Как правильно сделать подпись в электронной почте – правила оформления, требования и рекомендации :: BusinessMan.ru

Содержание

Как подписать документ электронной подписью в 2019 году

Подписание документа электронной подписью — это способ завизировать как простое письмо, так и договор на оказание услуг, а также бухгалтерскую или налоговую отчетность. В статье вы найдете пошаговые инструкции, как подписать ЭЦП документ PDF или Word с помощью криптографических программ «КриптоПРО» и «КриптоАРМ».

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают поданные заявки. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭЦП.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

  1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
  2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
  3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
  4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011. Он установил, что подписи бывают трех видов:

  1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
  2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
  3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Для этого нужна установленная программа КриптоПРО, сертификат удостоверяющего центра и сертификат владельца ЭП. Советуем также прочитать статью о том, как настроить компьютер.

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

1. Открываем нужный файл, жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. Выбираем нужную ЭП, добавляем комментарий, если нужно, и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает окно с успешным подписанием.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

2. Аналогично предыдущему варианту, выбираем необходимую ЭП, добавляем, если нужен, комментарий и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает сообщение, что документ успешно подписан.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где будет располагаться отметка о подписании.

3. Далее появляется окно выбора цифрового удостоверения для подписи, выбираем нужное и жмем «Продолжить»:

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.

Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

6. В «Параметрах» можно выбрать свойство, добавить комментарий, а также выбрать присоединенную ЭП (присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (сохраняется отдельным файлом), а также дополнительные параметры по желанию. Когда все готово, жмем «Далее».

7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».

8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то можно сохранить профиль. Жмем «Готово».

9. Если нет ошибок, то система выдаст сообщение об успешном подписании.

goscontract.info

Как добавить логотип в подпись электронной почты? | Блог о создании лого и дизайне

На вопрос «Где используют логотип?», большинство из нас ответит стандартно: визитные карточки, упаковка продукции, документация компании, реклама, сайт и социальные сети. Однако это далеко не все сферы применения логотипа.

Мы хотим показать вам, как еще можно использовать логотип, чтобы получить максимальную выгоду от этого маленького, но важного атрибута любого бизнеса.

Сегодня каждый из нас пользуется электронной почтой и, зачастую, имеет несколько почтовых ящиков под разные цели. Одни из них мы используем для личной переписки, другие для регистрации в социальных сетях и для получения всевозможных рекламных рассылок. Но, как правило, существует отдельный электронный ящик для работы. Необходимым атрибутом такой почты есть подпись с вашими контактными данными: название компании, телефоны и другие возможные способы связи с вами.

Чаще всего подпись это просто буквы, но попробуйте добавить туда картинку с вашим логотипом и вы увидите, что она приобретет более профессиональный и индивидуальный вид. Одним словом, каждое отправленное вами письмо будет выделяться и ассоциироваться именно с вашей компанией. С этого момента на ваш имидж будут работать и отправленные электронные письма.

Итак, как же добавить логотип в подпись электронной почты? Рассмотрим на примере самого распространенного почтового сервиса Gmail (посмотреть видео как это сделать можно здесь).
Чтобы выполнить поставленную задачу, кроме электронного ящика на Gmail вам понадобиться сам логотип. Если у вас его нет, предлагаем воспользоваться нашим сервисом

Шаг 1. Откройте Gmail.

1. Нажмите на значок шестеренки справа вверху и выберите “Настройки”.


2. Выберите раздел «Подпись» и добавьте необходимую информацию — ваше имя, должность, название компании, подразделения, адрес и контакты.
3. Используйте инструменты форматирования, чтобы придать тексту привлекательный вид.

Шаг 2. Скачайте логотип.

Если у вас нет логотипа, вы можете получить его с помощью Логастера. Как создать логотип, мы писали в статье «Создавайте логотип на любом языке!».
Идём дальше:

1. Перейдите на сайт logaster.ru.
2. Скачайте логотип.
3. Теперь у вас есть архив логотипов в различных цветных вариантах. Выберите тот, который вам наиболее симпатичен.
4. Распакуйте и сохраните логотип на компьютере.

Шаг 3. Загрузите логотип в файлообменник.

К сожалению, почта Gmail не поддерживает возможность добавления статических картинок (PNG или JPG) в качестве подписи. Поэтому нужно загрузить логотип в файлообменник, скопировать ссылку на картинку и прикрепить ее в почте:

1. Зайдите на postimage.org или любой другой файлообменник (flickr, dropbox, www.imm.io).
2. Загрузите логотип.
3. Скопируйте ссылку на картинку.

