Как правильно написать подпись в электронной почте – правила оформления, требования и рекомендации :: BusinessMan.ru

Содержание

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:«.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:«.

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh [[email protected]ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

  • компактной;

  • содержать ФИО или псевдоним автора;

  • содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ]

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Сизых, [email protected]ляляля.ru


664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309

Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта?


Разработка сайта стоит 3 рубля.


ИИ> Срок?


2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

virtech.ru

Подпись в электронном письме

Подпись в электронном письме – важный элемент современной деловой коммуникации. Правильная подпись в электронном послании свидетельствует о вас как о серьезном и ответственном партнере, уважающем правила этикета и нормы делового общения. В статье расскажем, как подписать письмо электронной подписью.

Из статьи вы узнаете:

Артур Дабровски, основатель маркетингового сервиса Freshmail, разработал восемь правил, помогающих сделать хорошую подпись к электронному письму:

  • Подпись не должна быть длинной, оптимально – 3-4 текстовых строки;
  • Простой текст, без сложного HTML-кода, один цвет, один шрифт;
  • Можно упомянуть о предстоящем выходе продуктов или ожидаемых событиях;
  • Ссылка на подписку в социальных сетях обязательна;
  • Подпись должна соответствовать общему корпоративному стилю фирмы;
  • Не забывайте про обязательные для любой деловой переписки данные – юридический адрес, место регистрации и т.д.
  • Удобно использовать два варианта подписи – полный и краткий. Первый используется при установлении контакта, второй – в повседневной переписке.
  • Обязательно проверьте, как будет выглядеть финальный блок послания в разных браузерах и почтовых клиентах.

Как подписать письмо электронной подписью

В зависимости от задач, которые выполняет электронная коммуникация в вашей компании, финальный блок послания может быть элементом рекламной деятельности, а может – просто указывать на специализацию фирмы и сообщать дополнительную контактную информацию. В любом случае, подпись должна выглядеть профессионально. Правильное оформление данной части сообщения может оказать существенное влияние на вашу репутацию и способствовать расширению деловых контактов.

Существует довольно распространенное заблуждение, что в письме главное – это содержательная часть, а приветствие и финальный блок значения не имеют. Разумеется, это не так. Содержание послания может быть любым – от рекламной информации о предстоящих акциях и событиях до простого поздравления с круглой датой. Важно понимать, что большинство получателей вашего сообщения начнет знакомство с ним именно с подписи. Если она их не заинтересует, то шанс, что ваше послание будет прочитано, минимален.

Справка

По объему информации подписи делятся на несколько типов:

  1. простая, содержащая название фирмы, имя и фамилию автора письма;
  2. рекламная, содержащая информацию о товарах и услугах;
  3. графическая, содержащая логотип компании;
  4. информационная, содержащая подробные сведения о деятельности фирмы;
  5. слоган.

Сфера деятельности вашей фирмы, целевая аудитория сообщения и цели письма определяют выбор нужного варианта финального блока. Иногда используется сразу несколько вариантов в одном и том же сообщении.

Важно при этом соблюсти баланс и пропорции – финальный блок не должен быть длиннее самого текста послания. И вообще – старайтесь не загружать ее излишней информацией. Причин этого может быть несколько:

излишне витиеватая подпись отвлечет получателя от основной темы;

обилие разных шрифтов, цветов и графики раздражает;

информационное сообщение превращается в назойливую рекламу.

Правильная подпись в электронном письме

Для того, чтобы создать правильный финальный блок послания, нужно с самого начала грамотно настроить почтовый клиент, который в дальнейшем поможет вам автоматизировать процесс вставки в послании данного блока.

Рассмотрим процесс настройки почтового клиента на примере Gmail.com. Это один из наиболее популярных и быстрых почтовых сервисов, и его настройки во многом схожи с настройками других сервисов.

Первый этап

регистрация. Разработчик почты Gmail – компания Google, поэтому если вы уже пользуетесь одним из сервисов данной компании, то можете для авторизации на сайте использовать свои прежние данные.

Второй этап

настройка вашего почтового ящика. Обычно настроек по умолчанию (способ отображения писем и контактов, антиспам, кодировка) вполне достаточно. Кроме них, почтовый клиент позволяет настроить автоматическую вставку финального блока. К настройке этого параметра нужно подойти особенно внимательно.

Третий этап

Настройка финального блока послания схожа с редактированием текстового сообщения:

  • настройте тип и размер шрифта;
  • выберите цвет текста и его параметры (курсив, жирный, подчёркнутый).
  • можно вставить ссылку на сайт компании;
  • можно вставить графический логотип компании;
  • произведите настройку отображения списков, форматирование, отступы и т.д.
  • произведите настройку цитирования.

О последней опции нужно сказать отдельно. Цитирование – это вставка в текст письма заранее подготовленных слоганов вашей рекламной компании. Они могут вставляться в начале текста сразу после логотипа и названия фирмы, а могут — в конце, после реквизитов.

Удобная опция почтового сервиса – привязка подписи к группе адресов. Что это значит? Вы можете подготовить несколько вариантов финальных блоков сообщения и привязать каждый вариант к конкретной группе адресатов или к одному конкретному адресу. Например, для всех клиентов — вариант с рекламными ссылками и слоганами, а для всех заказчиков – вариант с реквизитами и банковскими счетами.

Естественно, что любой вариант финального блока вы всегда сможете отредактировать в настройках. Не забывайте сохранять внесенные изменения.

Читайте также:

Ссылка на сайт или страницы в социальных сетях

В шаблон финального блока послания можно вставить ссылку на ваш официальный сайт или страницу в социальных сетях. Если вы настраиваете блок для клиентов и хотите заинтересовать их разными услугами вашей компании, сделайте ссылки на отдельные страницы сайта, где эти услуги подробно описываются или реализуются.

Справка

Графический логотип

Эффектной деталью вашего послания станет размещение в нем логотипа вашей фирмы. Если у вас нет такового, можно вставить изображение здания вашей компании с вывеской или просто графически оформленного названия фирмы.

Вопрос о том, стоит или не стоит размещать изображение в послании, является спорным. Безусловно, если вы рассылаете разовые послания большому количеству потенциальных клиентов и хотите, чтобы они запомнили название вашей фирмы, то графическая вставка поможет вам в этом. С другой стороны, при ведении длительной повседневной переписки с одними и теми же клиентами, вставка лишних деталей в сообщение не уместна.

Рукописная подпись

Еще одни вариант изображения – фотография рукописного автографа вашего руководителя или автора текста. Здесь тоже необходимо сразу расставить приоритеты. Если это первое письмо потенциальному партнеру или клиенту, то такой графический элемент сделает ваше послание оригинальным и запоминающимся, но если вы будет продолжать вставлять его постоянно при последующей переписке, это перестанет быть оригинальным и будет свидетельствовать об отсутствии у вас вкуса, такта и чувства меры.

Еще один нюанс – рукописный автограф в email может угрожать безопасности данных.

Завершающий этап настройки

Остался последний и очень важный этап настройки финального блока сообщения. Нужно проверить, как он будет выглядеть в реальном письме и на разных платформах. Для этого вам нужно послать сообщение на свой собственный адрес и постараться открыть его на максимально возможном количестве устройств, браузеров и почтовых клиентов. Проверьте, как будет выглядеть финальный блок на мобильном телефоне, планшете, ноутбуке, в разных браузерах и в разных почтовых клиентах, типа Microsoft Outlook.

При обнаружении даже малейших помарок и нестыковок тщательно переделайте блок. Помните, что он будет тиражироваться во многих письмах на протяжении долгого времени.

Справка

Подпись в электронном письме: пример

Стандартная корпоративная подпись – этот вариант, который уместен во всех ситуациях и для любых писем. Как она выглядит? Сооснователь издания The Next Web Борис ван Зантен рекомендует такой вариант:

С уважением,

Борис ван Зантен

Сооснователь The Next Web, Twitter Counter и некоторых других.

Follow me on Twitter

Follow me on Facebook

Follow me on Linkedin

Перед подписью нужно поставить разделитель. Это горизонтальная линия, отделяющая подпись от основного текста письма. В принципе, это оптимальный вариант, если вы не склонны рисковать и перегружать письмо лишней информацией.

Читайте также:


www.sekretariat.ru

15 глупых ошибок в подписи к email

Вот 15 распространённых и глупых ошибок, которые допускают отправители.

1. Писать электронный адрес

Так делают 39% отправителей. Электронный адрес уже есть в поле «от кого», не пишите его во второй раз. Это то же самое, что представиться собеседнику, поговорить с ним, а потом представиться ещё раз на прощание.

2. Писать номер факса

В 2015 году им уже не пользуются.

3. «Отправлено с iPhone»

Не важно, откуда вы отправили сообщение. Главное, что отправили. Да и списывать грамматические ошибки на автозамену, которая неправильно вас поняла, глупо.

4. В подписи нет ссылки на ваш сайт

Используйте e-mail для рекламы, которая не раздражает. Если предложение не заинтересовало получателя, он не перейдёт по ссылке. Но так рекламировать сайт намного лучше, чем рассылать спам.

5. Перечислять ссылки или ставить кнопки для всех социальных сетей

Выберите пару самых популярных в вашей стране или среди целевой аудитории. Остальное — мусор.

6. Ставить в подпись большую картинку

Если получатель читает письмо с компьютера — это одно. А если с телефона, письмо будет долго загружаться. 3G в Украине работает ещё очень плохо.

7. Скопировать и вставить картинку в подпись

Тогда она будет не в подписи, а прикрепится в виде вложения.

8. Забыть написать номер телефона

Есть два способа связаться с вами: по электронной почте и по телефону. Ваш электронный адрес у получателя будет. Не забудьте о номере телефона.

9. Забыть о международном коде и коде города

Если вы работаете с иностранцами, без кода они не смогут до вас дозвониться.

10. Вставлять в подпись картинки с цитатами о жизни

Они для социальных сетей, а не для деловой переписки.

11. Использовать необычные шрифты и цвета

Опять же, в деловой переписке это лишнее.

12. Вставлять полные ссылки на сайты или странички в социальных сетях.

Вот так https://www.facebook.com/businessviews.com.ua — неправильно. Правильно вот так: BusinessViews. Или так: Facebook.

Написали название соцсети или бренда, выделили его мышкой и одновременно нажали Ctrl+K. И вставили ссылку.  

13. Перечислять все услуги, которые вы предоставляете

Не перегружайте подпись текстом. Оставьте там главное, хватит пары слов. И поставьте ссылку на сайт компании.

14. Вставлять в подпись только картинку

Логотип компании вставить можно, но вместе с той информацией, которая необходима в подписи. Ставить туда только логотип глупо, подпись существует для другого.

15. Забыть протестировать подпись в разных почтовых клиентах

Если у вас Gmail и в нём всё хорошо работает, шрифты не «поехали», логотип загрузился, в Outlook или других клиентах могут быть проблемы. Проверьте подпись в разных клиентах.

Одна маленькая подпись в e-mail, но в ней делают так много ошибок! Давайте обходиться без них. Тогда у получателей писем будет одним раздражением меньше.

via

businessviews.com.ua

Анатомия email подписи

Думаете добавить подпись в письмах электронной почты? Грамотное решение. Удивительно, но так поступает только половина email пользователей, в том числе владельцы бизнеса. И, что еще удивительнее, совсем незначительная часть людей добавляет контактную информацию и ссылки на социальные сети, которые должна содержать правильная подпись электронного письма.

Подпись с ссылками на ваш блог, сайт, лендинг, социальные площадки становится источником трафика и способна в конечном счете увеличить число фолловеров и даже клиентов. Людям будет проще контактировать с вами — так зачем усложнять им жизнь? Потратьте несколько минут на создание грамотной подписи в электронном письме. Примеры и рекомендации вы найдете в этой статье.

Правильная подпись в электронном письме: примеры

Какие данные содержит грамотная подпись в электронном письме?

Правила подписи в электронных письмах: что стоит и чего не стоит делать?

Кто придумал отделять подпись с помощью “—”?

Правильная подпись в электронном письме: примеры

Вот образец подписи электронного письма:

Максим Плосконосов

Chief Marketing Officer LPG Russia

+7 (920) 873-11-88

LPgenerator.ru

А вот как может выглядеть подпись в электронном письме на английском:



John Doe

Address Book Savior

US: +1-888-562-9619

France: +33 1 55 43 79 20

www.WriteThat.name

Какие данные содержит грамотная подпись в электронном письме?

Примерно половина (52%) специалистов используют деловую подпись в электронных письмах и включают в нее следующие данные:

Взглянем на цифры:

  1. Имя — 70%
  2. Организация — 58%
  3. Должность — 43%
  4. Электронный адрес — 39%
  5. Почтовый адрес — 29%

Проценты по контактным данным:

  1. Стационарный (рабочий) телефон — 60%
  2. Мобильный телефон — 28%
  3. Skype — 5%

Теперь взглянем на социальные сети.

Хотя Twitter доминирует, в целом варианты подписи электронных писем редко содержат ссылки на социальные медиа:

  1. twitter — 7.2%
  2. Facebook — 3%
  3. LinkedIn — 2.2%
  4. YouTube — 0.4%

Большинство “реальных” людей (75%) добавляют настоящие контактные данные в свои email подписи.

Если вы получили письмо без настоящих, работающих контактных данных, то, скорее всего это чисто маркетинговое или рекламное послание.

Правила подписи в электронных письмах: что стоит и чего не стоит делать?

  1. Подумайте дважды, прежде чем, создавая шаблон подписи в электронном письме, добавить туда ссылки на личные аккаунты в социальных сетях. Не потеряете ли вы профессионального веса в глазах коллег и клиентов, если они увидят ваши фото с последнего уик-енда? Да и вообще не стоит смешивать работу и личную жизнь.
  2. Как правильно ставить подпись в электронном письме? Отделите подпись от тела письма с помощью формы “—”.
  3. Как правильно оформить подпись в электронном письме? Никогда не используйте изображения (особенно личные изображения) в подписях, и вам не придется наблюдать свое фото размещенным без согласия на сомнительных ресурсах.
  4. Если вы все же принадлежите к 1/20 пользователей, использующих изображения в подписях, убедитесь, что у него фиксированный URL!
  5. Как оформить подпись в электронном письме, если ваша деятельность выходит за границы одного государства? Укажите международный телефонный префикс.

И напоследок — интересный факт.

Кто придумал отделять подпись с помощью “—”?

Введение “—” было частью стандартных нововведений Usenet в 1994 году.

Когда кто нибудь пытался отправить сообщение, система запрашивала данные об адресе пользователя. Соответственно, люди начали добавлять электронные подписи при каждом ответе, и в этих подписях содержались только имя и адрес пользователя.

Сейчас смешно представить, но в то время людям и в голову не пришло бы добавлять более подробную информацию о себе — даже номер телефона.

Теперь вы знаете, как правильно писать подпись в электронном письме.

Высоких вам конверсий!

По материалам: sociallystacked.com

17-08-2013

lpgenerator.ru

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.

  2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

  3. Важность письма (это при необходимости).

  4. Тема письма.

  5. Приложение.

  6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

life.mosmetod.ru

Как правильно писать электронные письма

Сегодня практически у любого пользователя компьютера есть электронный почтовый адрес. А с развитием мобильных устройств программы для чтения и отправки электронной почты обосновались и на мобильных телефонах, и на планшетах, и даже на телевизорах!

К сожалению, вместе с популяризацией электронной переписки снижается и само качество этой переписки. Зачастую пользователи просто не умеют правильно писать письма. Больше всего это касается, конечно, деловой переписки.

Попробуем разобрать наиболее распространённые ошибки, которые допускают при использовании электронной почты.

Имя и фамилия

У каждого письма есть отправитель. Помимо почтового адреса у отправителя должны быть имя и фамилия. Все эти данные можно указать в почтовом профиле (или в настройках учётной записи, если вы используете электронную почту через браузер, а не программу).

Если вам приходится общаться не только с русскоязычными собеседниками, то лучше иметь 2 профиля: один с именем и фамилией на кириллице и второй — на латинице. Второй момент: в России традиционно указывают сначала фамилию человека, и уже после неё — имя. В английском же языке (и в почтовых клиентах) принято делать наоборот. Но ведь вы не хотите, чтобы на ваше письмо ответили «Здравствуйте, Петров!». Поэтому правильнее указывать сначала имя.

Подпись

У письма должна быть подпись. Увы, но не многие об этом задумываются. Свою подпись обязательно нужно настроить в профиле. Не нужно бояться сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторить свои имя и фамилию — в этом нет ничего страшного. Простая подпись в конце каждого письма сильно повышает удобство длинной переписки, тем более, если в ней будет участвовать более 2 сторон. Ну и элементарные правила хорошего тона также будут соблюдены.

«С уважением, Фамилия Имя» — минимум того, что должно быть в подписи к письму. Не забудьте указать должность и название организации, если переписка носит деловой характер. В подпись также можно добавить контактный телефон (с кодом города, если номер городской), сайт и т.д. С другой стороны, перегружать подпись информацией тоже не стоит — письмо, на 80% состоящее из подписи, выглядит комично.

Ответ на письмо

Пожалуй, это одна из самых распространённых ошибок — когда вместо ответа просто пишут новое письмо, да ещё и меняют тему письма (Subject) или вовсе её не указывают. Что в таком случае чувствует получатель такого «ответа»? Вероятно, он подумает, что его считают полным бездельником, у которого нет других дел, кроме как искать в архиве письма и пытаться угадать, какая из переписок продолжается. Если вы не хотите быть хамом в представлении вашего собеседника, обязательно отвечайте на письмо, а не пишите в ответ новое.

Важно также отвечать всем участникам переписки (если в строке доставки несколько адресов или кто-то указан в «копии»), не удаляя адресатов без необходимости. Ведь они же там появились не сами по себе?

Цитирование

Когда-то давно, когда интернет был ещё роскошью, цена трафика (объёма полученных и переданных данных) была очень высока. Видимо, именно с тех времён у пользователей появилась привычка удалять всё цитирование при ответе на письмо. Причём эти знания, похоже, передаются и молодому поколению. К счастью, современные скорости доступа в интернет позволяют переслать лишние 2-3 килобайта (примерный «вес» текста в письме) без каких-либо последствий для кошелька.

Не нужно удалять цитирование при ответе на письмо, этим вы лишь осложните процесс переписки, — ваш собеседник может и не помнить, чем закончилось последнее письмо. Вы же не думаете, что он общается только с вами?

Тема письма

Письмо без темы может запросто не дойти до адресата, попав в «Спам». Без темы письмо намного сложнее будет найти, если в будущем потребуется поднять какие-то письма из архива. Наконец, ответ на письмо с конкретным заголовком, который отражает основную тему письма вы, скорее всего, получите быстрее.

Сложно ориентироваться в списке писем, где собеседники не указывают тему.

Грамотность

Здесь всё и так понятно. Даже если вам всегда плохо давались правила русского языка, во всех современных браузерах и почтовых клиентах существует встроенная проверка орфографии. Не забывайте её включать.

Вложения

Иногда бывает нужно переслать какой-то документ. И электронная почта вполне подходит для этого. Однако не стоит приводить всю переписку к безмолвно вложенным документам в пустых письмах. Стоит сопровождать такие документы хотя бы минимальным описанием. А порой текст из документа можно без потерь для смысла просто перенести в само письмо.

Не стоит пытаться переслать большие вложения (больше 5 мегабайт), особенно, нескольким адресатам, если вы не уверены, что все смогут принять такое письмо. Корпоративные сервера часто просто блокируют письма с вложениями больше определённого размера, и это стоит учитывать. В крайнем случае, можно выложить файл на популярный сервис вроде Яндекс.Народ или files.mail.ru, а ссылку написать в письме.

Архивы

Для пересылки большого количества файлов лучше всего подходят архивы. Тоже самое можно сказать и про документы большого размера, ведь при архивации файл сжимается и его объём уменьшается в несколько раз. Самый распространённый формат архивов на данный момент — ZIP, и именно его стоит использовать, если вы хотите, чтобы собеседник без проблем смог извлечь файлы из вашего архива. RAR — тоже достаточно распространённый формат, но только на территории России.

Рабочий адрес для деловой почты

Используя почтовый ящик с именем типа krasotka777, _super_macho и подобные, вы рискуете подорвать доверие к себе со стороны ваших партнёров. Поэтому, если вы используете личный почтовый ящик, зарегистрированный на сайте mail.ru, rambler.ru или подобном, старайтесь избегать фривольных названий адреса вашей почты.

Не говоря уже о том, что можно воспользоваться сервисом для создания корпоративной почты с красивым именем вида адрес_почты@название_компании.ru. Такую услугу предоставляют, например, Яндекс («Почта для домена») и Google («Почта для организаций»).

 

Сегодня мы постарались разобрать самые распространённые ошибки, возникающие в переписке по электронной почте. К сожалению, ошибок гораздо больше, и в данной статье собраны лишь основные из них, те, что создают больше всего проблем.

Смысл данной публикации не в том, чтобы обвинить пользователей в некомпетентности, цель — показать взгляд на их действия со стороны, указать, где и какие могут быть ошибки, поднять общий уровень культуры общения в интернете.

www.com-service.su

Как добавить подпись и имя отправителя к письму в Mail.ru?

  1. Все сервисы Mail.ru
  2. Регистрация в почте mail
  3. Вход в почтовый ящик
  4. Восстановление пароля
  5. Обзор
  6. Горячие клавиши
  7. Написать письмо
  8. Оформление письма
  9. Оформление письма, дополнительно
  10. Контакты, адресная книга
  11. Редактирование и удаление контактов
  12. Настройки, личные данные
  13. Настройки, работа с письмами
  14. Настройки, темы
  15. Настройки, папки — создание, редактирование и удаление
  16. Настройки, автоответчик
  17. Настройки, фильтры — автоматическое распределение писем по папкам и защита от спама
  18. Добавить почтовый ящик — получать письма с других почтовых ящиков, через почту mail
  19. Удалить почтовый ящик

В разделе рассматриваются дополнительные возможности, которые удобно использовать при написании писем (в основном для рабочего почтового ящика).

В настройки можно войти только из электронной почты mail.ru, входим в почту, нажимаем в правом верхнем углу «Настройки», рядом с кнопкой «Выход» или нажимаем кнопку «Еще» и выбираем «Настройки».

Переходим в раздел «Имя отправителя и подпись» — можно выбрать в меню слева или справа с иконкой в виде заполнения анкеты.

В первом поле указывается имя отправителя, именно его увидит получатель письма. Имя будет видно если войти в папку входящие, еще до открытия письма.

Подпись автоматически добавляется в конце документа. То есть не надо постоянно подписывать одну и ту же фразу, например, «с уважением, Сергей», «желаю всего наилучшего» и тому подобное. Подпись незаменима при деловой переписке.

При написании каждого письма, подпись ставится автоматически, остается лишь добавить текст письма.

Можно изменить имя отправителя или исправить подпись на свой вкус, дописан необходимую информацию, либо что-нибудь еще. Для этого просто выбираем необходимую запись и исправляем, как при работе в любом текстовом редакторе.

Ниже выбираем как размещать подпись — под основным текстом или над ним. По умолчанию, подпись ставится под текстом, для изменения, ставим флажок в графе «Поместить подпись перед цитируемым текстом». Хотя особой разницы я не увидел в этом.

Можно добавить другую подпись, если Вам необходимы две или три разные подписи, для разных типов писем. Максимальное количество подписей — 3. Для добавления подписи, кликаем по кнопке «Добавить подпись».

Строка «Вставить имя из анкеты» добавляет в поле «имя отправителя» Ваше имя, которое указано в профиле (в моем случае Сергей Иванов). Имя можно указать не свое, а любое другое, по желанию. Так же добавляем любую подпись.

Если подписей больше одной, то предлагается выбрать ту, которая будет по умолчанию. То есть, которую чаще используете. Для выбора подписи по умолчанию, ставим флажок в графе «По умолчанию» под нужной подписью.

Добавленную подпись можно удалить, но при этом нельзя удалить главную подпись. Для удаления справа имеется ссылка «Удалить».

Таким же образом можно добавить еще одну подпись для электронного письма.

После добавления подписи, нажимаем кнопку «Сохранить».

Теперь рассмотрим, как же работают эти подписи. Для этого пробуем написать письмо — кнопка «Написать письмо».

В новом письме кликаем по кнопке «Подпись», в выпадающем меню можно выбрать любую из двух подписей (если три, то все три будут показаны). Подпись, обозначенная галочкой — та подпись, которая сейчас используется.

Кликаем по другой подписи и подпись в письме тут же изменяется.

Настройки, работа с письмами

poisk-v-seti.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о