Когда для ип введут онлайн кассы: Может ли ИП работать без онлайн-кассы (ККМ) в 2021-2022 году

Топ-5 кассовых аппаратов для малого бизнеса (2023)

Ka-ching! Даже в эпоху, когда все меньше магазинов и розничных продавцов используют физические кассовые аппараты, классический звук открытия ящика или кассы остается символическим.

Традиционный кассовый аппарат, первоначально изобретенный в 1870-х годах как способ предотвратить кражу со стороны сотрудников магазина, превратился в усовершенствованную машину для подсчета сумм счетов, приема платежей, расчета и выдачи сдачи, а также ведения учета общих продаж.

С появлением платежных систем с помощью кредитных карт современные кассовые аппараты часто включают в себя такие технологии, как сенсорные экраны, оплата одним касанием или даже облачные системы торговых точек (POS).

В этой статье мы расскажем вам, как определить, какой кассовый аппарат лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Содержание

• Типы кассовых аппаратов
• На что обратить внимание при выборе кассового аппарата для вашего магазина
• Преимущества и ограничения использования кассовых аппаратов
• Пять лучших кассовых аппаратов на рынке
• Как включить кассовую систему в свой интернет-магазин

Типы кассовых аппаратов

Несмотря на то, что потребность предприятий в месте для обработки платежей оставалась неизменной на протяжении многих лет, теперь на выбор предлагается несколько различных типов кассовых аппаратов:

• Механические регистры. Оригинальная версия кассового аппарата, в этих обычно металлических коробках используются физические кнопки и рычаги (во многом похожие на пишущую машинку) для регистрации продаж и создания чеков.
• Электронные кассовые аппараты. Впервые популяризированные в 1970-х годах, электронные кассовые аппараты (ECR) используют внутренние компьютерные системы и цифровые показания для суммирования продаж и требуемой суммы сдачи. Многие также включают функцию печати квитанций.
• POS-кассы. Кассовые аппараты для торговых точек (также известные как кассовые аппараты для торговых точек) — это современная версия электронных кассовых аппаратов, популярных у розничных продавцов по всему миру. Эти системы оснащены цифровыми дисплеями с доступом в Интернет и могут быть настроены для включения денежных ящиков и принтеров чеков.
• Облачные кассы. Облачные кассовые аппараты очень похожи на свои POS-аналоги, но с важным отличием: собранные данные хранятся в облаке. Это означает, что владелец бизнеса может получить удаленный доступ к информации реестра. Облачные реестры также могут отслеживать данные о продажах, запасы и информацию о клиентах.

На что обратить внимание при выборе кассового аппарата для вашего магазина

Не все кассовые аппараты подходят для вашего бизнеса. Определение необходимой функциональности поможет сузить круг покупки.

• Базовая функциональность. Кассовый аппарат — это инструмент, с помощью которого предприятия могут совершать продажи и выдавать чеки. Таким образом, эффективный должен уметь быстро и эффективно складывать, вычитать и суммировать числа. Это даст вам возможность быстро обрабатывать платежи, привлекая больше клиентов.
• Возможность получения. Вы хотите предложить клиентам бумажные квитанции или сохранить их для собственного учета? Во многих современных POS-системах возможность печати чеков не является стандартной функцией, поэтому обязательно проверьте эту опцию при выборе системы регистрации.
• Управление запасами. Некоторые цифровые POS-терминалы и облачные кассовые аппараты предлагают возможность импорта данных о запасах, что упрощает отслеживание как того, что есть на складе, так и проданных товаров.
• Отслеживание клиентов. Знание как можно большего о поведении клиентов является ключом к поддержанию успешного бизнеса, помогая вам лучше адаптировать свои продажи и услуги для удовлетворения спроса. Некоторые кассовые аппараты могут отслеживать привычки клиентов, включая такие данные, как даты и время, когда потребители делают покупки.
• Рекламный потенциал. Современные POS-системы также могут собирать данные о клиентах, такие как адреса электронной почты и номера телефонов, которые владельцы бизнеса могут использовать для повышения вовлеченности и повторения сделок с помощью программ лояльности или разовых рекламных акций.