4. На почте вставьте ссылку в поле URL изображения и нажмите «Выбрать».

Примерно так будет выглядеть наша подпись.

Шаг 4. Редактирования текста.

В нашей подписи мы использовали следующую информацию:
— Должность;
— Название компании;
— Адрес и контакты.

Но, вы может экспериментировать и добавлять дополнительную информацию, которая будет полезна для получателя, например:
— Слоган компании;
— Сферу бизнеса;
— Информацию о компании или продукции, например «ООО «Звезда»- 20 лет на рынке ІТ аутсорсинга»;
— Дополнительные контакты — логин в Skype, адрес сайта компании, другие электронные адреса.
Также можно попробовать разместить логотип в различных местах подписи, например, перед текстом.

Шаг 5. Сохраните изменения.

Если вас устраивает то что получилось, можно сохранить шаблон подписи.
Для этого нажимаем “Сохранить изменения”.

Теперь сообщение будет выглядеть как на картинке.

А как вы используете логотип в своем бизнесе? Напишите в комментариях!

www.logaster.ru

Как вставить подпись в электронный документ 🚩 сделать подпись онлайн 🚩 Программное обеспечение

Причем каждый пользователь может зарегистрироваться и принимать участие в обсуждении на любом из них. Регистрация у большинства стандартная и не вызывает сложностей. Но каждому из нас хочется выделиться среди других участников форумов либо с помощью аватара, либо сделать подпись. Процедура эта не сложная, но позволяет проявить свою фантазию, что, несомненно, позволит другим пользователям легко вас идентифицировать среди остальных.

Во время регистрации на форуме, среди информационных и индивидуальных полей об имени, пароле, возрасте и т.д., присутствует поле «Подпись». Вот в это поле можно поместить известный афоризм, поговорку или же самостоятельно придуманную фразу. Она будет отображаться под каждым вашим комментарием, оставляемым при обсуждении любой темы на форуме.

Но ведь можно придумать подпись и пооригинальнее обычного текстового сообщения. Для этого нужно обратить внимание на левую часть поля «Подпись». Там присутствует информация о BBCode, HTML и смайликах, а также информация об их состоянии – либо «Включено», либо «Выключено».

Чтобы поместить в подпись ссылку на свой блог или персональную страничку в Интернете, необходимо скопировать реферальную ссылку блога (сайта) из строки в браузере и вставить ее как текст в подпись. Но на экране она так и будет отражаться, что совсем не эстетично и неоригинально для подписи на форуме. Лучше всего, если адрес «замаскировать». Тогда в подписи будет отражаться только ключевое слово, при нажатии на которое другие пользователи будут переадресовываться на ваш блог или сайт в Интернете.

Чтобы сделать подпись с Интернет-ссылкой, можно воспользоваться редактором подписей. Он автоматически помещает ссылку в тэги. Но на некоторых сайтах этого редактора нет, поэтому можно воспользоваться BBCode. Для этого нужно поместить ссылку в тэги – [URL=”http://www.адрес блога или сайта” затем ключевое слово, которое будет отражаться в подписи, например – БЛОГ, и закрываете ссылку тэгом [/URL]. Вот в таком виде ее нужно поместить в поле «Подпись» на форуме. Затем сохранить измененные данные и все. Теперь после ваших комментариев будет красоваться что-то типа «Мой блог» или «Заходи на мой сайт».

 

www.kakprosto.ru

Как сделать подписи для сайта и писем в электронной почте

Здравствуйте читатели сайта Путь к успеху.

В сегодняшней статье мы с вами узнаем, как сделать  подписи для сайта и писем в электронной почте на примере почты Gmail и и для этого нам не потребуется умение работать в графических редакторах.

Для изготовления красивой, запоминающейся подписи нам выполнить 5 простых шагов на сервисе mylivesignature.com

Удобнее работать с данным сервисом в браузере Google Chrome, так как сервис англоязычный, но если вы пользуетесь другим браузером, ни чего страшного, так как я специально в инструкции прилагаю иллюстрации без применения перевода.

  • Переходим по ссылке mylivesignature.com (откроется в новом окне) и нажимаем на кнопочку Proceed:

  • Далее жмём на картинку в виде волшебной палочки:

  • В окошко вписываем текст нашей подписи (к примеру: имя и фамилию) используя английскую раскладку клавиатуры, допускается вводить 25 символов  включая пробелы и нажимаем Next Step (следующий шаг):

  • Нам предлагают выбрать шрифт нашей подписи из 120 вариантов, выбрав шрифт который Вам больше всего понравился, отмечаем его и нажимаем Next Step:

  • В следующем шаге выбираем размер и жмем на уже знакомую нам кнопочку для перехода к  следующему шагу:

  • На данном этапе нам нужно выбрать цвета фона (1) и текста (2) нашей подписи, нажимаем на окошко где вписан HTML код цвета и выбираем ( по умолчанию стоят белый фон и чёрный шрифт). Если поставить галочку возле Transparent (3) то фон будет прозрачным.

В некоторых браузерах окошко для выбора цвета работает не корректно, и приходиться вводить HTML код вручную.

  • Далее выбираем угол наклона подписи из предложенных 10 вариантов:

Наша подпись готова и нам осталось установить её в нужное нам место.

Устанавливаем подпись на свой сайт

  • Нажимаем на надпись Want to download this signature?:

  • Сохраняем изображение нашей подписи, нажав правой кнопкой мышки на само изображение и выбрав «Сохранить изображение как…»:

После того как изображение вашей подписи сохранилось на вашем компьютере вы можете размещать её в ваших статьях стандартным способом которым вы размещаете картинки на вашем сайте.

Устанавливаем подпись в конце наших исходящих писем с почтового ящика Gmail

Если вы до сих пор Вы не пользуетесь почтой Gmail, советую Вам прочитать данную статью Самая надёжная почта. Пошаговая инструкция.

  • После нажатия правой кнопкой мышки выбираем пункт «Копировать ссылку на изображение»:

  • Переходим в нашу Gmail почту жмём «написать письмо» (1)  и если у вас видна ссылка «Расширенное форматирование» (2) то нажимаем на неё:

  • Далее путём нажатия на значок в виде шестеренки (1) выбираем пункт настройки (2):

  • Находим пункт «подпись» устанавливаем отметку (1) и нажимаем на кнопку «вставить изображение» (2):

  • В появившемся окне вставляем адрес ссылки (1), которую мы уже скопировали,  если мы сделали всё правильно, то увидим наше изображение (2), нажимаем ОК:

  • Спустившись в низ страницы жмём сохранить изменения:

Готово!!! Теперь в каждом нашем письме будет стоять Ваша подпись:

 

 А на десерт ролик как юные химики стирают двойку с подписью в дневнике:


В сегодняшней статье мы с вами узнали, как сделать  подписи для сайта и писем в электронной почте на примере почты Gmail и для этого нам не потребовалось умение работать в графических редакторах.

Удачи и успехов.
Коблов Александр автор сайта http://put-k-uspehy.ru

 

put-k-uspehy.ru

Какую подпись поставить в электронной почте


На первый взгляд может показаться, что подпись к письму – лишняя трата времени и трафика. От кого пришла почта ваш адресат увидит, даже не заглядывая в письмо – почтовые программы сегодня устроены так, что автоматически отображают тему и отправителя. Кажется, проще уже и быть не может. Но не нужно экономить на впечатлении о себе. Подпись в электронном письме ставится вовсе не для того, чтобы напомнить, кто его автор, она делает послание более завершенным и ставит элегантную точку. В реальной жизни люди жмут друг другу руки, при электронной переписке подпись станет своеобразной визитной карточкой.
Что же написать в подписи? Разумеется, для разных случаев подпись может быть различной. Если вы используете почту для общения с друзьями или какой-либо несерьезной переписки, в подписи можно поставить любимую цитату, афоризм или пожелание доброго дня и отличного настроения. Если же переписка подразумевается строго деловая, лучше ограничиться лаконичной визиткой с именем, должностью, названием компании и телефоном. Например:
Иванова Марина
Менеджер по продажам ООО «Ромашка»
8-999-999-999
По желанию, можно добавить другие контактные данные или адрес рабочего сайта. Кстати, почтовые программы сегодня позволяют создавать несколько различных подписей и выбирать их в зависимости от ваших предпочтений.
Запомните основное правило – не перегружайте вашу визитку излишней информацией. Указывать в конце каждого письма пять городских и три мобильных телефона, факс, почту, скайп, аську и адреса в социальных сетях нет совершенно никакой необходимости. Помните, что для связи с вами у адресата уже есть все та же электронная почта, поэтому телефона в качестве альтернативы, будет вполне достаточно.
Не бойтесь поэкспериментировать с цветом и выделением в вашей подписи к письму. Но и здесь следует соблюдать меру и выделять только самое главное. Как вы думаете, какая информация должна запомниться вашему собеседнику в первую очередь? Совершенно верно – ваше имя. Так сделайте более заметным именно его.

www.kakprosto.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *