Мероприятие бизнес: Организация бизнес-мероприятий | Самара | Деловые мероприятия

Организация бизнес-мероприятий | Самара | Деловые мероприятия

Бизнес-мероприятия – важнейшая часть деятельности любой компании. Для поддержания старых деловых контактов, заключения договоров, сохранения популярности в медиа и приобретения новых спонсоров можно проводить частные и публичные встречи. Команда «Арт-Пикника» готова взять на себя подготовку и проведение деловых мероприятий, чтобы ваша компания преуспела в достижении рабочих целей.

Мы комплексно подходим к организации бизнес-встреч, взяв на себя все этапы подготовки и проведения события – от создания сценария с основной и неофициальной частью и выбора спикеров до подготовки демонстрационных материалов и полного обеспечения всем необходимым.

Наши специалисты предлагают: выбор и оформление места; организацию питания и услуги трансфера; световое и мультимедийное оборудование; дизайн, печать и рассылку приглашений; регистрацию участников; фотосъемку и видеозапись; подготовку корпоративных сувениров для гостей.

Хотите представить новую идею для проекта, рассказать о достижениях компании или продемонстрировать свежую линейку товаров от бренда? Мы поможем с приглашением гостей, рекламными материалами, оформлением зала и визуальной поддержкой и тезисами для каждого выступления. Благодаря организованной нами презентации вы не только продвинете продукцию, но и найдете новых клиентов.

Встречи такого рода предполагают участие партнеров или конкурентов с различными докладами и могут быть маркетинговыми, отраслевыми и т.д. Выступление же с проектами в рамках одной компании будет носить характер бизнес-семинара, где формат обучения сочетается с дискуссиями. Наша команда разместит и доставит спикеров, организует посадку участников и закажет кофе-брейк.

Такое мероприятие направлено на общение с широкой аудиторией и получение обратной связи. Если вы хотите сделать публичное заявление или доклад для средств массовой информации, мы возьмем на себя приглашение и рассадку журналистов, расставим столы и стулья, а также подключим проекторы и микрофоны. В нашей зоны ответственности также пресс-релизы и неформальные мероприятия.

Если вы не любите терять время попусту или встречаете долгожданного партнера/коллегу, мы поможем организовать полноценный перекус в деловой или расслабляющей обстановке. Совместите обсуждение важных вопросов с вкусным классическим либо континентальным завтраком.

Если вы не хотите самостоятельно заниматься командировками сотрудников или планируете организовать тренинг в другом городе или стране, мы сделаем бизнес-путешествие комфортным и простым. Наша команда организует перелет и трансфер, забронирует номера в гостинице и поможет с проведением досуга в свободное от работы время.

Такие мероприятия необходимы для представления товаров и услуг и их продажи, а также для улучшения имиджа компании. Мы поможем подготовить помещение со стендами и оборудованием, а также продумаем концептуальную идею и образовательную или развлекательную часть программы, если событие запланировано на несколько дней. Как правило, выставки являются элементом других крупных бизнес-событий, например, форумов или конференций.

Подходя к организации делового мероприятия, мы всегда учитываем цели клиентов и их бюджет. «Арт-Пикник» с радостью займется подготовкой и сопровождением даже тех мероприятий, где число участников исчисляется сотнями.

Бэкстейдж с делового мероприятия в Сочи, июнь 2021 года

Открытие дилерского центра ‘Джон Дир’

Открытие Регионального центра обслуживания в г. Самара, 3 августа 2021

Осенняя конференция Волжского Дивизиона ТС «Пятерочка»

Конференция для гостей Поволжья от компании Corteva

Форум “Хлеб. Вечные ценности в новом прочтении” для австрийской компании Backaldrin, февраль 2020

Запуск Самарского Логистического Почтового центра, Сентябрь 2021 год

10 мероприятий

10 мероприятий

10 мероприятий

8 мероприятий

5 мероприятий

5 мероприятий

10 мероприятий

3 мероприятия

АО «Самаранефтегаз» выражает благодарность за оказанные услуги по организации Финального этапа Смотра-конкурса профессионального мастерства «Лучший по профессии», прошедшего в 2022 году на Самарской площадке.

  Отвественный подход к реализации поставленных задач, оперативное принятие решений, позволяют судить о высоком профессионализме коллектива ООО «АРТПИКНИК». Выражаем Вам признательность за эффективную работу и надеемся на дальнейшее сотрудничество. 

Выражаем искреннюю благодарность за проявленный высокйи профессиональный уровень при организации корпоративных мероприятий. Желаем непрерывного творческого развития, выгодных перспектив и интересных проектов!

Посмотреть отчет о событии

ООО Волга-КЕРАМА, официальный представитель компании KERAMA MARAZZI по Самарской области, выражает благодарность коллективу ООО АРТПИКНИК, за проведение детского мероприятия, посвященного международному дню защиты детей. Особую благодарность выражаем Богдановой Дарье, за грамотное составление сценария и профессионально подобранные мероприятия, проходившие на площадке. Самую высокую оценку Ваш коллектив получил не только от наших сотрудников, но и от наших детей, которые ставили вам оценки своими улыбками и смехом.

Желаем Вам успехов и процветания.

Русфинанс Банк благодарит компанию » Арт-Пикник» за качественную работу и плодотворное сотрудничество в рамках подготовки корпоративного нового года Future Party RFB, который состоялся 9 декабря 2017г. Это событие принесло нам много хороших впечатлений. Вместе с «Арт-Пикник» мы смогли создать интересную программу мероприятия. Особо хочется отметить лояльность менеджмента ко всем просьбам и быстрое реагирование на наши комментарии в процессе подготовки проекта.

Посмотреть отчет о событии

Выражаем искреннюю благодарность за качественную организацию выездного обслуживания мероприятия. Огромное спасибо всем сотрудникам Вашей компании за высокий профессионализм и проявленное внимание.

Посмотреть отчет о событии

Выражаем Вам искреннюю благодарность за активное сотрудничество с Самарский региональным отделением Всероссийской политической партии «ЕДИНАЯ РОССИЯ». Ценим высокий уровень профессионализма, гибкий подход ваших сотрудников к решению поставленных задачи и целей. Желаем Вам успехов и надеемся на плодотворную работу в будущем.

Компания HeadHunter благодарит Компанию Арт-Пикник и лично Дарью Богданову за активное сотрудничество с HeadHunter, высокий профессионализм и готовность делиться опытом! Желаем вам процветания и покорения новых вершин и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество!

Уважаемая Дарья Михайловна! От имени ОАО «Самаранефтихимпроект» выражаю Вам и творческому коллективу ООО «Арт-Пикник» благодарность, за организацию программы мероприятия, посвященного Дню 8 Марта. Хочется отметить творческий подход, восприимчивость к пожеланиям, гибкость в решении организационных вопросов в процессе подготовки программы, а так же слаженную работу группы анимации. Ответственное отношение к совместной работе и заинтересованность в результате позволили создать атмосферу запоминающегося праздника. Надеемся, что наше сотрудничество будет иметь продолжение.

ОАО  «Завод Продмаш» выражает свою искреннюю благодарность за плодотворное сотрудничество компании «Артпикник» и лично креативному директору Дарье Богдановой. Ваш творческий уровень и оперативность исполнения  в процессе подготовки мероприятий являются подтверждением высоких профессиональных качеств каждого сотрудника «Артпикник». Мы искренне надеемся, что и в будущем мы по-прежнему останемся партнерами. Желаем Вам и всему Вашему дружелюбному коллективу успехов на профессиональном поприще и процветания!

Посмотреть отчет о событии

Уважаемая Дарья Михайловна! ООО «Аврора-Авто-Центр» является клиентом (заказчиком) ООО «Арт-Пикник» на протяжении длительного времени. За все время сотрудничества качество оказываемых услуг было и остается на достойном уровне. Мы высоко ценим профессионализм ваших сотрудников, их знания, преданность делу и творческий подход к нему. Желаем стабильности в развитии вашей компании, усиления ее конкурентоспособности, успехов в бизнесе, благополучия и процветания. Надеемся на дальнейшее развитие нашего сотрудничества в рамках реализации новых проектов.

Посмотреть отчет о событии

ФТС » Пятёрочка »  Волжского дивизиона благодарит компанию » Арт-Пикник» за качественную работу и плодотворное сотрудничество в рамках проекта » Звездный Атлас» , который состоялся 2 февраля 2018г.

Это событие принесло нам массу впечатлений и настроение праздника на весь год. Благодаря профессиональному менеджменту наше мероприятие отличалось качественное подготовкой, креативной и уникальной программой, с высокой вовлеченностью в программу сотрудников Волжского дивизиона. По опросу сотрудников — участников мероприятия процент удовлетворения составил 94 % Особо хочется отметить лояльность ко всем просьбам и быстрое реагирование на наши пожелания в процессе подготовки проекта . Особенно хочется отметить, что качественная подготовка и креативный подход, в максимально короткие сроки, применяем партнером » Арт-Пикник» не только в рамках крупных мероприятий Волжского дивизиона, но и в небольших проектах — собраний, проведений конференций, закупка и предложения по сувенирной продукции и многое другое, в рамках проектов ВД » Пятерочка»

Посмотреть отчет о событии

Уважаемая Дарья Михайловна! От имени ОАО «Самарнефтехимпроект» выражаю вам и творческому коллективу ООО «Арт-Пикник» благодарность за организацию программы мероприятия, посвященного Дню 8 марта. Хочется отметить творческий подход, восприимчивость к пожеланиям, гибкость в решении организационных вопросов в процессе подготовки программы, а так же слаженную работу группы анимации. Ответственное отношение к совместной работе и заинтересованность в результате позволили создать атмосферу запоминающегося праздника. Надеемся, что наше сотрудничество будет иметь продолжение.

Компания ПепсиКо выражает искреннюю признательность коллективу компании «Арт-Пикник» за плодотворное сотрудничество в 2012 году. Мы верим в сохранение сложившихся деловых и дружеских отношений. Желаем успешного развития и достижения новых вершин в бизнесе.

Администрация ТУ-4 ПФ ОАО «Ростелеком» выражает благодарность за проведение новогоднего корпоративного вечера 30 декабря 2009 года. Хотелось бы отметить высокий профессионализм и зажигательное чувство юмора ведущего Антона Елисеева, его качественную и слаженную работу в тандеме с коллективом Самарского центра продаж и обслуживания клиентов. Желаем вам творческих успехов и процветания!

Уважаемая Дарья Михайловна! ОАО «Самарский подшипниковый завод» выражает вам искреннюю благодарность за организацию и проведение мероприятия, посвященного VI Международному семинару промышленных предприятий. Хотелось бы отметить очень высокое качество шоу, его яркую тематику, профессионализм и зажигательное чувство юмора ведущего, а также полную вовлеченность всех гостей семинара. Желаем вам творческих успехов и процветания!

Дарья! Хотела бы выразить от меня и нашей компании ОАО «Валента» большую благодарность за помощь в проведении фуршетов на значимых для нас мероприятиях! Огромное вам спасибо за профессионализм, оперативность и терпеливое отношение к клиентам!!! Спасибо вашей команде и лично вам!!!

Коллектив Поволжского филиала «Мегафон Ритейл» выражает глубокую и искреннюю благодарность компании «Арт-Пикник» за организацию и проведение праздника, посвященного 5-летию нашей компании. Отмечать день рождения компании в формате тематической вечеринки — это корпоративная традиция Мегафон Ритейл, и из года в год нас все сложнее удивить и по-настоящему вовлечь. Благодарим вас за то, что праздник превзошел наши ожидания. Проведенное мероприятие получило огромное количество восхищенных откликов от наших сотрудников и топ-менеджмента компании. Первое, что хочется отметить, это высочайшее мастерство вашей команды. Всего за 1 месяц вы придумали и срежиссировали 3 великолепных творческих номера с привлечением руководства, нарисовали более 15 тематических плакатов, сняли 2 видеоролика. Особенно благодарим за предвосхищение наших запросов. Вам не нужно говорить, что делать. Процесс подготовки и репетиций шел без срывов, и принес нам огромное удовольствие. Ваши идеи всегда продуманы с учетом нашей корпоративной культуры, и это придает мероприятию настоящую уникальность и индивидуальность. Ваши сотрудники подошли к выполнению поставленной задачи в высшей степень творчески, выполняя все наши нестандартные пожелания. Особую благодарность нам бы хотелось выразить руководителю проекта Богдановой Дарье за профессионализм, неравнодушный и творческий подход к подготовке и реализации нашего проекта. Надеемся, что дальнейшее сотрудничество будет столь же плодотворным и успешным.

Посмотреть отчет о событии

Большое спасибо компании «Арт-Пикник» за организацию мероприятия для сотрудников компании «Евросеть» — Bestseller. Мы благодарны Вам и Вашему сотруднику Филонову Никите за профессионализм, тактичность и отзывчивость при подготовке мероприятия и на самом мероприятии. Приглашенные ведущие и артисты были подобраны для нашего мероприятия с учетом всех нюансов. Они максимально быстро прочувствовали корпоративный дух и подхватили настроение публики. Уровень подготовки всей вечеринки и решение незначительных ситуаций в ходе нее проходило быстро и незаметно для приглашенных гостей. Команда компании АРТ Пикник заслуженно занимает лидерскую позицию среди event-агентств и является настоящим профессионалом. Мы уверены, что в будущем еще не раз обратимся к Вам при подготовке наших праздников!

Посмотреть отчет о событии

Разработка фирменного стиля мероприятия

Полиграфия и сувениры для мероприятия

Разработка видеоконтента для шоу

Напишите нам!

Как организовать деловое мероприятие и ничего не упустить

«Ивентология» на мероприятиях продает курсы, amoCRM на «АМОКОНФ» продвигает свою CRM, IT-компании организуют митапы и конференции, чтобы привлечь разработчиков в команду, а один наш партнер, владелец айти-аутсорсингового агентства, пиарит на мероприятиях не только себя как работодателя, но и закрытый клуб по подписке, где проводит обучение. Список можно продолжать.

Особенность деловых мероприятий в том, что их проводят не для быстрого заработка — деньги от продажи билетов чаще всего едва покрывают затраты. Тут другие задачи: презентация и продажа своих продуктов или услуг, повышение узнаваемости бренда, знакомство с остальными игроками рынка и поиск партнеров, привлечение квалифицированных специалистов.

Несмотря на популярность таких мероприятий и их распространенность, организация конференций и других деловых мероприятий остается непростой задачей с множеством переменных. Особенно для тех, кто сталкивается с ними впервые. В этой статье мы собрали самую важную информацию для новичков — она поможет учесть особенности деловых мероприятий и провести свой первый ивент на пятерку.

Вы узнаете:

• Какие форматы деловых мероприятий существуют и чем они отличаются друг от друга
• Как организовать первое деловое мероприятие
• Где искать и по каким критериям отбирать спикеров
• Как выбрать площадку и где взять оборудование для конференции или другого делового мероприятия
• Как организовать питание для участников
• Что сделать для удобства гостей
• Как рассчитать бюджет с учетом особенностей делового мероприятия
• Как продвигать деловые мероприятия разных типов и продавать билеты
• Как заработать на конференции или другом деловом мероприятии
• Как собирать обратную связь после мероприятия

Форматы деловых мероприятий

Формат — первое, с чем нужно определиться. Выбор зависит от ваших целей, так как одни типы деловых мероприятий предполагают тесное общение участников друг с другом и с экспертами, другие — скорее, пассивное потребление информации.

Деловые мероприятия большинства форматов можно провести не только офлайн, но и онлайн. Это позволит вам расширить географию участников и избежать отмены ивента, если собираться большими группами снова запретят.

Билетный сервис Qtickets интегрирован с сервисом для проведения онлайн-мероприятий Facecast — вы сможете организовать продажу доступа к трансляции с минимальными усилиями.

Выбирайте тариф и регистрируйтесь!

Бизнес-завтраки

Такие ивенты проводят в начале рабочего дня в ресторане или в другом помещении, где можно полноценно позавтракать или, как минимум, организовать кофе с закусками. Продолжительность встречи — около полутора часов.

Каждый бизнес-завтрак посвящен одной теме. Она может быть любой — от продвижения экспертного блога до юридических изменений в строительной сфере. Программа бизнес-завтрака обычно включает в себя несколько докладов от участников мероприятия или приглашенных экспертов и обмен опытом. Этот формат подходит для небольшого количества участников.

Бизнес-завтрак для инхаус-юристов, организованный редакцией журнала Legal Insight.

Источник

Бизнес-завтраки организуют как частные эксперты, так и компании. Во втором случае экспертами выступают сотрудники организации.

Митапы

Митапы — самые неформальные бизнес-мероприятия. Больше всего они распространены в IT-сфере. Средняя продолжительность встречи — от полутора до двух с половиной часов.

Каждый митап так же, как и бизнес-завтрак, посвящен конкретной теме. Спикерами могут выступать как эксперты с именем, так и начинающие специалисты. Для участников митап — это и возможность получить новые знания, и профессиональный нетворкинг, и разновидность досуга.

Митап российской платформы роботизации PIX RPA посетило около 70 человек.

Источник

Организатором митапа может стать и профессиональный ивент-менеджер, и энтузиаст.

Тренинги (мастер-классы)

Основная задача тренингов или мастер-классов — дать участникам новые навыки. Этот тип деловых мероприятий подразумевает наличие хорошо проработанной программы, одного или нескольких тренеров и требований к участникам. Продолжительность зависит от целей и программы мероприятия, она может составлять от нескольких часов до нескольких дней.

Тренинг консультанта по системному развитию бизнеса, психолога, лайф- и бизнес-коуча Андрея Евдокимова.

Источник

Каждый тренинг охватывает одну тему, а участники заранее знают, что будут изучать и к какому результату придут. Тренеры должны быть экспертами в теме обучения, а также уметь работать с обучающимися — создавать комфортную атмосферу, работать с сопротивлением, грамотно пресекать перетягивание внимания на себя одним из участников. Если в вашей компании есть первоклассные специалисты, которые пока неизвестны профессиональному сообществу, прочтите кейс нашего партнера по организации тренинга начинающего спикера.

Также на тренингах хорошо развит нетворкинг: люди не только знакомятся друг с другом, но и нередко работают в командах.

Организаторами тренингов могут быть и частные эксперты, и обучающие центры, и компании, в которых есть эксперты, готовые быть тренерами.

Семинары

Семинары совмещают в себе черты обучающих и имиджевых мероприятий, поэтому отлично подходят для рекламы продуктов или услуг организатора. Чаще всего семинары состоят из серии экспертных докладов и их обсуждений, а вся программа рассчитана на несколько часов.

Семинар «Формула сайта: всё, что нужно знать о продажах в интернете» с участием экспертов Яндекс, МойСклад и 1С-Битрикс.

Источник

Открытые семинары обычно собирают людей одной профессии или заинтересованных конкретной темой. Доклады готовят эксперты компании-организатора или приглашенные специалисты.

Семинары — более формальные ивенты, чем бизнес-завтраки или митапы.

Презентации

Презентации собирают людей, заинтересованных в продуктах вашей компании. Вспомните презентации Apple — люди смотрят их, чтобы узнать, какие устройства появятся в продаже в ближайшее время.

Чтобы проводить успешные презентации, не обязательно быть компанией мировой величины. Важно уметь за один-два часа рассказать о себе, своих продуктах и услугах так, чтобы люди поняли, что они получат от сотрудничества с вами.

Презентацию новых бутс Puma Future на московской площадке TESLA PLACE посетило 3,5 тысячи гостей.

Источник

Для проведения презентаций нужно научиться разрабатывать сценарии таких мероприятий или привлечь опытного подрядчика.

Форумы

Форумы — это тип деловых мероприятий, который часто объединяет несколько других. Например, в программу форума могут входить бизнес-завтрак, серия семинаров и выставка. Также в форумах нередко принимают участие представители министерств.

Российско-Китайский деловой форум, в рамках которого решаются глобальные вопросы сотрудничества России и Китая.

Источник

Тема форума может быть шире, чем темы других деловых мероприятий. Для участия в качестве спикеров приглашают признанных экспертов.

Организацией форумов чаще всего занимается крупный бизнес. Форумы могут длиться несколько дней.

Конференции

Конференции — это крупные тематические встречи экспертов или представителей бизнеса. Их проводят для обмена опытом, нетворкинга и презентаций продуктов или услуг одной или нескольких компаний.

Конференции часто сопровождаются небольшими выставками и бизнес-завтраками. Состав экспертов определяется организатором — это могут быть как сотрудники одной компании, так и специалисты разных организаций и даже частные эксперты. Например, Марк Ланговой из Краснодара, который сотрудничает с Qtickets, организовал конференцию для коллег-разработчиков и собрал на ней 700 человек.

Конференция Krasnodar Dev Days 2019, которую организовал Марк Ланговой с командой.

Источник

Продолжительность конференций может быть разной — от нескольких часов до нескольких дней.

Выставки

Бизнес-выставки объединяют компании, работающие с одной тематикой или в одной сфере. Например, на выставках, посвященных продуктам питания, среди участников могут быть и производители продуктов, и поставщики сырья и оборудования.

Международная выставка «Спорт», организованная Министерством спорта Российской Федерации.

Источник

Выставки могут длиться один или несколько дней. На них часто проводятся бизнес-завтраки, семинары, презентации.

Как организовать первое деловое мероприятие: нюансы, которые нужно учесть

Опытные организаторы мероприятий говорят, что самая большая загвоздка в их деле — верить в то, что до ивента еще много времени.

Поэтому первое правило организатора — всё, что можно сделать сразу, делаем сразу. Звонки и письма партнерам, обсуждение темы со спикером и любые задачи лучше решать заранее.

Второе правило — всё должно быть записано. Составьте для себя тематические чек-листы или общую ментальную карту, в которых вы сможете отмечать, что уже сделано, а что еще нет. Выбирайте и используйте сервисы для планирования мероприятий — так ваша жизнь станет проще, а ивент — качественнее.

Давайте пройдемся по основным этапам подготовки бизнес-ивента.

Как искать спикеров

Прежде чем отправляться на поиски спикеров, составьте портрет эксперта, который вам нужен. Отталкивайтесь от темы и формата мероприятия, точечных вопросов, которые хотите осветить, и ожиданий участников.

Выбирая спикера, постарайтесь избежать распространенных ошибок:

• приглашать эксперта «вслепую»;
• основываться только на личных симпатиях;
• переоценивать докладчика.

Искать экспертов можно по-разному:

• среди участников других мероприятий;
• в социальных сетях — в профильных сообществах или замечая, кого отмечают в постах и комментариях другие эксперты;
• среди коллег и их контактов.

Как только вы заметили интересного эксперта, проведите небольшое исследование: посмотрите, что и как он говорит и пишет в соцсетях, попробуйте найти записи выступлений и отзывы участников других мероприятий.

Чтобы пригласить спикера на ваше мероприятие, свяжитесь с ним любым доступным способом. Главное — заранее продумайте, что вы ему напишете или скажете. Из вашего сообщения должно быть понятно:

• кто вы;
• где предлагаете выступить;
• что это за мероприятие и когда оно пройдет;
• для кого это мероприятие;
• условия участия: платите ли вы эксперту за выступление, может ли он рекламировать свои услуги и в каком формате и т. п.;
• как спикер должен будет участвовать в продвижении мероприятия: опубликовать у себя в соцсетях анонс, сделать рассылку по базе и т. д.;
• что нужно сделать, если ваше предложение заинтересовало собеседника.

После того, как согласие спикера получено, обсудите с ним формат выступления, продолжительность, сроки предоставления вам презентации и другие нюансы.

Как выбрать площадку и где взять оборудование

Выбор площадки зависит от формата мероприятия. Но если раньше большинство деловых мероприятий проходило офлайн, то сейчас популярны и онлайн-ивенты.

Площадки для офлайн-мероприятий

Выбирая локацию для офлайн-события, учитывайте количество людей и программу ивента.

От ожидаемого числа участников зависит площадь помещения — на каждого посетителя должно приходиться не менее 2 м². По статистике на бесплатные мероприятия приходит в среднем 20-30% зарегистрировавшихся, на платные — около 70% купивших билеты.

От формата и программы ивента зависит конфигурация помещения. Например, для семинара подойдет конференц-зал, а для тренинга может потребоваться помещение, в котором команды смогут работать над заданиями, не мешая друг другу.

Для проведения конференций и других деловых мероприятий можно рассматривать:

• отели;
• коворкинги;
• бизнес-центры и торгово-развлекательные центры;
• спортивные комплексы;
• учебные заведения.

Помимо выбора площадки нужно позаботиться об оборудовании. Сориентироваться помогут ответы на вопросы:

• Нужны ли вашим спикерам микрофоны, проекторы и ноутбуки?
• Нужны ли микрофоны для зала, чтобы участники могли задавать вопросы?
• Нужно ли устанавливать дополнительное освещение?
• Будут ли на мероприятии участники, которые говорят на других языках и нуждаются в переводе?
• Нужно ли дополнительно выводить выступление спикера на большой экран?

Чтобы ничего не упустить, пропишите подробно программу мероприятия и отметьте всё нужное оборудование. Рекомендуем проконсультироваться с тем, кто уже проводил подобные ивенты, или специалистами компании, которая занимается прокатом оборудования. Совет опытного человека поможет вам ничего не упустить.

Площадки для онлайн-мероприятий

Процесс организации такого ивента зависит от того, планируете ли вы собрать всех спикеров в одном месте.

Если да, нужно выбирать локацию, исходя из формата и деталей программы. Например, если вы хотите провести масштабное онлайн-мероприятие, на котором спикеры выступают со сцены, смотрите локации для офлайн-конференций. Если хотите получить единую картинку, но без размаха, подойдет офис или переговорная комната в коворкинге.

Требования к оборудованию также могут быть разными. Для онлайн-мероприятия с офлайн-участием экспертов нужно будет то же оборудование, что и для офлайн-мероприятия. Дополнительно придется настроить трансляцию в Zoom, Facecast или на другой платформе.

Если же спикеры будут подключаться к онлайн-мероприятию из своих локаций, обсудите с ними основные требования:

• Минимально допустимую скорость интернета, чтобы видеосвязь была качественной и не прерывалась.
• Фон для выступления.
• Освещение.
• Дресс-код.

Как организовать питание участников

Организаторы деловых мероприятий часто прибегают к услугам кейтеринга и заказывают как кофе-брейки, так и полноценные обеды. Но если локация ивента не располагает столовой, от обеда лучше отказаться и предложить участникам поесть в ближайших кафе (не забудьте составить список рекомендованных, чтобы людям не пришлось тратить время на поиски).

Для кофе-брейков отдайте предпочтение закускам без ярко выраженного запаха, которые удобно брать без риска испачкаться. Это могут быть, например, фрукты, сухофрукты, орешки, печенье, злаковые батончики. Позаботьтесь о том, чтобы кроме кофе был доступен качественный чай нескольких видов.

Продолжительность и тип перерывов зависят от тайминга мероприятия. Если вы проводите семинар, который длится четыре часа, достаточно одного короткого кофе-брейка, если конференцию на целый день — несколько кофе-брейков и обед.

Совместный ужин после мероприятия не обязателен, но вы можете его провести, если у вас много иногородних участников или вы хотите организовать более тесный нетворкинг.

О чём еще нужно подумать организатору

Есть еще несколько важных моментов, которые нужно продумать при организации конференции или другого делового мероприятия:

• Транспортная доступность. Проверьте, есть ли рядом с площадкой бесплатные парковки и остановки общественного транспорта. Если нет, подумайте, сможете ли вы организовать трансфер для участников от ближайшего транспортного узла.
• Встреча гостей. Кто будет ждать участников на входе, какие вопросы могут задавать люди, оказавшись на площадке, где они оставят верхнюю одежду и лишние вещи.
• Удобство гостей. Подумайте, какие указатели расставить на площадке (нужно показать, как минимум, расположение туалетов, гардеробных, кулеров с водой), сколько розеток может быть нужно (если в помещении их недостаточно, помогут удлинители), как организовать стабильный wi-fi и нужны ли места, где участники смогут спокойно пообщаться друг с другом.

Чтобы ничего не упустить, можно попросить зарегистрировавшихся участников пройти небольшой опрос и рассказать, что для них важно при посещении делового ивента.

Как правильно рассчитать бюджет

Составляя бюджет мероприятия, важно учесть все, даже самые незначительные затраты. В противном случае вы не сможете правильно рассчитать стоимость билетов, чтобы покрыть расходы.

Давайте рассмотрим основные статьи расхода, в том числе те, о которых часто забывают:

• Аренда площадки. Перед подписанием договора убедитесь, что в стоимость включена мебель. Если нет — добавляйте в смету расходы на ее аренду. Поскольку именно на аренду уходит немалая часть бюджета, можно попробовать сэкономить: выбрать онлайн-формат, провести мероприятие за городом, где цены ниже, сократить продолжительность ивента или поторговаться с владельцем (в условиях кризиса многие готовы идти навстречу и давать скидки).
• Аренда оборудования. На некоторых площадках есть всё необходимое или часть, где-то нет ничего. Узнайте, что вам предоставят и на каких условиях, обсуждая аренду помещения.
• Лендинг мероприятия. Если вы впервые организуете мероприятие, этот пункт может попасть в категорию «неочевидное».
• Разработка визуального стиля, который будет использоваться и на сайте, и в рекламе, и во время мероприятия. Если у вас в компании есть дизайнер, который может взять вопрос на себя, эту статью можно убирать из бюджета.
• Продвижение. Заранее продумайте, как будете рекламировать мероприятие: таргет, наружная реклама, посты и сториз у блогеров и в профильных сообществах и т. д. Если не можете прикинуть бюджет самостоятельно, проконсультируйтесь со специалистами.
• Кофе-брейки и вода для участников.
• Съемка во время мероприятия, организация трансляции. Заранее узнайте, сколько стоят фотографы и видеографы и какова у них продолжительность смены. То же самое относится к персоналу, который занимается настройкой трансляции.
• Затраты на спикеров. Они зависят от ваших договоренностей: если вы оплачиваете такси, перелеты и проживание экспертов, заранее посчитайте их стоимость и зарезервируйте деньги в бюджете.
• Раздаточные материалы для участников: бейджи, блокноты, ручки, брендированные сувениры.
• Полиграфия. Помимо памяток, сюда можно отнести пресс-воллы и ролл-апы. Заранее посчитайте всё, что вам придется печатать к этому мероприятию.
• Затраты на организацию мероприятия. Сюда включите все расходные материалы, которые вам нужны для подготовки — от маркеров до бумаги, а также крупные затраты, например, на грузоперевозки. Этот пункт тоже может оказаться неочевидным, если не продумать его заранее.
• Комиссия билетного сервиса, налоги. Посчитайте, какой будет комиссия с продажи билетов и какую часть заработка придется перечислить в бюджет после мероприятия.
• Юридическое сопровождение. Помощь юриста может понадобиться, чтобы составить грамотный договор со спикерами и оферту для участников. Если штатный юрист компании готов взяться за эти документы, статью расхода можно вычеркнуть из бюджета мероприятия.

Это неисчерпывающий список расходов. Вы можете ориентироваться на него, чтобы не забыть про основные траты. Но лучше составьте еще и собственный список по схеме «задача → что для этого нужно» и укажите всё, включая мелочи.

В Qtickets комиссия составляет 4-6%, в зависимости от вашего оборота. Платите только когда зарабатываете, никаких абонплат и скрытых платежей! Можете включить использование сервисного сбора и оплачивать наши услуги за счет покупателей.

Регистрируйтесь и запускайте продажи!

Как продвигать мероприятие и продавать билеты

Продвижение мероприятия начинается задолго до того, как вы запустите первую рекламу.

Начните с главного — опишите людей, которые придут на ваш ивент. Чтобы составить портрет целевой аудитории, ответьте на вопросы:

• Где и кем работают эти люди?
• Зачем они ходят на бизнес-мероприятия, подобные вашим?
• Какие задачи перед ними стоят, как вы можете помочь их решить?
• Что им даст знакомство с другими представителями индустрии.

Ответы можете искать в личном общении с людьми, в профессиональных сообществах и на сайтах конкурентов. В результате изучения целевой аудитории у вас получится один или несколько портретов клиентов.

Чтобы понять, по какой цене продавать билеты, ориентируйтесь на платежеспособность аудитории, стоимость билетов у других организаторов мероприятий и собственные затраты на ивент. Также продумайте, в какой момент и на сколько вы будете повышать цену — с динамическим ценообразованием билеты продаются лучше.

Следующий шаг — выбрать билетный сервис, который снимет с вас часть организационных вопросов:

• Если продаете билеты физическим лицам, сервис должен обеспечивать прием оплат (в том числе — в других валютах, если у вас есть участники из-за рубежа) и отправку чеков клиентам в соответствии с 54-ФЗ. Вы в таком случае можете не использовать онлайн-кассу.
• Если ваша аудитория — юрлица и ИП, выбирайте сервис, который поддерживает оплату по счетам и отправляет гостям закрывающие документы после мероприятия.
• В любом случае важна служба поддержки покупателей, сотрудники которой без вашего участия помогут клиентам найти билеты, расскажут, как очистить почтовый ящик, если они не приходят, и так далее.

Все эти возможности есть в Qtickets.

Зарегистрируйтесь и запустите продажи!

Следующий шаг — подготовить лендинг и рекламные сообщения. Выбирайте короткие и емкие формулировки, отвечайте на вопросы, которые важны вашей аудитории, рассказывайте о пользе ивента и используйте призывы зарегистрироваться на мероприятие. Чтобы не мешать на лендинге информацию для разных сегментов целевой аудитории, можно добавить кнопки: «я разработчик», «я тимлид в IT» и так далее, тогда люди сразу будут переходить на нужные блоки. После того, как лендинг и тексты для рекламы готовы, проверьте, что они не противоречат друг другу по смыслу, а также, что вы используете в рекламе правильные ссылки. Рекламные тексты вы будете использовать в таргетированной рекламе.

Еще один способ продвигать мероприятие — просить спикеров разместить у себя анонс ивента. Подготовьте для экспертов примеры картинок для соцсетей (для постов и сторис) и шаблоны текста. Дополнительно проговорите, какую информацию и какие ссылки вы обязательно просите указать в публикации, если человек решит написать пост самостоятельно, а не использовать ваши заготовки.

Как монетизировать мероприятие

В начале статьи мы писали о том, что бизнес-мероприятия проводят не ради денег. Но предлагаем всё же поговорить о монетизации — есть несколько способов заработать во время ивента, и все они связаны с хорошей презентацией вашего продукта.

Правильно прорекламируйте продукт

Расскажите посетителям о преимуществах продукта и покажите им его. Если люди могут увидеть и «потрогать» товар, они купят его гораздо быстрее.

Предложите участникам демо-версию

Бесплатная демо-версия, розыгрыш доступов или пробный период за символическую сумму позволят вам привлечь «холодных клиентов» — тех, кто не планировал ничего покупать.

Покажите участникам экспертов, которые работают над продуктом

Люди покупают у людей. Если ваши эксперты расскажут и покажут, как они работают над продуктом и почему он вышел на рынок именно таким, это положительно скажется на имидже компании и увеличит доверие к вам и вашим экспертам.

Попросите у участников их контакты

Во время регистрации на мероприятие просите участников оставить вам их емейл-адреса и прописывайте в политике конфиденциальности, что вы можете писать им и после мероприятия. Это даст вам возможность добавить участников в свою базу контактов и делиться с ними полезным контентом.

Как собирать обратную связь после мероприятия

Обратная связь важна, потому что она позволяет вам увидеть «слабые места» и следующее мероприятие провести на более высоком уровне. Организатору сложно заметить все недочеты, а вот гости расскажут, что мыло в туалете закончилось через час, кофе был ужасным, розеток на всех не хватило и под доклад одного из экспертов все прекрасно выспались.

После мероприятия отправьте участникам опрос (проще всего создать его на базе гугл-форм). В письме сразу предупредите, сколько вопросов вы хотите задать и сколько примерно времени уйдет на ответы. Постарайтесь минимизировать количество вопросов и сосредоточиться только на том, что действительно важно для дальнейшей работы.

Если у вас есть живые сообщества в соцсетях, можно собрать отзывы там — создайте пост с благодарностью участникам и попросите их рассказать о своем опыте посещения мероприятия в комментариях. Так стоит делать при условии, что в целом ивент прошел на должном уровне, серьезных накладок не было и вы уверены, что не получите шквал негатива публично. Если понимаете, что без косяков не обошлось, лучше просить об отзывах приватно.

Ваша аудитория активно использует соцсети? Сделайте так, чтобы людям было удобно — продавайте билеты прямо в сообществах! С помощью виджета Qtickets для ВКонтакте, например, можно выбрать места и оплатить их, не покидая группу.

Комиссия — от 4%. Регистрируйтесь и запускайте продажи!

Источник: https://qtickets.ru/blog/kak-organizovat-delovoe-meropriyatie-i-nichego-ne-upustit-gajd-dlya-novichkov

Как начать бизнес по организации мероприятий: руководство

Исследование Министерства труда США показывает, что составление бизнес-плана по организации мероприятий — разумный шаг прямо сейчас. Отрасль растет быстрее, чем большинство.

А поскольку для запуска не требуется специальной подготовки, вы можете ожидать, что начнете получать прибыль намного, намного быстрее.

Как мне начать собственный бизнес по организации мероприятий?

Как и в любом малом бизнесе, вы должны начать с большого количества исследований и создания плана на какие услуги вы будете предлагать и как вы будете их продавать .

Вам также придется решить такие вопросы, как составление бюджета, независимо от того, хотите ли вы расширить свою команду персоналом мероприятий или другими специалистами, а также административные задачи, такие как ценовое предложение, выставление счетов и т. д.

Как вы уже поняли, большая часть работы выполняется заранее. Но сделать это нужно только один раз! И хотя вы, скорее всего, будете корректировать свой план по мере роста вашего бизнеса, работа, которую вы проделываете сейчас, в значительной степени послужит основой компании на долгие годы.

Как начать бизнес по планированию мероприятий

Если вы хотите получить одну из более чем 116 700 (в среднем) вакансий, доступных для менеджеров встреч, конференций и мероприятий, вот что вам нужно для начала.

Шаг 1: Определите, подходит ли он.

Как и в большинстве профессий, ваш набор навыков и личность во многом определят ваш успех в этой области. И хотя вам не нужно отмечать все качества в этом списке, вот некоторые вещи, которые следует учитывать, прежде чем начинать бизнес по организации мероприятий:

• Вы можете держать в голове общую картину, не забывая при этом о мельчайших деталях.
• Будь то воскресный бранч или праздничная вечеринка компании, вы всегда готовы к любым групповым мероприятиям.
• Работа в рамках бюджета и строгого графика дает вам творческий стимул, а не чахлость.

Шаг 2: Сертификаты исследований.

Бюро статистики труда отмечает, что к 2026 году спрос на организаторов мероприятий вырастет еще на 11%.0009 хорошо находить новые способы выделиться среди конкурентов , так как в ближайшие годы на рынке появятся новые организаторы мероприятий.

Сертификаты — это отличный способ повысить доверие к вашему бизнесу , независимо от вашего уровня опыта. Помимо доказательства того, что вы стремитесь к дальнейшему обучению в этой области, эти полномочия показывают, что уважаемые учреждения могут поручиться за ваши способности (и ваш бизнес).

Некоторые из лучших сертификаций, которые получают организаторы мероприятий, включают:

• Сертифицированный специалист по организации специальных мероприятий
• Сертифицированный специалист по планированию мероприятий
• Сертифицированный планировщик качественных мероприятий

Существует множество других вариантов выбора, но они служат отличной отправной точкой. Однако, если вы не можете приобрести его прямо сейчас, вы все равно можете начать свой бизнес без него.

Стоит отметить, что помимо сертификатов, нет строгих требований к диплому о высшем образовании (хотя кажется, что большинство организаторов мероприятий имеют какое-то образование бакалавра за плечами, когда начинают).

Шаг 3: Заполните бизнес-план организации мероприятий.

Любой беглый поиск в Google фразы бизнес-план организации мероприятий неизбежно приведет вас к некоторым бесплатным шаблонам бизнес-планов организации свадеб и мероприятий.

Однако вы обнаружите, что тот, который мы создали (ниже), предлагает не слишком много и не слишком мало подход, который вы не найдете ни в одном другом руководстве.

Каждая точка была тщательно отобрана, чтобы вы могли создать бизнес-план своей мечты, не перегружаясь или упускают детали, которые вам обязательно нужно включить. Пока вы отметите пункты, которые мы перечислили, у вас будет надежный бизнес-план, готовый к работе в кратчайшие сроки.

Шаг 4: Оформите все необходимые документы.

Чтобы начать бизнес по организации мероприятий, вам потребуется следующее:

• Бизнес-план по организации мероприятий (используйте бесплатный шаблон, который мы сделали ниже)
• Утверждение структуры налогового бизнеса, которая соответствует вашим финансовым потребностям
• Страхование общей деловой ответственности

Эти документы охватывают все основы. Но по мере того, как вы приобретете больше опыта, вы, возможно, захотите добавить такие вещи, как страхование на дому или перейти на новую налоговую единицу, как только вы войдете в соответствующую группу.

Мы не будем вдаваться в эти более продвинутые понятия в этом руководстве для начинающих, но обязательно просмотрите эти категории, прежде чем вы официально откроете бизнес.

Шаг 5: Выяснить финансы.

Чтобы было ясно, вы определенно можете начать бизнес по организации мероприятий без денег! Тем не менее, независимо от того, поступаете ли вы с вашего собственного банковского счета или с чьего-либо еще, малым предприятиям в индустрии мероприятий следует подумать о том, чтобы начать со следующих статей бюджета:

1. Офисные помещения и предметы первой необходимости. Вы можете использовать компьютер, принтер и расходные материалы, которые у вас уже есть, при условии, что они у вас есть (или, по крайней мере, вы можете одолжить) сейчас. Но имейте в виду: если вы хотите списать свое домашнее офисное помещение на федеральные налоги, ваша комната должна быть уединенной и иметь отдельную дверь.
2. Реклама. По крайней мере, убедитесь, что у вас есть небольшая партия визитных карточек и сайт-портфолио, готовый к работе. Если у вас есть лишние деньги, рассмотрите возможность размещения платной рекламы в социальных сетях или печатных маркетинговых материалов, таких как почтовые рассылки.
3. Программное обеспечение. Хорошей новостью является то, что в наши дни доступно множество отличных бесплатных программ для управления мероприятиями, так что вам, возможно, даже не придется тратить деньги на эту программу!

Вот и все! В зависимости от вашей ниши или предпочтений было бы неплохо также использовать это руководство по начальным затратам, созданное Ассоциацией малого бизнеса, чтобы узнать, есть ли что-то еще, что может отсутствовать для вас.

Шаг 6: Выберите команду.

Продавцы, повара, маркетинговые агентства, поставщики программного обеспечения, персонал для проведения мероприятий, а также личные или офисные ассистенты станут прекрасным дополнением к вашему бизнесу по организации мероприятий.

Вы можете начать самостоятельно (что, согласно статистике малого бизнеса, делает большинство людей) или пройти через процесс поиска, собеседования и найма сотрудников.

В зависимости от объема нового бизнеса, которым вы планируете заняться, вам может понадобиться или не понадобиться нанимать кого-то, кто будет помогать вам на неполный рабочий день. По крайней мере, вы должны начать составлять список людей, которые вписываются в эту сеть, чтобы вы могли сотрудничать, получать рекомендации и, возможно, даже заключать с ними субподряд в будущем.

Каково ваше видение бизнеса по организации мероприятий?

После того, как вы выполнили все эти шаги, пришло время просмотреть общую картину. По мере того, как вы выясняете свой план, бюджет и варианты укомплектования персоналом, ваше представление о том, что вы хотите для своего бизнеса, может измениться. И это совершенно нормально!

Умение быть гибким — это навык, который должны освоить все владельцы малого бизнеса. Просто убедитесь, что вы адаптируетесь сейчас, чтобы иметь возможность использовать свое видение для принятия решений в будущем.

Как составить бизнес-план планирования личных мероприятий

1. Создать резюме

• Цели. Запишите свои реалистичные и измеримые бизнес-цели.
• Миссия. Ознакомьтесь с этими вдохновляющими заявлениями о миссии компании, чтобы найти идеи.
• Ключи к успеху. Также известен как почему вы думаете, что ваш бизнес будет успешным и как вы убедитесь, что он будет успешным.

2. Подготовить резюме компании

• Собственность компании. Если это только вы, подумайте о том, чтобы стать индивидуальным предпринимателем.
• Сводка запуска . Думайте об этом как об обзоре компании. Включите предысторию вашего бизнеса, местоположение и все остальное, что вы обычно размещаете в разделе «О своем веб-сайте».
• Расположение и объекты компании. Включите адрес, который вы будете указывать в налоговой декларации и любой долгосрочной аренде, такой как кухонные помещения или коворкинг-офисы.

3. Определите свои продукты и услуги

• Услуги. Услуги по управлению событиями действительно могут различаться, поэтому используйте этот раздел, чтобы описать, что вы делаете, а что нет.
• Цены. Средняя годовая зарплата организатора мероприятий составляет около 50 000 долларов, поэтому планируйте соответственно.
• Сравнение с конкурентами. Кто ваши непосредственные конкуренты? Что у них есть такого, чего нет у вас? Запишите это исследование и ищите творческие способы выделиться. Будьте очень честны в своей оценке того, как ваш бизнес выглядит по сравнению с ними, и что вы должны сделать, чтобы повысить свои шансы на успех.

4. Создайте сводку маркетингового анализа

• Сегментация маркетинга. Таргетинг означает поиск того, какие области, демографические или поведенческие модели являются общими для ваших потенциальных клиентов с высокой рентабельностью инвестиций, точно так же, как вы делаете это для любого корпоративного мероприятия, ориентированного на клиента.
• Стратегия сегментации целевого рынка. Теперь, когда вы знаете, кто является вашей аудиторией, пришло время исследовать и определить все способы, которыми вы планируете привлечь их внимание.

5. Составьте сводку по стратегии и реализации

• Стратегия продаж. Вот две лучшие продвинутые стратегии ценообразования для событийного бизнеса на выбор.
• Прогноз продаж. Это немного сложно, но чтобы выяснить, сколько денег, по вашему мнению, принесет ваш бизнес в течение следующих шести месяцев или года (или более), стоит изучить руководство по прогнозированию продаж.
• Вехи . Независимо от того, является ли ваша цель общим количеством продаж или доходом от продаж (или чем-то совершенно другим), вы должны официально установить, к какому сроку вы хотите прийти. Всего оставьте место для маневра для неожиданного и корректируйте ожидания по ходу дела.

6. Напишите резюме руководства

• Организационная структура. Для команд управления мероприятиями четко определенные роли важнее всего остального.
• Кадровое расписание. Вот некоторые вещи, которые нужно знать о найме персонала для конкретного мероприятия, которые также применимы к вашей компании в целом.

7. Создайте свой финансовый план

• Важные предположения. Предположения бизнес-плана могут быть довольно сложными. А пока просто сосредоточьтесь на перечислении ожидаемых фиксированных и переменных расходов на планирование мероприятий, затрат на маркетинг и налогов, которые вам придется платить с вашего заработанного дохода.
• Анализ безубыточности. Сколько вы вложили? И сколько вам нужно будет заработать (после вычета налогов, стоимости оборудования и т. д.), чтобы сравняться с вашими первоначальными инвестициями? Держите этот номер под рукой — это поможет вам решить, стоит ли браться за большее количество проектов, побудит вас к дополнительным продажам, когда это возможно, и даст вам реалистичное представление об успехе.
• Прогнозируемые прибыли и убытки. В какой-то момент налоговая служба может захотеть ознакомиться с вашими отчетами о прибылях и убытках, поэтому регулярно записывайте свои расходы и продажи в один систематизированный документ.
• Прогнозируемый денежный поток. В этой бесплатной (и очень полезной) книге по малому бизнесу говорится, что для получения более точных цифр нужно подсчитывать ее помесячно.
• Планируемый баланс. Если вы будете действовать как собственный бухгалтер, ознакомьтесь с этим шаблоном баланса, чтобы ускорить процесс.
• Деловые коэффициенты. Даже если вы не разбираетесь в математике, вы определенно справитесь с этим последним (но очень важным) этапом бизнес-плана управления мероприятиями. Существует множество бизнес-коэффициентов на выбор, , но если вам нужна версия для быстрого запуска, используйте эти 3 наиболее важных балансовых коэффициента для фирм, предоставляющих профессиональные услуги.

Теперь вы знаете, как начать бизнес по организации мероприятий!

Как стать организатором мероприятий? Вы планируете. Планируйте свой бизнес, планируйте мероприятия своих клиентов и планируйте успешное будущее.

Здесь задействовано множество деталей, но если вы будете следовать идеям, изложенным в этом руководстве, у вас будет хороший бизнес-план по управлению мероприятиями, а также несколько отличных стратегий для достижения ваших целей!

Чтобы узнать больше о создании собственной компании , ознакомьтесь с этими советами по финансированию вашего бизнеса по организации мероприятий, актуальной статистикой событий, которую стоит учитывать, и тенденциями событий, которые вам следует знать на 2019 год. .

Пошаговое руководство по запуску службы планирования мероприятий

Некоторые люди получают большую личную и профессиональную радость, делая большие мероприятия и особые дни еще лучше для своих посетителей. Если у вас есть потребность в хостинге, и если вы любите решать сложные проблемы и делать так, чтобы важные дни проходили гладко, у вас может быть будущее в качестве профессионального организатора мероприятий.

Независимо от того, работаете ли вы в одиночку или с небольшой командой, создание службы планирования мероприятий — непростая задача. Сегодня давайте пошагово разберем, как запустить службу планирования мероприятий.

Каковы основы планирования мероприятий?

Планирование мероприятий – это искусство (а иногда и наука) создания идей, планирования, координации и проведения мероприятий. Когда большое важное мероприятие должно пройти гладко, самое время позвонить в службу планирования мероприятий или координатору.

Организаторы мероприятий являются ключевыми поставщиками услуг, которые могут обеспечить бесперебойную подготовку и проведение мероприятий. Они выполняют эти обязанности для торговых выставок, мероприятий для пожилых людей, некоммерческих гала-концертов и многого другого.

Связанный: Найдите свою нишу для планирования мероприятий

Планирование мероприятий чаще всего используется для таких целей, как:

• Большие образовательные встречи, такие как выпускные или конференции.
• Крупные рекламные акции, такие как маркетинговые мероприятия, запуск новых продуктов и показы мод.
• Корпоративные мероприятия, такие как коктейльные часы после работы, торжества и т. д.
• Торжества и общественные мероприятия, такие как парады, свадьбы, дни рождения, встречи и т. д.

Планирование мероприятия очень важно для того, чтобы вышеуказанные и другие крупные мероприятия прошли без сучка и задоринки, особенно для того, чтобы самые важные гости могли повеселиться.

Основные обязанности планировщика мероприятий на месте с полной или частичной занятостью включают:

• Проведение исследований перед крупным мероприятием.
• Организация мероприятий и создание команды для управления проектами.
• Поиск подходящего места для мероприятия.
• Составление бюджета мероприятий и при необходимости проведение сбора средств.
• Организация декора, развлечений и еды для мероприятия.
• Отправка приглашений потенциальным участникам.
• Планирование транспортировки участников на мероприятие и обратно.
• Организация любых других необходимых помещений, таких как места для сидения.
• Координация деятельности персонала мероприятий, например, обслуживающего персонала или артистов.
• Надзор за деятельностью на месте проведения мероприятия.

Индустрия мероприятий, как для планирования свадьбы, так и для других мероприятий, требует хороших коммуникативных навыков. Кроме того, получение степени бакалавра в области связей с общественностью или смежных областях может быть полезным, но не обязательным. Давайте посмотрим поближе на этот тип работы и бизнеса.

Почему люди пользуются услугами по организации мероприятий?

Люди в основном пользуются услугами по организации мероприятий по двум причинам:

• Чтобы посетители мероприятий и почетные гости могли развлечься, не сосредотачиваясь на мероприятии.
• Чтобы рассматриваемое мероприятие прошло гладко.

Представьте типичный пример свадьбы. Многие помолвленные пары нанимают организаторов мероприятий или услуги по планированию мероприятий для координации, организации и реализации своих свадебных планов. Таким образом, пары могут наслаждаться своими особыми днями и сосредоточиться на свадьбе, а не беспокоиться о таких вещах, как питание, парковка и выгонять шумных гостей. Вместо этого организатор свадеб позаботится об этом.

Кроме того, некоторые мероприятия настолько сложны, особенно с сотнями и более гостей, что почти невозможно правильно спланировать и организовать их без помощи специалиста. Знающие, опытные организаторы мероприятий знают, как организовать группы людей, сколько еды предоставить и другие детали, которые могут создать или разрушить важное событие.

Связанный: Правильная цена: получение прибыли в бизнесе по организации мероприятий

Кто должен стать организатором мероприятий?

Вы можете подумать о том, чтобы стать организатором мероприятий, если вам нравится устраивать вечеринки и получать удовольствие от организации сложного мероприятия и его проведения без проблем. Планировщикам часто приходится работать со многими движущимися частями одновременно. Многие организаторы мероприятий имеют опыт работы менеджерами или координаторами в других отраслях. Вам следует стать организатором мероприятий или создать собственную службу планирования мероприятий, если вы чувствуете, что вам понравится такая работа.

Также стоит отметить, что планирование мероприятий часто требует от вас работы в выходные или праздничные дни (поскольку это дни, когда у людей есть свободное время для планирования и проведения мероприятий), а также для решения хаотичной, иногда запутанной работы и конкурирующих повесток дня. Вам также следует рассмотреть возможность получения сертификата для службы планирования мероприятий, так как он может помочь вам приобрести соответствующие профессиональные навыки и привлечь больше возможностей для трудоустройства. Meeting Professionals International (MPI) — это ассоциация, которая предлагает список степеней и сертификатов колледжей и университетов. Правильная степень или сертификация могут открыть больше возможностей для трудоустройства и даже проложить путь к более высокой зарплате.

В качестве альтернативы попробуйте стать CSEP, или сертифицированным специалистом по специальным мероприятиям, или CMP, или сертифицированным организатором собраний. Оба они выдаются MPI или ISES (Международное общество специальных мероприятий), которые также подчеркивают ваши навыки и назначают вас в качестве опытного координатора мероприятий.

Теперь, когда мы рассмотрели основы, давайте перейдем к шагам, которые необходимо предпринять, чтобы запустить службу планирования мероприятий:

Шаг 1: Создайте свою компанию

Ваш первый шаг включает создание вашей компании и подачу оформление документации. Сначала следует составить бизнес-план, который будет включать в себя такие детали, как:

• Название компании.
• Налоговая структура бизнеса (например, индивидуальное предприятие, ООО и т. д.).
• Как получить прибыль.

Связанный: Ознакомьтесь с этими шаблонами бизнес-планов, чтобы начать работу.

Вам также необходимо получить EIN или идентификационный номер работодателя. Это позволит вам нанять сотрудников для службы планирования мероприятий, если вы захотите позже в будущем.

Шаг 2. Выберите целевой рынок

Затем проведите исследование рынка и выберите целевой рынок, на который вы хотите работать. Например, если вы хотите в первую очередь работать со свадьбами, вам нужно изучить этот целевой рынок, чтобы узнать, сколько брать за ваши услуги, что для этого нужно и в чем вам нужно быть опытным.

Проведя предварительное исследование, вы не обнаружите, что проведение ваших первых мероприятий слишком утомительно. Вы также будете знать, сколько нужно рекламировать свою службу планирования мероприятий, чтобы быть конкурентоспособной по сравнению с другими услугами в этом районе.

Шаг 3. Учтите первоначальные затраты

Когда вы начинаете бизнес по организации мероприятий, вам необходимо учитывать начальные затраты. Работа на дому или в основном в одиночку снизит расходы по сравнению с наймом сотрудников (которым потребуется заработная плата).

Однако, если вы хотите расширить свой бизнес по планированию мероприятий, вам в конечном итоге потребуется дополнительное оборудование, помещения для бизнеса, такие как офис или склад, и многое другое. Все эти вещи могут складываться, влияя на вид бизнеса, который вы начинаете.

Обратите внимание, что вы всегда можете масштабировать свой бизнес после получения постоянной работы. Например, вы можете начать как служба планирования мероприятий из одного человека, которая предоставляет услуги только для небольших мероприятий, с которыми вы можете справиться самостоятельно. После того, как вы накопите немного денег на нескольких успешных работах, вы сможете нанять еще несколько сотрудников и сдать в аренду склад для вашего оборудования, такого как камеры, стулья и многое другое.

7 1

7

0410

Начальные расходы	Низкие	Высокий
Аренда	0	2300
Оборудование	5000
Инвентаризация	0	500 долларов
Лицензии и налоги	250 долларов	350 долларов
Связь	100 долларов	250 долларов
Заработная плата	0 долларов	4000 долларов
500 долларов	2000 долларов
Юридические услуги и бухгалтерский учет	650	1500 долларов
Страхование (1-й квартал) 80	0	1700 долл. США
Разное	750 долл. США	1500 долл. США
Итого	8 050 $	31 100 $

Шаг 4. Понимание предстоящей работы и найм сотрудников (необязательно)

понять, стоит ли нанимать сотрудников.

Планирование и проведение отличного мероприятия обычно включает в себя:

• Планирование мероприятия, что означает набросок ощущения или внешнего вида рассматриваемого мероприятия. У некоторых клиентов будут очень специфические идеи, которые вам нужно будет включить в дизайн.
• Составление предложения для ваших клиентов, чтобы они могли улучшить ваши планы.
• Организация мероприятия, включающая почти все остальное, например, аренду помещения для мероприятия, наем продавцов, наем артистов, организацию общественного питания и многое другое.

На планирование даже самого маленького мероприятия уходит куча работы. К счастью, по мере приобретения опыта вы будете лучше предвидеть и выполнять эту работу.

Связанный: Рецепт успешного планирования мероприятий

Как правило, чем масштабнее мероприятия, которыми вы хотите управлять и координировать, тем больше сотрудников вам нужно нанять. В определенный момент вы не можете быть везде одновременно! Подумайте о найме сотрудников, когда у вас есть на это деньги; это позволит вам планировать мероприятия для больших групп людей и получать больше прибыли.

Шаг 5: Определитесь с ценовой структурой и комиссией

То, как вы оцениваете свой бизнес по организации мероприятий, повлияет на то, как часто вы будете получать запросы. Вы можете определить свою структуру ценообразования и основу оплаты по таким параметрам, как:

• Сегмент рынка, который вы обслуживаете: например, социальные мероприятия обычно имеют другую структуру оплаты, чем корпоративные мероприятия.
• Ваше географическое положение: Если у вас более высокая стоимость жизни, вы вправе взимать с клиентов больше за планирование их мероприятий.
• Ваш опыт и репутация. По мере того, как ваш бизнес завоевывает репутацию успешной компании, вы сможете взимать более высокую плату за свои услуги.

Шаг 6. Начните рекламировать свою услугу по планированию мероприятий

После того, как вы соберете все свои утки подряд и узнаете, как взимать плату со своих клиентов, вы можете начать рекламировать свою услугу по планированию мероприятий. Сделайте это в Интернете с помощью рекламы Google PPC (оплата за клик), маркетинга в социальных сетях и других средств. Не стесняйтесь использовать личные маркетинговые материалы, такие как плакаты или телевизионная реклама.

Связанный: 8 хитрых способов продвижения вашего бизнеса по планированию мероприятий

Как видите, создание службы по планированию мероприятий — это вопрос подготовки и тщательного обдумывания. Если вы все правильно спланируете, ваша служба планирования мероприятий будет запущена гладко, и вы получите первую партию клиентов в кратчайшие сроки.