Преимущества и ограничения использования кассовых аппаратов

Кассовые аппараты необходимы для предприятий розничной торговли. Есть преимущества и недостатки, которые следует учитывать при принятии решения об использовании кассового аппарата для вашего бизнеса.

Два ключевых преимущества использования кассового аппарата:

• Централизованный учет. Регистры помогают хранить все записи о продажах в одном месте, упрощая просмотр исторических данных и их использование для принятия бизнес-решений.
• Швейцарские армейские ножи делового мира. Регистры выполняют несколько функций, включая программы управления запасами и системы взаимодействия с клиентами, и все это при одновременной обработке транзакций продаж и выдаче квитанций.

Есть и недостатки, к которым относятся:

• Стоимость. Внедрение современных POS-систем часто требует больших затрат и требует облачных подписок.
• Обучение и содержание. По сравнению с их механическими аналогами, электронные реестры часто требуют обучения для правильной работы, а также постоянного обслуживания для обеспечения надлежащего ввода инвентарных данных и сбора данных.

Пять лучших кассовых аппаратов на рынке

Предприятиям предоставляется широкий выбор кассовых аппаратов. Оценка сильных и слабых сторон различных предложений поможет вам решить, что подходит именно вашей компании. Вот 5 лучших вариантов:

1. Shopify POS

Shopify идеально подходит для обычных розничных магазинов с процветающим онлайн-бизнесом и предлагает полностью настраиваемую систему POS, которая включает в себя отслеживание запасов, управление персоналом, а также расширенное отслеживание продаж и аналитику. Система Shopify предлагает встроенную обработку платежей для автономного POS-оборудования и мобильных устройств. Планы Shopify начинаются с 29 долларов в месяц, предлагая доступный и масштабируемый вариант для бизнеса.

Попробуйте Shopify POS для личных продаж

Получите все инструменты, необходимые для управления вашими интернет-магазинами и физическими магазинами, продажи покупателям, приема платежей и продаж везде из одного и того же места.

Начать новую пробную версию

2. Royal POS 1500

Royal POS 1500, используемый для малых предприятий, которым требуется возможность обработки как наличных, так и бесконтактных платежей, включает в себя сенсорную панель и отдельный денежный ящик. Он также настраивается, и пользователи могут добавлять:

• Дополнительные подключенные считыватели кредитных карт
• Сканеры штрих-кода
• Радиочастотная идентификация (RFID) или считыватели для оплаты в одно касание
• Весы
• Беспроводные термопринтеры 

Регистры обычно стоят от 700 до 900 долларов. Хотя у Royal есть множество надстроек для различных предприятий, ему не хватает возможности подключения к облаку, а его размер может затруднить продажу для более технически подкованных владельцев бизнеса.

3. Square

Square предлагает различные POS-системы, в том числе мобильную версию с оплатой в одно касание и программу удаленного выставления счетов, которая может автоматически отправлять электронные счета и напоминания для повышения гибкости владельцев мобильного бизнеса. Самые дешевые ежемесячные POS-планы Square бесплатны, но добавляют комиссию за обработку за транзакцию. Square прост в настройке и использовании, однако фиксированная плата за обработку может оказаться дорогостоящей для крупных операций.

4. Toast

POS-системы Toast популярны среди ресторанов и предприятий сферы услуг. Эти системы могут одновременно управлять заказами на месте и за его пределами, а также онлайн-заказом и доставкой. Он также имеет возможность автоматизировать маркетинг и привлечение клиентов, продвигая рекламные усилия по электронной почте или текстовым сообщениям. Вы можете начать использовать POS-системы Toast бесплатно, хотя за обработку платежей взимается комиссия. Плата за обработку Toast может увеличиться, если вы ожидаете, что ваша компания будет иметь много транзакций.

5. Clover

В дополнение к данным о продажах и мониторингу запасов, POS-системы Clover включают программное обеспечение для управления сотрудниками, которое может интегрировать расписание смен и показатели измерения производительности, чтобы помочь менеджерам проверять, как работают их сотрудники. В зависимости от плана начать использовать POS-системы Clover бесплатно, хотя может взиматься комиссия за обработку платежей (начиная с 2,6% + 10 центов за транзакцию). К сожалению, компаниям, желающим использовать Clover, придется покупать оборудование Clover, потому что его приложения и программное обеспечение нельзя загружать на сторонние системы.

Как внедрить кассовую систему в ваш интернет-магазин

Современные POS-системы предлагают все, от онлайн-заказов до мобильных бесконтактных платежей через собственные приложения, а также управление запасами. Они также могут подключаться к другим приложениям, таким как маршрутизаторы заказов или бухгалтерские службы, такие как QuickBooks. Если у предприятия есть собственное приложение, оно может интегрировать в него систему POS с помощью интерфейса прикладного программирования (API), который позволяет POS функционировать в приложении.

Для тех продавцов, которые не пытаются перейти на безналичный расчет, объединение физического кассового аппарата с цифровой POS-системой может оказаться сложной задачей. Однако многие современные кассовые аппараты имеют возможность легко записывать и отслеживать операции с наличными либо локально, либо через облако.

Многие POS-компании предлагают руководства для обучения пользователей и сотрудников тонкостям их систем (см., например, наше руководство по обучению Shopify POS). Это может быть полезным ресурсом для владельцев бизнеса, которые принимают сотрудников на работу или переходят на новую систему регистрации. Владельцы бизнеса могут разработать учебные модули для работников, включающие эти руководства и предлагающие поощрения за их выполнение.

Часто задаваемые вопросы по кассовому аппарату

В чем разница между кассовым аппаратом и POS?

Самая большая разница между кассовым аппаратом и POS-терминалом заключается в том, что кассовый аппарат выполняет три основные задачи: регистрирует продажи, хранит деньги и выдает чеки. Системы торговых точек делают все это и многое другое, включая отслеживание запасов и информации о клиентах, автоматизацию маркетинга, планирование сотрудников и даже обработку заказов и доставки. POS-системы также обладают потенциалом совместимости с облачными сервисами, что делает их особенно полезными для предприятий с несколькими офисами и позволяет владельцам получать доступ к данным на ходу.

Что такое касса в интернет-магазине?

Сайты электронной коммерции обычно имеют порталы оформления заказов, которые обрабатывают заказы и доставку, ориентированные на клиента. С другой стороны, эти системы предлагают владельцам бизнеса информацию о продажах и поведении клиентов. Система онлайн-касс может быть включена (наряду с физическими кассами) в современные POS-системы, такие как Shopify, и предлагать ценную альтернативу для продавцов, которые продают онлайн.

Можно ли интегрировать кассовый аппарат с моей платформой электронной коммерции или системой управления запасами?

Да. Современные реестры и POS-системы понимают, что многие предприятия продают как в обычных, так и в онлайн-пространствах. Их системы должны быть адаптированы как к регистрам, так и к системам POS. POS-системы, в частности, легко сочетаются с существующими платформами электронной коммерции или предлагают собственную альтернативу. И регистры, и POS-системы также предлагают расширенное управление запасами, чтобы помочь владельцам бизнеса отслеживать продажи и заказы. Они также могут помочь измерить популярность определенных товаров на основе того, сколько товаров было продано за определенный период.

Использование ККМ для онлайн-бизнеса

На сегодняшний день, декабрь 2021 года, к использованию ККМ обязаны только те предприниматели, которые получают годовой доход более 1 млн 320 000 грн или осуществляют деятельность в сферах с рисками уклонения от уплаты налогов. Подробности изменений, которые уже были внесены по этому поводу, мы обсуждали в предыдущей статье. Читайте здесь.

Где с 2022 года будет обязательна касса?

С 1 января 2022 года контрольно-кассовой техникой обязаны пользоваться все плательщики единого налога 2-4 группы, независимо от вида деятельности и дохода. Это также относится к продаже товаров или услуг через Интернет. Какой кассовый аппарат использовать, механический или электронный, каждый может выбрать самостоятельно.

Какие существуют исключения в использовании кассовых аппаратов?

Только 1 группа частных предпринимателей

полностью защищена от использования контрольно-кассовой техники. К ним относятся предприниматели, не имеющие наемных работников, торгующие в розницу и только за наличные на рынках. К 1-й группе относятся субъекты, оказывающие бытовые услуги с доходом не более 300 тыс. грн.

Не требуется вести учет запасов и пользоваться ККМ для индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, не являющихся плательщиками ГНС и не осуществляющих деятельность на рынках:

• технически сложные бытовые товары, подлежащие гарантийному ремонту,
• лекарственные средства и изделия медицинского назначения,
• ювелирные изделия и предметы быта из драгоценных, полудрагоценных камней, металлов.

Так, с 2022 года все интернет-магазины, в том числе в форме ИП, кроме налогоплательщиков 1 группы, должны осуществлять все операции через контрольно-кассовые машины, механические или электронные устройства.

Для интернет-ресурсов удобнее использовать электронный кассовый аппарат из-за простоты интеграции напрямую с API ГНС. Интеграция может быть как с учетной системой, так и с самим интернет-магазином. Это избавляет владельцев бизнеса от затрат на приобретение физического оборудования, обучение персонала и ежемесячную подписку на механическое программное обеспечение. Все, что требуется — это только ваш веб-ресурс, который будет интегрирован с API фискального сервиса.

Что такое кассовый аппарат и в чем разница между механическими и электронными регистрами?

В общем случае кассовый аппарат представляет собой механическое или электронное устройство для регистрации и расчета транзакций в торговой точке. Он выполняет фискальные функции и регистрирует денежные операции.

Механический кассовый аппарат – всем известный кассовый аппарат с бумажными фискальными чеками.

Электронный кассовый аппарат работает по тому же принципу механических регистраторов, но существенно отличается тем, что является программным обеспечением. Это значит, что программу достаточно установить на любой гаджет: компьютер, планшет, смартфон. Программа реализует API ГНС: отправляет данные об операциях на сервер ГНС и возвращает фискальный номер. Чек хранится на сервере необходимое время. Вы можете отправить чек покупателю через любой мессенджер, электронную почту или использовать QR-код.

Согласно законодательству Украины механические контрольно-кассовые машины приравниваются друг к другу электронными контрольно-кассовыми машинами. При выборе фискального регистратора для интернет-магазина следует учитывать бизнес-процессы и бюджет ИП.

Электронные кассовые аппараты уже стали альтернативой обычным механическим регистраторам.

Итак, наш Клиент, интернет-магазин бытовой химии «Шодня» (см. кейс проекта здесь) почти 1 год назад добровольно перешел на электронный кассовый аппарат и теперь использует электронные чеки и наш модуль для интеграции с CMS OpenCart. Мы помогли их интернет-бизнесу внедрить и гибко настроить расчетный регистратор под конкретные нужды и CMS, на которой работает интернет-магазин. Все данные быстро, удобно и надежно передаются на сервер электронной кассы Checkbox.ua, по просьбе которого мы разработали этот 9Модуль интеграции электронного кассового аппарата 0030 для CMS OpenCart (версии 2.1-2.31, 3x). Теперь «Сходня» значительно экономит деньги, не нуждается в физическом терминале и имеет время для других хозяйственных дел, потому что все отправляется в ГНС автоматически.

Само программное обеспечение является бесплатным. Кроме того, у государства не будет монополии на него, а частные компании смогут создавать собственное программное обеспечение электронных контрольно-кассовых машин для индивидуальных предпринимателей, равноценное государственному. Но в обоих случаях они будут работать через один фискальный сервер.

Как работает электронный кассовый аппарат?

• Электронный регистратор формирует чек и отправляет его на фискальный сервер.
• Следующий шаг — присвоение сервером фискального номера чеку. Затем сервер отправляет чек обратно.
• Готово! Фискальный чек может быть выдан покупателю в электронном или бумажном виде.
• Если пропадет связь с интернетом и сервером, то электронно-кассовый аппарат сам присвоит номера и после подключения снова отправит информацию, т.к. в программе по умолчанию имеется запас 2 тыс. фискальных номеров. Стоит отметить, что работа без интернета может занимать максимум 36 часов подряд и 168 часов/мес.

Подключение фискального регистратора (механического) и печать чеков

Подключить механический кассовый аппарат можно просто подключив его к компьютеру или ноутбуку в качестве фискального принтера. Если в вашем бизнесе используется учетная система 1С или другая учетная система. Рассмотрим несколько случаев печати фискального чека: Если у вашего предприятия есть физический пункт , пункт самовывоза или офис, то чеки будут печататься непосредственно в физическом пункте. Покупатель должен оплатить покупку наличными или картой через POS-терминал. После оплаты чек будет распечатан и выдан покупателю. Если у вас интернет-магазин и процесс оплаты товара происходит только через сайт (поэтому используется платежная карта покупателя), при получении платежа будет распечатан фискальный чек. То есть в момент зачисления средств на ваш счет частного предпринимателя. Квитанцию ​​необходимо отправить вместе с товаром: положите ее на посылку, и покупатель получит ее почтовой службой, либо курьерской доставкой.

Как начать работу с электронным кассовым аппаратом?

Если у вас есть бизнес электронной коммерции, то самый надежный способ пройти процесс фискализации – это сотрудничество со службами с учетом ваших бизнес-процессов. (Например: Имеются ли модули для интеграции с CMS, на которой работает ваш веб-ресурс?) Интеграция электронной кассы с CMS позволяет создать виртуальный расчетный пункт и отправить фискальные чеки покупателю, а также сообщить в ДФС. Все происходит легко и прямо из админа. панели вашего интернет-магазина.

Итак, для интернет-магазинов на CMS OpenCart , мы реализовали возможность интеграции электронной кассы с кассовым сервисом Checkbox. Модуль интеграции доступен для бесплатной загрузки на нашем GitHub. Вы можете скачать это здесь.

Раньше, чтобы оформить кассу на ИП, нужно было пройти тысячи процедур и бюрократии. С электронным кассовым аппаратом все изменилось. 900:30 Процесс регистрации проходит онлайн от начала до конца.

1. Для этого необходимо скачать программу с сайта ГНС ​​или воспользоваться коммерческой версией. Например, зарегистрироваться на сервисе Checkbox.
2. Регистрация торговой точки, кассира и кассира в сервисе. Инструкции по установке и использованию доступны на сайте Checkbox.ua.
3. Загрузите приложение Checkbox Signature. Для фискализации чеков он должен работать непрерывно.
4. После установки необходимо заполнить форму J/F 1316602 в кабинете налогоплательщика на портале ГНС Украины и зарегистрировать ЭКТ.
5. Также для взаимодействия с программой необходимо наличие электронных подписей/печатей КНЕДП (Qualified Electronic Fiduciary Service Provider).
6. Эту информацию необходимо передать в налоговую и только после этого электронный кассовый аппарат будет готов к работе.

Использование кассовых аппаратов для интернет-магазинов

Использование электронно-кассовых аппаратов в интернет-магазинах зависит от формы проведения денежных операций:

• безналичная,
• наличными.

«В Интернет-магазине возможна только безналичная форма оплаты, наличные не передаются из рук в руки. Почему этот вопрос актуален? “

Кому нужно пользоваться кассовым аппаратом в онлайне?

Использовать кассу в интернет-магазине необходимо, если оплата товара производится наличными. То есть, если оплата за ваш товар идет через системы для онлайн-платежей Приват24, LiqPay, Portmone, WayForPay или другие платежные сервисы. Ведь все эти виды расчетов не считаются безналичными! Поэтому использование кассовых аппаратов в вашем интернет-магазине будет обязательным. Так же работает и с регулярными переводами с карты покупателя на номер платежной карты ИП. Если в вашем интернет-магазине доступна функция курьерской доставки, служба которой осуществляет передачу товара и прием оплаты, то вам также необходимо использовать кассовый аппарат.

Когда не нужно использовать ККМ ИП?

При оплате в безналичной форме установка программного кассового аппарата не требуется. Это считается:

• Оплата товара производится с расчетного счета покупателя на расчетный счет Интернет-магазина.
• При оплате товара через кассу банка перечислением на расчетный счет магазина.
• Оплата через банковский терминал самообслуживания. Не путать с POS-терминалами, где обслуживание осуществляется кассирами.
• Оплата производится наложенным платежом. Это ситуация, когда покупатель фактически расплачивается с системой доставки, чек выдает оператор почтового отделения, а не интернет-магазин.
• Нет физического места, где производится расчет. Касса не применяется, если интернет-магазин реализует информационные товары, такие как программное обеспечение, хостинг, подписка на веб-порталы, электронные книги.

Во всех остальных случаях, когда расчетные операции не считаются безналичными, обязательно наличие контрольно-кассовой техники.

Переносные кассы

Для интернет-магазинов , имеющих функцию курьерской доставки, можно использовать переносную кассу. Это полностью самостоятельное устройство, с помощью которого можно печатать фискальные чеки и отправлять отчеты в ГНС. Эти кассовые аппараты используют современное программное обеспечение и работают под управлением операционных систем, наиболее распространенными из которых являются Android. Для интернет-магазина это позволяет интегрировать устройство с собственным мобильным приложением или выбрать другие решения для доступа к заказам клиентов. Мобильные кассовые аппараты используются интернет-магазином как в пунктах выдачи, так и при выдаче.

Кассовый аппарат для бизнес-модели B2B

Компании B2B работают с одними и теми же ИП и юридическими лицами, поэтому все их расчетные операции осуществляются с помощью банков. Поэтому велика вероятность, что кассовые аппараты не будут для них обязательными.

ККМ для бизнес-модели В2С

Если бизнес-модель В2С, то есть продажи осуществляются напрямую физическому лицу покупателю и, как правило, в форме розницы, то потребуются ККМ.

Какой кассовый аппарат выбрать для электронной коммерции?

Работа электронных кассовых аппаратов основана на онлайн- и программных решениях, а для сферы электронной коммерции электронные кассовые аппараты являются наиболее органичными. Гораздо удобнее интегрироваться с учетной системой или CMS. Затем функция фискализации чеков почти незаметно применяется ко всему процессу продаж. Особенность электронных касс в том, что они не проходят предварительную проверку в ГНС. Проверяется только наличие STS API, а ответственность за правильность данных проверок, отчетов и их хранения лежит на собственниках бизнеса.

Предлагаем консультацию и интеграцию вашего интернет-магазина или учетной системы с API фискальной службы. Это решение поможет автоматизировать создание электронных чеков.

Если вы продаете товары через интернет-магазин, пришло время убедиться, что вы готовы к переменам.

Для владельцев интернет-магазинов на CMS OpenCart или Shopify у нас отличная новость! Мы разработали модулей для интеграции электронного кассового аппарата с соответствует CMS . Теперь вам просто нужно иметь свой интернет-магазин, зайти на наш GitHub (для OpenCart) или в магазин приложений Shopify и бесплатно установить модуль интеграции, следуя инструкциям по настройке.