рассчитывать на пути от идеи до вечеринки.

Здесь мы собрали эти шаги, а также даем множество проверенных и верных советов по планированию мероприятия. Удачи!

1. Согласуйте цель мероприятия с заинтересованными сторонами
2. Зафиксируйте свой бюджет мероприятия
3.Выясните, кто ваши потенциальные участники
4. Найдите место, которое соответствует вашей цели мероприятия
5. Создайте команду мероприятия
6. Продвигайте свое мероприятие с помощью сильного маркетингового плана
7. Найдите спонсоров для финансирования мероприятия
8. Работайте с поставщиками в соответствии с потребностями вашего мероприятия
9. Используйте технологию мероприятий для оптимизации планирования
10. Создайте привлекательную и интерактивную повестку дня

1. Согласуйте цель мероприятия с заинтересованными сторонами.

Планирование успешного мероприятия начинается с осознания того, что участники ищут больше, чем мероприятие — они ищут впечатлений. И чтобы создать впечатление, каждый маленький кусочек мероприятия должен быть привязан к цели, от места проведения до еды.

Определение этой цели начинается с работы с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы выяснить , почему событие должно произойти. Мы считаем, что структура Marriott «Meetings Imagined» отлично сводит эту концепцию к семи потенциальным целям:

  • Празднование — Празднование достижения или важной вехи ( Пример: празднование миллионного клиента )
  • Решить — Каким-либо образом очерчивая стратегии или путь вперед ( Пример: Ежеквартальное собрание совета директоров )
  • Обучайте — В целях профессионального или образовательного развития ( Пример: Конференция пользователей SaaS )
  • Идея — Собираемся вместе, чтобы создавать новые подходы или идеи ( Пример: внутренний дизайн-спринт )
  • Сеть — Создание возможностей для общения людей, которые могут иметь общие интересы ( Пример: Выставка )
  • Производство — Участники работают вместе для достижения определенного цель ( Пример: Волонтерское мероприятие )
  • Продвижение — Связь выявление новых предложений или идей для создания желания у новой аудитории ( Пример: презентация продукта )

Как вы будете измерять успех?

Одна из самых важных частей работы с заинтересованными сторонами — согласовать то, как вы будете определять успех мероприятия в зависимости от цели.Несмотря на то, что посещаемость является признаком успеха независимо от цели встречи, успех обычно имеет несколько уровней.

Например, если целью мероприятия является продвижение нового продукта, мерой успеха, скорее всего, будет количество потенциальных клиентов, привлеченных для вашей команды продаж. В то время как для мероприятия, цель которого — просвещение, ключевым показателем успеха, вероятно, будет то, насколько хорошо контент трансформируется в вовлеченность посетителей.

Ваш успех в качестве организатора мероприятий зависит от вашей способности не только создать успешное мероприятие, но и от вашей способности сообщить об этом успехе заинтересованным сторонам на основе общих показателей эффективности, которые показывают рентабельность инвестиций для события .

2. Ограничьте бюджет мероприятия.

Ваше мероприятие зависит от цели с точки зрения дальновидности, но когда дело доходит до исполнения, реальность того, что вы можете достичь, сводится к вашему бюджету мероприятия. Эта цифра, вероятно, исходит от ваших заинтересованных сторон, и не всегда будет место для маневра. Но это не значит, что нельзя вести переговоры.

Советы по согласованию более крупного бюджета мероприятия

Когда дело доходит до согласования бюджета мероприятия , наиболее свободно говорят заинтересованные стороны на языке данных.К сожалению, если у вас за плечами нет предыдущих событий, у вас, вероятно, нет никаких данных, чтобы обосновать свою позицию.

Чтобы получить желаемый бюджет, вам придется нанести немного дополнительной смазки для локтей впереди. Составьте план каждого элемента вашего мероприятия (мы поговорим об этом в следующем разделе!), Который требует затрат, и включите обоснованный прогноз того, сколько будет стоить его успешное проведение. Затем идет самая важная часть. Просить!

Хотя вы, возможно, не сможете договориться о достаточном повышении, чтобы закрыть разрыв повсюду, вы можете встретиться посередине с небольшим дополнительным бюджетом на предметы, которые вам больше всего нравятся.

Как спланировать бюджет мероприятия

При обычном мероприятии большая часть ваших денег пойдет на аренду места проведения, расходы на еду и напитки, а также потребности в аудио / видео. Но есть еще много всего, откуда они пришли! Просто ознакомьтесь с приведенной ниже инфографикой, которую мы составили с использованием эксклюзивных данных опросов, собранных Social Tables.

При планировании бюджета мероприятия убедитесь, что вы включаете каждую из этих составляющих в свои оценки, чтобы избежать превышения бюджета.

Pro Tip: Говоря о бюджетных проблемах, есть скрытые расходы , на которые следует обратить внимание, например, печать в последнюю минуту или дополнительные аудио / визуальные ресурсы.Оцените от 3 до 10% ваших общих затрат и включите в свой бюджет, чтобы защитить вас, на случай, если у вас появятся какие-либо отличные идеи или дополнения, которые могут появиться после вашего первоначального бюджета.

3. Выясните, кто ваши потенциальные участники.

Теперь, когда вы знаете, «зачем» вы планируете мероприятие, пора выяснить, «кто» должен прийти. Обычно это вопрос: 1) кому выгодна цель мероприятия или 2) кому нужно присутствовать, чтобы работать над достижением цели.

Для небольших мероприятий, на которых вы знаете свою аудиторию, составить и составить список гостей может быть несложно. Но для более крупных мероприятий, таких как конференция или общественное мероприятие, пул участников, вероятно, будет намного более динамичным.

Сила персонажей участников

Если вы планируете большое мероприятие, ваши потенциальные посетители, вероятно, будут иметь разные предпочтения, желания, стили обучения и т. Д. Таким образом, применение одной и той же формулы на всех этапах воронки событий будет означать уменьшение того, насколько эффективно вы привлекаете того или иного человека.

Чем больше и сложнее аудитория, тем более полезным может быть разделение потенциальных посетителей на персонажей на основе общих черт. Использование этих персонажей для создания целевой тактики в конечном итоге приводит к более персонализированному опыту , который больше привлекает людей, которых вы пытаетесь охватить.

Реальный пример того, как планировать вокруг персонажей

Компания по организации мероприятий Experient использует портфолио из 20+ персон, чтобы помочь организаторам мероприятий лучше понять мотивацию посетителей.На недавней конференции, организованной компанией, планировщики использовали некоторых из этих персонажей в своем собственном планировании, чтобы создать уникальный опыт для каждого.

Одним из таких персонажей был «be-wellster», тип посетителей, которые очень сосредоточены на здоровье и целостном благополучии. Для этого персонажа команда опытных спланировала пробежки, занятия йогой, здоровое питание и даже перерыв для медитации во время сеанса.

Конечно, ваше мероприятие может быть не таким развитым, как у Experient, но каждое событие может выиграть от некоторой персонализации.Загадка «кто» всегда имеет более одного ответа, когда вы смотрите на следующий уровень.

4. Найдите место, которое соответствует целям вашего мероприятия (и бюджету!).

Согласно недавнему исследованию , удачный выбор направления может увеличить посещаемость на 80%! Но это лишь небольшая часть того, почему это так важно. Это также имеет огромное значение для успеха доставки контента и общего вовлечения посетителей.

Самый простой способ подумать о выборе места — это подготовить почву для спектакля.Невозможно получить отличную игру с неправильной настройкой сцены, так какой же идеальный фон для вашей конкретной цели? И что не менее важно, будет ли это соответствовать вашему бюджету?

«Это как проектировать сцену. Какие ощущения вы хотите получить от сцены, когда выходят ваши посетители? Это напрямую влияет на их опыт ».

— Кристин «Шимо» Шимасаки, CDME, CMP, президент 2Synergize, Inc.

К счастью, Интернет значительно упростил поиск, особенно с появлением поисковых систем .Планировщики могут сравнивать места проведения, фильтровать результаты в зависимости от специфики мероприятия и даже отправлять eRFP (электронный запрос предложений).

Для крупных мероприятий есть также дополнительная опция работы с CVB (бюро съездов и посетителей) города-организатора. Крупные города используют налоговые деньги для создания этих некоммерческих организаций, которые помогают организаторам бесплатно связывать мероприятия с местами проведения.

Подумайте о ставках, датах и ​​месте.


Не знаете, , как выбрать место проведения мероприятия , которое действительно будет работать? Как правило, вы можете найти наиболее подходящий вариант для своего мероприятия, подумав о нем с точки зрения «расценок, дат и места».”

Начни с расценок.

Возможности вашего заведения ограничены вашими финансовыми реалиями (мы не обязаны вам об этом говорить!), Поэтому поиск начинается здесь. Проведите небольшое исследование и определите, какие заведения подходят вашему бюджету. Хотя вы еще не знаете точную стоимость вашего мероприятия, вы должны быть в состоянии узнать достаточно, чтобы судить, возможно ли это.

Начните составлять список этих заведений без особой тщательной проверки, кроме как убедиться, что в них достаточно места, большого (или маленького!), Чтобы соответствовать вашим потребностям.Другие элементы, которые мы рассмотрим, помогут вам сузить круг вопросов.

Сузить, учитывая пространство.

Когда вы составляли свой первоначальный список, вы смотрели на вместимость, но важно подумать о том, как пространство будет соответствовать более конкретным потребностям вашего мероприятия, помимо количества сотрудников.

Вам понадобятся рабочие места для одновременного проведения сеансов?

Если люди приезжают из другого города, смогут ли они достаточно легко добраться туда?

Хотите иметь возможность пользоваться услугами внешнего поставщика услуг общественного питания?

У вас нет точных данных, которые нужно выбрать между финалистами, но именно такие вопросы, касающиеся «места», помогут вам добраться до этой точки.

Пора поговорить о свиданиях.

На этом этапе у вас есть небольшой список мест, которые, по вашему мнению, могут хорошо подойти для вашего мероприятия. Последний фильтр, который поможет вам сузить круг до финалистов, — это то, есть ли место для ваших дат.

Если у вас есть конкретная дата, вы можете быть немного ограничены. Но если ваше свидание гибкое, это то, что вы можете использовать, чтобы снизить цену, когда придет время. Чтобы заставить вас отказаться от более загруженного свидания, заведения часто предлагают указать вам другое место в календаре по более низкой цене.

Отправьте свои запросы предложений и приготовьтесь к переговорам.


Когда у вас будет список финалистов, вам нужно будет отправить запрос предложений большинству из них (особенно отелям!), Чтобы узнать, сколько может стоить ваше мероприятие. Если отель или заведение увидят в вашем запросе предложений адекватную потенциальную ценность, вы получите предложение с изложением их предложения, а также спецификой услуг, включенных в эту ценовую категорию.

В большинстве случаев детали предложения не высечены на камне.Обладая некоторыми смекалками и некоторой долей уверенности, переговоры по контракту на объект могут привести к окончательному соглашению, которое будет намного более благоприятным, чем то, что было в первоначальном предложении. Просто помните: если возможно, всегда запрашивайте личный осмотр места, прежде чем ставить подпись на пунктирной линии.

5. Сформируйте команду мероприятия.

Если ваше мероприятие действительно небольшое, вам понадобится помощь. Что ж, вам понадобится несколько их наборов. Потому что, хотя у вас может быть видение конечного продукта, вы будете немного растянуты, если планируете сосредоточиться на всем при планировании мероприятия.Кроме того, что-то вроде того, цифровой маркетинг может не совсем вам подойти.

Как провидец, ваша роль — директор. Вы должны не только собрать свою команду, но и убедиться, что все колеса вращаются в правильном направлении.

В зависимости от размера вашего мероприятия, вот несколько членов команды, которые могут помочь вам справиться со всеми движущимися частями. Вы также будете работать с представителями заведений и вашей справедливой долей поставщиков, но именно их вы можете считать своей «внутренней» командой.

Маркетолог (и)


Мы коснемся всего, что входит в хороший маркетинговый план, чуть позже в этом посте, но поверьте нам, когда мы скажем, что вам может понадобиться эксперт для помощи в продвижении вашего мероприятия. Эксперты по маркетингу могут помочь вам составить целостную стратегию, охватывающую множество каналов, чтобы вы могли расширить охват и привлечь людей на свое мероприятие. (И максимально эффективно используйте свой маркетинговый бюджет!)

Администраторы программы


Когда дело доходит до успеха вашего мероприятия, контент является ключевым, особенно если его цель — просвещение или продвижение.Администраторы вашей программы помогут вам составить и реализовать интересную повестку дня, которая позволит поддерживать вовлеченность посетителей и участников на протяжении всего мероприятия.

Бухгалтер / Казначей


События должны быть как в журнале, так и в бухгалтерских книгах. Для более крупных мероприятий это может быть немного сложнее. Казначей или бухгалтер помогут держать ваши финансы в порядке и следить за тем, чтобы вы не выходили за рамки своего бюджета. (Если вы устраиваете мероприятие по сбору средств, оно вам обязательно понадобится!)

Creative


Какой у вас логотип мероприятия? Какие у тебя цвета? Как вы собираетесь привнести личность (напр.грамм. бренд и голос) к жизни? Все это вопросы к творческим экспертам, таким как графические дизайнеры и копирайтеры. Эти члены команды работают в тесном сотрудничестве с вашей маркетинговой командой и администраторами программ, чтобы убедиться, что все коммуникации и сопутствующие материалы отражают ваш бренд.

6. Продвигайте свое мероприятие с помощью сильного маркетингового плана.


Успех вашего мероприятия, вероятно, зависит от вашей способности получить регистрацию. (Если только вы не планируете всеобщую встречу или встречу аналогичного типа, на которой вы можете ожидать, что все появятся, просто отправив электронное письмо.) И чтобы получить регистрацию, вам нужно рассказать о себе.

Именно здесь вступает в игру надежный маркетинговый план мероприятий, но универсального решения не существует. Некоторые мероприятия могут получить больше пользы от стратегии, основанной в основном на небольших партнерствах и местном SEO (например, еженедельный фермерский рынок), в то время как для других может потребоваться стратегия с большим количеством рекламы, которая делает большую часть тяжелой работы в социальных сетях (например, отраслевая конференция.

Итак, помните, хотя потребность в продвижении практически универсальна, создание правильного маркетингового плана далеко не так.Тем не менее, есть три основных канала, на которые вы, вероятно, будете направлять большую часть своих маркетинговых ресурсов.

Социальные сети


Instagram, Facebook, Twitter, Snapchat… это некоторые из каналов социальных сетей, которые ждут, чтобы помочь вам расширить охват. Большая часть вашего бюджета, вероятно, уйдет на таргетированную рекламу в Instagram и Facebook, но у каждого канала есть свои сильные стороны, на которые вы можете играть. Вот как разбиваются три крупнейшие платформы и подсказка для социальных сетей, для каждой:

Facebook

Facebook предлагает целевую рекламную функцию, которая позволяет маркетологам охватить гиперспецифичные сегменты пользователей.Вероятно, вам также будет полезно создать страницу «События».

Совет от профессионалов: С 2016 года потребление контента на Facebook выросло на 57%. Имея больше контента на платформе, чем когда-либо, маркетологам мероприятий необходимо подумать о том, как выделить посты и рекламу среди тактик, которые используют практически все.

Instagram

Более 1 миллиарда человек используют платформу каждый месяц, 71% из которых моложе 35 лет. (Это отличная платформа для миллениалов!) Эта молодая аудитория использует платформу из-за ее визуального характера, а это означает, что фотографии и дизайн в конечном итоге приносят успех или нет.

Совет от профессионала: Не спите на историях из Instagram! По данным Statista, более 400 миллионов пользователей Instagram создают истории каждый день.

Twitter

Вы можете думать об этом как о своем кулере для воды. Здесь вы часто разговариваете с людьми, которых, вероятно, знаете. Используйте его, чтобы распространять новости, делиться интересными моментами и отмечать своих спонсоров и спикеров.

Совет для профессионалов: Начните диалоги с партнерами, спонсорами и даже потенциальными партнерами, чтобы расширить охват.

SEO, местное SEO и SEM


Миллионы людей ищут в Google каждый день. Ваше мероприятие — идеальный ответ на их вопрос? Что ж, это не имеет значения, если вы не оптимизируете свою стратегию, чтобы ваш контент появлялся на поверхности.

Все начинается с знания того, что ищут пользователи. Независимо от того, является ли ваше мероприятие наиболее подходящим для SEO, локального SEO или SEM, вы ничего не добьетесь без прочной основы для исследования ключевых слов.

SEO

Что касается SEO, речь идет не о том, сколько вы тратите, а о том, сколько вы оптимизируете. Это связано с тем, что обычные результаты Google ранжируют веб-контент в зависимости от того, насколько он полезен для пользователя, и это основано на ряде факторов, которые следует учитывать.

Хотя здесь есть несколько нюансов, когда вы глубоко погружаетесь в кроличью нору, есть несколько простых основополагающих правил, которым нужно следовать при создании контента.

  1. Создавайте контент вокруг ключевых слов — Используйте свое исследование ключевых слов, чтобы информировать создаваемый контент, и обязательно используйте эти ключевые слова в заголовке SEO, заголовке страницы или сообщения, URL страницы и в основном тексте.
  2. Создавайте качественный контент — Более длинный контент (~ 1800 слов) имеет тенденцию оцениваться лучше, но не только потому, что Google любит более длинный контент. Это потому, что контент такой длины лучше отвечает на вопросы, стоящие за запросами пользователей. Убедитесь, что ваш контент представляет ценность для пользователя!
  3. Выберите тип контента, который лучше всего соответствует ключевому слову — Некоторые ключевые слова предназначены для продвижения, а некоторые — для обучения. Для такого ключевого слова, как «Конференция для маркетологов в Денвере», вероятно, имеет смысл применить ключевое слово к целевой странице, где пользователи могут узнать о мероприятии и зарегистрироваться.Но для такого ключевого слова, как «Советы по маркетингу на 2019 год», было бы разумнее создать нерекламный пост в блоге, который обучит пользователей и позиционирует ваш бренд как эксперта.
Локальное SEO для мероприятий

Имеет ли смысл для вашего мероприятия ориентироваться на людей в определенном регионе? Согласно SEM Post, почти треть всех поисковых запросов основаны на местоположении! При проведении общественных мероприятий для города или штата локальное SEO — это то место, где вы, скорее всего, получите максимальную отдачу от вложенных средств.

Сильное присутствие на местном уровне SEO начинается с трех ключевых шагов:

  1. Конкретизация — Целевые ключевые слова, которые включают ваш город / штат / регион.
  2. Как попасть в список — Создайте объявление в Google «Мой бизнес» для своего мероприятия.
  3. Получение местных ссылок — Обратитесь к онлайн-директорам и городским блогам, чтобы узнать, будут ли они ссылаться на ваше мероприятие.
SEM Marketing

Знаете объявления, которые появляются, когда вы что-то ищете в Google? Это поисковый маркетинг (реклама SEM), и это отличный способ убедиться, что ваше мероприятие появляется в результатах поиска, но они также обходятся вам дорого.

Используйте Google Реклама , чтобы настроить таргетинг на определенные ключевые слова с конкретными объявлениями и следить за стоимостью и конверсией. Если что-то работает, попробуйте потратить на это больше! (Подсказка: обычные ключевые слова, на которые вы нацеливаете целевые страницы, вероятно, станут хорошими кандидатами для рекламы!) . Это также отличный способ собрать некоторые качественные отзывы, которые помогут вам продемонстрировать успех заинтересованным сторонам.

Следуйте этим советам по электронной почте мероприятия, чтобы получить максимальную отдачу от ваших рассылок:

  1. Поддерживайте связь перед мероприятием — В преддверии мероприятия важно сохранять заинтересованность и воодушевление посетителей. Создайте полезный или интересный контент за несколько недель или месяцев до мероприятия и разошлите его. Это может быть что угодно, от «лучших» руководств по изучению принимающего города до электронных писем «за кулисами», в которых рассказывается, как подготовиться к важному дню.
  1. Разошлите опросы и соберите отзывы — Отзывы участников имеют решающее значение как для доведения доводов до заинтересованных сторон, так и для изучения того, как улучшить будущие мероприятия.Обязательно опрашивайте участников после завершения мероприятия, чтобы увидеть, где у вас все хорошо, а где можно улучшить с помощью следующей итерации.
  1. Объявите о следующем мероприятии как можно скорее — Если ваше мероприятие будет повторяться на регулярной основе, повторный бизнес имеет решающее значение для роста в следующий раз. Хорошее практическое правило — отправить электронное письмо прошлым посетителям, как только у вас будет подробная информация о будущих мероприятиях.

Чем больше денег вы вложите в свое мероприятие, тем больше вы сможете добиться.Это реалии планирования мероприятия, которые делают спонсоров настолько важными. Спонсорство пополняет ваш пул ресурсов, а партнерство с другими компаниями в том же сообществе или отрасли помогает расширить ваш охват.

Но найти спонсоров и партнеров не всегда так просто. Фактически, это очень похоже на прием на работу. Вас могут отвергнуть. Или во многих случаях вы вообще никогда не услышите ответ. Успешное спонсорство — это вопрос поиска подходящих спонсоров и разработки предложений с правильным сочетанием информации и стимулов.

Определение потенциальных спонсоров мероприятия


Лучшие спонсоры — это те, которые хорошо подходят для цели или идеи вашего мероприятия. На очевидном уровне выставка маунтинбайка будет искать компании по производству экипировки. Но на более глубоком уровне, что насчет спонсоров во вспомогательных отраслях, таких как питание? Для этой компании было бы разумнее отправить предложение в компанию, специализирующуюся на энергетических барах или здоровом ресторане fast-casual, чем в Golden Arches.

Правильное спонсорство стимулирует потенциального спонсора, предоставляя ему аудиторию, соответствующую его целевой демографической группе.Между тем, события вызывают доверие из этих ассоциаций с другими именами, которым доверяют, которые действуют в том же или подобном пространстве. (Кроме того, это рецепт SWAG-мероприятия, который может действительно понравиться вашим участникам!)

Как создать предложение спонсорства мероприятия-победителя


Первая часть разработки вашего предложения спонсорства мероприятия иллюстрирует тип взаимной выгоды, которую мы только что описано. Спонсоры хотят знать, что они ассоциируются с событием и сообщением, которое хорошо подходит их целевой аудитории.

Далее следует обосновать вашу ценность как партнера. Это тот же процесс, что и доведение доводов до сведения заинтересованных сторон. Вам нужно знать, что больше всего волнует спонсирующую компанию, и собрать цифры, которые говорят об этих конкретных элементах. Вы всегда должны быть впереди со своими наиболее убедительными статистическими данными, и вы должны их найти.

Наконец, все дело в лидерстве с правильными стимулами для потенциального партнера, с которым вы разговариваете. Готовы ли вы включить логотипы спонсоров в ключевые сообщения? Есть ли возможность для спонсора иметь большое личное присутствие? Знайте, что вы хотите предложить, и четко сообщите об этом.

8. Работайте с поставщиками в соответствии с потребностями вашего мероприятия.


Когда дело доходит до поиска поставщиков, все важные аспекты планирования мероприятия действительно становятся предметом внимания. Без четкого представления о том, кто может повлечь за собой этот список, составление бюджета может легко сбиться с пути и вызвать много ненужной головной боли.

Помимо представителей места проведения мероприятия и вашей непосредственной команды, вы можете работать с большинством или даже со всеми поставщиками из небольшого списка, который мы составили ниже.Как правило, они делятся на четыре основные категории.

A / V — Часто это предоставляется местом проведения, но вы можете пригласить стороннего поставщика, если у него нет собственного аудио / видео или если их внутренние возможности недостаточны для ваших нужд.

Аренда для мероприятий — Подумайте, постельное белье, столы, стулья, мебель, палатки, сцены, переносные стены и т. Д.

Декор — Это такие вещи, как освещение, сервировка стола, цветы, воздушные шары, реквизит и центральные предметы интерьера. .

Legal — Специально для крупных мероприятий вам может потребоваться юридическая помощь по авансовому платежу, чтобы помочь вам сориентироваться, когда возникают вопросы или сложные ситуации.

9. Используйте технологию мероприятий, чтобы упростить планирование и повысить качество обслуживания.


События становятся все более сложными, и от сегодняшних организаторов мероприятий ожидается, что они смогут делать больше с меньшими затратами. Так как же им это сделать? По большей части это появление технологии проведения мероприятий. Новые решения появляются каждую неделю, позволяя планировщикам и командам создавать технические стеки, которые улучшают планирование, выполнение и общее впечатление участников.

Влияние технологий может пойти дальше, чем вы думаете. Недавняя статистика из Enterprise Event Marketing показывает, что даже технологии могут повысить производительность на 27%, увеличить посещаемость на 20% и снизить затраты на 20-30%. Но такое влияние может произойти только при разумных инвестициях в правильные технологии.

Обращайтесь к технологиям, которые помогут вам в этих областях.

Продажа билетов и регистрация


Сложно убедить людей купить билет или зарегистрироваться.Фактический акт регистрации должен быть простым! Последнее, что вам нужно, — это сбой в процессе продажи билетов, чтобы снова стать потенциальным лидером, поэтому не принимайте это как должное. Лучшие приложения для продажи билетов и регистрации обеспечивают беспроблемный опыт для обеих сторон.

Регистрация

Посетители действительно хотят получить множество впечатлений, но один из них не ждет в очереди. Современное программное обеспечение для регистрации событий может решить эту проблему, ускоряя процесс и делая вас более мобильными.Некоторые из лучших вариантов предлагают мобильное приложение, которое позволяет вашей команде проверять посетителей прямо со смартфонов, при этом собирая важные данные, которые вы можете использовать для оптимизации процесса в следующий раз.

Схема


Что, если бы вы могли видеть, как каждая часть мероприятия будет вписываться в ваше пространство, еще до того, как у вас появится доступ к месту проведения? С помощью программного обеспечения для построения диаграмм событий , , вы можете отобразить все это в масштабе — пожарные выходы, вашу сцену, расположение столов, комнаты для переговоров и многое другое.

Мы рекомендуем экспортировать эти диаграммы и поделиться ими с персоналом объекта, членами команды и поставщиками. Таким образом, вы убедитесь, что все точно знают, где быть и как все будет разворачиваться в этот важный день.

Совместная работа и обмен файлами


Мы все были в этом: вы попали в цепочку электронной почты из 50 потоков, и что-то теряется при перемешивании. Не позволяйте этому повториться! Совместное программное обеспечение для управления событиями позволяет хранить документы, файлы и информацию в одном месте, поэтому каждый, кто участвует в планировании мероприятия, имеет легкий доступ ко всему, что им нужно.

RFID


Технология RFID повышает безопасность и улучшает впечатления от мероприятия, позволяя участникам легко получить доступ к мероприятию и любым эксклюзивным зонам. Однако это также отличный инструмент для сбора данных о вовлеченности и поведении посетителей на протяжении всего мероприятия.

10. Составьте увлекательную интерактивную повестку дня.


Дни спина к спине выступающих в танцевальном зале прошли! В наши дни организаторам мероприятий и командам приходится расширять свой творческий потенциал, чтобы заинтересовать посетителей.Самый эффективный способ подарить посетителям незабываемые впечатления — позволить им взять повестку дня в свои руки. (Запомните свои персонажи!) Это означает, что нужно встраивать опции как в пространство событий, так и в расписание.

Это также означает создание креативных концепций событий , которые сделают доставку контента интерактивным. Потому что в конце дня участники хотят иметь возможность присоединиться к беседе и пообщаться друг с другом вокруг доставляемого контента.

Идея для персонализации


Есть только одно место в зале? По-прежнему возможно сделать одно место похожим на многих и дать вашим гостям то разнообразие, которое они так жаждут.С помощью нескольких переносных стен, немного фантазии и некоторых вариаций декора вы можете создать множество пространств в одном пространстве. Затем эти пространства можно использовать как места для обсуждения, места для «отключения» посетителей, места для общения и многое другое.

Идея для большего взаимодействия


Не позволяйте своим гостям слишком удобно сидеть на своих местах! Некоторые планировщики добиваются этого, особенно на сетевых мероприятиях, предлагая меньше мест, чем фактических участников.Когда люди встают и двигаются, это стимулирует спонтанные взаимодействия и побуждает посетителей передвигаться и знакомиться с новыми людьми.

Теперь, когда вы знаете, как спланировать мероприятие…


Пришло время собрать все вместе и создать незабываемые впечатления от мероприятия. Планирование мероприятия требует времени, денег и воображения. Объедините эти три вещи с этими 10 шагами, и вы добьетесь успеха.

Болеем за вас!

Ищете дополнительную информацию, которая поможет вам с вашим мероприятием? Узнайте, как составить индивидуальный контрольный список для планирования мероприятий.

Подробнее о том, как спланировать мероприятие:

Как организовать мероприятие?

1. Согласуйте цель мероприятия с заинтересованными сторонами
2. Зафиксируйте свой бюджет мероприятия
3. Определите, кто ваши потенциальные участники
4. Найдите место, которое соответствует вашей цели мероприятия
5. Создайте команду мероприятия
6. Продвигайте свое мероприятие с помощью сильного маркетингового плана
7. Ищите спонсоров для финансирования мероприятия
8. Работайте с поставщиками в соответствии с потребностями вашего мероприятия
9.Используйте технологию мероприятий для оптимизации планирования
10. Создайте увлекательную и интерактивную программу мероприятий

Руководство по планированию мероприятий на 2021 год: советы, идеи и инструменты

Что такое планирование мероприятий? Как ты это делаешь? Какие инструменты вам следует использовать, чтобы облегчить себе жизнь?

В этом руководстве мы поговорим о базовом шаблоне планирования мероприятий, о том, что значит быть специалистом по планированию, и о том, как программное обеспечение для управления событиями может упростить ваши процессы.

Что такое планирование мероприятий?

Это процесс планирования всех деталей и логистики мероприятия.Это событие может быть разным по размеру, сложности и назначению. Они могут быть личными, виртуальными или гибридными. Управление мероприятием требует много времени и усилий, а также требует взаимодействия с несколькими командами и поставщиками. Планирование мероприятий включает в себя задачи на всех этапах цикла мероприятия, такие как маркетинг мероприятия, спонсоры мероприятия, поиск мест проведения, брендирование мероприятия, создание веб-сайта мероприятия и многое другое.

Управление событиями

is Планирование мероприятий

Люди обычно называют планирование мероприятий разными именами. Некоторых организаторов мероприятий называют помощниками по административным вопросам, некоторых — координаторами мероприятий, а других — менеджерами событий. Что общего у всех этих названий? Люди принимают участие в планировании мероприятия. Независимо от того, являются ли события внутренними или внешними, большими или маленькими, все они должны быть спланированы.

Планирование виртуального мероприятия требует столько же времени и усилий, как личное или гибридное мероприятие. В последние месяцы нам пришлось скорректировать программы мероприятий, чтобы включить эти новые типы событий, что добавило кривой обучения для планировщиков, поскольку они получают представление о виртуальном планировании мероприятий.При планировании виртуального мероприятия необходимо учитывать множество факторов. Будет ли этот контент хорошо переведен в виртуальную среду? Готовы ли мои спикеры говорить виртуально? Как я могу предоставить своим спонсорам такую ​​же ценность, какую они получили бы на моем личном мероприятии? Как долго должны длиться мои сеансы? И, наконец, какие технологии мы должны использовать для поддержки этого мероприятия? Планирование виртуального мероприятия упрощается с помощью технологий или использования платформы виртуальных мероприятий, такой как Virtual Attendee Hub. С технологией виртуальных мероприятий вы можете планировать более разумно.

Не знаете, как спланировать мероприятие или даже с чего начать? Возможно, ваш менеджер недавно назначил вам мероприятие для планирования или вы только начинаете работу в этой области, в любом случае, есть несколько основ того, как спланировать мероприятие. Самое главное помнить, что нет двух одинаковых событий, таких как снежинки. Все они уникальны и имеют собственное предназначение. От типа события до размера события существует бесконечное количество факторов, которые изменяют одно событие другим. Приведенный ниже шаблон планирования мероприятия представляет собой приблизительное руководство, которое даст вам с чего начать.Он не охватывает все — одно руководство никогда не может, — но оно даст вам основы.

Создание идеального события

Запускается просто. Тема. План. Цель. У вашего мероприятия с самого начала есть цель, которая будет стимулировать контент, спикеров и место проведения. Это часть процесса планирования управления мероприятиями и первый ключевой шаг.

Не знаете, как устроить грандиозное виртуальное мероприятие? Ознакомьтесь с полным руководством по виртуальным событиям.

Процесс планирования управления событиями

Мероприятие какого типа вы планируете?

Начнем с простого.Вы планируете внутреннее или внешнее мероприятие? Внутреннее мероприятие — это событие в вашей организации, которое устраивают для сотрудников. Это мероприятие может быть мероприятием признательности, праздничной вечеринкой, тренировкой, тимбилдингом и т. Д. Внешнее мероприятие — это мероприятие вне организации, которое стремится зарегистрировать участников. Оттуда определите, является ли это социальным мероприятием, сетевым мероприятием, конференцией и т. Д. Начните с хорошего плана организации мероприятий. Что это за тип события? Личное, виртуальное или гибридное? Это повлияет на цели мероприятия и процесс планирования.

Определить цель события

У всех событий есть цель. Если вы не определили свой, прежде чем приступить к планированию, значит, вы начали не с той ноги. Почему вы бросаете это мероприятие? Это для получения дохода? Запустить продукт? Обучать? Ваша цель определяет то, как вы планируете, продаете и проводите свое мероприятие.

Определить размер и продолжительность события

Сколько посетителей посетят ваше мероприятие? Какая будет продолжительность мероприятия? Приняв решение, подумайте о стоимости и цели вашего мероприятия.Больше людей означает более крупную площадку или более дорогой виртуальный технологический инструмент, но это также может означать более высокую окупаемость инвестиций. Как правило, продолжительность соревнования определяется типом соревнования, которое вы проводите. Конференция обычно длится несколько дней, но если это первый год проведения мероприятия, вы можете провести двухдневное мероприятие вместо трехдневного, чтобы убедиться в заинтересованности.

Создать бюджет

Никто не любит говорить о деньгах. Но определение бюджета мероприятия имеет решающее значение — и все заинтересованные стороны должны быть на одной странице.Определите или зафиксируйте бюджет мероприятия как можно скорее, как только вы начнете планирование. Место проведения, еда, технологии и развлечения — вещи дорогие. Есть много средств для бюджета (возможно, больше, чем вы думаете), и если начать с четкого бюджета мероприятия, это упростит ваше планирование. Ознакомьтесь с несколькими советами в статье «Упрощение планирования собраний и мероприятий» «». Некоторые вещи стоят больше, чем вы думаете. Например, кофе. Ознакомьтесь с бюджетом : как оценить потребление кофе .Подумайте, как привлечь спонсоров к мероприятию.

Бюджетирование встреч и мероприятий стало проще

После фактического мероприятия бюджет мероприятия является одним из наиболее тщательно исследуемых аспектов любого процесса планирования. Не все понимают, как выглядит успешное мероприятие или как определить рентабельность инвестиций, но они понимают деньги. Независимо от того, какой у вас бюджет на мероприятие : маленький или большой, важно знать, на что уходит каждый доллар. Если вы не можете легко отслеживать бюджет мероприятия и использовать информацию о расходах для анализа эффективности мероприятия и улучшения результатов из года в год, вы усложняете задачу, чем это должно быть.

Программное обеспечение для управления событиями и бюджет мероприятий

Technology упростила отслеживание бюджета мероприятия, чем ручку и бумагу или создание сложного, тяжелого листа формул Excel. Существуют инструменты, которые вы можете использовать, от приложения Expensify до более сложных решений для отслеживания бюджета, которые значительно упрощают сбор, отслеживание и анализ расходов на мероприятия. Интересно, увеличивает ли ваш постоянный флорист гонорар на слишком высокий процент из года в год? Проверьте, сколько они взимали с вас годом ранее! Хотите разбить затраты на такие категории, как место проведения, еда, продвижение по службе и т. Д.? У вас должна быть такая возможность, и для этого не должны потребоваться часы поиска на нескольких листах Excel.Узнайте больше, чтобы узнать, какие инструменты отслеживания бюджета могут вам помочь.

Простой ввод

Все упрощает. Независимо от того, кто вводит затраты и информацию, они будут делать это правильно, если бюджетная технология, которую вы используете, удобна для пользователя. Не позволяйте сложным таблицам Excel создавать путаницу. Одна из основных проблем с отслеживанием расходов — убедиться, что каждая покупка учитывается. Чтобы найти недостающие 2,37 доллара, могут потребоваться часы и часы, но вы потратите полдня на поиск последней вещи, потому что бюджет мероприятия должен быть сбалансированным.Используйте инструмент, который фиксирует каждую покупку, чтобы вам не пришлось рыться в кошельке, машине или офисе, чтобы найти мятую квитанцию.

Сводный обзор

Составление обзора бюджета не займет часы. Многие инструменты отслеживания бюджета позволяют создать краткое сводное представление, которое покажет вам и руководству все, что им нужно знать о текущих расходах и прогнозируемых расходах.

Отслеживание возврата событий (ROE)

Посмотрите на ROE для одного или нескольких событий.Отслеживание ROE даст вам более полное представление об отдельном событии или нескольких событиях. Отслеживайте запланированные, согласованные и фактические расходы, чтобы показать их рентабельность и сделать следующий бюджет еще более разумным.

Сегмент по поставщикам

Вам не нужно тратить часы на просмотр истории платежей для одного поставщика услуг — легко проверьте с помощью инструментов отслеживания бюджета. Это позволит вам понять, сколько вы потратили на одного поставщика по сравнению с другим, или позволит лучше планировать будущие мероприятия с теми же поставщиками.Заключать лучшие сделки с продавцами и поставщиками на основе истории транзакций. Достаточно ли вы потратили на определенных поставщиков, чтобы претендовать на оптовые скидки?

Диаграммы и графики

Людям нравятся изображения! Теперь в инструменты отслеживания встроены графики, чтобы вы могли более интересно наблюдать за расходами на мероприятия. Вам не нужно тратить дополнительное время на круговую диаграмму — она ​​создана для вас. Диаграммы и графики обычно можно легко изменить, чтобы сравнить затраты, на которые вы хотите посмотреть.

Использование спонсоров мероприятия для покрытия расходов

Определить, на что потратить деньги и где сократить, непросто.Это не должно быть еще более сложным из-за систем, которые вы используете для отслеживания расходов на мероприятие. Примите существующие технологии! Есть более простой способ, который приведет к меньшему стрессу, лучшему анализу и большему количеству времени, которое можно потратить на собственное планирование мероприятия. И подумайте о привлечении спонсоров мероприятия, чтобы снять часть бремени с вашего бюджета.

Раскрытие тайны из поиска мест

Как вы обычно, , находите место для проведения мероприятия ? Как и многие планировщики, вы можете начать с поиска в Google.Оттуда вы создаете электронную таблицу, начинаете определять критерии, отправляете несколько электронных писем, звоните в несколько мест и придумываете надежный список возможных вариантов места проведения. Если вы планируете личное или гибридное мероприятие, ключевым моментом будет место проведения.

Не тратьте время на поиск объектов

Но сколько времени это у вас заняло? Вы можете часами смотреть на разные отели, конференц-центры и уникальные помещения, и в конце этого поиска у вас могут остаться несколько наспех нацарапанных заметок на листе бумаги или частично заполненная электронная таблица.Что сложнее всего найти во время этого поиска? Цена. Вы можете потратить часы на исследование, найти отличный список из пяти мест, а затем, обратившись к вам, понять, что они совсем не в вашем ценовом диапазоне. Это возвращает вас на круги своя. Это только первый шаг в долгом и утомительном процессе поиска мест. Вам по-прежнему необходимо создать и разослать запрос предложений (RFP), оценить их и проработать сложные переговоры.

Использовать технологию поиска объектов

Вас уже не должно удивлять, что мой ответ на этот громоздкий процесс прост — технология событий.Инструменты поиска объектов значительно упрощают работу. Что они могут сделать? Предоставьте базу данных мест с возможностью поиска, позвольте вам сравнивать и сравнивать места по одним и тем же критериям, легко рассылать запросы предложений и настраивать вас на единственное, что вы не можете сделать с помощью технологии мероприятий — посещать места. Хотя с развитием технологий VR, это может даже помочь вам в ближайшее время. Мы разбили поиск места проведения на простые шаги, которые при использовании отличного инструмента поиска места проведения избавят от головной боли при поиске идеального места для проведения вашего следующего мероприятия. Проверьте сеть поставщиков Cvent

Шаг первый: Найдите места

  • Знайте цели и требования вашей встречи. Вам нужно начать с решимости, и, определив их с самого начала, вы сократите процесс поиска.
  • Принять во внимание отзывы участников. Это ежегодное мероприятие? Если участники плохо оценили место проведения по сравнению с прошлым годом, просмотрите отзывы, чтобы выбрать место, которое вызовет больший отклик.
  • Не чувствуй себя одиноким! Обратитесь к своей команде или другим людям, которые заинтересованы в мероприятии, чтобы обсудить, какие факторы являются наиболее важными.

Шаг второй: напишите идеальный запрос предложения

  • Вы уже знаете общие цели и требования — теперь определите свою цель. Дайте понять, чего требует это мероприятие и чего мы надеемся достичь.
  • Подробности! Предоставьте как можно больше информации о мероприятии.
  • Никто не любит обсуждать деньги, но вам нужно разделить свои бюджетные требования. Место проведения — одна из самых больших затрат на мероприятие и может повлиять на ваш бюджет.
  • Четко сформулируйте сроки.Укажите дату и время, чтобы у участников было достаточно времени для ответа.
  • Не начинать с нуля. Вытащите шаблон из Интернета.
  • Будьте готовы ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у участников о предложении или мероприятии.

Шаг третий: оценка предложений

  • Создайте электронную таблицу для оценки предложений
  • Составьте список любых менее конкретных факторов — ваши качественные факторы
  • Обратите особое внимание на конференц-залы — подходят ли размеры и планировка для вашего мероприятия?
  • Сравните, насколько отзывчивы и полезны заведения, чтобы понять, насколько они будут полезны, если вы их выберете.

Далее? Зайдите на сайт! К этому моменту вы должны быть в отличной форме. У вас есть предложения, вы знаете, что места, которые вы ищете, не выходят за рамки бюджета и имеют нужные вам места, теперь вы можете посмотреть лично. Хочу больше? Технология управления событиями для чайников

Сделать продвижение мероприятия стратегическим

От полномасштабного поглощения социальных сетей до платной рекламы — продвижение мероприятий принимает разные формы. Все зависит от вашего бюджета, но цель событийного маркетинга — привлечь посетителей на ваше мероприятие.Без участников мероприятия не было бы. В нашем шаблоне маркетингового плана мероприятий дается схема, с чего начать. Программное обеспечение для событийного маркетинга может помочь сократить время, которое вы тратите на планирование электронных писем и рекламных акций. Самое главное, что нужно помнить при продвижении мероприятий — начинать раньше. Создайте план, когда вы начинаете планировать мероприятие, и максимально его автоматизируйте. Таким образом, по мере приближения вашего мероприятия и увеличения количества сорняков, вам не нужно будет помнить о том, чтобы публиковать сообщения в Facebook или покупать место для рекламы. Нужны советы по организации мероприятий? Прочтите наше Руководство по событийному маркетингу, чтобы получить больше советов по событийному маркетингу.

Продвижение по каналам с автоматизацией

Если о вашем мероприятии никто не знает, как они зарегистрируются? Вот почему так важно продвижение по службе. Посмотрите Лучшие способы продвижения вашего мероприятия для вдохновения. Целевой электронный маркетинг — отличный способ продвигать ваши мероприятия, когда у вас обширная база данных. Другие способы продвижения? Социальные сети продолжают оставаться одним из лучших бесплатных рекламных каналов.

Прямые трансляции — мощь

И они не обязательно должны истощать бюджет — они действительно могут приносить большие деньги вашей организации. Фактически, недавнее исследование Forrester показывает, что успешные организации выделяют почти 25% своих бюджетов B2B на мероприятия, отмечая, что эти личные мероприятия являются второй по эффективности маркетинговой тактикой. Учитывая выделение всех этих денег, планировщикам и маркетологам имеет смысл объединить усилия и работать над увеличением вашей ROE (рентабельности мероприятий), чтобы события стали центром прибыли, а не центром затрат.Вот несколько быстрых советов, с чего начать.

Персонализируйте приглашения для увеличения посещаемости

Относитесь к своим приглашениям как к целевым кампаниям электронного маркетинга, сегментируя аудиторию по типу контактов и должностным обязанностям с четким призывом к действию, который находит отклик у них и привлекает больше людей к RSVP.

Увеличьте свою видимость в Интернете, чтобы создать золотую жилу

Используйте удобную систему регистрации событий , чтобы создать как простой процесс онлайн-регистрации, так и целевой веб-сайт мероприятия.Любая хорошая технология управления мероприятиями поставляется с необходимыми инструментами, которые помогут вам легко увеличить видимость и посещаемость вашего веб-сайта мероприятия за счет включения ключевых слов SEO, что позволит вам отслеживать отправку регистрационных форм и увеличивать прибыль вашего мероприятия, предоставляя дополнительные возможности спонсорства.

Участвуйте на каждом этапе

Используйте социальные сети, вирусный маркетинг (видео, картинки, конкурсы, рекламные кампании) и рекламные акции, чтобы вызвать интерес перед вашим мероприятием. Поддерживайте поток контента и привлекайте внимание посетителей во время вашего мероприятия с помощью спонсируемых мобильных приложений, твитов, публикаций в Facebook, Instagram, Snapchat и блогах.Когда все будет сказано и сделано, предложите участникам краткое изложение событий, основные моменты, инфографику, фотографии и видео. Цель состоит в том, чтобы продлить срок действия вашего мероприятия, не ограничиваясь его датами, чтобы ваши посетители больше инвестировали в вашу организацию. Чтобы упростить задачу, используйте программное обеспечение для событийного маркетинга, чтобы вы могли автоматизировать некоторые из ваших процессов.

Будьте великим и интегрируйтесь

События

являются ключевой частью комплекса маркетинга, и поэтому ваша система управления событиями должна интегрироваться с другими вашими технологиями и инструментами продаж и маркетинга, такими как CRM-система, решение для электронного маркетинга, и инструменты социальных сетей.Обменивайтесь данными, автоматизируйте процессы, отслеживайте регистрации (и выбытия), быстро создавайте отчеты, измеряйте рентабельность инвестиций и экономьте драгоценное время планирования, сочетая инструменты для проведения мероприятий и маркетинга. Делая ваши события более измеримыми, вы увеличиваете свои шансы на прибыльность.

Тема посвящена брендингу событий

Тема неразрывно связана с целью мероприятия. Отличная тема привлечет посетителей и будет соответствовать цели мероприятия. Не все темы одинаковы.После того, как вы выберете эту тему, она повлияет на украшения, еду, развлечения и многое другое. Помните, это относится не только к глупым темам выпускного вечера, вроде «Ночи под звездами». Тема — это впечатляющее сообщение, распространяющееся на протяжении всего мероприятия, или брендинг. Нет идей? Ознакомьтесь с 10 потрясающих тем для корпоративных мероприятий .

Сайты мероприятий

101: Советы по созданию отличного сайта

Раньше создание веб-сайта было невозможным, если вы не умели кодировать. Сегодня все намного проще.Даже если вы не разбираетесь в HTML, вы можете создать отличный веб-сайт. Это отличная новость, потому что в настоящее время все ожидают, что для всего будет свой веб-сайт. Приглашения, отправленные по электронной почте, остались в прошлом. Помимо того, что они очень дороги, их сложно отслеживать, а данные легко ввести неправильно. Вот почему веб-сайты и сайты регистрации становятся новой нормой, когда дело доходит до мероприятий.

В чем разница между сайтами регистрации и сайтами мероприятий?

Веб-сайт регистрации

Регистрация Сайт создан для одного — регистрации.Сами по себе сайты регистрации идеально подходят для небольших мероприятий, мероприятий, не требующих особой рекламы, или мероприятий с очень низким входным барьером. Цель сайта регистрации — позволить посетителю легко зарегистрироваться онлайн и предоставить вам необходимые данные и информацию.

Веб-сайт мероприятия

Сайт мероприятия более динамичен. Этот веб-сайт создан для крупных мероприятий, дорогостоящих мероприятий и мероприятий, которые должны привлечь внимание потенциальных посетителей. Цель веб-сайта мероприятия — рекламировать мероприятие и убедить посетителей посетить мероприятие.Этот веб-сайт может включать видеоролики, дополнительную информацию и вести на сайт регистрации. Не на каждом мероприятии будет веб-сайт мероприятия, но если у него есть веб-сайт мероприятия, у него также будет сайт регистрации. Независимо от типа создаваемого вами сайта это должно быть:

.
  • Адаптивный
  • Фирменный
  • Содержит всю информацию о событии
  • Будьте доступными и легко читаемыми

Как определять проблемы

Показатель отказов

Чем выше показатель отказов, тем он хуже.Вам нужен низкий показатель отказов. Это означает, что когда посетитель находится на вашем сайте, он остается и взаимодействует в течение разумного периода времени. Если показатель отказов высокий, это означает, что они вошли на сайт и быстро ушли. Попробуйте изменить исходную целевую страницу или скопировать ее, чтобы узнать, поможет ли это изменение. Если у других страниц сайта высокий показатель отказов, попробуйте изменить и их.

Показатель отказов

На сайте регистрации, когда посетитель заполняет часть регистрации, а затем уходит, не заполнив форму, это считается отказом.Вы хотите, чтобы посетители заполнили всю форму и прошли регистрацию. Если у вас высокий процент отказов, выясните, какие вопросы привели к большому количеству отказов. Вы можете обойтись без них? Если нет, попробуйте поменять порядок и посмотреть, что работает. Тем, кто уже отказался от регистрации, отправьте им электронное письмо (если у вас есть их адрес) с дополнительной информацией о мероприятии.

Технология управления событиями упрощает создание веб-сайта

Независимо от того, какой сайт вы выбрали, он вам понадобится.Если создание сайта вас пугает — не волнуйтесь. Это несложно. Технологии управления событиями сделали этот процесс невероятно простым. Если вы умеете печатать и перетаскивать, вы можете создать сайт.

Построение повестки дня

Развлечения и выступающие — главные источники вдохновения на вашем мероприятии. Найдите время, чтобы найти спикеров, которые соответствуют теме вашего мероприятия и общей цели. Повестка дня является отличным коммерческим аргументом и должна быть включена в вашу маркетинговую стратегию мероприятия.Программное обеспечение для управления мероприятиями может помочь вам организовать запрос докладчиков и многое другое. Составьте четкую повестку дня, которая понравится вашим участникам.

Измерение успеха для подтверждения рентабельности инвестиций в мероприятие

Управление событиями не заканчивается, когда заканчивается событие. В течение всего мероприятия важно доказать успех и определить области, в которых можно улучшить. Данные, полученные в процессе, помогут вам в этом. Опрос в прямом эфире — отличный способ узнать, что участники думают о мероприятии. Программное обеспечение для управления мероприятиями позволяет отслеживать данные об участниках и собирать информацию об участии, регистрации, взаимодействиях и многом другом, чтобы помочь обосновать рентабельность инвестиций в мероприятие.

Основные драйверы рентабельности инвестиций в мероприятия

Опыт мероприятия

Чтобы получить точный расчет рентабельности инвестиций в мероприятие, необходимо глубоко погрузиться в затраты и преимущества проведения мероприятия. Намного больше, чем просто суммировать прямые затраты на проведение мероприятия и прямые доходы, которые оно приносит, важно понимать весь спектр затрат и выгод. Чтобы помочь вам в этом расчете, мы выделили восемь основных факторов, влияющих на рентабельность инвестиций в мероприятие.

Стоимость события

Расходы на мероприятия могут составлять 25% и более маркетингового бюджета компании в сфере B2B, а внутренние встречи могут добавить еще 3-5%.Общие затраты, необходимые для того, чтобы события действительно происходили, требуют более тщательного анализа затрат на детальном уровне. Следует изучить три различных стоимости.

Прямые затраты

Эти затраты наиболее известны организаторам мероприятий. Это расходы на проведение мероприятия. Примеры прямых затрат включают затраты на места проведения мероприятий, еду и напитки, поездки, развлечения и аренду оборудования. Надеюсь, вы согласовываете свои бюджеты и хорошо справляетесь с прямыми расходами.

Косвенные затраты

Косвенные затраты позволяют получить более полное представление об инвестициях для проведения мероприятия. Они включают заработную плату и накладные расходы команд, участвующих в организации мероприятия, а также другие общие расходы. Косвенные затраты рассчитываются с использованием таких учетных процессов, как калькуляция затрат по видам деятельности, при которой относимые затраты распределяются по продуктам, услугам и событиям. Чтобы понять косвенные затраты на ваше мероприятие, обратитесь к своему финансовому отделу.

Альтернативные издержки

События имеют альтернативную стоимость.Ваша организация предпочитает использовать свои ресурсы для мероприятия, а не для цифрового маркетинга или какой-либо другой деятельности. Эти альтернативные источники стоимости включают альтернативные издержки. Чтобы понять эту стоимость, вам нужно знать, какие преимущества принесут другие действия по сравнению с вашими мероприятиями.

Выявление преимуществ

События могут повлиять на верхнюю и нижнюю строчки организации. Как и в случае с расходами, важно знать, как измерить различные виды выгод.

Прямая выручка

Прямой доход — это деньги, полученные непосредственно в результате проведения мероприятия. Примеры включают продажу билетов, спонсорские взносы, регистрационные сборы, продажи продуктов на месте и доходы от рекламы. Прямой доход варьируется в зависимости от размера и масштаба мероприятия. Мы надеемся, что это деньги, которые вы сегодня рассчитываете, чтобы показать ценность вашего мероприятия.

Приписанный доход

Организации продают и продвигают свою продукцию на мероприятиях, что способствует увеличению доходов в будущем.Демонстрации продуктов на месте и беседы о планировании учетной записи помогают заполнить конвейер продаж, стимулировать новые продажи и увеличить количество новых клиентов. Поскольку эти новые возможности приводят к новому бизнесу, доллары можно отнести к событию как отнесенный доход.

Капитал бренда

Некоторые выгоды, такие как капитал бренда, более неосязаемы и не могут быть измерены в твердых долларах. Капитал бренда не приносит немедленного денежного вознаграждения, но посещаемость мероприятий влияет на отношение к бренду.Потребителям нравятся известные и вызывающие восхищение компании, что ведет к ведению бизнеса с этой компанией. Капитал бренда может помочь продвинуть жизненную ценность клиента, вклад клиента в долгосрочную прибыль. Ваши мероприятия должны оказывать положительное влияние на посетителей, повышая капитал бренда.

Обмен знаниями

Обмен знаниями — это ускоренное обучение, которое происходит во время мероприятий. Такое взаимодействие между клиентами, потенциальными покупателями и компанией может помочь сформировать разработку продукта, повысить уровень обучения, настроить маркетинг и ускорить восприимчивость к продажам.Ваши мероприятия должны создавать среду для обмена знаниями, что ведет к капиталу бренда и распределенному доходу!

К настоящему времени вы должны быть в состоянии ответить на вопрос, , что планирует мероприятие . И вы знаете, что программное обеспечение для планирования мероприятий может сократить время, затрачиваемое на выполнение ручных задач. Управление мероприятиями — это объединение невероятного опыта, облегчение связей, добавление потенциальных клиентов в воронку продаж и доказательство успеха мероприятия. Это сложная работа, которая включает в себя вращение бесконечного количества тарелок и круглосуточную работу, чтобы создать незабываемый момент для посетителей.И это можно сделать немного проще, используя преимущества технологий, особенно если вы планируете виртуальное или гибридное мероприятие. Платформа виртуальных мероприятий меняет правила игры. Хотя многие планировщики полагаются на стикеры и таблицы, существуют технологии, которые сэкономят часы и выведут события на новый уровень. Программное обеспечение для управления событиями может вывести ваше мероприятие на новый уровень — от печати бейджей на месте до подробных данных и аналитики до параметров виртуальной потоковой передачи. Узнайте, какие технологии мероприятий могут помочь вам добиться успеха в Как выбрать правильную технологию управления событиями .

Контрольный список для планирования мероприятий

При планировании мероприятия нужно о многом подумать. В зависимости от того, как долго вы планируете мероприятия, у вас есть разные проблемы. Но независимо от того, начали ли вы планировать только что или планировали события всю свою жизнь, всегда будут неожиданные моменты. События, как и их сценарий, неуправляемы. Дела никогда не идут так, как вы это планировали. Вот почему так важно быть гибким и готовым адаптироваться. Однако это не значит, что вам не следует планировать так хорошо, как вы можете.Ниже приведен контрольный список для быстрого планирования мероприятия, о котором следует помнить при проведении мероприятия. Думайте об этом как о шаблоне планирования мероприятия.

Перед событием

Начало раннего

В большинстве случаев у вас меньше всего контроля над тем, когда вы можете начать планировать свое мероприятие. Вы его редко прописываете, а только ваша компания, менеджер или компания, которая наняла вас для планирования. Постарайтесь начать как можно раньше, чтобы дать себе больше шансов на успех.

Ставьте четкие цели

Каждое событие — это возможность совершенствоваться.Ключевым моментом является постановка целей в отношении того, чего вы надеетесь достичь с помощью этого мероприятия, будь то увеличение количества посетителей, повышение вовлеченности посетителей или повышение рейтинга докладчиков. Сообщение ценности после мероприятия обеспечит

Понять цель события

Вы знаете, планируете ли вы конференцию, гала-концерт или счастливый час, но чего нужно достичь этим мероприятием? Что за тема? Понимание этого на раннем этапе облегчит планирование в долгосрочной перспективе. В конце концов, без этой информации вы не сможете выбрать место проведения, дизайн мероприятия и т. Д.

Определить ресурсы

Насколько велико это мероприятие и достаточно ли велика ваша команда, чтобы с ним справиться? Если вашей команды нет, определили ли вы, каких подрядчиков вам нужно нанять? Создав команду так рано, у вас будет достаточно бюджета для работы, и вы не будете создавать нереалистичных ожиданий.

Продвигайте свое мероприятие

Найдите время, чтобы разработать подробный план продвижения мероприятия. Без использования электронного маркетинга, веб-сайта мероприятия, кампаний в социальных сетях и рекламы участники не узнают, что ваше мероприятие происходит.Инвестируйте время и деньги в продвижение, чтобы стимулировать регистрацию. И подумайте об инвестициях в программное обеспечение для событийного маркетинга.

Во время события

Всегда есть кофе

Хотя это действительно зависит от типа вашего мероприятия, ничто так не вызовет гнев посетителей, как отсутствие кофе или, что еще хуже, отсутствие кофе. Если вы планируете конференцию, семинар, выступление или что-то еще, в повестке дня которого будет несколько выступающих, обязательно продолжайте пить кофе.

Адаптировать докладчиков и содержание повестки дня

На некоторых мероприятиях у вас есть возможность адаптироваться в зависимости от ответа посетителей. Если вы используете мобильное приложение для проведения мероприятий во время мероприятия и получаете рейтинги докладчиков, вы можете легко увидеть, кто из участников устраивает, а кто плохо. Если оратора плохо оценивают и он собирается выступить с одним и тем же докладом в разное время, измените расписание. Вы можете исключить сессию этого докладчика из повестки дня и заменить его докладчиком с более высоким рейтингом.Ваши посетители будут вам благодарны.

Будьте готовы ко всему

Хотя повторять излишне, на месте происходят вещи, которые невозможно предсказать. Держите в своем рабочем кабинете швейные иглы, аптечку и все остальное, что может оказаться полезным. У вас мало шансов встретить голодную птицу, любящую более изысканную пищу, влетающую в ваше пространство для мероприятий, но ваша задача — выяснить, как на нее отреагировать.

Спи!

Когда вы окажетесь на месте, невероятно вероятно, что вы забудете поспать.Не надо. Найдите время, когда сможете, чтобы поспать несколько часов. Без него вы выйдете из игры и не сможете адаптироваться к любым ситуациям, которые вам бросаются в глаза.

После события

Что-нибудь с вашими данными

Вы собрали данные на месте. В мобильном приложении для мероприятий, в киоске регистрации, во время регистрации и в опросах. Если у вас еще нет плана, как вы будете использовать эти данные, чтобы доказать, достигло ли мероприятие своих целей, создайте его. Данные, которые вы собираете на месте, неоценимы.Вы получаете представление о посетителях и потенциальных клиентах, о которых большинство компаний может только мечтать.

Обзор целей и обновление заинтересованных сторон

Вам нужно доказать успешность мероприятия. Найдите время сразу после мероприятия, чтобы определить, что прошло хорошо, а что нет, а затем проведите более глубокий анализ успешности мероприятия с помощью показателей. Ваши заинтересованные стороны будут больше впечатлены, если вы сможете говорить на их языке и давать конкретные результаты.

Узнайте больше о программном обеспечении Cvent для управления событиями.

План мероприятия

— советы, примеры и многое другое по планированию мероприятия

Что такое план мероприятия?

Планирование мероприятий включает в себя координацию каждой детали мероприятий, таких как встречи, съезды, торговые выставки, церемонии, выездные мероприятия или вечеринки. План мероприятия — это ключевой документ, в котором описываются все элементы мероприятия.

Что входит в планирование мероприятий?

Планирование мероприятий включает, помимо прочего, составление бюджета, установление сроков, выбор места проведения мероприятия, организацию оборудования, получение соответствующих разрешений, планирование меню, транспортировку, разработку темы, найм развлечений, выбор докладчиков, управление рисками и разработку планов действий в чрезвычайных ситуациях.

План мероприятия — это, по сути, универсальный инструмент для управления всеми движущимися частями, задействованными в мероприятии. В некоторых случаях может оказаться полезным поделиться частями плана мероприятия с определенными поставщиками, чтобы обеспечить соответствие целей и ожиданий.

Как нарисовать план мероприятия

Начните свой план мероприятия с поэтажного плана места проведения. SmartDraw имеет удобные шаблоны для конференц-залов, ресторанов, школ и других мест общего пользования.

Место проведения может предоставить план этажа, который вы можете импортировать в SmartDraw.

Затем настройте свой план со стульями и столами. Не забудьте отметить какие-либо особые дополнения, такие как фотобудка, сервировочные столики, стол для ди-джеев и многое другое. В SmartDraw есть символы для множества общих элементов, которые вы можете перетащить на свой рисунок.

Лучшие практики при создании плана мероприятия

  • Определите цель. Определите, чего клиент или спонсирующая организация надеется достичь с помощью мероприятия.
  • Составьте бюджет. Бюджет должен включать точные оценки ключевых элементов мероприятия. Предоставьте набросок бюджета в плане мероприятия. Включите расходы на проезд и проживание для разведывательной группы, докладчиков, докладчиков и специальных гостей из других городов.
  • Создайте команду. Успешный план мероприятия требует согласованных командных усилий. Среди вашей проектной команды мероприятия вы можете выбрать менеджера мероприятия или председателя мероприятия, а также председателей подкомитетов. Подкомитеты могут включать в себя выбор места проведения, выступающих, развлечения, спонсоров, управление волонтерами и маркетинг.
  • Установите дату. Если это повторяющееся событие, дата уже может быть установлена. Если это новое мероприятие, перед назначением даты следует учесть несколько моментов:
    • Дайте достаточно времени для подготовки. Для проведения более крупных мероприятий может потребоваться от четырех до шести месяцев, а возможно, и больше, чтобы выполнить план мероприятия. Очевидно, что выбор времени выполнения зависит от размера, характера и времени вашего мероприятия.
    • Помните о национальных и религиозных праздниках.
    • Проверить наличие основных участников, таких как почетные или VIP-гости, спикеры, ведущие, развлекательные мероприятия и т. Д.
  • Создайте план. План мероприятия должен охватывать все аспекты мероприятия, в том числе:
    • Площадка, логистика, кейтеринг
    • Докладчики, ключевые докладчики
    • Развлечения и мероприятия
    • Маркетинговые усилия
    • Учетная логистика
    • Управление спонсорством или партнерством
    • Управление волонтерами

Примеры планов мероприятий

Щелкните любой из этих планов мероприятий, включенных в SmartDraw, и отредактируйте их:

Просмотрите всю коллекцию примеров и шаблонов планов мероприятий SmartDraw

Как запланировать мероприятие

Организация мероприятия может оказаться утомительной задачей, если у вас нет надлежащего плана.Чем масштабнее мероприятие, тем больше деталей вам нужно будет рассмотреть при его планировании и тем больше проблем вам придется преодолеть.

В этом посте мы расскажем, как легко спланировать мероприятие. Чтобы вам было еще проще, мы также добавили шаблоны. Вы можете сразу отредактировать их и запустить свой проект.

Как запланировать мероприятие

От этапа предварительного планирования до дня мероприятия нужно так много организовать и отслеживать.

Следуйте приведенным ниже инструкциям по планированию мероприятия, чтобы сэкономить ваше время и бюджет при организации успешного мероприятия.

Создание контрольного списка для планирования мероприятий

Контрольный список может иметь большое значение при планировании мероприятия.

Контрольный список планирования мероприятий поможет вам и вашей команде отслеживать вещи, о которых им нужно позаботиться, и выполнять их безупречно.

Ниже приводится шаблон контрольного списка для планирования мероприятия в виде интеллект-карты.Вы можете настроить его в соответствии с вашим мероприятием и пригласить свою команду для совместной работы в режиме реального времени.

Шаблон контрольного списка для планирования мероприятия (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Установите цель для мероприятия

Определение цели вашего мероприятия — одна из самых первых вещей, которые вам нужно сделать при планировании мероприятия. Цели могут быть разнообразными; доход, внимание СМИ, сбор средств, количество участников, запуск нового продукта и т. д.

Определите цель вашего мероприятия или то, чего вы хотите достичь с его помощью.И убедитесь, что поставленная вами цель соответствует критериям SMART или, другими словами, является конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и своевременной.

Организуйте свою команду

Соберите компетентную команду, которая поможет вам достичь поставленной цели, и вы сможете делегировать свою работу, не задумываясь.

Организационная диаграмма, подобная приведенной ниже, может помочь вам прояснить роли, обязанности и отношения отчетности между членами команды.

Организационная схема планирования мероприятий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

По мере того, как вы распределяете обязанности каждого члена, также важно выяснить способы общения с ними (т.е. чат, электронная почта и т. д.) на протяжении всего процесса планирования. И не забывайте регулярно проводить заседания комитетов для обсуждения хода планирования и любых вопросов.

Создайте график планирования мероприятий, чтобы выделить отдельные задачи, которые необходимо выполнить, и соответствующие сроки. Это поможет вашей команде следить за происходящим.

Шаблон временной шкалы планирования мероприятий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Определите свой бюджет

Перед тем, как приступить к планированию, вам необходимо рассмотреть свой бюджет и посмотреть, соответствуют ли ваши потребности в планировании мероприятий ему.

Ниже приведены ключевые области, на которые вам необходимо выделить деньги (установить реалистичные затраты для каждой позиции) при настройке бюджета. Некоторые из этих предметов могут не иметь фиксированных затрат, но важно сделать приблизительную оценку, чтобы решить, действительно ли вы можете себе их позволить.

  • Место проведения — это может включать платежи, которые вы должны внести за аренду зала / комнат, залог, парковку и т. Д.
  • Персонал — рассмотрите бюджет, который вы должны выделить на питание персонала, транспорт и проживание , особенно если мероприятие за городом.
  • Еда и напитки: еда и вода — необходимые вещи для проведения мероприятия. Рассмотрите несколько вариантов кейтеринга, пока не найдете тот, который соответствует вашим потребностям и бюджету.
  • Развлечения — Вам понадобятся музыканты, ди-джеи или колонки? Выделяйте на них деньги, а также связанные с ними транспортные и жилищные расходы.
  • Украшения — Если вы собираетесь украсить зал или сцену цветами, огнями и т. Д., Вам также необходимо оценить их стоимость.
  • Маркетинг — сюда должны входить все деньги, которые вам придется потратить на продвижение своего мероприятия, будь то реклама в Facebook или плакаты и листовки.
  • A / V — сюда входит все оборудование, такое как микрофоны, динамики, Wi-Fi, кабели, проекторы и т. Д.
Шаблон бюджета мероприятия (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Пригласите членов команды, ответственных за различные области, на заполните таблицу соответствующими затратами.

Установите дату и забронируйте место проведения

У вас может быть заранее установленная дата, если это повторяющееся событие. Однако, если вам решать, вот несколько вещей, на которые вам следует обратить внимание.

  • У вас есть достаточно времени, чтобы спланировать мероприятие до дня мероприятия?
  • Пропускать праздничные дни, такие как религиозные или официальные праздники
  • Проверить, свободны ли графики основных участников в этот день
  • В зависимости от места и типа мероприятия учитывать погоду
  • И в случае, если выбрать второй- лучшая дата

После того, как вы выбрали дату, начните искать место, которое соответствует вашим потребностям. Здесь также нужно учитывать

  • Доступен ли он на дату и за какое время вам нужно его забронировать
  • Их правила оплаты, возврата и отмены
  • Соответствует ли это типу мероприятия, которое вы планируете
  • Предоставляет ли место аудио / видео оборудование, Вай фай?
  • Ваше расположение мест и потребности в парковке
Шаблон плана рассадки (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Определите партнеров и спонсоров

Общественные организации и корпоративные спонсоры могут помочь сократить расходы, найти больше рекламных возможностей, расширить аудиторию и помочь вам в планировании мероприятия.И когда вы ищете партнеров, вам нужно убедиться, что их видение дополняет ваше.

Продвигайте свое мероприятие

Есть разные способы продвижения вашего мероприятия. В зависимости от наилучшего способа охвата целевой аудитории вы можете использовать электронный маркетинг, листовки, социальные сети, телевидение, радио, приглашения и т. Д.

Подготовьте маркетинговые материалы в соответствии с вашим бюджетом. Это могут быть логотипы, баннеры, плакаты, листовки, приглашения, информационные бюллетени и т. Д.

Заключительная подготовка

До вашего мероприятия всего несколько дней, и вам нужно сделать еще несколько вещей, чтобы избежать неудач.

  • Проконсультируйтесь с поставщиком провизии и подтвердите меню, презентацию блюд, детали сервировки и т. Д.
  • Убедитесь, что заведение готово к установке на дату и время, когда вы его забронировали.
  • Проверьте все остальное оборудование, которое вы необходимость для мероприятия. Не забудьте протестировать их, чтобы убедиться, что они работают, когда вы, наконец, настраиваете их.
  • Составьте расписание мероприятий для вас и вашей команды
Шаблон расписания мероприятий (Щелкните шаблон, чтобы редактировать его в Интернете)
  • Отправьте напоминания участникам, докладчикам / докладчикам, спонсорам и партнерам

Готовы спланировать свое следующее Мероприятие?

Независимо от того, являетесь ли вы опытным организатором мероприятий или новичком, мы надеемся, что эти шаги помогут вам (ре) организовать ваш процесс эффективно. Имейте наготове нужные инструменты и нужную команду, и все готово.Обязательно используйте наши шаблоны планирования мероприятий, когда планируете свое следующее мероприятие.

Хотите поделиться с нами советами по планированию мероприятий? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Присоединяйтесь к более чем тысячам организаций, которые используют Creately для мозгового штурма, планирования, анализа и успешного выполнения своих проектов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *