Как открыть бизнес по организации мероприятий: с чего начать бизнес с нуля

Содержание

Как открыть event-агенство? - 1С:БухОбслуживание

Открыть фирму по организации праздников сегодня не составляет большого труда. Для начала необходимо принять решение о легитимности вашего агентства. Иными словами, определиться с организационно-правовым статусом: будете ли вы создавать хозяйствующий субъект со всеми атрибутами организации с вытекающими отсюда функциями, обязательствами и ответственностью. Можно зарегистрировать «ООО» или «СПД».

Форма собственности зависит от выбора владельца и его планов. Для начала достаточно зарегистрироваться частным предпринимателем на едином налоге, а если бизнес пойдет хорошо, можно потом открывать ООО. А вообще не помешает пройти консультацию у юриста.

Event-агентство — это не лицензируемый вид деятельности, поэтому кроме стандартной регистрации предприятия и открытия банковского счета больше ничего не надо. Мы сразу выбрали форму собственности ООО, так как четко понимали наши планы и возможности.

 

Для того, чтобы открыть event-агенство нужно лично разбираться во всех тонкостях этого бизнеса и иметь солидный опыт в организации мероприятий. Если Вы дорожите своей репутацией, то должны четко понимать, что продавать клиенту нужно готовый продукт, а не поле для собственных «шишек». Когда мы слышим от разных людей: " Я занимаюсь организацией праздников. Уже делал пару свадеб друзьям и теперь решил на этом зарабатывать», то осознаем, насколько люди недооценивают труд event-агенств и на одном рынке вынуждены существовать тамады, МС, любители и профессионалы.

Поэтому, первое, что нужно для открытия event-агенства — это профессиональный опыт. Второе — надежные подрядчики, с которыми вы прошли многолетние «огонь и воду». Это как шестеренки в механизме часов. Если одна дает сбой, то механизм нарушается и может даже остановиться. Третье — квалифицированные сотрудники. В Украине принято в мелком бизнесе принимать на работу недорогих начинающих сотрудников. В корне не поддерживаем такую стратегию. Новички должны ассистировать. Вести проекты должны полноценные специалисты. Ведь руководитель, какой бы опытный он ни был, не сможет вложить свои способности в голову своего даже очень способного, но «сырого» менеджера. Четвертое — талант. Это также как с PR. Если нет таланта, то на одной технике нельзя построить бизнес.

Генерировать идеи, вдохновляться окружением, транспонировать свой кругозор в работу, выделять основное и отсеивать менее важное, смотреть на проект глазами клиента — это то, что дано или не дано. Да, мы считаем, что event-специалист — это призвание. И, конечно же, пятый элемент — это наличие клиентов и умение их искать. В нашем бизнесе для поиска клиентов нужны связи, нужен статус, умение вести переговоры. Методы холодных звонков или рассылки презентаций — не годятся и не работают. Вы должны по праву ощущать себя владельцем бизнеса и профессионалом, а не менеджером по продажам, пытающимся push-методом продавать воздух.

С точки зрения документов для открытия, в украинском законодательстве, согласно КВЭД предусмотрен вид деятельности 93.29 Организация других видов отдыха и развлечений. Поэтому юридическая процедура регистрации агентства стандартная и прозрачная. Мы предпочитаем пользоваться услугами юристов по всем правовым вопросам. Но этот процесс вполне можно осилить и самостоятельно.

 

Еvent-агенство не нужно как-то специально «открывать» — если Вас регулярно просят устроить праздник или курс лекций или помочь отметить открытие нового проекта или посодействовать в представлении бренда на достойной площадке — считайте, что Ваше агентство открыто! У вас просто есть этот талант. Остальное — дело техники, связей, знакомств и трудолюбия.

Деловые мероприятия: форматы, особенности организации

Деловые мероприятия — это общественные события в бизнесе: конференции, презентации, круглые столы, форумы, семинары, встречи, которые по составу, длительности, географическому охвату превосходят классические офисные совещания.

Такое простое и исчерпывающее определение деловым мероприятиям дал Маартен Ваннесте, автор международного бестселлера «Архитектура делового мероприятия». Будучи президентом Института проектирования деловых мероприятий (MDI), он изнутри изучил множество реальных конференций, форумов, сопоставил их организацию и итоги.

Основываясь на своем огромном практическом опыте, Ваннесте пришёл к твёрдому убеждению, что подготовка деловых мероприятий и их организация — это до 60% успеха в достижении бизнес-целей, ради которых мероприятие проводится:

  • в создании, укреплении и поддержании положительного делового имиджа компании;
  • в привлечении партнёров, клиентов, инвесторов;
  • в успешном выводе на рынок нового продукта;
  • в повышении узнаваемости торговой марки.

Что учитывают опытные компании по организации деловых мероприятий в своей работе

Чтобы организовать деловое мероприятие успешно, необходимо:

  • сопоставить цели инициатора/заказчика мероприятия с существующими форматами и выбрать максимально подходящий или их сочетание;
  • обеспечить баланс культурно-развлекательной и деловой частей мероприятия.

Форматы деловых мероприятий в контексте решаемых бизнес-задач

Конференция

Инициаторами бизнес-конференций становятся коммерческие и некоммерческие организации. Они проводят деловые мероприятия такого типа для своих партнёров (реальных и потенциальных) и коллег с целью обсудить различные проблемы, частные и общие вопросы, связанные с отраслевым, региональным бизнесом и бизнесом вообще, с целью привлечь партнёров и клиентов и т. д.

По решаемым задачам конференции делятся на дилерские, маркетинговые, презентационные, отраслевые и т. д., по способу организации — на локальные (в одном месте) и распределённые (в разных местах), аудио- и видеоконференции.

Чтобы организовать деловое мероприятие-конференцию, необходимо:
  • разработать деловую и креативную концепцию;
  • подобрать и арендовать площадку, оборудование;
  • создать базу участников и пригласить их, а также известных спикеров;
  • продумать индивидуальный стиль мероприятия;
  • привлечь медиа-партнёров;
  • разработать программу мероприятия с удачным чередованием шоу-программ и деловых встреч;
  • обеспечить проживание и питание участников и т.
    д.

Только тщательно разработанный план мероприятия, чёткая организация и оперативное решение всех возникающих вопросов обеспечат успех инициатора. Потому сегодня подготовку деловых мероприятий делегируют компаниям, которые занимаются этим профессионально.

Дилерское мероприятие

Деловые мероприятия для дилеров могут проходить в разных форматах, которые объединяют одинаковые цели — обмен информацией, анализ рынка, налаживание контактов, увеличение базы клиентов, презентация продукции и марки.

Обычно это масштабные выездные конференции, форумы, выставки, семинары, съезды, которые сочетают деловые встречи и развлекательные мероприятия. Потому подготовка деловых мероприятий для дилеров занимает от 1 до нескольких месяцев. За это время нужно эффективно решить те задачи, которые подразумевает конкретный формат события.

Бизнес-семинар

Это узко направленное деловое мероприятие, задача которого в первую очередь — обучение.

Участники семинара обсуждают сообщения по актуальным деловым вопросам, проекты, удачный опыт, получают новую информацию по заданной теме, проводят дискуссии, обмениваются собственным опытом.

По форме и задачам семинары бывают:
  • корпоративными (закрытыми) — их проводят для сотрудников компании с целью повышения их компетентности и квалификации;
  • открытыми — для всех желающих; нередко открытые бизнес-семинары компании проводят с целью собственной рекламы.

Сложность организации семинаров зависит от размаха мероприятия и поставленных задач. Проще организовать корпоративный семинар, однако и он может быть довольно масштабным. Например семинар-поощрение, когда администрация, владельцы компании вывозят сотрудников в зоны отдыха внутри страны или за ее пределами.

Для организации семинара требуется подобрать место проведения, разработать оформление и рекламную поддержку, программу семинара, обеспечить техническое оснащение, организовать приглашения, питание, проживание, проезд (при необходимости).

Тренинги

Тренингами называют краткосрочные мероприятия преимущественно обучающего и воспитательного характера. В ходе тренинга отрабатывают конкретные узкие навыки, умения, получают новые знания, меняют поведенческие модели.

Большим спросом пользуются тренинги по продажам и деловому общению, деловые ролевые игры. Для их проведения приглашают бизнес-тренеров, выбирают площадку, оформление, составляют программу мероприятия, если оно планируется развёрнутым и т. д.

Несмотря на краткосрочность тренингов, компании по организации деловых мероприятий должны приложить максимум усилий, чтобы тренинг оправдал ожидания. Его успешность зависит и от выбора тренера, и от настроя команды, который формируется комплексом факторов — от даты проведения до места проживания.

Выставки

Выставки проводят с целью демонстрации продукта (продукции или услуг), его продажи, создания и поддержания репутации, имиджа компании.

Особенность организации выставки в том, что для её проведения необходимо подходящее помещение, его оснащение стендами, оборудованием. В ходе выставки также устраивают семинары, тренинги, конференции, мастер-классы, организуют фуршеты, шоу и т. д. Но чаще сама выставка является мероприятием-партнёром к другому бизнес-событию, например — форуму или конференции.

Выставки могут быть постоянными или разовыми, проходить в моно- и полиформате. Моновыставки инициирует одна компания, полиформат предполагает участие нескольких компаний и более масштабен.

Успех организации выставки зависит от того, где экспонируются компании, состава участников (чем конкурентнее он, тем больший интерес привлекает выставка), насыщенности деловой и развлекательной программы.

Компании по организации деловых мероприятий, планируя выставку, должны разработать креативную идею-концепцию (международные примеры: «Мудрость природы» — Япония, 2005 год; «Вода и устойчивое развитие» — Испания, 2008 год; «Лучше город — лучше жизнь» — Китай, 2010 год), на которую станут ориентироваться потенциальные участники.

Если выставку инициирует одна компания, то она и предлагает концепцию, которую разрабатывает организатор.

Именно концепция определит место проведения, приглашённых, оформление, культурную программу и прочие моменты мероприятия.

Презентации

Задача этого мероприятия — представление продукта (продукции, услуги), рассказ о достижениях компании, а цель — продвижение продукции, поиск партнёров, клиентов.

Презентация обычно проходит как часть более масштабного мероприятия, а потому сложность в её проведении — сделать событие заметным и запоминающимся. Организатору презентации нужно тщательно разработать рекламу события — промоматериалы, подарки, освещение в медиа; найти помещение с отличными техническими условиями или обеспечить их там, где презентация будет происходить.

По форме организации и задачам презентации делятся на представление товаров, компании, стандартные и концептуальные, классические и креативные, самостоятельные и в рамках бизнес-встреч.

Деловые приёмы

Деловые приёмы по организации напоминают светские мероприятия и необходимы для налаживания контактов, связей, решения каких-либо вопросов.

Подобно презентациям, они чаще проводятся в рамках других мероприятий и представляют собой синтез делового события и развлекательного. Неформальная обстановка приёмов способствует раскрепощённому общению и лёгкому контакту участников.

Круглые столы

Круглый стол — мероприятие имиджевое. Его темы — это широкие вопросы бизнеса, политики, экономики, науки и т. д. Потому продвижение собственных интересов в рамках круглого стола — это яркие, интересные выступления, спонсорство — то, что будет непременно отражено в средствах массовой информации.

Бизнес-форумы

Форум — одно из особенно масштабных бизнес-мероприятий. Этот формат становится особенно популярным, потому что охватывает большую аудиторию, позволяет общаться полуформально, достаточно свободно для официальных мероприятий и включает все виды (или большую их часть) перечисленных выше бизнес-событий. На форумах можно громко заявить о себе даже тем, кто только начинает деятельность, установить важные контакты.

Но масштаб мероприятия и его структура чрезвычайно сложны в организации, потому требуют много времени для подготовки,а  также высокого профессионализма организаторов.

Подготовка деловых мероприятий-форумов требует поиска площадки, участников, разработки рекламной компании и информационной поддержки, бронирования жилья для гостей и организации трансфера из аэропортов, с вокзалов, питания гостей, оформления помещений, составления культурно-развлекательной программы и решения ещё множества вопросов.

Эти задачи типичны для организации бизнес-мероприятий, но их решение усложняется большим охватом участников, огромным количеством событий в рамках форума.

Подготовка деловых мероприятий: основные этапы

Выше мы указали, какие специфические и общие задачи приходится решать организатору деловых мероприятий. А теперь мы расскажем, в какие этапы укладывается решение:

  • постановка цели мероприятия — она определяет масштаб события, круг участников, расходы;
  • расчёт и согласование бюджета;
  • определение концепции события и разработка плана мероприятий;
  • составление графика подготовки, распределение задач;
  • информационная поддержка события, рекламная кампания;
  • собственно подготовка — аренда помещения, отбор и приглашение участников/спикеров/тренеров, составление развлекательной программы и приглашение артистов, организация питания, обеспечение безопасности гостей;
  • техническая подготовка площадки мероприятия;
  • встреча и размещение гостей.

За этими общими словами кроется напряжённая творческая и организационная работа, результатом которой станет запоминающееся и эффективное бизнес-мероприятие.

Бизнес-процессы в организации коммерческого мероприятия

Когда мы пригласили Алексея Фёдорова выступить в зале Timepad на конференции Sold Out, он предложил 15 тем на выбор. Остановились на бизнес-процессах, потому что эта тема ближе всех к деньгам.

В начале выступления Алексей провёл опрос в зале, который показал, что хоть большинство присутствующих и утверждают, что делают мероприятия для заработка, далеко не все понимают, на чем именно зарабатывают, не понимают модель монетизации своего проекта.

Бизнес-процесс — это последовательность шагов или действий, которая из ничего создает добавленную ценность для клиента. Добавленную ценность можно продавать. Так и возникают деньги в компании.

В самом простом варианте бизнес-процесс конференции выглядит так:

  • Организаторы привлекают спикеров с интересным контентом (затраты),
  • На интересный контент приглашаются участники (доходы),
  • На интересных, платежеспособных участников привлекаются спонсоры (доходы).

Для организатора важно понимать, какой баланс между двумя денежными потоками — от клиентов и от партнеров.

Например, если у вас классный контент, который вы легко можете продать участникам, не факт, что сами участники будут кому-то интересны. В таком случае вы не заработаете денег от партнеров.

Я не верю в рассуждения, что, мол, в 2017-ом году партнеров стало всё сложнее привлекать, и что, якобы, этот источник заработка сворачивается. На самом деле, ключевой вопрос в том, что вы им пытаетесь продать — внимание какой аудитории? Возможно, конкретно эта аудитория не интересна этим партнерам.

Если событие становится серийным, уже со второго раза бизнес-процесс усложняется.

Добавляется новая сущность, которую можно условно назвать репутацией или брендом. Впоследствии, положительная репутация помогает продавать билеты даже больше, чем сетка докладов.

Участники и партнёры дают обратную связь о прошлой конференции. Если обратная связь положительная, в следующий раз вам будет легче привлечь и партнеров, и участников, и спикеров.

С инженерной точки зрения эта конструкция — маховик, который раскручивается по спирали. Первый шаг — сильный контент. Именно он может дать первый импульс вашему маховику.

Конструкция маховика как плюс, так и минус: если что-то пойдет не так и участники будут давать негативную обратную связь, маховик закрутится в обратную сторону. Конечно, можно от этого защититься, но лучше заранее просчитывать риски и быть готовым предотвратить любой негатив.

Как следствие, организаторам серийных мероприятий следует забыть про типичную воронку продаж, которую применяют в маркетинге.

Это может быть важным на самом первом этапе, когда вы проводите мероприятие в первый раз. Но потом вы попадаете в так называемую петлю лояльности, и, чтобы быть успешным, вам нужно системно работать над лояльностью, то есть встраивать элементы превосхождения ожиданий в бизнес-процессы.

Не надейтесь на авось. Заранее выстраивайте процессы так, чтобы участники, партнёры и спикеры давали положительную обратную связь. Это позволит привлекать лучших спикеров, а не только своих знакомых, и тем самым раскручивать маховик еще сильнее.

Не думайте, что рынок бесконечен, и что можно всегда привлечь новых лидов / участников, если текущим мероприятие не понравилось.

Это ненадежная стратегия.

Рынок — конечен, поэтому организаторам критически важны две вещи:

  • вести учет лидов, записывать всех, кто когда-либо обращался,
  • системно работать с базой, повышать лояльность.

Бизнес-процессы постоянно усложняются и растут.

Мы рассмотрели простой бизнес-процесс в первый год проведения мероприятия. Во второй год бизнес-процесс уже сложнее — появилась новая сущность, репутация. Cоответственно, нужно работать по-другому. И каждый раз, каждый год, бизнес-процесс будет выглядеть по-новому, сущностей будет всё больше и больше. Поэтому начинать автоматизировать нужно уже сейчас. Для начала вам нужно место, куда вы будете складывать все задачи. Мы используем JIRA, но подойдёт и любой другой подобный сервис: Trello, YouTrack, Asana, Мегаплан и т.д.

Для команды менее 8 человек монстры типа JIRA будут только усложнять жизнь. Лучше использовать почту и мессенджеры.

Общая система отслеживания задач помогает каждому участнику системы (каждому исполнителю) видеть всю картину в целом. Например. если дизайнер будет знать, где и как будет установлен роллап, то есть ту часть процесса, которая к нему прямым образом не относится, он нарисует дизайн, который лучше решит задачу.

Мы создали шаблон мероприятия, в котором более 550 задач. В реальности выходит больше — 700-800, за счет входящих задач, вроде «отобрать доклады спикеров». Давайте рассмотрим на примере простой задачи «привоз спикеров».

Как мы начинали:

  1. 1. У нас был список спикеров, которых хотим пригласить (список имен и контакты из открытых источников). Ставим задачу «связаться по емейлу». Если спикер согласился — уточняем тему… Вроде все просто, но стали возникать проблемы. Не ту фотку загрузили, неправильно перевели описание выступления на английский и тд.
  2. Возник новый бизнес-процесс — ревью. Каждый пункт отправляем спикеру на утверждение: фото, текст и все что угодно. Проблем стало меньше.
  3. Но потом возникла следующая проблема. Спикер может почему-то не приехать. Заболел, опоздал на самолет, еще что-то.

Это приводит к мысли о том, что любая точка, которая даже простая (привести спикера), может пойти не так. Нужно на каждый отказ уметь найти ответ, запасной вариант. Следующий уровень — собирать обратную связь не только с участников, но и со спикеров. И на основании их мнений улучшать свой сервис для спикеров.

Обмен фидбеком позволяет развиваться и привозить все более лучших спикеров. А следовательно, привлекать более состоятельных участников (они смогут больше заплатить и их будет больше). Это постоянный, повторяющийся процесс, маховик.

JIRA и внутренняя Вики нужны еще и для того, чтобы при смене команды новый человек мог во всем разобраться. Чем больше команда, тем потенциально хуже коммуникации и доходимость информации. Бизнес-процессы можно менять. Но для этого нужно понимать, сколько этот процесс вам стоит и вообще понимать, что у вас в компании происходит. Если вы не хотите быть в огне, работайте над бизнес-процессами, прописывайте их заранее.

10 советов по организации успешного мероприятия

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

---

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

Агентство бизнес-полезных событий «Event-Департамент» :

Мероприятие без масок и штрафов! Подходит для коллективов от 20 до 3000 человек.

Предлагаем несколько кейсов проведения мероприятий в online формате:

Ток-шоу.
Ток-шоу из мультимедийной студии, где есть все технические
возможности для прямой трансляции, телемостов, мастер-классов и
другое. Подходит для компаний, которые имеют филиалы или партнеров
в разных городах. Во время ток-шоу есть возможность приглашать
гостей, руководителей компании и артистов.

Интеллектуальные игры.
Мы проводим битву интеллектов, состоящую из нескольких раундов.
Командные соревнования, где каждый круг - это выявление самых
активных, умных и сплоченных команд. В конце игры команда-
победитель получает приз.

Шоу талантов.
Коллаборация on/off-line форматов - то, что надо! Заранее (примерно за
месяц) наша команда хореографов, постановщиков, операторов,
техников по свету и прочих специалистов во главе с креативным
режиссером помогут выразить себя, создать яркие вокально-
танцевальные номера, юмористические ролики. В on-line формате
происходит показ номеров и определение победителя.

Конференции.
Отличной альтернативой выступают онлайн-конференции — вы сможете
создать встречу и пригласить в неё коллег из разных уголков страны или
даже мира. Использование видеосвязи во внутренней коммуникации
компании существенно экономит ресурсы и позволяет добиться
максимальной вовлеченности участников конференции.

Доверьте подготовку, разработку креативных механик и реализацию
профессионалам, которые знают, как достичь 100% вовлеченности
участников и обеспечить техническую поддержку на высоком уровне.
Записывайтесь на бесплатную on/off-line консультацию.
Вместе мы обсудим Ваше мероприятие, которое сплотит коллектив и будет
интересно каждому участнику!

7 советов для начинающих своё дело в ивенте

Допустим, вы решили открыть бизнес по организации мероприятий. Но стоит это делать с партнёром или в одиночку? Нужно профильное образование или, чтобы разобраться, хватит и онлайн-курсов? С первым событием начинающего организатора встречает ещё больше спорных вопросов: как убедить заказчика не экономить на артистах? Откуда брать деньги на залитый шампанским салют? На площадке не хватает стульев – что делать? А потом заказы начинают валить валом, и непонятно, за что хвататься… Кирилл Олешкевич рассказал Event LIVE о подводных камнях, которые ждут ивентера в начале карьерного пути, и нюансах, о которых стоит знать заранее.

Кирилл Олешкевич,
CEO ПЦ «Пентаграмма»

У Джим Лоулесс есть книга: «Иди туда, где страшно». «Особенно, когда ты молод, и тебе море по колено», – добавил бы я, потому что именно в двадцать лет, ещё только получая профильное образование, я уже официально зарегистрировал своё первое юридическое лицо – ИП Олешкевич Кирилл Игоревич. За тринадцать лет в ивент индустрии было всё: взлёты, падения, «полный штиль», когда работаешь по накатанной, и ничего больше не происходит, банкротство и многомиллионные кредиты… Многие проблемные ситуации можно было бы избежать. Какие советы я бы мог дать себе в начале карьеры?

1. Развивай коммуникативные навыки и ищи партнёров

Самый сложный вопрос для любого начинающего ивентера: делать всё самому или с партнёром? Первое своё агентство я открывал с партнёром. Однако, чем больше компания росла, тем больше разногласий возникало между нами. Спустя три года мы разошлись, и я отправился в одиночное плавание. Одному начинать всегда сложно, но в дальнейшем легче контролировать общую концепцию работы и направление развития агентства.

Конечно, имей я больше опыта в начале, я бы знал, что нужно было чётко распределить обязанности и делегировать задачи согласно конечным целям. Спустя годы я могу однозначно сказать, что в команде работать эффективнее. Главное – правильно организовать коммуникативную и управленческую культуры в компании, и тогда положительный эффект не заставит себя долго ждать.

2. Концентрируйся на главном

Ещё «на берегу» нужно понять, какую нишу хочется занять в ивент индустрии. Если вы желаете стать лидером рынка, вам нужна узкопрофильная концепция. Нельзя одновременно заниматься и похоронами, и свадьбами. Точнее можно, но на пользу личному бренду это точно не идёт. Моё ивент агентство стартовало с детских праздников. Это удобная ниша: даже в кризис, праздник детям нужен всегда. Очень быстро мы стали к детским мероприятиям брать частные взрослые и даже корпоративные ивенты. И вроде бы мы росли постепенно: появились первые государственные заказчики, первые выигранные тендеры, но по факту с ростом не отсекалось старое. Мы брались за всё: продолжали устраивать частные детские праздники, а в этот же момент шли государственные проекты.

От обилия такого количества разношёрстных заказов начала «закипать голова». Мы поняли, что заказчиков надо выбирать, как и они выбирают нас. Когда берёшься за все проекты сразу – проигрываешь. Теряешь деньги, нервные клетки, лояльность клиента.

3. Не экономь на подрядчиках

Со временем я собрал свою базу артистов и подрядчиков. В ней учитывается ассортимент услуг каждого подрядчика в трёх категориях: бюджетно, стандартно, дорого. Однако в каждой ценовой категории у меня стоят те специалисты, которые отвечают всем требованиям к качеству и профессионализму. Есть ещё один нюанс, который оправдывает бюджетную категорию, – демпинг цены. Демпинговать могут по разным причинам. Например, предоставлять скидку за постоянное сотрудничество, за рекомендацию, сбрасывать цену из-за пандемии.

Старайтесь приглашать титульных подрядчиков, даже когда в общей смете заказчика бюджета на него не хватает, а убеждения не экономить на артисте не работают. Для меня это и есть профессионализм по отношению к делу и честность по отношению к клиенту. Организатор лучше знает, что и как сделать. Мероприятие не должно страдать от нехватки бюджета и субъективного мнения клиента, ведь это – ваше лицо, в первую очередь.

4. Согласовывай все детали с заказчиком

В начале профессионального пути согласование каждой детали мероприятия с заказчиком кажется излишним. Но согласовывать нужно всё. Спросите заранее у заказчика о том, что точно не станут делать гости, а что может, наоборот, произвести неизгладимое впечатление на эту публику. Есть мероприятия, где обязательно каждый должен произнести тост, и есть события формата «развлекайте меня».

Например, вам сказали, что на мероприятие придёт около ста человек. Но вы забыли уточнить, что «около» означает плюс пятьдесят армейских друзей-полковников с жёнами. И ваша концепция, украшение шарами, заказанный балет, мастер-классы из папье-маше в раусной зоне разбиваются о суровую реальность. Поэтому обязательно нужен полный сбор информации и анализ аудитории.

Стоит обратить внимание на то, что в согласованную с заказчиком смету необходимо вносить минимум 10% от бюджета мероприятия на непредвиденные расходы. И чем крупнее мероприятие, тем нужнее такая строка в смете. Например, артисту может срочно понадобиться такси с выделенной полосой (это часто случается в предновогодние дни) или салют могут случайно залить шампанским, и вам будут нужны дополнительные залпы. Мероприятия – это творческая индустрия, и непредвиденные обстоятельства здесь могут возникнуть самые неординарные. Если клиент не согласен с дополнительной статьей расходов, пропишите, что вы вернёте сумму, если она не потребуется, или разбейте её по всей смете. Но нужно оставаться честными до конца, поэтому, если сумма не понадобилась, сделайте заказчику подарок или предоставьте скидку на следующий заказ.

5. Составляй договор с подрядчиками

Насколько важно согласовывать все детали с заказчиком, настолько же важно в письменном виде согласовывать все детали взаимоотношений с творческими единицами. Пусть это будет договор, расписка или хотя бы официальная переписка. Большинство подрядчиков и артистов имеют ООО или ИП, и с ними легко можно составить договор на оказание услуг. Как правило, это влечёт увеличение гонорара на размер налога, зато серьёзно сэкономит нервы в случае чего. Не стесняйтесь включать в эти документы обоюдные штрафные санкции и, разумеется, предоплаты.

У меня была ситуация, когда в день мероприятия я звоню менеджеру артистов оригинального жанра сказать о том, что гримерка готова, можно подъезжать, а в ответ – тишина. Каждому ивентеру знакомо это таинственное молчание, и все знают, что это плохой знак. В ответ я услышал фразу: «А разве сегодня? Я думала, в следующую субботу». Заказчик не пострадал, артисты были найдены, но потраченные нервные клетки моей команде уже не вернутся.

Важно понимать, что такие документы являются не только дисциплинирующим фактором для подрядчиков, но и простой «напоминалкой», так как в потоке заказов что-то может забыться. Особенно, если предоплата вносится за полгода-год вперёд. А ещё оформленные договорённости могут стать «спасительными и доказательными», если дело дойдет до суда.

Однажды для мероприятия нам нужно было изготовить большой чёрный флаг с логотипом нашей компании «Пентаграмма». Счёт был оплачен, все нюансы согласованы, но спустя сутки менеджер написал, что изготавливать флаг не будут, так как они не работают с такой «символикой». Это был уникальный случай, мне пришлось идти в суд. Разбирательство мы выиграли, флаг был напечатан, и компенсацию возвратили. Также на данный момент у нас продолжаются судебные тяжбы с площадкой, предоплата за аренду которой была внесена. Площадка обанкротилась. Суд выигран, но это уже издержки и риски, от которых никто не застрахован.

6. Проверяй площадку сам

Главное правило организатора мероприятий: праздник всегда начинается с протаптывания площадки своими ногами. Если локация не находится на другом континенте, стоит лично побывать там и убедиться, что задуманное в сценарии может быть воплощено. На фотографиях в интернете площадка может выглядеть, как коворкинг-клуб, а по факту функционировать как ночной клуб. Стены с космическими тарелками совсем не подойдут для намеченной деловой конференции.

Три года назад у нас было мероприятие в известном московском клубе на 700 человек. Было согласовано не менее 700 сидячих мест. За пару часов до открытия дверей, расставив финальную рассадку, мы увидели, что не хватает порядка тридцати стульев. Пришлось оперативно их искать и привозить. Именно поэтому надо тщательно изучить площадку перед мероприятием. Также обязательно лично познакомиться с ключевыми сотрудниками заведения, которые будут обслуживать ваше мероприятие: менеджером, техническими специалистами, начальником охраны. Убедитесь в их профессионализме и адекватности.

Кстати, время работы ресторана может отличаться от работы торгового центра, в котором он находится. И ровно в 22:00 гостей попросят выехать с парковки торгового центра.

7. Учись у профессионалов

Что такое рирпроекция? Как рассчитать киловатты звука на площадь помещения? Сколько потребуется алкогольных напитков и закусок на количество гостей? Как подготовить пропуск для большегруза с декорациями, чтобы довезти их в центр Москвы? Как оформить визы иностранным артистам? Нужно ли заказывать карету скорой помощи, кинологов и МЧС на мероприятие? Как ни крути, но таких деталей «человек с улицы» не знает.

Риски можно уменьшить, если, прежде чем открывать своё агентство, вы пойдёте на практику в уже имеющуюся и действующую компанию или получите профильное образование.

Один нюанс: сейчас существует огромное количество образовательных проектов и даже онлайн-курсов по организации мероприятий. На мой взгляд, невозможно научить человека делать большие мероприятия на нестандартных площадках за монитором компьютера. Так что не ведитесь на красивые заголовки. Лучше отправиться на углублённые курсы от профессионалов или напроситься стажёром.

Подводя итог: если у вас уже есть агентство, учитесь на чужих ошибках, например, на моих. Ваш путь, определенно, будет легче, если вы учтете все вышеперечисленные нюансы

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Кирилл Олешкевич. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.

Как организовать онлайн-мероприятие при карантине

Пока во всех регионах в России действуют ограничения на массовые мероприятия, стоит освоить онлайн-формат. Лекции, вебинары, консультации, дискуссии, тренировки и многое другое можно проводить дистанционно.

Такой формат позволит малому и среднему бизнесу поддерживать связь с постоянными клиентами и даже привлекать новых. Например, магазин одежды может организовать урок стилиста, салон красоты — мастер-класс визажиста и парикмахера, а фитнес-центр — домашние тренировки.

  • Участниками и спикерами могут стать люди из разных городов и стран.
  • Экономия на аренде помещения и техники и организации кейтеринга. Достаточно выбрать одну платформу, к которой подключатся участники.
  • Возможность быстро обмениваться файлами любого формата: текстами, видео, аудио, графиками.
  • Возможность организовать дополнительную площадку для нетворкинга в социальных сетях или отдельном чате.
  • Онлайн-формат не подходит для выставок или демонстрации продукта. Чтобы провести такое мероприятие в интернете без потери качества, потребуются VR- или AR-технологии, а это лишние затраты.
  • Качество трансляции зависит от скорости интернет-соединения. Проблема может возникнуть как на стороне организатора, так и на стороне участника.
  • Вовлечённость снижается: участники могут совмещать просмотр трансляции с другими делами, домашними или рабочими.

Всё зависит от формата мероприятия. Если оно подразумевает обсуждение, общение со спикерами (например, вебинар или дискуссия), то подойдут следующие сервисы:

  • Skype. В бесплатной версии в видеозвонке могут участвовать до 50 человек, есть возможность демонстрации экрана. Продолжительность одного группового звонка — не более 4 часов.
  • Zoom. К трансляции могут подключиться до 100 участников, в бесплатной версии конференция длится 40 минут. Цена подписки на месяц начинается от 14,99 долларов.
  • Appear.in. Подойдёт для мероприятий с небольшим количеством участников — до 12 человек, ограничений по времени нет.

Если достаточно трансляции выступления (например, вы устраиваете лекцию), её можно запустить в социальных сетях. Чтобы прямой эфир был доступен сразу на нескольких площадках, воспользуйтесь специальными сервисами, например livestream.com или make.tv.

Сделайте анонс в социальных сетях и на собственном сайте. Опубликуйте имена спикеров и программу, расскажите о событии в группах, куда заходит ваша целевая аудитория.

Этот способ сработает быстрее таргетинга, для которого нужно провести расчёты по охвату аудитории, стоимости кликов и просмотров, ознакомиться с правилами размещения рекламы в каждой социальной сети.

В этом помогут сервисы вроде TicketsClouds и TimePad. Первый доступен только юридическим лицам. Второй вариант подойдёт и для физлиц.

Комиссия зависит от количества участников и варьируется от 1 до 10 %. Если мероприятие бесплатное, достаточно просто зарегистрироваться на площадке. Учтите, что из-за резкого спроса операторы сервисов могут отвечать с задержкой.

Указанные сервисы собирают персональные данные пользователей, но при регистрации сразу получают согласие на обработку информации. Это упрощает задачу организатору.

Если же вы будете собирать информацию об участниках самостоятельно (например, имена и фамилии, адреса электронной почты, телефоны), сначала зарегистрируйтесь в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора и разместите в открытом доступе свою политику конфиденциальности.

Подробнее о том, как законно собирать информацию о клиентах, читайте в нашем материале.

Регулярно проверяйте, сколько человек уже зарегистрировались или купили билеты. Так вы поймёте, не превышен ли лимит по количеству участников в конференции (если у вас нет платного доступа), и вовремя закроете регистрацию на событие.

Это лучше сделать за день и час-два до начала. Подготовьте инструкцию о том, как подключиться к трансляции. За час до начала пришлите ссылку. Попросите слушателей заранее проверить, настроены ли у них динамики и микрофон.

Он поможет спикерам следить за временем, не отклоняться от темы и общаться с участниками. Например, собирать и задавать вопросы.

Попросите спикеров провести тестовый эфир на 10 минут. Если обнаружатся какие-то неполадки, сразу же свяжитесь со службой технической поддержки, чтобы устранить проблему до старта.

Присылайте участникам дополнительные материалы. Это могут быть презентации, инфографика, дополнительные ссылки. В перерывах устройте квиз или опрос, чтобы развлечь аудиторию.

Получите обратную связь от спикеров и участников мероприятия. Организуйте обсуждение в соцсетях, отдельном чате или разошлите анкету (например, гугл-форму). Это поможет провести работу над ошибками и сделать следующее мероприятие лучше.

Соберите основные тезисы, вопросы, выложите аудио- или видеозапись, а также опубликуйте полезные материалы (например, презентации экспертов и кейсы).

6 дел перед тем, как начать бизнес по планированию мероприятий

При запуске бизнеса по планированию мероприятий необходимо учесть множество вещей. Чтобы помочь вам понять, как начать свой бизнес, я хотел бы поделиться несколькими ключевыми моментами, которые были жизненно важны для меня, когда я исследовал и начинал успешный бизнес по организации мероприятий!

Вот как начать бизнес по планированию мероприятий

1. Составьте надежный бизнес-план

Я не могу сказать вам, сколько небольших предприятий по планированию мероприятий терпят неудачу, потому что основатель не составил бизнес-план заранее.

Начните с изучения успешных планов и предприятий, аналогичных сфере вашей работы. Затем обратитесь к другим представителям индустрии мероприятий, которые могут помочь вам!

Даже если вы никогда не видели бизнес-план, в Интернете есть множество ресурсов и шаблонов, которые помогут вам начать работу. Кроме того, если вы хотите расширить свой бизнес, актуальный бизнес-план жизненно важен для обеспечения любых инвестиций.

2. Установите маркетинговый бюджет и по возможности используйте PR-компанию.

Когда вы начинаете свой бизнес по планированию вечеринок, ваш маркетинговый бюджет может составлять 30% или более ваших бизнес-расходов. Кажется, это много? Подумайте обо всем, что вам понадобится:

  • Веб-сайт для вашего бизнеса
  • Визитные карточки
  • Флаеры и другая печатная информация
  • Цифровой маркетинг и онлайн-реклама
  • Расходы на поездки на мероприятия для создания сетей

Дон ' не упускать ничего! В конечном итоге вам нужно будет потратить деньги, чтобы зарабатывать деньги.Цель в первые месяцы - как можно быстрее обеспечить вашу базу клиентов. Если вы сдержите обещание организовать незабываемые события, ваши клиенты останутся рядом и порекомендуют вас. В результате ваши маркетинговые расходы начнут падать.

3.

Четко определите объем работы, миссию и цели для вашего событийного бизнеса.

Ваш бизнес по планированию мероприятий может со временем развиваться, но даже когда вы только начинаете, важно четко обозначить, что вы делаете и не хотите делать.Вы даже можете разместить это на своем веб-сайте, чтобы привлечь нужных клиентов.

Когда вы все еще строите свой бизнес, сказать клиентам «нет» - одна из самых сложных вещей. Но это может избавить вас от общения с клиентами, которые отнимают слишком много времени и не предлагают достаточной стоимости взамен.

4. Подготовьте свою речь лифта.

После того, как я основал свой первый бизнес по организации мероприятий, мне было трудно продавать его людям, потому что мой 30-секундный питч не был доработан.Не забудьте потратить время на его разработку - это ключ к знакомству всех с вашим бизнесом.

Совет для профессионалов: Не беспокойтесь о названии вашего предприятия по организации мероприятий. В конце концов, название вашего бизнеса не имеет значения, если вы проводите действительно запоминающиеся мероприятия. Однако броская идея бизнес-названия для мероприятия могла бы лучше прижиться в чьей-то голове во время подъема в лифте.

5. Проведите исследование рынка

Перед тем, как приступить к делу, я всегда говорю людям, чтобы они понимали свой рынок и конкурентов.В чем заключается ваше уникальное ценностное предложение? Ваши сборы аналогичны, лучше или выше, чем у других в вашем районе? Понимание вашей конкуренции и ваших клиентов даст вам преимущество на этом рынке. Не пропускайте этот шаг!

6.

Потратьте некоторое время на изучение налогового законодательства и ведения деловой документации в вашем регионе.

Независимо от того, какой бизнес вы хотите начать, существует множество юридических вопросов, которые необходимо понять. Я потратил время на то, чтобы выяснить, какой вид бизнеса мне больше всего подходит (LLC лучше всего подходила для моего консалтингового бизнеса).

Также очень важно понять налоговые последствия, прежде чем вы начнете разбираться. Например, когда я перевел свой бизнес из Вирджинии в Калифорнию, мне пришлось пройти через процесс роспуска бизнеса. Мне следовало потратить больше времени на изучение других возможностей!

Здесь есть что ориентироваться, но существуют отличные ресурсы для создания малого бизнеса. Вот несколько, которые я рекомендую:

Один из моих любимых ресурсов в «Женщины в событиях». Новые организаторы мероприятий могут воспользоваться нашей программой наставничества / коучинга после регистрации.

Теперь вы готовы начать большой бизнес по организации мероприятий!

Есть вопросы? У нас есть ответы. Свяжитесь с @socialtables в Twitter.

Далее мы расскажем, как выбрать название компании для вашего бизнеса. Или воспользуйтесь бесплатными инструментами планирования мероприятий Social Tables, чтобы управлять размещением, приемом пищи и многим другим.

Дополнительные советы для начинающих организаторов мероприятий

Все еще ищете ответы о том, как начать бизнес по планированию мероприятий?

Как мне начать свой бизнес по планированию мероприятий?

Проведите исследование, составьте план, установите бюджет, определите объем своей работы и проведите потрясающие мероприятия!

Сколько стоит начать бизнес по планированию мероприятий?

Вы должны запланировать выделить не менее 15–25 000 долларов на открытие небольшого бизнеса по планированию мероприятий.

Прибыльны ли мероприятия по организации мероприятий?

Планирование мероприятий может быть довольно выгодным выбором карьеры. Лучшие организаторы мероприятий сделают себе имя и смогут назначать высокие цены за свое видение, творчество, исполнение и результаты.

Как начать бизнес по организации мероприятий из дома

Главная »Блог» Как начать бизнес по организации мероприятий не выходя из дома

Как начать бизнес по организации мероприятий из дома

Нет времени на то, чтобы прочитать все руководство прямо сейчас?

Не беспокойтесь.Я пришлю вам копию, чтобы вы могли прочитать ее, когда вам будет удобно. Просто дайте мне знать, куда его отправить (занимает 5 секунд)

Да, дай мне мой PDF

Итак, вы хотите начать бизнес по планированию мероприятий? Фантастический!

Индустрия мероприятий постоянно растет (мы поговорим об этом позже).

Самое замечательное в планировании мероприятий - это то, что если вы только начинаете, вам не нужен офис. Не нужно сдавать в аренду коммерческую недвижимость или что-то в этом роде! Со временем это сэкономит вам кучу денег.

Но то, что вы можете сэкономить на накладных расходах, не означает, что все остальное будет легкой прогулкой.

Итак, мы здесь, чтобы показать вам, как начать работу.

НАЧНИТЕ СОБЫТИЕ ПЛАНИРОВАНИЕ БИЗНЕСА, ПОТОМУ ЧТО СОБЫТИЕ БИЗНЕСА ХОРОШО

В отличие от многих других отраслей по всему миру, гостеприимство находится на подъеме.

Ежегодно в международном масштабе проводится 10 миллионов встреч и мероприятий.А на мероприятия ежегодно тратится 565 миллиардов долларов. Это довольно большие деньги.

Маржа прибыли также довольно высока, составляя в среднем около 40% за последние несколько лет.

Итак, если вы хотите открыть свой собственный бизнес по планированию мероприятий или сменить карьеру, вам следует серьезно подумать о планировании мероприятий.

Теперь давайте поговорим о том, как начать бизнес по планированию мероприятий.

КАК СТАТЬ ПЛАНИРОВЩИМ СОБЫТИЙ БЕЗ ОПЫТА ШАГ 1) ПОЛУЧИТЬ ОПЫТ

Насколько легко сделать что-то впервые? Обычно довольно сложно.

Итак, прежде чем окунуться в воду, подумайте о том, чтобы сначала получить соответствующий опыт.

Если вы уже знаете кого-либо из организаторов мероприятий, подумайте о том, чтобы помочь им или слежку за ними на некоторое время, чтобы вы могли изучить основы.

Необходимо ли это на 100% для начала? Точно нет!

Ваша старая карьера, если вы были кем-то другим, кроме организатора мероприятий, вероятно, имеет некоторые передаваемые навыки.

Некоторые полезные передаваемые навыки - это организация, тайм-менеджмент, творчество, переговоры, общение и навыки межличностного общения.

И это не те навыки, которым вы обязательно научились в школе.

Все это основано на опыте.

Вот еще один совет: придерживайтесь того, что знаете.

Если вы пришли из корпоративного мира, подумайте о развитии ниши в корпоративных мероприятиях (подробнее о нишах ниже!).

Почему это имеет смысл?

Подумайте об этом так:

Если вы приехали из корпоративного мира, у вас, вероятно, есть связи с некоторыми будущими клиентами, и вы даже можете знать, как делать полезные вещи, например, как найти спонсоров для мероприятия.

Видите, вы уже налаживаете бизнес!


КАК ПЛАНИРОВАТЬ СОБЫТИЕ И СПЕЦИАЛИЗИРОВАТЬСЯ: ВЫБЕРИТЕ НИШУ

Прежде чем начать, думая о типе страховки, которую вам нужно получить, маркетинге и всем остальном, вам нужно подумать о том, каким типом организатора мероприятий вы хотите стать.

Как и многие другие профессии, специализация действительно помогает.Вы хотите, чтобы вас знали как человека в вашем сообществе, на которого каждый может рассчитывать при проведении определенного мероприятия.

Вот некоторые ниши, о которых вы можете подумать:

  • Свадьбы
  • Корпоративные мероприятия
  • Вечеринки на природе
  • Детские праздники и дни рождения

Теперь, когда вы впервые начинаете свой бизнес, вы можете взяться за все, что попадется вам в глаза.Так что речь идет не только о том, как начать бизнес по планированию мероприятий, но и о том, например, как стать организатором вечеринок. Чем конкретнее вы становитесь, тем больше занимаетесь нишей.

Вот что нужно делать:

Поначалу это нормально, но вы хотите убедиться, что то, что вы берете, продвигает вашу карьеру в отрасли.

И помните, что планирование мероприятий - довольно конкурентная отрасль.Так что вы, скорее всего, не будете известны как лучший организатор мероприятий в вашем сообществе. Но вы могли бы быть лучшим организатором свадеб или корпоративным планировщиком.

Видите разницу? Обязанности свадебного планировщика и корпоративного планировщика потенциально могут сильно отличаться.

Так как же выбрать свою нишу?

Выясните, какие типы мероприятий вам нравятся или которые вы планировали в прошлом.

А дальше идти.


ЧТО ВЫ ДЕЛАЕТЕ С ТИПОМ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА, КОГДА ВЫ НАЧИНАЕТЕ БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЕ?

В этот момент вы, вероятно, понимаете, что не можете просто начать и продолжать свой бизнес.

И это верно в отношении планирования мероприятий.

Одно решение, которое вам нужно будет принять довольно рано, - это то, какой тип бизнеса подходит вам лучше всего.

Итак, что выбрать?

Шесть форм, признанных в США:

  • ИП
  • Общество с Ограниченной Ответственностью (ООО)
  • S-Corporation
  • Товарищество
  • Корпорация
  • Кооператив

Какой из них вы выберете, будет зависеть от штата, в котором вы работаете, и может зависеть от ваших налоговых и юридических требований.

Вы можете спросить, почему я не могу делать что-то от своего имени и уйти?

Вам нужно подумать о таких проблемах, как обязательства на случай, если что-то пойдет не так, и о подобных вещах.

Итак, хотя мы хотели бы представить вам варианты выбора, лучше всего принимать это решение вместе со специалистами в области права и налогообложения.

Итак, какие хорошие новости?

Ну, обычно это единовременное решение в вашем контрольном списке для планировщика встреч.Итак, вы принимаете решение один раз и двигаетесь дальше.


У меня нет представлений о том, чем я занимаюсь, но, возможно, я смогу придумать хорошее имя

А теперь повеселимся! Как быть организатором мероприятий - это больше, чем просто выбрать имя, но это особенно приятная часть.

Выбор названия вашей компании - это то, с чего начинается брендинг, и вам следует потратить некоторое время на размышления о чем-то броском и подходящем для индустрии мероприятий.

Подумайте о таких именах, как Mindy & Tony Event Planners или Luxe Event Planners, LLC. Конечно, используйте LLC только в конце, если вы планируете создать LLC.

Какое бы имя вы ни выбрали, вы должны убедиться, что оно вам нравится, потому что оно может оставаться с вами на долгие годы.


Я ХОЧУ НАЧАТЬ БИЗНЕС: ЧТО СЕЙЧАС? О, ПРАВИЛЬНО, ДАВАЙТЕ СДЕЛАТЬ ПЛАН.

Как начать бизнес по планированию мероприятий - это все о планировании. С самого начала вы должны планировать заранее.

И в этом вам поможет бизнес-план.

С самого начала нужно подумать о том, как вы планируете добиться успеха.

И нет, это не может быть так просто, как «Найди клиентов, зарабатывай».

На самом деле вы хотите записать, как вы планируете вести бизнес, перечисляя потенциальные затраты и подводные камни на этом пути.

Теперь я знаю, о чем вы думаете:

Это большая нагрузка, чтобы сразу понять, как будет работать бизнес.

Но не волнуйтесь.Бизнес-план - это всегда работа. Позже вы можете реализовать что-то, что может снизить или увеличить затраты. Вы можете понять, что ваш целевой рынок отличается. И это нормально.

Один из лучших бизнес-советов, который вы можете получить, - это всегда проявлять гибкость, чтобы вы могли адаптироваться.

Итак, вот несколько советов о том, как создать бизнес-план:

  • Запишите его ясно и кратко, чтобы вы всегда могли вернуться к нему;
  • Включите краткое изложение, обычно известное как Краткое изложение бизнеса;
  • Включите маркетинговый план;
  • Включите биографию руководства (т.е. поместите свое резюме и информацию о себе и ваших сотрудниках, если таковые имеются)
  • Включите финансовый план (очень важно, чтобы вы могли думать о ценах, прибыли и марже)

На это у вас уйдет некоторое время, но к концу у вас будет более четкое представление о том, чего вы хотите от своего бизнеса. И, в конечном счете, это один из лучших советов и приемов планирования мероприятия: составьте план и выполняйте его.

Что касается вашего финансового плана, мы расскажем о других вещах, о которых вы должны подумать в связи с расходами на подготовку бюджета.


НЕ ХОЧУ КОММЕРЧЕСКУЮ НЕДВИЖИМОСТЬ В АРЕНДУ: НО НО ВЫ ДОЛЖНЫ НАЙТИ ГДЕ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ВСЕГО

Один из недостатков отсутствия офиса - где вы собираетесь все хранить?

Аренда офиса может быть дорогостоящей, поэтому экономия на аренде за счет работы из дома может быть большой, но что, если ваши клиенты хотят, чтобы вы хранили баннеры, маркетинговые материалы и оборудование для мероприятий?

Итак, какое решение:

Вы можете арендовать складское помещение на всякий случай.

По крайней мере, вы все равно будете экономить деньги на офисе, и вам нужно будет платить только по мере необходимости.


КАК НАЧАТЬ БИЗНЕС ПО ПЛАНИРОВАНИЮ ВЕЧЕРИНКИ: НАЧНИТЕ ПАРТИЮ С ПОЛУЧЕНИЯ СТРАХОВАНИЯ

О страховании говорить не весело, но это необходимо.

Как и в любом другом бизнесе, вам нужно подумать обо всех видах страхования, которые вам нужно будет покрыть.И все это о том, как грамотно начать бизнес по планированию мероприятий.

Поговорите со страховым брокером о том, какой тип страховки вам нужен, но в целом вам могут понадобиться следующие типы:

  • Общая ответственность
  • Ответственность за качество продукции (может не применяться)
  • Страхование на дому
  • Компенсация работнику (e.грамм. если у вас есть сотрудники)
  • Уголовное страхование
  • Здоровье и другие льготы

И, конечно же, в каждом штате могут быть разные требования, если вы находитесь в США. Поэтому обратитесь к своему местному консультанту по страхованию, чтобы узнать, что вам нужно.

И учитывайте это в своих годовых расходах по бизнес-плану после того, как получите окончательную цифру!


КАК РАЗУМНЫЕ ВЕДЕНИЯ БИЗНЕСА: ПОЛУЧИТЕ БИЗНЕС-ЛИЦЕНЗИЮ

Это еще одна документация, о которой вам нужно поговорить с налоговым или юридическим специалистом, и она может очень сильно измениться даже от города к городу в Соединенных Штатах.

Например, правила ведения бизнеса в Лос-Анджелесе могут сильно отличаться от правил ведения бизнеса в Сан-Франциско, и оба они находятся в Калифорнии!

Получение лицензии во многих случаях не так уж и дорого, и это хорошая новость.

Но начинать работу до того, как вы поймете, нужна ли вам лицензия, - не лучший вариант!


ПОЛУЧИТЬ БОЛЬШОЙ ИЛИ ИДТИ ДОМОЙ: МАРКЕТИНГОВЫЕ ИЗДЕРЖКИ И КАКОЙ БЮДЖЕТ?

Маркетинг - это намного больше, чем просто Facebook, Twitter и листовки.Вы можете многое сделать даже с помощью онлайн-маркетинга, от SEO (поисковая оптимизация) до AdWords и спонсируемых публикаций в социальных сетях.

И эти затраты могут возрасти.

Итак, прежде чем начать, подготовьте бюджет для маркетинга и придерживайтесь его.

Вы начинаете новый бизнес, поэтому большая часть маркетинга - это просто метод проб и ошибок, прежде чем вы наконец поймете, что работает, а что нет.


ПРОВЕДЕНИЕ ЭФФЕКТИВНЫХ ВСТРЕЧИ: ГДЕ ПРОВЕДЕНИЕ ВСТРЕЧИ КЛИЕНТОВ И КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ЧАСТНОГО КОСМИЧЕСКОГО ОБЪЕКТА

Один из недостатков отсутствия офиса - где вы собираетесь встречаться со своими клиентами?

Многие клиенты могут посчитать непрофессиональным встречаться у вас дома.

Так что вам нужно будет найти в своем городе места, где можно встретиться.

Одно классное приложение для личного пространства, которое вы можете использовать, - Instynt. Вы можете забронировать личное пространство сразу, и это будет платная вещь.

Что бы вы ни использовали, вам нужно заранее продумать свою стратегию встреч, чтобы не паниковать, когда вы встретитесь со своими клиентами.


КАК СТАТЬ ПЛАНИРОВЩИМ СОБЫТИЙ В ЦИФРОВУЮ ВЕКУ: ВАМ НУЖЕН ВЕБ-САЙТ

В сегодняшней среде планирования мероприятий вам нужен веб-сайт.Это будет чрезвычайно важно для продвижения вашего бизнеса.

Итак, какие хорошие новости?

Это очень просто и доступно.

Что действительно круто, так это то, что многие службы, которые настраивают сайт для вас, позволяют вам вносить изменения, чтобы вы могли сделать его своим.

Техническая смекалка будет иметь важное значение в сегодняшней деловой среде. Вы захотите привыкнуть к использованию инструментов управления событиями, таких как универсальное приложение EventForte для управления событиями, которое поможет вам планировать события.


КАК НАЧАТЬ БИЗНЕС ПО ПЛАНИРОВАНИЮ СОБЫТИЙ И ИСПОЛЬЗОВАТЬ КАМЕРУ: СОЗДАТЬ И ПОДДЕРЖИВАТЬ ИНТЕРНЕТ-ПОРТФОЛИО

Один из способов, которым ваши клиенты найдут вас и оценят вашу работу, - это то, как выглядят ваши прошлые события.?

Итак, что может быть лучше, чем создание онлайн-портфолио?

И вы также можете использовать свой сайт для этого.

Если вы еще не запланировали никаких мероприятий, не расстраивайтесь!

Вы можете устроить фотосессию инсценировки свадьбы или мероприятия. Разберитесь в деталях, а затем продвигайте, продвигайте, продвигайте. Как часть вашего контрольного списка свадебных фотографов, подумайте о будущем и убедитесь, что фотографии хорошо смотрятся для вашего онлайн-портфолио, и это принесет вам пользу в будущем.

После того, как вы запланировали несколько мероприятий, вы можете использовать эти изображения на своем сайте.

Также полезно иметь письменные отзывы на вашем сайте или в агрегаторах обзоров, таких как Yelp.


СЕРТИФИКАЦИЯ: ДОЛЖНЫ ЛИ ВЫ СООТВЕТСТВОВАТЬ ТРЕБОВАНИЯМ СЕРТИФИЦИРОВАННОГО ПЛАНИРОВАНИЯ СОВЕЩАНИЙ?

Хотя это не является обязательным требованием, наличие сертификатов может помочь.Вы можете указать на своем веб-сайте, что вы сертифицированы, и продвигать себя, используя эти сертификаты.

Вы можете работать, чтобы стать CSEP (Certified Special Events Professional) или CMP (Certified Meeting Planner). Эти сертификаты выдаются ISES и MPI соответственно. Возможно, они ищут их для ваших клиентов более высокого уровня.

Итак, в конечном итоге вы и ваша нишевая клиентура решаете получать сертификаты.Просто убедитесь, что вы соответствуете требованиям сертифицированного планировщика, прежде чем идти по этому пути.


БАНКЕТНЫЕ ФУНКЦИИ И ОБСЛУЖИВАНИЕ ПИТАНИЯ: ПАРТНЕР С ТРЕТЬИМИ ЛИЦАМИ

WПрежде чем вы начнете искать клиентов, вы хотите наладить отношения со сторонними поставщиками, чтобы у вас было легкое решение, когда вы начнете.

Свяжитесь с третьими сторонами, например, с поставщиками туристических услуг, поставщиками услуг общественного питания, гостиничными сетями, аудиовизуальными компаниями и центрами мероприятий.Часто отели предлагают услуги в рамках аренды гостиничных холлов.

Какой в ​​этом смысл?

Вы хотите развивать личные отношения с людьми, которые работают в этих местах, поэтому всего несколько телефонных звонков сэкономят вам кучу времени.

И со временем вы можете получить скидки, потому что вы будете хорошо известны этим третьим лицам.Ваши клиенты тоже оценят эти скидки 🙂


КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К ВСТРЕЧИ С ПОТЕНЦИАЛЬНЫМ КЛИЕНТОМ: НАЙТИ НОВЫЙ БИЗНЕС

Итак, теперь вы готовы искать новый бизнес!

Итак, как это сделать? Это вопрос на 1 миллион долларов.

Вначале очень важны рекомендации из уст в уста, но со временем вам захочется поближе познакомиться с более сложными маркетинговыми каналами.

Вот так вы работаете умнее, а не усерднее в ведении бизнеса!

Один интересный канал, сделанный этим организатором мероприятий, - это умное использование Pinterest. Она могла напрямую контактировать с людьми, которые ищут идеи для планирования свадьбы или вечеринки.

Самое интересное то, что у потенциальных клиентов уже есть доски объявлений, которые показывают организатору мероприятий, чего хочет потенциальный клиент.

Тогда легко показать потенциальному клиенту что-то подобное, что она планировала в прошлом.

Именно такое мышление поможет вам продвинуться вперед!


СКОЛЬКО МИНУТ В ДЕНЬ: ПОМНИТЕ, ВЫ УСТАНАЛИ СВОИ СОБСТВЕННЫЕ ЧАСЫ

Планирование мероприятий - это отрасль, в которой у вас будет много встревоженных клиентов, особенно при планировании свадьбы.

Вот почему для вас важно, даже дома, установить часы работы, когда вы доступны.

И вы захотите, чтобы клиенты знали эти часы с самого начала. Вы должны уважать, сколько часов и минут в день вы работаете.

В противном случае вы будете работать 24/7.

Это могло привести к ужасному выгоранию.

Так что не думайте, что ваши клиенты будут уважать ваше время!


РАБОТАЙТЕ РАЗУМНО НЕ ТЯЖЕЛО, НО ТАКЖЕ РАБОТАЙТЕ ТЯЖЕЛО: ДАЖЕ ВЫ НАХОДИТЕСЬ ДОМА, БУДЬТЕ ДИСЦИПЛИРОВАННЫМ В СВОЕЙ РАБОТЕ

Работа из дома может быть сложной задачей, потому что именно там вы живете. Так что отделить работу от личной жизни может быть сложно физически и эмоционально.

Таким образом, вы не скажете: «Я не хочу работать».

В этой статье рассказывается о том, как вы можете работать из дома и оставаться продуктивным, но основные выводы:

  • Дайте себе рабочее время
  • Платье для работы (не только в пижаме)
  • Не включайте телевизор
  • Имеют обозначенную рабочую зону

Так вы не позволите себе расслабиться.

Как начать бизнес по организации мероприятий из дома

Нет времени на то, чтобы прочитать все руководство прямо сейчас?

Не беспокойтесь. Я пришлю вам копию, чтобы вы могли прочитать ее, когда вам будет удобно. Просто дайте мне знать, куда его отправить (занимает 5 секунд)

Да, дай мне мой PDF


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Начать бизнес непросто даже из дома! Но это определенно возможно.

Планирование мероприятий - отличная карьера, и если вы можете собрать всех своих уток подряд, вы можете пойти туда и найти кучу клиентов.

Так что оставайтесь дисциплинированными, не откусывайте больше, чем вы можете прожевать, и вы будете в пути.

Если у вас есть другие советы по работе из дома в качестве организатора мероприятий или для начала бизнеса по планированию мероприятий, дайте нам знать в комментариях ниже.

Как начать бизнес по планированию мероприятий без денег

В отличие от большинства стартапов, вы можете создать успешный бизнес по планированию мероприятий с довольно ограниченным стартовым бюджетом.Есть много различных типов мероприятий, для которых вы можете предложить свои услуги по планированию мероприятий:

  • Корпоративное дело и образование: конференций, встреч, семинаров и выпускных.
  • Рекламные: презентации новых продуктов, показы мод, благотворительность и сбор средств.
  • Празднования: дня рождения, свадьбы, спортивные мероприятия и местные ярмарки.

В этой статье мы покажем вам, как вы можете начать бизнес по планированию мероприятий с очень небольшими деньгами заранее. Мы рассмотрим все от начала до конца, включая определение вашего целевого рынка, разработку бизнес-плана, оценку ваших услуг, маркетинг. ваш бизнес, разработка бизнес-плана и проведение операций.

Прежде чем мы начнем, давайте рассмотрим все в контексте.

Основы организации мероприятий

Планирование мероприятий - это помощь отдельным лицам, группам, организациям и предприятиям в планировании, организации и проведении мероприятий. Он включает в себя все: от проведения маркетинговых исследований до поиска подходящего места, чтобы убедиться, что все идет по плану в день мероприятия. Список является исчерпывающим и меняется от одного события к другому.

Организаторы мероприятий часто выполняют ряд обязанностей.Как только они понимают, какое мероприятие хочет провести их клиент, они начинают с оценки различных услуг и ресурсов, которые им потребуются для проведения мероприятия. Затем они составляют ориентировочный бюджет для своего клиента, чтобы дать ему разбивку того, сколько он будет стоить от начала до конца.

Проще говоря, организаторы мероприятий планируют, организуют и проводят мероприятия для клиентов, следя за тем, чтобы все соответствовало бюджету клиента.

Как вы, наверное, догадались, для этого организатору мероприятия требуется:

  • Будьте внимательны к деталям.
  • Будьте в курсе последних тенденций в сфере организации мероприятий.
  • Уметь составлять подробные контрольные списки для планирования мероприятий и разбивки бюджета.

Теперь, когда у нас есть хорошее представление о том, что такое планирование мероприятий и чем на самом деле занимаются организаторы мероприятий, давайте посмотрим, как вы можете начать свой собственный бизнес по планированию мероприятий с очень ограниченным стартовым бюджетом.

5 шагов для начала бизнеса по организации мероприятий без денег

Начать собственный бизнес по организации мероприятий не должно быть сложно.Имея в своем арсенале правильный набор инструментов, вы даже можете начать работу и собрать своего первого клиента, не тратя ни копейки.

В этом разделе мы покажем вам, как начать бизнес по планированию мероприятий с довольно ограниченным стартовым бюджетом. Покроем:

  1. Определение вашего целевого рынка.
  2. Расценки на услуги по планированию мероприятий.
  3. Маркетинг и ресурсы.
  4. Разработка бизнес-плана.
  5. Операции и логистика.

Мы рекомендуем использовать инструмент управления событиями для создания вашего сайта, управления вашими ресурсами и контактами, а также для маркетинга ваших услуг.Event Smart - это решение для регистрации, продажи билетов и управления мероприятиями, которое предлагает бесплатный план Basic , который поможет вам начать работу.

Шаг 1. Определите свой целевой рынок

Первое, что вам нужно сделать, это решить, хотите ли вы перейти к общему планированию мероприятий или занять определенную рыночную нишу для мероприятий.

Если у вас нет большого опыта в планировании мероприятий или вы только начинаете, было бы неплохо выбрать уникальную нишу на рынке для мероприятий и перейти к другим типам, как только вы создадите для себя портфолио.Если возможно, начните с знакомого вам типа или, по крайней мере, тематики мероприятий. Если вы не знакомы с мероприятиями, посетите их и посмотрите, как все происходит. Ключевым преимуществом предложения ваших услуг на нишевом рынке мероприятий является то, что вы сможете охватить больше территории и более ответственно использовать свои ресурсы (время, усилия, навыки).

После того, как вы определились с типом нишевых мероприятий, следующим шагом будет исследование и определение вашего целевого рынка. Если, например, вы хотите спланировать мероприятия по сбору средств, вы можете подумать о том, чтобы связаться с местными некоммерческими организациями и благотворительными организациями.

Затем проведите свое исследование и узнайте как можно больше о потребностях выбранного вами рынка. Например, вы можете подумать о том, чтобы узнать:

  • Как часто организация проводит мероприятия.
  • Сколько посетителей они ожидают на каждом мероприятии.
  • Каков их сметный бюджет для каждого мероприятия.
  • Какие мероприятия проходят на мероприятии.

Вы можете получить эту информацию, посетив веб-сайт мероприятия организации, ее страницы в социальных сетях, проведя исследование конкурентов или просто связавшись с организацией и попросив об интервью.

Шаг 2: Стоимость услуг по планированию мероприятий

После того, как вы выберете нишу и проведете небольшое исследование, вам нужно будет решить, как оценивать услуги по планированию мероприятий. Хотя ваши ставки могут варьироваться от одного мероприятия к другому в зависимости от требований клиента, вам все равно следует иметь в виду некоторую общую информацию о ценах. Например, вы хотите решить:

  • Ваша почасовая оплата за встречи с клиентами, консультации, связь с поставщиками и т. Д.
  • Сколько вы будете платить за предложения и другие ресурсы, которые вы предоставляете клиенту.

Также важно определиться с общей ценовой стратегией. Будете ли вы взимать плату исключительно по почасовой ставке или в процентах от общего бюджета мероприятия? Будете ли вы взимать комиссию за бронирование мест или найм поставщиков общественного питания?

Организаторы мероприятий обычно выбирают стратегию ценообразования «затраты плюс» (в среднем это 15% от общей стоимости мероприятия), которая позволяет им поддерживать свой бизнес в рабочем состоянии и получать прибыль.

После того, как вы определились с индивидуальными ценами и стратегиями ценообразования, рассмотрите возможность создания пакетов услуг и предложения пакетов планирования мероприятий по разным ценам.

Шаг 3. Маркетинг и ресурсы

Поскольку наша цель - начать бизнес по планированию мероприятий с очень небольшими деньгами, ваши маркетинговые усилия будут ограничены вначале. Однако, как только ваш бизнес по планированию мероприятий начнет набирать обороты, вы можете ежемесячно откладывать средства на маркетинговые цели.

Когда вы только начинаете, вы можете продавать свои услуги по планированию мероприятий, используя следующие маркетинговые стратегии:

  • Сарафанный маркетинг. Расскажите друзьям, семье и коллегам, что вы занимаетесь бизнесом! Найдите возможности планировать мероприятия для друзей и семьи. Это отличный способ создать портфолио, получить опыт и рассказать о своем бизнесе по планированию мероприятий. Посетите или свяжитесь с компаниями, которым требуются такие же услуги, как ваша, и обсудите их потребности.
  • Маркетинг в социальных сетях. Создайте бизнес-страницу на сайтах социальных сетей и начните продавать свои мероприятия своей целевой аудитории. Используйте правильные хэштеги и регулярно публикуйте сообщения для максимального охвата.
  • Маркетинг через сайт вашего мероприятия. Создайте бесплатный веб-сайт для мероприятий с помощью Event Smart и используйте его для продвижения своих услуг по планированию мероприятий. Потратьте некоторое время на создание целевых страниц, сообщений в блогах, раздела часто задаваемых вопросов, страницы услуг и таблицы цен. Используйте блоги и настраиваемые страницы от Event Smart вместе со страницами регистрации на мероприятие. .
  • Электронный маркетинг. Поищите в местных бизнес-каталогах клиентов, которые были бы заинтересованы в ваших услугах по планированию мероприятий, и начните составлять список адресов электронной почты.Отправьте им информацию о ваших услугах по планированию мероприятий и ценах.
  • Посещение объектов. Вам следует ознакомиться с местами в вашем районе, которые можно арендовать для проведения мероприятий. Заводы должны быть очень готовы поговорить с организаторами мероприятий, которые могут привлечь клиентов для их помещения. По мере того, как вы разговариваете с местами, вы будете строить отношения с новыми компаниями, которые могут помочь вам и вашим клиентам. Отношения с заведениями также могут быть источником новых клиентов.

Шаг 4: Разработайте бизнес-план

Разработка бизнес-плана - ключевой шаг к открытию любого бизнеса.Он включает в себя информацию о вашей компании, каковы ваши цели, какие услуги вы предлагаете и кому вы предлагаете услуги. Наличие надежного бизнес-плана поможет вам не сбиться с пути и поможет вам в принятии ключевых бизнес-решений.

Как минимум, ваш бизнес-план планирования мероприятия должен включать:

  • Краткое содержание
  • Отраслевой анализ
  • Анализ клиентов
  • Анализ конкурентов
  • Операционный и логистический план
  • Маркетинговый план
  • Финансовый план

Ознакомьтесь с этим образцом бизнес-плана «Планирование мероприятий» , чтобы получить инструкции о том, как начать работу.

Шаг 5: Операции и логистика

Координация и контроль мероприятий - это действия по планированию событий, которые происходят на мероприятии. В зависимости от выбранной вами ниши это может быть по выходным, вечером, в нерабочее время или даже в рабочее время (для корпоративных встреч).

Кроме того, важно помнить, что некоторые события носят сезонный характер. Например, некоммерческие организации с большей вероятностью будут проводить мероприятия по сбору средств во время праздников.

Однако, как организатор мероприятий, вы будете отвечать за множество различных мероприятий и операций по планированию мероприятий в зависимости от типа мероприятия. Вот некоторые операции, которые являются общими для большинства событий:

Исследование событий

Рекомендуется заранее изучить типы мероприятий, которые вы планируете. Например, вы можете составить список возможных мест и услуг общественного питания. Ваш список может включать информацию о доступности, стоимости и контактных телефонах.

Предложения

После сбора требований вашего клиента и проведения исследования следующим шагом будет составление предложения о мероприятии для вашего клиента. Это опять же зависит от типа планируемого мероприятия.

Тем не менее, большинство предложений по мероприятиям содержат краткое портфолио (с фотографиями), отзывы, информацию о ценах, контракте и расписании. Поскольку вы только начинаете, вы можете рассмотреть вопрос о взимании платы за консультацию, на которой вы поделитесь предложением со своим клиентом.

Вот загружаемый шаблон предложения мероприятия , который поможет вам начать работу.

Организация

После того, как клиент примет ваше предложение, вам нужно будет предпринять шаги по организации и проведению мероприятия. Этот шаг обычно включает в себя телефонные звонки и посещение различных поставщиков. Вы будете сдавать в аренду площадку, нанимать поставщиков (кейтеринг, сиденья, свет, развлечения и т. Д.) И все остальное, что клиент хотел бы представить на мероприятии.

Хорошая идея - вовлечь клиента в процесс принятия решений и сделать его максимально простым и плавным.

Координация

Координация с людьми, продавцами и поставщиками, которые собираются вместе, чтобы сделать мероприятие реальностью, может быть довольно сложной задачей. Вы должны убедиться, что все находятся на одной странице и имеют четкое представление о расписании мероприятия.

Функция Add Collaborators

Event Smart упрощает управление всей командой и открывает платформу для совместной работы.

Заключение

Начать бизнес по планированию мероприятий с очень небольшим финансированием вполне возможно.Первоначально вам придется потратить много времени на исследование рынка, создание портфолио и маркетинг. Как только ваш бизнес начнет развиваться, вы сможете вложить немного денег в свой бизнес и подумать о найме персонала или выходе на другие нишевые рынки мероприятий.

Надеюсь, у вас есть лучшее представление о том, как начать свой бизнес по планированию мероприятий - от идеи до реализации - с очень небольшим финансированием для начала.

У вас есть вопросы о том, как начать собственный бизнес по организации мероприятий? Мы будем рады услышать от вас, так что спрашивайте в разделе комментариев ниже!

Как начать бизнес по планированию мероприятий

Получите готовый план проекта на основе этого практического руководства.

Вы мечтаете о вечеринке? Или хотя бы как интересное мероприятие. Если вы общительны, организованы и амбициозны, воплотите в жизнь свою мечту, начав бизнес по планированию мероприятий. Ежегодно в США проводится два миллиона мероприятий. Это почти 5 500 мероприятий каждый день. А норма прибыли планировщиков составляет 15-40% бюджета (по данным Entrepreneur, на мероприятия ежегодно тратится около 500 миллиардов долларов). Индустрия мероприятий переживает бум, рост составляет 10% в год.Итак, если вы ждали знака, чтобы зарабатывать на жизнь своей страстью, это ваш большой шанс.

Это руководство охватывает практически все аспекты создания и работы успешной компании по планированию вечеринок и мероприятий. Сохраните его как контрольный список, чтобы подготовить запуск вашей компании по планированию мероприятий и добиться успеха.

Развивайте свои навыки

Амбиции могут сильно воодушевить вас, но чистого желания недостаточно для получения приличной прибыли. Прежде чем решиться начать свое агентство по планированию мероприятий, убедитесь, что у вас есть необходимые компетенции в своем наборе навыков.

Навыки, необходимые для работы в сфере планирования мероприятий:

  • Исключительные навыки работы с людьми
Работа в сфере мероприятий требует постоянного общения и нетворкинга. Успех мероприятия иногда полностью зависит от вашей способности понимать потребности клиента и ваших переговоров с подрядчиками. Это включает в себя множество организационных способностей, таких как тайм-менеджмент, координация команды, ресурсы и логистика. Списки дел - ваши лучшие друзья, и вам становится легче справляться с несколькими задачами.Хотя все хорошо спланировано, все может развалиться (и это часто случается). Вы должны быть в состоянии найти творческое решение и беспрепятственно провести мероприятие при возникновении неожиданных проблем. Вам нужно сохранять спокойствие и собранность любой ценой, даже когда дела идут не так, как нужно. Может быть, вы только что нашли свой дзен. Мелкие вещи имеют значение, потому что они приводят к большим проблемам. Вы должны уметь сосредотачиваться на общей картине и при этом отслеживать мельчайшие детали. Вам требуется способность нестандартно мыслить и воплощать свои уникальные идеи в жизнь, соблюдая бюджетные требования.
  • Предпринимательство
Вы не боитесь брать на себя ответственность, продавать свои услуги и платить налоги. Вам нравится то, что вы делаете. Планирование мероприятий официально считается одной из самых напряженных работ. Но если вы любите делать людей счастливыми, это также одна из самых полезных работ. Это бонус, если у вас уже есть все эти навыки. В противном случае вы наверняка со временем разовьете их с опытом. Просто прыгайте и начинайте действовать.

Набери как можно больше опыта

Вы можете пропустить этот раздел, если вы уже являетесь зрелым профессионалом в сфере организации мероприятий с великолепным портфолио.Но если вы начинающий планировщик, вот где вы можете намочить пальцы в мире событий. Волонтер Некоммерческие организации часто ищут волонтеров во время своих мероприятий. В качестве волонтера вы будете проверять билеты на благотворительный концерт, настраивать оборудование или даже приносить кофе артистам. Не стесняйтесь работать за кулисами и разговаривать с поставщиками, менеджерами и другими добровольцами. Эти контакты и опыт пригодятся в будущем.

Найдите работу в компании, занимающейся организацией мероприятий.

Поищите в Интернете должности начального уровня, например, помощника по административным вопросам, помощника по мероприятиям, координатора общественного питания и т. Д.Хотя компенсация невелика, опыт бесценен. Обратитесь в гостиничные компании или к организаторам мероприятий, которыми вы восхищаетесь, и узнайте, смогут ли они воспользоваться вашими услугами и помощью.

Начните с организации небольшого мероприятия

Устройте вечеринку в честь дня рождения друга, устройте танцевальный вечер или концерт для рок-группы местного университета. Это не требует большого опыта, но требует большого увлечения.

Познакомьтесь с инструментами планирования мероприятий

Лучшие организаторы мероприятий технически подкованы и часто полагаются на инструменты, чтобы успевать за своим напряженным графиком.Изучите такие приложения, как Casual, Slack, Eventribe, Zapier и многие другие. Вот длинный список, если вы жаждете дополнительной информации.

Стать сертифицированным

Работа по планированию мероприятий не требует формального образования, но сертификат повысит вашу рыночную стоимость. Это особенно полезно, если вы планируете работать с корпоративными клиентами.

Вот некоторые из наиболее проверенных обозначений: Экзамен охватывает планирование, управление сайтом, дизайн мероприятий, маркетинг и международные стандарты.Обладатели этого сертификата в среднем зарабатывают на 10 000 долларов в год больше, чем несертифицированные планировщики. Сдать экзамен можно дистанционно, но только четыре раза в год. Это также требует как минимум трехлетнего опыта работы в отрасли. С этим сертификатом вы получаете доступ к обширной сети профессионалов, готовых помочь вам расти. CMM - это не только экзамен, но и целая программа обучения, которая занимает 15 недель в автономном режиме в Индиане. Звучит дорого, но плановики с КИМ зарабатывают на 30 000 долларов в год больше, чем плановики без КИМ. Найдите наставника или бизнес-партнера

Трудно начать бизнес самостоятельно и приобрести все необходимые знания. Таким образом, партнерство с кем-то, у кого есть опыт планирования мероприятий, может быть очень мудрым решением. Он также может направлять и поддерживать вас в поисках знаний.

Стать сертифицированным

Работа по планированию мероприятий не требует формального образования, но сертификат повысит вашу рыночную стоимость. Это особенно полезно, если вы планируете работать с корпоративными клиентами.

Вот некоторые из наиболее проверенных обозначений:

Экзамен охватывает планирование, управление сайтом, дизайн мероприятий, маркетинг и международные стандарты. Обладатели этого сертификата в среднем зарабатывают на 10 000 долларов в год больше, чем несертифицированные планировщики. Сдать экзамен можно дистанционно, но только четыре раза в год. Это также требует как минимум трехлетнего опыта работы в отрасли. С этим сертификатом вы получаете доступ к обширной сети профессионалов, готовых помочь вам расти. CMM - это не только экзамен, но и целая программа обучения, которая занимает 15 недель в автономном режиме в Индиане.Звучит дорого, но плановики с КИМ зарабатывают на 30 000 долларов в год больше, чем плановики без КИМ.

Изучение рынка и конкурентов

Чтобы узнать, как начать собственный бизнес по планированию мероприятий, вам необходимо понимать, кто присутствует на рынке, особенно в вашем регионе. Какие запросы от клиентов самые частые? Сколько событий определенного типа происходит регулярно в вашем районе? Что предлагают другие компании и в чем их сильные стороны? Какие комиссии они взимают? Как вы можете выделиться среди конкурентов?

Не просто верьте, что у вас есть хорошая идея, найдите факты или, по крайней мере, объективные мнения, подтверждающие это.Анализируйте общедоступные данные и отчеты в Интернете и обращайтесь к компаниям, которые проводят тендеры для организаторов мероприятий. Поговорите со своими потенциальными клиентами, чтобы четко понять их потребности.

Выберите свою нишу

Попытка предложить услуги по координации для всех типов мероприятий - распространенная ошибка, особенно среди начинающих предпринимателей. Выберите конкретную нишу и доминируйте в ней. Корпоративный сектор Клиентами на этом рынке являются корпорации, общественные организации и благотворительные организации.
  • Корпоративные мероприятия включают конференции и выставки, выставки, рекламные акции, семинары для персонала, праздничные вечеринки и многое другое.Они, как правило, менее личные, имеют больше участников и больший бюджет, чем частные мероприятия.
  • Благотворительные организации часто организуют сбор средств для разных целей и в различных формах. Это может быть что угодно, от концерта до марафона. Для этих мероприятий вы наверняка привлечете волонтеров и спонсоров.
Социальные мероприятия

Не каждый хочет самостоятельно планировать дни рождения, свадьбы или встречи, особенно если эти личные встречи большие. Если вы выберете этот рынок, вашими клиентами будут частные лица.Они вообще очень эмоционально вложены в мероприятие. Поэтому вы должны быть чуткими к их потребностям, дружелюбны и оптимистичны.

  • Организация свадьбы - самая востребованная услуга и самый насыщенный рынок для организаторов мероприятий. Но это также самый выгодный вариант среди частных торжеств из-за очень большого бюджета. Средние расходы на свадьбы в США составляют около 33 400 долларов.
  • Дни рождения - второй по величине рынок для организаторов мероприятий. Некоторые из них могут быть огромными, дикими и довольно дорогими.
  • Другие семейные торжества. Поводов для вечеринки предостаточно: детские души, бар и бат-мицвы, годовщины, встречи, крестины и помолвки. В каждом из этих случаев будет список конкретных требований.
Общественные мероприятия

Как правило, они предназначены для развлечения, а не для праздников или деловых целей. Проблема для нового бизнеса в том, что вам нужно найти спонсора или рискнуть собственными средствами в надежде, что люди купят билеты.

  • Съезды - это массовые мероприятия, посвященные определенным интересам или хобби. Comic-Con - отличный тому пример.
  • Культурные мероприятия, такие как музыкальные или кинофестивали, художественные шоу и многое другое.
Спортивные мероприятия от местного до национального и даже международного масштаба, такие как Олимпийские игры или чемпионат мира по футболу.

Сосредоточьтесь на своих сильных сторонах. Итак, сузьте свои операции до определенной ниши в соответствии с вашими навыками, связями и увлечением. Действуйте и делайте все возможное. Но избегайте попыток стать «мастером на все руки, ничего не мастером».

Составьте надежный бизнес-план

Креативность имеет значение, но доход определяется в цифрах. Поэтому составление надежного бизнес-плана является предпосылкой успеха. Структурируйте свои идеи в документе, который устанавливает ваши цели и стратегию. Есть разные варианты того, как должен выглядеть план, но в лучшем случае он должен включать следующее:
  • Vision. Что отличает вашу компанию по организации мероприятий от других компаний?
  • Профиль компании. Основные услуги и деятельность, ценности и миссия.
  • SWOT-анализ . Обзор ваших сильных и слабых сторон. А также исследуйте возможности рынка и конкуренцию.
  • Профиль клиента. Как будут выглядеть ваши клиенты. Сколько им лет и сколько они зарабатывают? Как они проводят свободное время и чем дорожат? Вы также можете составить список потенциальных клиентов, к которым можно подойти.
  • Маркетинговый план. Как вы собираетесь привлекать клиентов и зарабатывать деньги? Мы скоро поговорим о вариантах.
  • Финансовый план . Сводная информация о структуре затрат и прогнозируемых потоках доходов. Как вы собираетесь зарабатывать деньги и сколько? Каковы ваши предпусковые расходы и как вы их покроете?
Нужно вдохновение. Шаблоны будут огромным подспорьем для начала работы. Загрузите его здесь или посмотрите примеры здесь.

Планируйте свой доход

В рамках финансового плана попытайтесь спланировать свои денежные потоки на следующий месяц, три месяца или полгода.Не забывайте о расходах на начало бизнеса по планированию вечеринок, а также о заработной плате, счетах за коммунальные услуги, налогах, страховке и всех ежемесячных расходах. Ваши сборы будут варьироваться в зависимости от обслуживаемого сегмента рынка, местной стоимости жизни, вашего опыта и репутации.

Определите, сколько вы будете взимать за свои услуги, прежде чем начать свой бизнес, и включите свои сборы в бизнес-план. Ваша комиссия может быть фиксированной, процентной от расходов, почасовой ставкой или их комбинацией. Но большинство организаторов мероприятий используют метод «затраты плюс», что на 10–20 процентов превышает бюджет мероприятия.Таким образом, чтобы спрогнозировать свой доход, вы должны определить операционные расходы на организацию мероприятия: место проведения, рабочая сила, расходные материалы, материалы и т. Д. Чтобы ничего не забыть, используйте программное обеспечение для составления бюджета или шаблоны. Последний может быть в виде электронных таблиц или в виде распечатки. Вот некоторые из них, которые можно загрузить бесплатно: Убедитесь, что у вас достаточно капитала для начала работы

При разработке бизнес-плана подумайте, откуда будет поступать ваш первоначальный стартовый капитал. В некоторых случаях организаторы вечеринок и мероприятий могут начать с 5-10 тысяч долларов.Для домашнего офиса стартовый комплект для планирования мероприятий включает в себя компьютер, телефон и большую сеть подрядчиков со своим оборудованием и персоналом.

Однако вам все равно нужно платить по счетам, прежде чем бизнес станет прибыльным. Подсчитайте, сколько вам нужно, и сравните с прогнозируемым денежным потоком. Обсудите это со своей семьей и партнерами. Если возможно, не соглашайтесь брать ссуды. Сэкономьте как можно больше, прежде чем посвятить себя бизнесу, или рассмотрите альтернативные варианты дохода, такие как работа на неполный рабочий день, гранты для нового бизнеса, спонсорство или краудфандинг.Ваш бизнес-план будет большим подспорьем при обращении к инвесторам через AngelList, CrowdFunder или Fundable.

Вот отличное руководство по расчету начальных затрат от Ассоциации малого бизнеса США.

Это была самая стратегическая часть этого руководства. Пришло время для более практических шагов.

Начни свой бизнес

Теперь, когда у вас есть все предпосылки для планирования, пришло время его реализовать. Вы не можете избежать реальной бумажной работы, но вы можете упростить ее, заранее изучив местные правила.Убедитесь, что вы понимаете, какие разрешения, лицензии и страховки вам необходимы для работы, какие налоги нужно платить и когда.
Следуйте этому контрольному списку для запуска бизнеса, сделайте это правильно и профессионально:

Зарегистрируйте свою компанию

Это требование для ведения законной деятельности и защиты вашего бизнеса. Этот процесс варьируется от страны к стране и зависит от размера и структуры фирмы. Например, в Управлении малого бизнеса США есть руководство по регистрации юридического лица. Вот аналогичное объяснение для жителей Великобритании.На этом этапе вы должны решить, хотите ли вы зарегистрировать свой бизнес. У разных юридических лиц разные юридические лица, сборы за регистрацию и налоговые последствия. В США, например, это могут быть:
  • ИП (один фрилансер с личной ответственностью),
  • Товарищество (два или более человек),
  • Общество с Ограниченной Ответственностью или ООО (легко и недорого создать, имеет наименьшие административные требования. Вы будете защищены от личной ответственности, когда дело доходит до долгов компании),
  • S Corporation (обычно не рекомендуется для небольших организаций),
  • C Corporation (наиболее сложный тип, обычно намного больше, чем среднестатистический организатор мероприятий когда-либо понадобится),
  • Некоммерческая корпорация (вероятно, не ваш выбор, поскольку вы действительно хотите получать прибыль).
В большинстве стран есть похожие юридические лица, возможно, с разными именами. Если вы не уверены, проконсультируйтесь с юристом.

Откройте банковский счет

Отделите свои личные финансы от финансов компании для налоговых целей и отслеживания денежных потоков. Chase считается одним из лучших банков, открывающих счет для открытия малого бизнеса. Выберите отличный банк, который предоставит вам ссуды под низкие проценты и неограниченный кэшбэк до 2%.

Возможно, вам потребуется оформить документы и подписать документы лично.Однако необходимо иметь онлайн-банкинг и онлайн-приложение. Также очень рекомендуется персональный менеджер банка.

Получите необходимые лицензии Какие именно лицензии вам понадобятся, будет зависеть от вашего местоположения (вот руководство для компаний в США) и операций. Если вы планируете продавать алкоголь во время мероприятий, вам, вероятно, понадобится разрешение.

Получите соответствующую страховку

Ваш бизнес должен быть застрахован на случай несчастных случаев, а в некоторых штатах страхование является обязательным.Например, страхование гражданской ответственности защищает бизнес от ответственности в случае повреждения чужого имущества. Если у вас есть сотрудники, вам необходимо страхование компенсации работникам. Другими соответствующими вариантами являются государственная ответственность, профессиональная компенсация, здоровье и льготы и другие. Вы также можете получить страховку от конкретных событий для отдельных проектов.

Вот небольшой справочник по типам страхования, но мы советуем вам проконсультироваться с авторитетным брокером, чтобы получить страховку, которая лучше всего соответствует вашим потребностям.

Знайте свои налоги

На первый взгляд, регистрация и уплата налогов могут показаться чрезвычайно сложными. Но вот эмпирическое правило: удерживайте треть своих доходов для оплаты юридических услуг. Однако в среднем ставка налога на малый бизнес в США составляет 19,8%.

Налоги для компании, планирующей мероприятия, могут включать налог на самозанятость, подоходный налог и налог на заработную плату, если у вас есть сотрудники. В зависимости от того, где и как вы продаете товары и услуги, вы также можете нести ответственность за уплату акцизных сборов и уплаты налогов.Ознакомьтесь с этим руководством, чтобы узнать о налоговом законодательстве США и Великобритании. Вы также можете иметь право на снижение налога. Например, если вы работаете из дома, вы можете учитывать часть своих расходов на аренду и коммунальные услуги как коммерческие расходы.

Создайте свой фирменный стиль

Вы можете продавать клиентам под своим именем или названием компании. В любом случае убедитесь, что ваш бренд запоминающийся, запоминающийся и уникальный. Это может потребовать мозгового штурма и исследования. Поделитесь своими идеями с доверенными людьми, чтобы проверить и увидеть их реакцию.Приняв решение, зарегистрируйте название и логотип своей компании, купите домен и начните развивать свой бренд.

Если вы не уверены в своих навыках визуального творчества, наймите дизайнера. Они также могут помочь с визитками и веб-сайтами.

Составьте маркетинговый план и бюджет

Чтобы заработать больше, нужно тратить деньги. В самом начале маркетинговый бюджет может составлять до 30% расходов вашего бизнеса. Вроде много, но вам нужно много всего:
  • Веб-сайт с портфолио ваших проектов,
  • Визитки,
  • Рекламы (мы предлагаем онлайн-рекламу в поисковых системах и социальных сетях, как с таргетингом в пределах 50 миль). радиус в вашем районе),
  • Путевые расходы на посещение сетевых мероприятий.
Решите, сколько вы готовы потратить на маркетинг. Если у вас еще нет приличного бюджета для веб-сайта, лучше сначала работать со страницами Facebook или Instagram, чем иметь некачественное присутствие в Интернете. Ваш веб-сайт должен быть профессиональным, содержать ваши услуги и портфолио, отзывы клиентов и контакты. Однако, если у вас есть достаточно времени и средств, существуют конструкторы веб-сайтов, которые помогают создавать веб-сайты профессионально выглядящие.

Цель маркетинга на ранней стадии - привлечь первых клиентов.Если вы проведете незабываемое мероприятие, они останутся рядом и порекомендуют вас другим. Тогда ваши маркетинговые расходы в конечном итоге снизятся.

Используйте эти руководства и шаблоны для создания маркетингового плана.

Сделайте презентацию в лифте идеальной

Попробуйте представить ценность своего бизнеса и уникальные торговые предложения за 60 секунд или меньше. Сначала запишите речь. Редактировать и переписывать. Практикуйте это перед зеркалом. Чтобы при встрече с потенциальным клиентом или спонсором не было упущено ни одной возможности.

Шаблоны для составления предложений

Каждое мероприятие будет отличаться, но вы сможете быстро ответить каждый раз, когда получите запрос или найдете интересную возможность. Легче было бы немного изменить продуманный шаблон, чем писать каждое письмо с нуля.

Вы также должны иметь четкую структуру ценообразования и уметь уверенно оценивать размер комиссии.

Получите отзывы

Как только вы закончите свое первое мероприятие и получите оплату, попросите клиента написать несколько слов о вашей работе, которые можно будет разместить в виде обзора на вашем веб-сайте.Это повысит вашу репутацию и бренд.

Добавляйте фото и видео успешных вечеринок в свое портфолио каждый раз после мероприятия (сначала спрашивайте разрешения). Но они должны быть профессионально сняты и смонтированы.

Развитие возможностей для бизнеса

Даже если вы уже реализовали свои первые проекты, процесс поиска новых никогда не прекращается. Используйте любую возможность для продвижения своей компании: свяжитесь с местными блоггерами, напишите о себе в журнале, покупайте рекламу в социальных сетях.Организуйте свои идеи в интеллект-карте или в визуальном планировщике. Узнайте, где вы можете встретить потенциальных клиентов и получить их контакты. Составьте список потенциальных клиентов. Например, вы можете представиться владельцам новых ресторанов и отелей. Предлагайте устраивать вечеринки на своих площадках с серьезной скидкой. Сначала они могут быть вашими клиентами, а потом - партнерами. Используйте всю свою харизму, чтобы найти потенциальных клиентов. Ключ к заключению контракта - взаимопонимание и искренний диалог. Сделайте так, чтобы каждый клиент почувствовал себя важным.Ваша цель - завоевать доверие эмоциями и идеями. Идите в ногу с тенденциями

Тенденции мимолетны, но люди по-прежнему хотят иметь то, что сейчас в моде, поэтому убедитесь, что вы знаете, что это такое, и дайте им это. В этом случае Pinterest - хорошее место для вдохновения.

Постоянно улучшайте свои навыки

Мир событий постоянно развивается, поэтому вы не можете позволить себе лениться. Вам нужно расти как профессионал и улучшать свои услуги. Вы можете заснять за кулисами процесс создания мероприятия, чтобы продемонстрировать, что вы открыты и не отставаете.Попробуйте пройти онлайн-курс по организации мероприятий, например, на Udemy.

Резюме

Люди - существа социальные. Мы хотим собраться вместе, чтобы отпраздновать событие, достичь общей цели или заняться своими интересами. И зачастую у нас нет времени и дисциплины для организации таких мероприятий. Всегда найдется работа для всех типов организаторов мероприятий, которые являются экспертами в координации десятков движущихся частей великого события и события.

Итак, если вам нравится помогать другим праздновать, добро пожаловать в наш бизнес.

Как начать бизнес по планированию вечеринок и мероприятий

Как начать бизнес по планированию мероприятий - ключевые шаги:


Это может показаться нишевым, но планирование вечеринок и мероприятий на самом деле - это многомиллиардная отрасль с большим спросом по всей Великобритании. В конце концов, кто не любит хорошие колени?

Что еще лучше, вам не обязательно иметь историю в планировании мероприятий, чтобы начать свой бизнес. Однако один из рисков, связанных с работой на мероприятиях, заключается в том, что популярность этой веселой и креативной индустрии действительно означает, что это насыщенный рынок.

Но, обладая четкой концепцией, эффективным маркетингом и несколькими ключевыми навыками, которые можно передавать, вы максимально увеличите свои шансы обойти конкурентов и добиться успеха.

Прежде всего, решающее значение имеют навыки организации и управления временем - от сортировки поставщиков до управления логистикой и надувания воздушных шаров организаторы мероприятий должны уметь жонглировать. Вы также должны быть представительны и уметь четко сообщать клиентам о своих планах и результатах, которых вы достигаете.

Вам также необходимо проявить достаточно изобретательности, чтобы придумывать уникальные концепции, и быть достаточно собранным, чтобы решать проблемы, которые могут возникнуть в последнюю минуту (что можно сделать, если ваш поставщик провизии застрял в пробке?).Уверенность в принятии решений за клиентов и согласовании цен также не повредит!

Если это похоже на вас, и вы увлечены организацией высококачественных мероприятий для клиентов, читайте дальше, чтобы узнать, как стать организатором мероприятий и как начать бизнес по планированию вечеринок.


Определите свою бизнес-идею по планированию мероприятий

Когда дело доходит до создания компании по организации мероприятий, вам сначала нужно определиться с типом услуг, которые вы хотите предложить.

Хотели бы вы предложить полный комплекс услуг по планированию мероприятия, организовывая все аспекты мероприятия от начала до проведения? Или вы бы предпочли сосредоточиться на одном или двух конкретных наборах навыков? Например:

Также важно, чтобы вы сами выбрали тип событий, над которыми хотите работать.В первые дни вам будет легче четко продвигать себя, привлекать клиентов и приобретать нужные навыки и опыт, если у вас есть ниша.

События можно разделить на четыре большие категории в зависимости от их целей и задач:

  • Личные мероприятия , такие как свадьбы, дни рождения и семейные торжества
  • Организационные мероприятия , такие как коммерческие, политические и благотворительные мероприятия, конференции и выпуск продукции
  • Развлекательные мероприятия , такие как спортивные мероприятия и концерты
  • Культурные мероприятия , такие как церемониальные, религиозные, художественные или культурные мероприятия

Желательно выбрать нишу, с которой вы знакомы, и уже есть небольшой опыт работы.Например, если вы из корпоративной среды, вы можете иметь более четкое представление о том, как выглядит успешная конференция, чем успешный фестиваль искусства. Помните, вы всегда можете заняться другими специальностями по мере роста вашего бизнеса.

Джорджина Коулман, чья компания Established Events организует вечеринки для корпоративных клиентов, говорит, что «ваш прошлый опыт и связи» являются неотъемлемой частью:

«Имеет смысл работать в области, в которой у вас есть хорошие контакты, а не начинать с царапать.

- Джорджина Коулман, Established Events

Основатель компании TYPE, которая предоставляет сетевые мероприятия, «которые улучшают благополучие и которые могут себе позволить миллениалы», - говорит Тристан Джонсон, опираясь на свой собственный опыт работы на рынке мероприятий в качестве потребителя. idea:

«Я молодому поколению, выходившему на конкурентный рынок труда, только что окончившему университет, было действительно сложно установить ценные связи для развития моей карьеры.

«Либо я посещаю сетевые мероприятия, которые мне не интересны, либо трачу слишком много денег.После разговора с несколькими друзьями, которые считали то же самое, наша бизнес-модель была создана ».

Тем временем Эмма Сэйл, основатель глобального бизнеса по организации вечеринок для взрослых Killing Kittens, говорит, что «идеология событий» была для нее первым делом: «Я увидела необходимость в мероприятиях, ориентированных на женщин, которые дали женщинам свободу исследовать свою сексуальность, чувствовать себя уполномоченным и контролирующим, находясь в безопасной среде без осуждения ».

NB: Если вы хотите стать организатором свадеб, обязательно ознакомьтесь с нашим руководством по организации свадебного бизнеса.

Имейте в виду, что после того, как вы придумали концепцию, вы всегда должны тестировать ее, чтобы убедиться, что у нее есть хорошие шансы на успех на рынке. Для этого вам необходимо…

Провести исследование рынка

Очень важно, чтобы вы понимали как свою целевую аудиторию, так и своих конкурентов. Перед вы решите, как обратиться к потенциальным клиентам, определиться с ценовой структурой или - короче - все остальное.

«Не стоит недооценивать важность маркетинговых исследований, вашей целевой демографической группы и того, что отличает вас от конкурентов.”

- Тристан Джонсон, ТИП

Исследование рынка должно помочь вам понять:

  • Кто ваши конкуренты
  • Как вы можете отличиться от них
  • Насколько высок спрос на вашу конкретную услугу по планированию мероприятий
  • Тип людей, которые, скорее всего, захотят / будут нуждаться в ваших услугах
  • Сколько ваши целевые клиенты будут готовы платить за ваши мероприятия, и сможете ли вы получить от этого значительную прибыль

Чтобы ответить на эти вопросы, попробуйте :

Изучение конкуренции в Интернете

Часто простой поиск в Google покажет вам, кто занимается организацией мероприятий в вашем районе, но УНС, ФСБ и Торговая палата Великобритании также содержат более конкретную общедоступную информацию о различных компаниях .

Постарайтесь выяснить, как работают ваши конкуренты, насколько они велики, кто их клиенты, сколько они взимают и каковы их УТП. Подумайте, как вы можете предложить что-то новое, чтобы соревноваться.

Проведение онлайн-опроса

Онлайн-опросы довольно дешевы в настройке, и вы также можете использовать Facebook и LinkedIn для выполнения анкет.

Спросите людей, чего они ожидают от вашей службы планирования мероприятий, бюджета, который им придется потратить на такое мероприятие, как ваше, как часто они будут использовать вас, что заставит их захотеть использовать вас, и все, что вам нужно. знать.

Проведение фокус-групп

По сути, это очная версия онлайн-опроса, фокус-группа дает вам возможность обсудить свой бизнес с потенциальными клиентами.

Помимо вышеуказанных вопросов, вы также можете более конкретно рассказать о своем бизнесе, спросить, что они думают о вашей концепции и бренде, и поделиться идеями.


Придумайте название компании для проведения мероприятий

Каким бы увлекательным ни было задание, как выбор названия для вашего бизнеса по организации вечеринок, это не то, к чему следует относиться легкомысленно.

Ваше имя - это первое, что о вас слышит большинство клиентов, поэтому важно, чтобы оно точно отражало то, чего они могут ожидать от ваших услуг. Кроме того, вы должны гордиться тем, что кричите с крыш.

Чтобы придумать название, попробуйте эти советы:

  • Подумайте о типе мероприятий, которые вы хотите спланировать, и о стиле обслуживания, которое вы собираетесь предоставлять. Запишите каждое слово, которое приходит в голову, независимо от того, насколько оно очевидно или абстрактно. Чем больше, тем лучше.Затем выделите свои любимые слова и исследуйте их. Есть ли у них лучшие синонимы? Как это звучит, если их комбинировать по-разному?
  • Считайте свое имя. Можете ли вы назвать бизнес своим именем?
  • Если вы хотите, чтобы ваш бизнес не относился к себе слишком серьезно, попробуйте придумать каламбур или фразы, связанные с событием, которые вы могли бы использовать в качестве названия. Только постарайся не быть слишком пошлым!
  • Подумайте о существующих предприятиях по планированию мероприятий, названия которых вам действительно нравятся.Вдохновляйтесь тем, что делает их такими замечательными, но не копируйте их просто так.

Когда дело доходит до названия, ключевым моментом является простота. Джонсон говорит: «Делайте это простым, запоминающимся и запоминающимся», а Сэйл советует: «Держите имя сильным и простым, формулировку миссии - простым, а бренд - ясным».

Если выбранное вами имя не делает очевидным, что вы планируете мероприятия - например, если вы выбрали довольно абстрактное слово или используете свое имя, - мы советуем добавить слоган.Например:

Помните, что название вашей компании, занимающейся планированием мероприятий, должно быть:

  • Легко запомнить.
  • Легко произносится и пишется.
  • Оригинально и максимально уникально.
  • Хорошее представление об услугах, которые вы предлагаете (не ходите на шутки и забавы, например, если вы планируете серьезные корпоративные мероприятия).
  • Привлекательность для вашей аудитории. Спросите у целевых клиентов (через друзей и семью, онлайн-опрос или фокус-группу) их честное мнение о вашем имени.

После того, как вы определились с именем, вам нужно будет проверить, что оно доступно - вы можете сделать это с помощью реестра Регистрационной палаты - а также убедиться, что его можно бесплатно использовать в качестве доменного имени для вашего веб-сайта: для например, www.joebloggs.co.uk. Лучше всего зарегистрировать свое доменное имя как можно скорее.

Если выбранное вами имя доступно, вам необходимо официально зарегистрировать его как название вашей компании.

Брендинг

Название вашей компании будет неразрывно связано с брендингом вашего бизнеса в целом.Его тон станет отправной точкой для того, как вы создадите свой логотип, веб-сайт, маркетинговые материалы и сообщения, сообщения в социальных сетях и многое другое - все вместе это должно передавать тон и цель вашего бизнеса.

Бурле предлагает вам создать четкие руководящие принципы для таргетинга на вашу конкретную целевую аудиторию с помощью вашего брендинга:

«Создание сильных руководящих принципов бренда имеет решающее значение, включая то, как вы доставляете свой контент, тон голоса, цветовой код, используемый на сайт и во всем брендинге, а также на персону, на которую вы будете ориентироваться в своем маркетинге.

- Том Бурле, Fizzbox.com

«После того, как вы завершите углубленный анализ личности, убедитесь, что вся ваша работа нацелена на этих людей, чтобы добиться наилучших результатов».

Когда дело доходит до разработки стратегии брендинга, Джонсон советует не усложнять: «Исследования показали, что объем нашего внимания сокращается, поэтому брендинг должен быть легко потребляемым, приятным для глаз и подходящим для вашего личного бренда, будь он премиальным и интересным, красочный или гладкий ».

Получение профессиональной помощи

Коулман предлагает прибегнуть к помощи профессионала при создании вашего бренда: «Я бы посоветовал нанять консультанта по бренду.Несмотря на то, что это финансовые затраты в начале вашего бизнеса, профессиональные советы по поводу вашего рекламного сообщения неоценимы. Психология брендинга может иметь огромное влияние на ваших клиентов и их взаимодействие с вами ».

Точно так же Джонсон говорит, что консультации с графическим дизайнером могут помочь, когда дело доходит до создания логотипа и других визуальных материалов: «Найдите себе графического дизайнера, который поможет вам обмениваться идеями. Хорошо получить творческое мнение и обсудить его с третьей стороной.»


Разработайте свой бизнес-план

Бизнес-план - это важный документ, который знакомит читателя со всеми аспектами бизнеса, включая то, как он будет работать, планы развития и прогнозы того, чего он достигнет в будущем. будущее.

Помимо того, что потенциальные инвесторы и банки захотят увидеть, написание бизнес-плана даст вам возможность разбить и спланировать каждый аспект вашего бизнеса шаг за шагом, включая детали вашей бизнес-модели и структуры ценообразования, маркетинговая стратегия, планы по найму персонала в будущем и часто пугающие финансовые прогнозы.

Люси Дэвис и Антония Восс, директора компании Peppermint Diva, которая планирует «широкий спектр мероприятий, от детских праздников до презентаций продуктов», объясняют процесс своего бизнес-плана: «Мы начали со сценария« мечты »из пяти пунктов того, что мы хотели наш бизнес будет выглядеть через пять лет. Затем мы разбили каждый из пунктов - как мы собираемся достичь этого, какие могут быть проблемы, рыночные условия и базовый S.W.O.T. анализ.

«Мы постоянно возвращались к плану и учились, когда нужно быть гибким и адаптироваться, а когда вернуться на правильный путь.Это был полезный инструмент, и как только мы достигли пятилетнего рубежа (и отметили все пункты из нашего списка), мы сделали это снова, чтобы сократить срок с пяти до десяти ».

Чтобы сформировать основу ваших финансовых прогнозов, вам необходимо…

Придумать стратегию ценообразования

Важная часть вашей бизнес-модели, чтобы спланировать ценообразование, вам сначала нужно решить, хотите ли вы плата:

  • Фиксированная плата за всю услугу
  • Почасовая оплата за время, которое вы тратите на работу над мероприятием
  • Цены на основе комиссии

Вы должны использовать то, что вы узнали от членов вашей целевой аудитории, и вашим конкурентам, чтобы решить, какой из них вы выберете, а также фактические цены, которые вы назначите.

Помните, что хотя ваши цены должны быть привлекательными для вашего целевого покупателя, они также должны покрывать операционные расходы, которые вы тратите на планирование мероприятия, при этом оставляя для вас место для хорошей прибыли. Как советует Коулман: «Вам нужно найти баланс между привлечением как можно большего числа клиентов и как можно большего дохода».

Определите, сколько вам будет стоить организация мероприятия, исходя из ваших планов и идеальных поставщиков, и посмотрите, сможете ли вы по-прежнему получать приличную маржу в зависимости от того, сколько клиенты готовы платить.Как говорит Сэйл:

: «Изучите своих целевых клиентов и узнайте, что они хотят видеть в предлагаемых вами мероприятиях, и сколько они готовы заплатить». .

«Я верю в то, что нужно прислушиваться к мнению клиентов и их желаниям, а не думать, что вы знаете, чего они хотят, и говорить им, чего они хотят. Сейчас люди намного требовательнее, потому что у них так много вариантов ».

- Эмма Сэйл, Killing Kittens

По словам Коулмана, «Цена сводится к соотношению цены и качества.

«Не волнуйтесь, если сначала у вас что-то не получится. Ваша цена может измениться, поэтому не думайте, что вы не сможете этого сделать после того, как ее установили. Однако важно хорошенько об этом подумать, поскольку снизить цену намного проще, чем поднять ее ».

Дэвис и Восс добавляют: «Убедитесь, что вы можете оправдать свою цену. Интернет выдвинул прозрачность на повестку дня, и клиенты на всех концах спектра ищут ценность и качество ».

Не бойтесь корректировать свое предложение, если ваша цена кажется необоснованной.Возможно, вам нужно переоценить, сколько вы можете потратить на организацию мероприятия или сколько услуг вы можете предложить в рамках своего пакета.


Понимание требований

Квалификация

Вам определенно не нужно формальное образование в области организации мероприятий и организации вечеринок, прежде чем стать организатором вечеринок.

Коулман говорит: «Для работы в мире мероприятий не требуется никакого образования. Я встречал множество людей с разным уровнем квалификации, и это не обязательно означает, что вы хорошо справляетесь со своей работой! »

Дэвис и Восс придерживаются того же мнения: «Мы ценим творчество, коммуникативные навыки и здравый смысл выше любой профессиональной квалификации.”

Однако, если вы хотите изучить управление мероприятиями, вы можете:

  • Изучите свои местные колледжи и университеты или онлайн-объекты, такие как Открытый университет, чтобы узнать, предлагают ли они что-то, что вам подходит.
  • Загляните в специализированные учреждения для проведения мероприятий. Event Academy, например, предлагает четыре аккредитованных курса по организации мероприятий, которые вы можете выбрать онлайн или в офисе в Лондоне.

Или, в качестве альтернативы учебе, вы всегда можете накапливать опыт мероприятий (если у вас его нет), добровольно участвуя в местных мероприятиях.Это даст вам практическое представление о множестве винтиков, которые образуют одно событие, и вы можете быть удивлены уровнем вовлеченности!

Правила

Следуйте этому контрольному списку, чтобы убедиться, что вы ведете свой бизнес законно и не опасаясь дорогостоящих юридических проблем:

✓ Получите лицензии

Лицензии, необходимые для ведения вашего бизнеса на законных основаниях, будут предоставлены вашим местным орган или совет (свяжитесь с ними, чтобы узнать, какие лицензии вам нужны), а также места, в которых вы будете проводить мероприятия.

Джонсон указывает, что «если вы продаете алкоголь, вам понадобится лицензия на алкоголь», в то время как Сэйл говорит: «Все местные советы разные, и использование частных заведений требует разных лицензий по сравнению с работой с лицензированными заведениями, поэтому тебе просто нужно проверить, это что-то вроде минного поля ».

✓ Зарегистрируйтесь в качестве индивидуального предпринимателя

Если вы не хотите создать компанию с ограниченной ответственностью (хотя большинство стартапов не начинают жизнь таким образом), вам необходимо зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя в HMRC, и понимать налоговые последствия этого.

✓ Настройте банковский счет для бизнеса

Это, плюс вам понадобится наладить систему учета и движения денежных средств, чтобы вы могли легко управлять счетами и расходами. Хорошая идея - нанять бухгалтера, который поможет вам на ранних этапах.

✓ Подготовьтесь к приему платежей

Наряду с банковским счетом предприятия вам также понадобится счет продавца. После того, как клиент заплатит вам, его деньги будут храниться на вашем торговом счете до тех пор, пока они не будут одобрены банком клиента, после чего они будут переведены на ваш бизнес-счет, поэтому крайне важно, чтобы он у вас был.

✓ Застрахуйте себя

Если вы собираетесь нанимать сотрудников, вам понадобится страхование гражданской ответственности и страхование профессиональной ответственности, а также страхование ответственности работодателя.

Вам также может потребоваться страхование зданий и имущества, если вы храните дорогостоящее оборудование дома или в офисе, и страхование транспортных средств для любых фургонов, которые вы используете для перевозки материалов на места проведения и обратно.

Sayle указывает, что ваша страховка должна включать положения об отмене события.Она также посоветует проконсультироваться с «хорошим страховым брокером»:

«Они скажут вам, что именно вам нужно, поскольку к разным работникам предъявляются разные требования; например, если у вас есть знак безопасности, тогда у них должна быть собственная страховка ».

✓ Освежите свое здоровье и безопасность

Хотя места, где вы проводите мероприятия, скорее всего, будут иметь свой собственный набор общих правил охраны труда и техники безопасности, очень важно, чтобы вы проводили собственную оценку рисков до проведения мероприятий, с подробным описанием опасностей и средств контроля для каждого.

Итак, научитесь составлять оценки рисков и учитывать все, от поездок, тяжелых нагрузок и поражения электрическим током до структурной безопасности и гигиены пищевых продуктов.

Конечно, легко обвинить место проведения, если что-то пойдет не так, но это все равно плохо отразится на вас, если вы не смогли распознать риск и не справиться с ним.


Начните продвигать свой стартап по планированию мероприятий

Теперь вы готовы приступить к работе, пора продемонстрировать свой бизнес публике (и побудить их использовать ваши звездные услуги по планированию мероприятий).Наряду с традиционными методами, такими как размещение листовок и размещение рекламы в местной газете, вы захотите попробовать следующее…

Создайте веб-сайт

Наличие веб-сайта жизненно важно для любого малого бизнеса. Это место, где можно объяснить все, что вы предлагаете, продемонстрировать свои предыдущие проекты, составить список ваших ценовых пакетов и показать свои контактные данные.

Это также возможность доказать, что даже несмотря на то, что ваш бизнес новый, вы профессионал, который точно знает, что они делают.Поэтому вам нужно убедиться, что ваш сайт стильный и профессионально оформленный, без орфографических ошибок (ошибочный, устаревший веб-сайт - верный способ оттолкнуть потенциальных клиентов).

Если вы сами не являетесь веб-дизайнером, вам нужно выбрать один из двух вариантов:

  • Нанять внештатного веб-дизайнера , чтобы он создал для вас сайт. Преимущество этого в том, что у вас будет эксперт, с которым можно будет обсудить идеи, но вы можете обнаружить, что ваш дизайнер взимает плату за любые изменения, которые вы хотите внести в будущем.
  • Используйте платформу для создания веб-сайтов . Часто они недорогие и, вероятно, дадут вам больше контроля над своим сайтом и более четкое понимание того, как он работает. Wix, GoDaddy и Weebly - популярные варианты.

Ваш веб-сайт должен соответствовать вашему бренду и быть привлекательным для вашего целевого клиента, и вы должны принять передовые методы SEO, чтобы обеспечить его высокий рейтинг, когда люди ищут в Google информацию о местных мероприятиях.

Tom Bourlet марок Fizzbox.com, который предлагает групповые мероприятия и мероприятия для любого мероприятия, а также организаторы мальчишников и девичников The Stag Company и Hen Heaven, уточняют: «Важно понимать, на какие условия вы нацеливаетесь, против какой конкуренции вы участвуете и что можете себе позволить. потратить на PPC (оплата за клик).

«Начиная новый бизнес, вы не можете полагаться на органический или прямой трафик, поэтому PPC будет иметь решающее значение, и наступит поворотный момент, когда он перейдет от экспериментального к прибыльному.По этой причине вам необходимо убедиться, что у вас есть средства для размещения рекламы, пока вы работаете над SEO и UX веб-сайта ».

- Том Бурле, Fizzbox.com

Бурле добавляет: «Одним из быстрых выигрышей может стать локальное SEO, гарантирующее вам быстрое ранжирование в городе, в котором вы находитесь, что относительно легко сделать за короткий период. времени."

Используйте социальные сети

Как говорит Сэйл: «Социальные сети огромны, и если вы не знакомы с цифровым миром, то вы упадете ниц, поэтому разработайте хороший план цифрового маркетинга с ведущими социальными сетями заряд.”

С помощью социальных сетей вы можете бесплатно рассказать о своем бизнесе, поделиться подробностями о своих услугах, специальных предложениях и - с разрешения ваших клиентов - изображениями ваших мероприятий, чтобы дать потенциальным клиентам представление о том, что вы можете предоставить .

Сэйл добавляет: «Вы можете использовать множество цифровых уловок, от продвижения рекламы на Facebook для целевой аудитории до использования Instagram с визуальной точки зрения с помощью спонсируемых сообщений».

Совет Коулмана:

«Публикуйте сообщения регулярно и убедитесь, что контент актуален; не просто предлагайте рекламу по этим каналам, это отталкивает людей.Постарайтесь проявить как можно более творческий подход и повлиять на тенденции и концепции. Если вы станете авторитетом в своей сфере деятельности, это создаст доверие ».

- Джорджина Коулман, Established Events

В частности, Pinterest может стать золотой жилой для организаторов вечеринок и мероприятий. Платформа на основе изображений, основанная на вдохновении и обмене идеями, Pinterest - это место, где можно найти людей, которые ищут вдохновение для своего следующего большого взрыва, и показать им, на что вы способны.

Вы также можете найти ценные группы в Facebook.Например, будущие невесты все чаще присоединяются к локальным группам в Facebook, в которых они могут обсуждать и рекомендовать местные предприятия общественного питания, бутики, услуги по планированию и многое другое. Попробуйте присоединиться к соответствующим группам и поделиться с участниками индивидуальным специальным предложением.

Конечно, нет смысла тратить энергию и ресурсы на максимизацию ваших профилей Pinterest и Facebook, если ваш целевой рынок не тратит на них много времени.

Джонсон говорит: «Во-первых, выясните, где находится ваша целевая аудитория и на какой платформе они проводят больше всего времени.С появлением историй в Instagram миллениалы проводят на платформе до 25 минут каждый день. Это было для нас ключевым моментом, который позволил нам привлечь внимание тех, кто был заинтересован в TYPE ».

Отправка электронных писем

Отправка привлекательных маркетинговых писем как клиентам, так и тем, кто выразил интерес к вашим услугам, - отличный способ общаться с общественностью, делиться обновлениями и специальными предложениями, поощрять взаимодействие с вашим бизнесом и поддерживать высокий интерес.

Система CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) поможет упростить этот процесс за счет персонализации электронных писем, чтобы клиенты были более склонны их читать, автоматизации отправки электронной почты, сопоставления данных о клиентах и ​​многого другого.

Посещайте ярмарки и выставки

На некоторых мероприятиях, таких как свадьбы, часто проходят регулярные ярмарки и торговые выставки, на которых малые предприятия, такие как поставщики и организаторы вечеринок, могут разместить прилавок и продемонстрировать свои продукты и услуги посетителям.

Это отличный способ донести ваши услуги до людей, которые в них нуждаются.Кроме того, личное общение с потенциальными клиентами даст вам уникальную возможность объяснить, что вы можете им предложить. Кроме того, они с большей вероятностью запомнят вас, если бы они с вами беседовали дружелюбно и многообещающе.

Однако убедитесь, что у вас есть напечатанные профессиональные визитные карточки и буклеты, чтобы вы могли дать им что-нибудь на память.

Попробуйте перекрестные акции

Поищите другие малые предприятия в индустрии мероприятий и узнайте, сможете ли вы сотрудничать с ними, чтобы создать рекламное предложение, которое принесет пользу вам обоим.

Например, местная независимая организация общественного питания и предлагает скидку как от вашей цены, так и от ее цены тем, кто пользуется вашими услугами и выбирает этого поставщика.

Поощряйте молву

По словам Дэвиса и Восса, «молва - это, безусловно, самая мощная и достоверная форма маркетинга.

«Не бойтесь просить своих клиентов делиться своим опытом в манере, которая подходит им (и вашему рынку). Если у ваших клиентов есть подписчики в социальных сетях, попросите их отметить ваш бизнес, подписаться на него или поставить лайк или (что еще лучше) опубликовать изображения вашего продукта или отзыв о ваших услугах.

- Люси Дэвис и Антония Восс, Peppermint Diva

«Если социальные сети не для них, попросите их поделиться своим опытом в кругу друзей.

«Мы производим лукбуки с изображениями наших мероприятий, и многие из наших клиентов (частных и корпоративных) согласились выставить их в своих домах / офисах, что оказалось очень полезным».

Коулман добавляет: «Старомодный личный разговор - лучший способ продвигать свой бизнес.Чтобы утвердиться, требуется немного больше времени, но оно того стоит.

«И возьми трубку! Не полагайтесь на электронные письма и текстовые сообщения, создавайте искренние отношения со своими поставщиками или клиентами. Вы получите награду за свои усилия ».


Найдите поставщиков и установите контакты

Как гласит старая пословица, важно не то, что вы знаете, а то, кого вы знаете. Когда дело доходит до планирования мероприятий, очевидно, что важно то, что вы знаете, но вам также будет очень полезно иметь портфолио отраслевых контактов.

Конечно, поиск подходящих поставщиков для каждого мероприятия означает тщательное рассмотрение пожеланий и бюджета вашего клиента. Но построение отношений с надежными поставщиками сразу же предоставит вам варианты, сэкономив ваше время - при условии, что они соответствуют требованиям.

Если вы хотите спланировать свадьбу, например, вам пригодятся контакты в компаниях общественного питания, местных заведениях, поставщиках развлечений и т. Д. Если вы специализируетесь на корпоративных мероприятиях, вам может потребоваться найти контакты в компаниях по печати баннеров, потенциальных спонсоров и т. Д.

Вот несколько способов начать создание этой книги контактов:

  • Посетите онлайн-сервис поставщика мероприятий , базы данных . Alive Network, например, перечисляет тысячи британских организаторов мероприятий и поставщиков вместе с обзорами и ценами.
  • Если ваши конкуренты проводят публичные мероприятия, посмотрите, сможете ли вы их посетить. Запишите, кого они использовали в качестве поставщика питания, места проведения, поставщика оборудования и т. Д. Если присутствуют какие-либо поставщики или спонсоры, поговорите с ними и спросите их подробности.
  • Посетите торговых выставок, семинаров и выставок , где поставщики будут демонстрировать свои предложения. Коулман говорит, что ключ к «Сети, сети, сети!» Сходите на как можно больше выставок, посещение часто бесплатное. Есть много мероприятий для профессионалов в области организации мероприятий, и Eventbrite - хорошее место, где можно узнать, что происходит в вашем районе ».
  • Присоединяйтесь к местным группам мероприятий в социальных сетях , где профессионалы делятся информацией о компаниях, с которыми они работали.Будьте активны, участвуйте в обсуждениях и спрашивайте мнения.
  • Используйте вашу личную сеть . По словам Джонсона, «вы будете удивлены, сколько контактов вы можете установить через друзей друзей и коллег, как новых, так и старых. Также используйте LinkedIn в полной мере, ежедневно устанавливайте новые связи и взаимодействуйте с ними, хотя бы просто для того, чтобы просто представиться ».

Помимо этого, Дэвис и Восс говорят, что вы всегда должны быть начеку и подготовлены: «Всегда держите глаза открытыми, поскольку вы можете встретить людей в самых трудных местах.

«Фестивали - отличное место для привлечения творческих людей и артистов, равно как и выставки, не связанные с мероприятиями. Выставки интерьеров и выставки подарков - отличное место для встреч с представителями бизнеса, которые могут отлично подойти для проведения мероприятий.

«Вы можете встретить знакомых где угодно и где угодно - от свадьбы друга до похода в парикмахерскую - поэтому всегда держите визитки наготове».

- Люси Дэвис и Антония Восс, Peppermint Diva

Когда дело доходит до охраны мест, Бурле говорит, что личный подход лучше всего:

«Я настоятельно рекомендую посетить место назначения и организовать встречи с ними.Таким образом, у вас будет возможность наладить отношения с потенциальным поставщиком, объяснить любые вопросы или сомнения и помочь наладить долгосрочное партнерство.

«Это также упростит совместную работу над маркетинговыми возможностями, а также будет рекомендовано другим предприятиям».

По мере того, как вы создаете свою сеть и поддерживаете связь с поставщиками и клиентами, вы можете подумать о приобретении мобильного телефона для бизнеса, чтобы отделить ваши деловые отношения от личных звонков (дополнительную информацию см. На нашей странице о контрактах на корпоративные мобильные телефоны.


Что дальше?

Рынок планирования вечеринок и мероприятий очень конкурентен, но с советами, приемами и инструментами, приведенными в этом руководстве, вы настроите себя с наибольшими шансами на успех. Удачи!

Как получить клиентов для вашего бизнеса по организации мероприятий [обновлено в 2021 году]

Нажмите кнопку воспроизведения, чтобы просмотреть все это видео, а затем обязательно прочитайте все бесплатные методы ниже, которые могут привлечь больше клиентов, чем вы знаете, что делать:

С момента публикации этой статьи мы слышали отзывы многих студентов об их успехах в привлечении новых клиентов, поэтому мы обновляем эту статью, добавляя в нее все методы, которые работают для наших организаторов мероприятий.Эти методы не обсуждаются ни на каких других сайтах по планированию мероприятий, поэтому возьмите свои записные книжки и запишите свои любимые методы! Если у вас еще нет портфолио, рекомендуем начать со своего ближайшего окружения - это ваши друзья и семья.

Как начать с друзьями и семьей
  1. Напишите всем, кто находится в вашем почтовом ящике, личное сообщение, информирующее их о вашем бизнесе.
  2. Раз в две недели публикуйте на своей странице в Facebook информацию о своем новом бизнесе.
  3. Отправляйте сообщения всем в телефоне.
  4. Позвоните близким друзьям и расскажите им, чем вы занимаетесь.
  5. Пригласите группу друзей на кофе и попросите их поделиться своей историей. (Если вы доверяете этой группе друзей, вы можете попросить их поделиться мнением о том, что вы делаете. Если вы не доверяете их деловому чутью, не позволяйте их мнению изменить вашу страсть к планированию.)
  6. Раздайте визитные карточки своим друзьям. что они могут потерять сознание.
  7. Предложите провести бесплатное мероприятие для ваших друзей и семьи в обмен на обзор, фотосессию и отзыв на Yelp.
  8. Попросите друзей поделиться вашим сайтом на своей странице в Facebook.

Вы также можете рассказать бывшим начальникам, бывшим деловым знакомым и бывшим коллегам. Есть способы передать им эти сообщения без излишней продажности. Поверьте мне, когда я говорю, что все хотят услышать о вашем новом приключении. Как только вы обратитесь к своему близкому кругу, вы можете запустить информационную кампанию в социальных сетях.

Как привлечь клиентов через социальные сети
  1. Размещайте изображения своих мероприятий или других красивых событий, которые вам нравятся, в Instagram.
  2. Подписывайтесь на похожих людей и связывайтесь с ними в Instagram.
  3. Присоединяйтесь к Twitter и используйте функцию «расширенного поиска», чтобы найти будущих невест, корпоративных клиентов, места проведения, поставщиков и т. Д. И начать следить за ними и взаимодействовать с ними.
  4. Присоединяйтесь к местным группам сообщества на Facebook и начните приносить пользу группам, публикуя свои знания. Они быстро сочтут вас экспертом и свяжутся с вами.
  5. Разместите свои знания на своей странице в Facebook. Вы также можете проводить конкурсы, чтобы раздать бесплатное мероприятие.
  6. Сотрудничайте с местными ресторанами или заведениями, чтобы размещать контент на их страницах в Facebook (отличная идея!).
  7. Попросите бывшего клиента, семью или друга сделать короткий видео-обзор вашей работы на Youtube.

Социальные сети работают, но на это нужно немного времени. Вы должны создать стратегию (используйте ту, что я только что написал выше) и выполнять ее каждый божий день. Просто делайте одну маленькую вещь в социальных сетях один раз в день. Мы называем это «посевом семян», и через несколько месяцев из семян, которые вы посадите в мире социальных сетей, вырастут большие, красивые и здоровые деревья.Когда вы начинаете маркетинг в социальных сетях, убедитесь, что вы выбрали одно и то же название компании на каждой платформе (одно и то же название в Twitter, Facebook, Instagram и Youtube).

Как получить клиентов на сайтах для обзоров

Следующее место для привлечения клиентов - это сайты для обзоров. Yelp, Thumbtack и Craigslist - одни из лучших мест для привлечения новых клиентов, но главное - иметь 10 или более отзывов. Мы обнаружили, что 10 пятизвездочных отзывов - это магическое число. Бизнес наших студентов действительно набирает обороты, когда они старательно добиваются этого числа в обзорах Yelp и Google. Вот лучшие сайты с обзорами, на которых вы можете получить отзывы:

  1. Yelp
  2. Thumbtack
  3. Google Plus / Google Reviews
  4. Yahoo Local
  5. Facebook Reviews

После того, как вы спросите друзей, родственников, бывших клиентов, поставщики и места проведения обзоров. Если у вас все еще нет 10 отзывов, вам следует начать предлагать свои услуги специально в обмен на отзывы. Люди воспользуются возможностью. Следующая возможность, о которой не думают организаторы мероприятий, - это работа с местными СМИ.Если вы заинтересованы в работе со СМИ, у вас должен быть блог на вашем сайте, чтобы дать вам больше возможностей освещать местные события, проблемы или события, в которых участвуют СМИ. Это дает СМИ дополнительный стимул общаться с вами.

Как привлечь клиентов через местные СМИ
  1. Предложите свои мероприятия или свадебные услуги бесплатно известным писателям или блоггерам в вашем городе.
  2. Подумайте о творческом конкурсе, который вы хотите провести, а затем обратитесь к местным блоггерам, чтобы сообщить им об этом.Подобные интересные идеи - это то, о чем хотят писать блогеры и газеты.
  3. Попросите авторов показать ваши фотографии до и после торжественного открытия или собрания местного сообщества, которые вы разместили.
  4. СМИ часто используют Twitter - начните строить с ними отношения, отправляя им в Твиттере интересные местные новости, чтобы наладить отношения.
  5. Убедитесь, что вы читаете то, о чем пишут в местной газете или блогах, и когда вам есть что сказать, оставьте им комментарий или отправьте им электронное письмо.Всем авторам нравится обратная связь и интерес к своим историям.
  6. Посещайте встречи в местных блогах, которые вы можете найти на meetup.com.
  7. Проведите местное мероприятие, которое вы организуете для авторов газет, блоггеров и средств массовой информации. Таким образом, вы сможете продемонстрировать свои навыки, наладить отношения со средствами массовой информации, предложить им что-то интересное и рассказать о своем бизнесе.

Вот еще несколько идей, которые можно внедрить в свой маркетинговый план. Новая карьера на растущем рынке планирования мероприятий может быть захватывающим и финансово выгодным опытом.В недавней статье, опубликованной Entrepreneur, говорится:

  • Перепись населения США показывает, что индустрия планирования мероприятий переживает один из самых высоких темпов роста.
  • Средняя зарплата ведущего организатора мероприятий может достигать около 100 000 долларов.
  • Недавнее исследование Джо Голдблатта, сертифицированного специалиста по организации специальных мероприятий, показывает, что ежегодные расходы на планирование мероприятий во всем мире составляют 500 миллиардов долларов.

Когда вы только начинаете свою деятельность, привлечение клиентов имеет первостепенное значение для создания прочной основы для вашего нового бизнеса.Этот аспект также является одной из самых сложных проблем при организации мероприятий. Рассмотрите следующие варианты, чтобы помочь создать свою клиентскую базу:

Волонтер

Лучший способ начать создание портфолио - это добровольно предлагать свои услуги семье и друзьям. Вы почувствуете себя более уверенно в работе с широкой публикой, если организуете несколько мероприятий для людей, которых вы знаете. Обязательно сделайте фотографии и вложите их в папку, чтобы показать потенциальным клиентам в будущем.Вы также можете использовать свои фотографии в цифровом портфолио для размещения на своем веб-сайте. Чтобы узнать больше о волонтерстве в качестве организатора мероприятий, прочтите эту статью: «Как стать волонтером в качестве организатора мероприятий».

Запустить веб-сайт

Вам не нужно быть компьютерным мастером, чтобы создать веб-сайт. Такая простая вещь, как WordPress и ваше собственное доменное имя, - отличный способ укрепить авторитет. Вы можете купить домен и запустить сайт WordPress с бесплатным шаблоном менее чем за 100 долларов на HostGator.Укажите свою контактную информацию вместе с услугами, которые вы предлагаете, чтобы у вас было место, куда вы можете направлять своих клиентов при получении запросов. Разместите фотографии проведенных вами мероприятий, чтобы ваша работа была видна. Обязательно используйте ключевые слова в описании вашего сайта, например, все местоположения, которые вы обслуживаете, а также услуги, которые вы предоставляете.

Добавьте блог на свой веб-сайт

На вашем базовом веб-сайте будет несколько страниц. Вы можете направлять людей, с которыми встречаетесь, на свой веб-сайт, но для увеличения посещаемости в долгосрочной перспективе вам потребуется больше контента.Блог - отличный способ добавить на сайт регулярный контент. Что касается тем, сосредоточьтесь на вопросах, которые есть у ваших целевых клиентов. Обдумайте 12 идей, и у вас будет достаточно одной записи в блоге каждый месяц в течение года.

Станьте экспертом в своей нише

Когда людям пора организовывать мероприятия, они обычно ищут статьи и советы; и если вы сможете позиционировать себя как специалист в своей специальности, на вас будут обращать внимание. Например, когда появляется возможность корпоративного мероприятия, и им нужно нанять организатора мероприятия - лицо, принимающее решение, скорее всего, выйдет в Интернет и прочитает информацию о своем типе мероприятия.Если ваша специальность относится к этой категории, и у вас есть информация в Интернете о вашем опыте с бесплатными советами, потенциальные клиенты с гораздо большей вероятностью обратятся к вам. Вы можете стать экспертом в своей нише:

  • Написание статей на вашем собственном сайте
  • Написание статей на популярных сайтах, которые принимают контент, отправленный пользователями, например About.com, eHow, Huffington Post и т. Д.
  • Публикация коротких видеороликов на YouTube или ваши сотрудники дают советы

Создайте страницу в Facebook

Страницы Facebook создать очень просто.Пригласите всех своих друзей «поставить лайк» и попросите их «поделиться» со своими друзьями. Вы также можете недорого создавать рекламу, чтобы расширить свою аудиторию и привлечь внимание к своим услугам. Публикуйте фотографии, ссылки на свой блог и веб-сайт вместе с любыми специальными предложениями, которые у вас есть. В ближайшие недели мы опубликуем дополнительные статьи с более подробными советами по созданию ваших подписчиков на Facebook.

Визитные карточки

Для организаторов мероприятий визитные карточки необходимы. Раздайте их любому, кто спрашивает, или оставьте их в местах, где могут собираться потенциальные клиенты, например, в кафе или банкетных залах.Раздайте немного своим друзьям и родственникам, чтобы передать их другим, которые могут быть заинтересованы. Обязательно укажите ссылки на свой веб-сайт, блог и Facebook вместе с описанием ваших услуг и другой контактной информацией на карточке. Vistaprint - отличный ресурс для визиток.

Craigslist

Преимущество Craigslist состоит в том, что вы можете бесплатно публиковать свои услуги для широкой аудитории. Ссылайтесь на свой веб-сайт и включайте фотографии своей работы в свой пост и направляйте свою рекламу в нужное место.Обновляйте свое объявление каждые пару недель, чтобы оно оставалось актуальным для любых обновлений, которые вы делаете, и чтобы оно было свежим в ленте.

Yelp and Angie’s List

Повысьте доверие к себе, попросив прошлых клиентов оставлять отзывы о вашей компании в Yelp and Angie’s List. Социальное доказательство - важная часть привлечения новых клиентов. Люди смотрят обзоры на большинство услуг, включая услуги по планированию мероприятий. Вы также можете посмотреть отзывы и обзоры, чтобы узнать, что важно для ваших клиентов.И вы можете использовать этот язык и формулировки на своем веб-сайте при описании своих услуг.

Сарафанное радио

Старая поговорка «Сарафанное радио - ваша лучшая реклама» верна. Люди склонны доверять личным рекомендациям больше, чем рекомендациям в Интернете. В мире планирования мероприятий количество рефералов велико. Чтобы получить больше рефералов, вам нужно построить прочный бизнес. Этот факт нельзя обойти. Однако небольшой трюк, позволяющий выделиться в сознании клиентов, - это всегда давать им о чем поговорить и чем поделиться.Допустим, вы устраиваете праздничную вечеринку для сотрудников местного предприятия. Вы можете отлично поработать и порадовать клиента. Но если вы нанимаете комика для постановки шоу, люди могут говорить об этом. И всегда давайте своим клиентам карточки, чтобы у них было что раздать, когда их коллеги-владельцы бизнеса и менеджеры спрашивают об опыте планирования мероприятий.

Что обсудить с потенциальными клиентами на первой встрече

После того, как вы убедите потенциального клиента согласиться на встречу с вами, вот три очень важных совета о том, как вести беседу.1. Обсудите свои прошлые успехи в планировании! Люди хотят слышать о тех случаях, когда в прошлом вы планировали успешные мероприятия, даже если это было для ваших друзей, семьи или волонтерской работы. 2. Спросите потенциальных клиентов, чего они боятся по поводу своего мероприятия, и заверьте их, что вы не сделаете никаких ошибок, которые приведут к их опасениям. 3. Начните с понимания целей вашего клиента и подстройте под него разговор.

Заключение

Маркетинг вашего бизнеса может быть интересным, если вы составите тщательный план и систематически работаете над каждым маркетинговым каналом, упомянутым выше.По мере того, как вы видите прогресс в любой из вышеперечисленных областей, вы чувствуете огромную награду, и постепенно начинают появляться новые клиенты. Вы должны научиться продвигать себя, если хотите, чтобы ваш бизнес по организации мероприятий рос. Надеюсь, эти маркетинговые каналы дадут вам несколько хороших идей для начала. Мы видели, как они работают на других организаторов мероприятий, и знаем, что они могут работать на вас.

Построить бизнес по планированию мероприятий может быть непросто. Если вы хотите узнать, как начать успешный бизнес по планированию мероприятий, наш курс по планированию мероприятий для вас.В течение ограниченного времени вы можете пройти курс всего за 1 доллар США. Посмотрите здесь.

Щелкните здесь, чтобы воспользоваться ограниченным по времени предложением всего за 1 долларов США.

42 совета для малого бизнеса по планированию мероприятий

Запоминающиеся события не происходят просто так. Организация и проведение мероприятия требует планирования. Будь то конференция, семинар или день признательности клиентов, есть ли у вас три недели или целый год, успех вашего мероприятия кроется в деталях.Мы собрали 42 совета по планированию мероприятий для малого бизнеса от экспертов, имеющих опыт планирования мероприятий для малого бизнеса.

Планирование мероприятий для малого бизнеса: что делать в первую очередь

1. Прежде всего определитесь со своей целевой аудиторией. Первым шагом - прежде чем вы сделаете что-либо еще - должно быть четкое определение вашей целевой аудитории. Отсюда все остальные решения встанут на свои места. Формат, содержание, цены, местоположение и т. Д. Будут зависеть от первого решения.Этот структурированный подход также поможет вам сосредоточиться на достижении конкретных целей. Таким образом, вы с меньшей вероятностью позволите охвату стать слишком широким или размытым.

2. Составьте список деталей - все, включая освещение и общественный транспорт, содержимое и прохладительные напитки. Когда вы решаете устроить мероприятие, все имеет значение. От содержания программы и освещения до транспорта и парковки - все имеет значение. И ваша аудитория будет все приписывать вам и… вашему бренду.Составив список, вы не упустите ничего из виду.

3. Иметь четкую деловую цель проведения мероприятия. Прежде чем вы начнете планировать успешное мероприятие, сначала четко определите, зачем вы это делаете. Почему? Потому что каждое последующее решение должно поддерживать вашу главную цель. Это лидогенерация? Ваша цель - повысить осведомленность о вашей компании или конкретном продукте? Вы видите главную цель в том, чтобы развивать лояльность клиентов? Или вы просто хотите зарабатывать деньги (что тоже нормально)? И убедитесь, что команда осведомлена о цели, чтобы у вас не было «сползания».”

4. При планировании следите за другими отраслевыми событиями. Проверить календарь. Убедитесь, что вы не планируете свое мероприятие слишком близко к праздникам или популярным временам отпуска. Не менее важно проверить наличие других мероприятий, на которые могут пойти ваши целевые участники.

5. Будьте гибкими при изменении размера, местоположения и других деталей. По мере того, как вы входите в процесс планирования мероприятия, вы можете обнаружить, что ваше мероприятие изменится по размеру, месту и многим другим причинам, чем вы изначально предполагали.Это естественно и прекрасно до тех пор, пока вы не упускаете из виду причину, по которой вы делаете всю эту работу. Необходима некоторая гибкость.

6. Знайте свои ограничения. Все мы знаем, что цель - провести отличное живое мероприятие. С этой целью мы также должны знать, что мы можем или не можем реально сделать - будь то бюджет… или время. Если вы решили устроить прямую трансляцию через неделю, запланируйте более интимный роман. К большому мероприятию следует готовиться на несколько месяцев вперед.Если бюджет небольшой, вам, возможно, придется уравновешивать творчество и много делать своими руками.

7. Создавайте УМНЫЕ цели. Всегда начинайте со стратегии. Как и при создании любого бизнеса, великие события начинаются с сильной, продуманной и измеримой стратегии. Прямые трансляции - отличный способ рассказать о своем бренде, установить связь с целевым рынком, получить отзывы о вашем продукте (и многое другое!). Но вам нужно знать, чего вы пытаетесь достичь. Придерживайтесь целей SMART и обозначьте, к чему вы стремитесь.Затем убедитесь, что вы действуете в соответствии с этими целями.

Бюджет: как заплатить за ваше мероприятие

8. Разработайте «план финансирования» для вашего мероприятия и оцените цифры. Знайте, как вы собираетесь платить за мероприятие. Большинство мероприятий финансируются за счет спонсорства, продажи билетов, бюджета внутреннего маркетинга или комбинации всех трех. Создавая бюджет для мероприятия, вам нужно будет оценить, сколько денег вы можете реально получить от каждой области.Прежде чем бронировать место проведения мероприятия или подписывать какие-либо контракты, рекомендуется сначала подписать спонсоров. Или начните продавать билеты заранее, чтобы убедиться, что ваша идея вызывает достаточный интерес для ее финансирования.

9. Составьте смету расходов - и сэкономьте деньги за счет спонсорских пожертвований «натурой». Мероприятия, как правило, обходятся дороже, чем думает средний владелец малого бизнеса. - в первую очередь в отношении места проведения, еды и напитков. Не забудьте также оценить все разрешения и лицензии, которые вам понадобятся.(Здесь организатор мероприятий может помочь вам избежать головной боли.) Составьте исчерпывающий список всех расходов, а затем выделите области, в которых, по вашему мнению, спонсоры могут сыграть роль, чтобы предложить что-то «натурой». Чем больше вы работаете с другими брендами и партнерами над организацией мероприятий, тем больше вы можете сэкономить.

10. Рассмотрите краудфандинг как новую возможность собрать деньги на мероприятие. Если вы впервые проводите мероприятия, используйте краудфандинговые платформы, чтобы снизить риск. Публикуя свои мероприятия на этих платформах, участники должны будут внести залог за билеты на мероприятие, которое состоится.Если минимальное количество участников не соблюдается, мероприятие не состоится.

Маркетинг: привлечение людей к участию

11. Вам понадобится ПОДРОБНЫЙ маркетинговый план. Создайте маркетинговый план для мероприятия. Чем больше вы организованы, тем профессиональнее будет ваше мероприятие.

12. Будьте неутомимы в своих усилиях, иначе ваше мероприятие не удастся. Если вы не хотите быть на мероприятии в одиночестве… тогда рынок, рынок, рынок, рынок… и еще немного.

13. Определите веские причины, по которым люди приходят. Что привлекает посетителей? Вам необходимо определить, ЧТО вы делаете на мероприятии, которое приведет этих целевых посетителей к двери. Для потребительского продукта это может быть вечеринка с развлечениями, демонстрациями продуктов и бесплатными подарками. Для деловых людей это может быть образовательный контент или увлекательный, известный экспертный докладчик. Как бы то ни было, не теряйте связи с тем, почему вы хотите, чтобы эта конкретная аудитория требовала участия.

14. Изложите письменно, почему ваш целевой рынок должен присутствовать - не думайте, что преимущества очевидны. При продвижении мероприятия обязательно сообщите целевой аудитории, что они узнают, с кем встретятся и почему они должны быть там. Не думайте, что ваши друзья расскажут своим друзьям. Если вы используете спикеров, дайте им рекламную копию, чтобы они могли рассказать о мероприятии своей аудитории.

15. Научитесь общаться со СМИ. Журналисты очень заняты и всегда в срок.У них нет времени, чтобы выслушать коммерческое предложение. Сообщите им, что информация существует и - для будущих историй - что вы являетесь экспертом в этой области. Включите эту информацию при обращении к вам.

16. Используйте хэштеги Twitter и Instagram. Twitter отлично подходит для продвижения событий и создания ощущения онлайн-сообщества вокруг события. Установите уникальный хэштег на ранней стадии. Сначала выполните поиск в Twitter, чтобы убедиться, что он еще не используется. Поместите хэштег прямо на веб-сайт мероприятия, и если вы используете кнопку Tweet для публикации на сайте, включите хэштег прямо в заранее составленное словоблудие.Когда люди пишут в Твиттере, событие автоматически продвигается в Твиттере. Вы можете сделать что-то подобное с Instagram, чтобы люди могли делиться фотографиями о мероприятии.

17. Используйте предварительные социальные мероприятия в Интернете для продвижения главного события . Чтобы заинтересовать ваше мероприятие, попробуйте провести Google Hangouts или чат в Twitter за несколько недель до основного мероприятия. Пригласите нескольких из ваших спикеров принять участие в социальном онлайн-мероприятии. Сделайте предварительный просмотр того, что будет на главном мероприятии. Другими словами, обсудите, что будут говорить ораторы, или выделите мероприятия.Это вызывает ожидание.

18. Покупайте рекламу в социальных сетях. Покупка рекламы в социальных сетях часто упускается из виду из-за небольших мероприятий. Платформы социальной рекламы (прежде всего Facebook, LinkedIn и Twitter) предлагают расширенные возможности таргетинга, которые могут значительно помочь в охвате нашей целевой аудитории в нашем географическом положении. Хорошая новость заключается в том, что не требуется больших бюджетов, а продажи билетов можно легко измерить.

19. Используйте YouTube для продвижения своего мероприятия. YouTube - вторая поисковая система в мире после Google. Загрузка видео с наших предыдущих мероприятий или интервью с нашими спикерами / исполнителями - отличный способ убедить потенциальных посетителей нажать на кнопку «Купить». Видео предоставляет важные визуальные подсказки, что сильно влияет на наш процесс принятия решений. С событиями мы всегда чувствуем риск не знать, что произойдет, видео снимает это напряжение.

20. Создайте потрясающий малобюджетный рекламный ролик . Немного творчества с рекламным щитом, бесплатным музыкальным клипом и хорошей видеокамерой для смартфона позволит создать забавное видео, которое поможет рассказать о том, что будет дальше.

21. Привлекайте местных блогеров. Будьте умны с блогерами. Привлечение местных блогеров к участию в мероприятии обычно является отличной стратегией для привлечения аудитории до, во время и после мероприятия. Блогеры обычно рассчитывают на широкий охват и обычно не следуют традиционным правилам СМИ.

22. Используйте платформы регистрации событий, такие как Meetup. Использовать существующие платформы. Если это ваша первая попытка провести мероприятие и вам не хватает навыков для его продвижения, загляните на Meetup.com. Meetup не только предлагает пакет для управления событиями в Интернете, но и является отличным реферером для соответствующей аудитории в вашем регионе. Он также имеет возможности регистрации и управления RSVP, которые особенно удобны, если у вас нет опыта.

23. Воспользуйтесь онлайн-регистрацией. Более простой способ отпугнуть людей - иметь аналоговую регистрацию (факс, банковский перевод или только у двери). Предложите онлайн-регистрацию, чтобы как можно скорее привлечь как можно больше участников, что поможет спрогнозировать числа и вскоре опубликовать бюджет.

24. Разместитесь на сайтах, обслуживающих вашу группу. Когда вы знаете, кого хотите посетить, следующий шаг - поставить себя перед ними. Существуют веб-сайты, которые специализируются на перечислении событий на национальном уровне (например, Meetup) и на местном уровне, поэтому начните с них и исследуйте, какие из них наиболее подходят для включения в список.

25. Предложите местным партнерам стимулы для продвижения по службе. Пресс-релизы, отправленные в соответствующие средства массовой информации, будут способствовать созданию новостей. Вы также можете рассмотреть вопрос о привлечении средств массовой информации (онлайн и офлайн) в качестве партнеров.Они получают рекламу на вашем мероприятии в обмен на его рекламу. Если они не хотят участвовать на этом уровне, предложите им устроить соревнование для их читателей, чтобы выиграть билеты.

26. Сделайте так, чтобы вашим ораторам было проще известить своих подписчиков. Если у вас есть эксперты или докладчики, предложите им рассказать о своем посещении своим подписчикам в социальных сетях. Или попросите их разослать что-нибудь своим подписчикам по электронной почте.

27.Обеспечьте стимулы для ранних пташек. Ранние билеты по более низкой цене - отличный способ получить раннюю регистрацию, поскольку у людей есть стимул действовать сейчас, а не ждать и забыть.

Команда: Кто собирается помочь?

28. Делегируйте обязанности. Независимо от размера вашего бизнеса, всегда старайтесь делегировать обязанности. Когда за каждую деталь отвечает один человек, обычно не получается. По возможности позвольте людям взять под контроль те области, которые им больше всего нравятся.Например, позвольте гурману в вашей компании заняться организацией питания. Чем больше кто-то наслаждается своими обязанностями, тем больше вероятность, что они успешно их выполнят.

29. Последующие действия - и последующие действия снова. Заходите рано и часто. Хотя никто не хочет, чтобы им управляли на микроуровне, убедитесь, что сотрудники и поставщики выполняют свои обязанности на мероприятии. Если люди знают, что вы время от времени ожидаете обновлений, они с меньшей вероятностью будут разочарованы, когда вы позвоните или напишите по электронной почте.

30. Спонсоры - члены королевской семьи - убедитесь, что они этого хотят. Если у вас есть спонсоры - относитесь к ним как к королям. Они финансируют ваше мероприятие и позволяют вам это делать (если это ваша бизнес-модель). Перед мероприятием четко определите, что они получат как спонсоры.

31. Всегда недооценивайте явку спонсоров. Если вы думаете, что сможете привлечь 100 участников, основывайте свое спонсорское предложение на более низкой оценке - , особенно если это ваше первое мероприятие.Лучше преподнести спонсорам приятный сюрприз, чем разочаровывающий.

32. Спрашивайте людей, что они думают, и будьте готовы к хорошим или плохим отзывам. Просите критику. Если вы проделали половину приличной работы, вы получите много похвалы. Скажите спасибо, но затем попросите КРИТИК и будьте к нему готовы.

33. Попросите квалифицированную команду социальных сетей осветить ваше мероприятие . Не забывайте о команде социальных сетей. Хотя это не обязательно для каждого мероприятия или отрасли, все больше и больше мероприятий сосредоточены на использовании вирусной силы своей аудитории.Если ваша аудитория пишет в Твиттере, Facebook и фотографирует в Instagram - , вы должны делать то же самое. Для выполнения вам понадобится обученная команда.

34. Ищите поставщиков, которые обслуживают вашу нишу и готовы принять участие . Лучшие поставщики, с которыми вы можете работать, - это те, кто знаком с культурой малого бизнеса. Ищите поставщиков, которые часто работают с малыми предприятиями или которые будут участвовать на более высоком уровне, чем их роль.

Событие День: Успех

35.Тщательно устанавливайте ожидания - затем выполняйте. Убедитесь, что у аудитории ВЕЛИКОЛЕПНЫЙ (не очень хороший) опыт; и что вы даете им то, чего они ожидали от посещения.

36. Отношение заразительно. Ваши гости во многом будут играть на вашем настроении и динамике во время мероприятия. Подавайте пример и хорошо проводите время.

37. Пусть реакция толпы станет вашим барометром . Читают аудиторию во время мероприятия. Спросите людей, как у них дела. Если дела пойдут хорошо, а если нет, вы узнаете.

38. Всегда спрашивайте себя: какое отношение это имеет к участникам? Убедитесь, что вы предлагаете контент, который актуален для более чем 80% аудитории. Аудитория должна уйти с осязаемой тактикой, чтобы улучшить свой бизнес и карьеру ... и они должны почувствовать энергию докладчика. Говорить о своем бизнесе и о том, чем вы занимаетесь, - не предлагая аудитории того, что ОНИ нужно, - пустая трата времени и денег для всех.

39. Как ведущий или оратор - практика. Вы знаете свое дело, но не предполагаете, что умеете делать презентации. Практикуйтесь в проведении презентации, отвечая на вопросы и обращаясь с трудными и конфронтационными членами аудитории. Чем лучше вы подготовитесь, тем лучше.

40. Выглядите как можно лучше . Смотри со стороны… будь удобен, но модно. Даже если вы бухгалтер или юрист, выберите свой самый узнаваемый костюм или галстук. Люди помнят, насколько комфортно вам в собственной шкуре.

План действий в чрезвычайных ситуациях: что делать, если что-то пойдет не так

41.Представьте себе событие, шаг за шагом, и составьте список из двух столбцов: что может пойти не так в одном столбце, а ваш план действий в чрезвычайных ситуациях - во втором. Будьте готовы к неожиданностям. Может быть, не работает звуковая система. Может быть, ваш основной докладчик поручает. Сможете ли вы справиться и двигаться дальше?

42. Будьте готовы помочь заполнить любые пробелы . Хотя планирование вперед - отличная формула успеха, его никогда не бывает достаточно. Всегда случается что-то неожиданное. Таким образом, стоит добавить немного дополнительной смазки для локтей для смягчающих обстоятельств.Это относится к организации питания, требованиям к печати, размещению гостей, прогнозу погоды, развлечениям и многому другому.

Большое спасибо экспертам, внесшим свой вклад в приведенные выше советы по планированию мероприятий для малого бизнеса:

- Мэтт Телфер, менеджер по маркетингу Heart Internet и блоггер в Marketing Nerd Советы 1, 24, 25 , 26, 27

- Бет Сильвер, управляющий директор, Doubet Consulting Советы 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40

- Лаура Лейтес, организатор и владелец, L2 Event Production Советы 3, 4, 5, 8, 13, 31

- Joy Go, менеджер по интернет-маркетингу и партнерской программе, печать на 2 дня Советы 6, 28, 29, 36, 42

- Лиз Кинг, генеральный директор, главный специалист по мероприятиям, Liz King Events Советы 7, 9, 33, 34

- Джулиус Солярис, спикер индустрии мероприятий и редактор блога Event Manager Советы 10 , 18, 19, 21, 22, 23

- Рамон Рэй, технологический евангелист и редактор Small Biz Technology Советы 12, 30, 32, 35, 37, 41

- Анита Кэмпбелл, основатель и генеральный директор Small Business Trends Советы 16, 17, 20

Shutterstock: план, бюджет, пустой, банкет, команда, смущенный


Подробнее в: Event Marketing
.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *