Как оформить подпись в электронной почте: Sorry, this page can’t be found.

Содержание

Анатомия email подписи

Думаете добавить подпись в письмах электронной почты? Грамотное решение. Удивительно, но так поступает только половина email пользователей, в том числе владельцы бизнеса. И, что еще удивительнее, совсем незначительная часть людей добавляет контактную информацию и ссылки на социальные сети, которые должна содержать правильная подпись электронного письма.

Подпись с ссылками на ваш блог, сайт, лендинг, социальные площадки становится источником трафика и способна в конечном счете увеличить число фолловеров и даже клиентов. Людям будет проще контактировать с вами — так зачем усложнять им жизнь? Потратьте несколько минут на создание грамотной подписи в электронном письме. Примеры и рекомендации вы найдете в этой статье.

Правильная подпись в электронном письме: примеры
Какие данные содержит грамотная подпись в электронном письме?
Правила подписи в электронных письмах: что стоит и чего не стоит делать?
Кто придумал отделять подпись с помощью “—”?

Правильная подпись в электронном письме: примеры

Вот образец подписи электронного письма:

Максим Плосконосов

Chief Marketing Officer LPG Russia

+7 (920) 873-11-88

LPgenerator.ru

А вот как может выглядеть подпись в электронном письме на английском:


John Doe
Address Book Savior
US: +1-888-562-9619
France: +33 1 55 43 79 20
www.WriteThat.name

Какие данные содержит грамотная подпись в электронном письме?

Примерно половина (52%) специалистов используют деловую подпись в электронных письмах и включают в нее следующие данные:

Взглянем на цифры:

  1. Имя — 70%
  2. Организация — 58%
  3. Должность — 43%
  4. Электронный адрес — 39%
  5. Почтовый адрес — 29%

Проценты по контактным данным:

  1. Стационарный (рабочий) телефон — 60%
  2. Мобильный телефон — 28%
  3. Skype — 5%

Теперь взглянем на социальные сети.

Хотя Twitter доминирует, в целом варианты подписи электронных писем редко содержат ссылки на социальные медиа:

  1. twitter — 7.2%
  2. Facebook — 3%
  3. LinkedIn — 2.2%
  4. YouTube — 0.4%

Большинство “реальных” людей (75%) добавляют настоящие контактные данные в свои email подписи.

Если вы получили письмо без настоящих, работающих контактных данных, то, скорее всего это чисто маркетинговое или рекламное послание.

Правила подписи в электронных письмах: что стоит и чего не стоит делать?

  1. Подумайте дважды, прежде чем, создавая шаблон подписи в электронном письме, добавить туда ссылки на личные аккаунты в социальных сетях. Не потеряете ли вы профессионального веса в глазах коллег и клиентов, если они увидят ваши фото с последнего уик-енда? Да и вообще не стоит смешивать работу и личную жизнь.
  2. Как правильно ставить подпись в электронном письме? Отделите подпись от тела письма с помощью формы “—”.
  3. Как правильно оформить подпись в электронном письме? Никогда не используйте изображения (особенно личные изображения) в подписях, и вам не придется наблюдать свое фото размещенным без согласия на сомнительных ресурсах.
  4. Если вы все же принадлежите к 1/20 пользователей, использующих изображения в подписях, убедитесь, что у него фиксированный URL!
  5. Как оформить подпись в электронном письме, если ваша деятельность выходит за границы одного государства? Укажите международный телефонный префикс.

И напоследок — интересный факт.

Кто придумал отделять подпись с помощью “—”?

Введение “—” было частью стандартных нововведений Usenet в 1994 году.

Когда кто нибудь пытался отправить сообщение, система запрашивала данные об адресе пользователя. Соответственно, люди начали добавлять электронные подписи при каждом ответе, и в этих подписях содержались только имя и адрес пользователя.

Сейчас смешно представить, но в то время людям и в голову не пришло бы добавлять более подробную информацию о себе — даже номер телефона.

Теперь вы знаете, как правильно писать подпись в электронном письме.

Высоких вам конверсий!

По материалам: sociallystacked.com

17-08-2013

Как правильно подписывать электронные деловые письма компаниям?

Большая и умная книга по Insta-постам

То, что нужно компаниям, личным брендам и копирайтерам

Подпись  в письме — один из ключевых моментов формирования имиджа компании. Это, по сути, ваша электронная визитка, поэтому оформлять ее следует правильно, учитывая все нюансы деловой переписки и маркетинговых требований. Умение красиво завершить деловое письмо, мастерство не менее ценное, чем его виртуозно начать.

Как правильно подписывать письма в электронной почте

Правильно подписанное письмо — это максимум информации о каналах взаимодействия с компанией. Важно вызвать доверие и избавить человека от необходимости искать недостающие данные о фирме в других источниках.

 В идеале подпись в E-mail должна включать:

  • Инициалы отправителя, его фотография, должность.
  • Полное название компании; ее логотип.
  • Контакты (email, сайт, телефон и т.д.).
  • Ссылки на соцсети компании и мессенджеры.

Всё нужно указывать с новой строчки. Если пишете номер телефона, то делайте это в формате +N (ххх) ххх-хх-хх. Адрес начинайте с почтового индекса. 

Возможно, человеку нужно будет отправить вам какие-нибудь бумаги. Не забывайте указывать адрес вашей почты в подписи. Да, его можно посмотреть в шапке письма, но при пересылке такая возможность пропадает. 

Пример правильной подписи к письму:

–—

Сергеева Елена Викторовна,

Менеджер отдела продаж,

ООО «Тандем».

Тел. (847)77-77-77

E-mail: kj_ar@mail.ru

(ВК, ОК, ТВИТТЕР)

Несмотря на то, что письмо может быть личным или деловым, все равно важно его структурировать и не допускать ошибок правописания. Цените время читающего, тщательно подбирайте слова. Предложения должны быть короткими и простыми для “сканирования”, чтобы получатель мог сразу ухватить суть текста.

Маркетологи обращают внимание, что реклама в подписи часто отталкивает, поэтому акцент (если вы его делаете) должен быть ненавязчивым. 

Как подписывать письма “с уважением”

В рабочей среде часто нужно писать деловые письма, но как сделать это грамотно, проявив достаточно уважения к человеку?

Во-первых, быть вежливым — это не значит извиняться за беспокойство. Тот, кто получает вашу корреспонденцию, априори настроен на изучение информации. 

Не добавляйте в конце письма фразу: «Простите за потраченное на меня время». Низкая самооценка не красит даже спамера, а в деловой переписке тем более не уместна.

Во-вторых, подчеркивать важность человека, для которого подготовлено письмо, нужно аккуратно. Разработайте стандартно-тёплое, но не очень личное пожелание без элементов заискивания.

Правильно: «Хорошего Вам дня! С уважением, Елена Георгиевна»

Неправильно: «Будем сильно рады, если вы обратите внимание на наше предложение, ждем звонка, честь поработать с Вами, Елена Георгина»

Кстати, о том, когда нужно писать “Вы”, а когда “вы” – можно прочитать здесь. 

Старайтесь минимизировать эмоджи-графику и не допускайте панибратства. Подпись должна быть несколько ниже, чем основной текст. Многие почтовые программы позволяют это легко настроить. А значит, ваш «автограф» будет появляться автоматически и сэкономит время.

Как оформлять деловые письма. Общие советы

Самое главное – заполняйте абсолютно все поля. Напишите название и тему, чтобы человек мог сразу узнать, о чём письмо. Хорошим тоном является содержание в электронном адресе настоящих имен и фамилий или названия организации.

Не забывайте начать с приветствия. Самая простая конструкция для этого:  

«Здравствуйте, +Имя». 

Само же письмо разбивайте на абзацы каждые 4-5 предложений (в них, кстати, не больше 15 слов). Перед отправкой просмотрите на предмет орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок.

Как правильно подписывать письма от организации

Очевидно, что писать нужно «мы», а не «я». Обязательно оставлять данные организации, а в отдельных случаях контакты и имя менеджера. 

Если требуется написать письмо от организации, то желательно в подпись включить логотип, контактные данные, телефон, сайт, адрес организации. Выигрышным маркетинговым ходом будет приглашение оценить в социальных сетях новинки каталога и подписаться на группу.

Подпись в письме не только его логическое завершение. Она может помочь заинтересовать клиента, покажет статус компании и ненавязчиво познакомит с новостями компании в социальных группах, если клиент пока еще мало знает о вас.

На этом короткий обзор правил подписи к письмам и общих норм деловой переписки закончен. Если у вас есть дополнения, возражения или вопросы, давайте пообщаемся в комментариях. 

Добра вам! 

 
 

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”


* ГОТОВЫЕ ТЕМЫ. РАЗНЫЕ ПРОФЕССИИ

* РУЧНОЙ ПОДБОР. РАЗНЫЕ НИШИ

Советы и рекомендации по оформлению электронной почты

Основы оформления рассылок по электронной почте

Рассылки — это важный способ общения с аудиторией. Но очень важно правильно подобрать дизайн. Почти 40% электронных писем просматриваются в течение не более восьми секунд, поэтому важно, чтобы читатели сразу же могли понять основную мысль вашего сообщения.

 

 

 

Советы и рекомендации по оформлению рассылок

Повышайте частоту перехода по ссылкам и побуждайте читателя к действию благодаря привлекательному оформлению электронных писем. С помощью четко структурированного контента в письме расскажите читателю, каких действий вы от него ждете.

 

Ясность и лаконичность

Убедитесь, что ваши электронные письма легко и удобно читать. Используйте дизайн, который разработчики могут создавать с помощью html-кода, и тщательно подбирайте контент, чтобы он хорошо отображался в различных почтовых клиентах. Текст необходимо разбить на блоки с крупными заголовками и небольшие легкочитаемые абзацы. Наличие свободного пространства предотвращает ощущение перегруженности контентом и позволяет читателю не отвлекаться от важных элементов.

 

Один основной призыв к действию

Необходимо четко указать, куда получатель письма перейдет при нажатии на кнопку. Если в электронном письме есть несколько призывов к действию (CTA, или кнопками действий), располагайте их в иерархическом порядке. Используйте яркие цвета, указывающие на самое важное действие. Ваш основной призыв к действию должен располагаться выше в письме, а дополнительные призывы к действию должны следовать ниже. В качестве дополнительных CTA превосходно подходят текстовые CTA-ссылки или контурные кнопки.

 

Не перегружайте папку входящих сообщений изображениями

Используйте изображения, оптимизированные для отображения в браузере и быстрой загрузки. Как правило, изображений шириной 800 пикселей достаточно для электронных писем. Добавьте дополнительное текстовое описание на случай, если изображения не удастся загрузить или читатель использует программу для людей с нарушениями зрения. Анимированные GIF-изображения могут сделать ваше сообщение интересным, но помните, что наличие в письме анимированных элементов слишком большого объема может привести к проблемам с загрузкой. Ищите подходящие изображения, которые соответствуют имиджу вашего бренда, а также общей цветовой схеме письма.

 

Чтение письма сверху вниз

Чтение электронного письма должно быть увлекательным. Создайте макет, который позволит логично компоновать визуальные элементы электронного письма сверху вниз. Принцип перевернутой пирамиды хорошо подходит для формулировки простого уведомления в электронном письме, зигзагообразное расположение изображений и текста — для стильного рекламного сообщения, а аккуратный столбец — для информативной новостной рассылки.

«Почте России» теперь достаточно электронной подписи

ФГУП «Почта России» запустило по всей стране сервис, позволяющий при помощи электронной подписи получить посылки и заказные письма, не требующие оплаты. Как отмечают в «Почте России», процесс выдачи отправлений с помощью этой технологии занимает не больше 1 минуты. При этом в компании заявляют, что благодаря новому сервису не только сократится время обслуживания клиентов, но и уменьшатся операционные расходы «Почты России».

Как рассказали в пресс-службе «Почты России», пилотный проект сервиса завершен. «Услуга подтвердила свою эффективность и с августа 2018 года развернута по всей стране», — проинформировали в пресс-службе «Почты России».

Тестовый период, как добавили в компании, показал, что сервис пользуется популярностью у клиентов, которые регулярно получают почтовые отправления. «За время тестирования более 1,5 млн пользователей услуг Почты России оформили простую электронную подпись. С ее помощью в почтовых отделениях уже выдано больше 10 млн посылок и регистрируемой письменной корреспонденции. Еженедельно услугу подключают более 100 тыс. пользователей, и этот показатель растет», — сообщили в «Почте России».

Новый сервис, как указали в компании, предоставляется бесплатно на основании регистрационной формы, заполненной на официальном сайте «Почты России» или в почтовом отделении. В ней указываются паспортные данные и номер мобильного телефона клиента. Регистрация занимает несколько минут, позволяет сократить время выдачи почты и отказаться от необходимости заполнения бумажных извещений и предъявления удостоверения личности. При этом ни вес, ни размер получаемой посылки значения не имеют.

После оформления заявления, как далее заметили в «Почте России», клиенту больше не придется заполнять бумажные извещения. «Для подтверждения личности клиенту будет необходимо однократно предъявить оператору паспорт», — указали в пресс-службе «Почты России».

Относительно того, как организован новый сервис «Почты России» с точки зрения обеспечения информационной безопасности персональных данных пользователей, в компании заявили следующее: «Сервис соответствует требованиям действующего законодательства (ФЗ №152-ФЗ «О персональных данных» и подзаконных актов). Персональные данные гражданина принимаются непосредственно у него самого в отделении почтовой связи на основании документа, удостоверяющего личность. Затем осуществляется передача в центр обработки данных по защищенным каналам связи, где она хранится в привязке к единому профилю клиента. Эта привязка необходима для передачи кода подтверждения через мобильное приложение, в котором указанный пользователь был аутентифицирован».

В «Почте России» также отметили, что сервера, обрабатывающие персональные данные клиента, защищены в соответствии с требованиями действующих нормативных документов ФСТЭК России. Доступ к указанным данным строго регламентирован, а сами персональные данные используются лишь для достижения обозначенных в согласии клиента целей. В сервисе применяется простая электронная подпись для идентификации получателя строго в соответствии с федеральным законом №63-ФЗ «Об электронной подписи».

В компании также указали, что, получая посылки, потребителю теперь необходимо просто назвать оператору свое ФИО или трекинг-номер отправления, чтобы сотрудник отделения нашел его в базе. После этого клиент называет свой номер телефона, на который оператор отправляет код подтверждения. Получателю придет SMS-сообщение или Pushуведомление (пользователям мобильного приложения «Почты России») с кодом подтверждения, который необходимо назвать оператору почтового отделения для получения письма или посылки.

«Клиенту больше не нужно переживать, что он оставил дома паспорт и не может зайти за отправлением по дороге с работы. Ему также больше не нужно тратить время на заполнение извещений. Отследили свое отправление в мобильном приложении «Почты России», получили push-уведомление о его поступлении в отделение, пришли, показали трек-номер, назвали код из SMSили push-уведомления в нашем мобильном приложении и забрали свое отправление», — обратил внимание заместитель генерального директора «Почты России» по посылочному бизнесу и экспресс-доставке Сергей Малышев.

Что касается выгоды самой «Почты России» от нового сервиса, в пресс-службе компании отметили следующее: «Введение услуги простой электронной подписи позволит не только сократить время обслуживания клиентов, но и уменьшить операционные расходы предприятия».

Говоря с корреспондентом ComNews о перспективах внедренного «Почтой России» сервиса, позволяющего получить ряд посылок и заказных писем при помощи электронной подписи, аналитик ГК «Финам» Леонид Делицын отметил следующее: «Процедуру идентификации пройдут от двух до пяти миллионов посетителей Почты. Необходимость такой идентификации возникла потому, что Почта становится основным логистическим оператором электронной торговли. Покупатели должны испытывать не больше проблем, получая свои посылки, чем испытывают в пункте самовывоза электронных магазинов. А когда я получаю свои, предварительно оплаченные, посылки в пункте самовывоза, то паспорт не предъявляю. Я только называю номер заказа, затем оператор спрашивает мою фамилию, сверяет с базой данных, и выносит посылку. Все, что мне остается – это расписаться. Здесь я говорю не о формальных правилах (там будет написано, что получение посылки возможно лишь по паспорту покупателя или по доверенности на получателя и его паспорту), а о сложившейся практике».

При этом Леонид Делицын отметил, что когда Почта построит столь же простую систему, десятки миллионов человек начнут получать свои посылки именно там, а электронные магазины смогут освободиться от пунктов самовывоза. «До тех пор, пока существуют процедуры в виде предъявления паспорта и номера телефона, процесс не ускорится — ведь пункт самовывоза от меня их не требует, если я оплатил покупку заранее. Понятно, однако, что Почта доставляет и заказные письма, для которых идентификация должна быть более надежной, а в этом случае простые процедуры, пригодные для получения посылок не подойдут. Однако, поскольку драйвером роста выручки Почты сейчас является именно электронная коммерция — со временем для разных классов отправлений будут выработаны различные процедуры», — указал Леонид Делицын.

На взгляд вице-президента гильдии финансовых аналитиков и риск-менеджеров (ГИФА) Богдана Зварича, новый сервис «Почты России» будет интересен тем, кто регулярно получает через нее посылки, так как сократит время обработки и выдачи. «Большинство же граждан, которые редко их получают, вряд ли обратят внимание на эту услугу. Вполне возможно, что на горизонте до 5 лет количество пользователей, которые воспользуются данной услугой превысит миллион человек, — отметил Богдан Зварич. Что же касается проблем с такой идентификацией, в случае если процесс отработан, никаких существенных препятствий для работы данной системы эксперт не видит.

Рекомендации по созданию хорошей подписи в электронной почте « Марк и Марта.Ру. Записки отца-программиста

В любой переписке, особенно деловой, очень хорошо характеризует человека наличие хорошей подписи к письмам. Каждый сам для себя выбирает, что он поставит в подписи. Но что есть хорошая подпись в корпоративных письмах? Условно могу разделить подписи к письмам в рабочей почте на хорошие, бесполезные и избыточно бесполезные.

Хорошие подписи содержат 4 элемента – фразы вежливости, фамилии и имени, должности и контактной информации.

  1. Сразу после письма следует использовать то, что я называю фразой вежливости. Даже не знаю, как это сформулировать, лучше приведу несколько примеров:

— С уважением,

— С наилучшими пожеланиями,

— Искренне Ваш(а),

  1. ФИО отправителя. Подписывайтесь так, как вам хочется, что бы к вам обращались. Если по имени-отчеству, то пишите полостью » Петр Сергеевич Иванов», если предпочитаете обращение по имени, то тогда просто » Петр Иванов». Считается, что если имя идет перед фамилией, то это вызывает более благоприятное расположение получателя письма.
  2. Должность и место работы. Это актуально для рабочей почты. Подпись должна напомнить получателю, откуда вы. Также можно указать адрес компании, если в переписках может обсуждаться посещение офиса.
  3. Контактная информация. Если почта рабочая, то пишите принятые в компании средства связи – телефон, адрес электронной почты, мессенджеры. Адрес электронной почты хоть он и содержится в заголовках письма, почтовые клиенты зачастую показывают ФИО отправителя, потому не будет лишним написать его в подписи. Не советую писать личные мобильные телефоны в рабочей почте.
    Для личной почты укажите те способы связи, по которым с вами можно связаться. Не обязательно указывать все возможные способы, особенно если вы не постоянно ими пользуетесь.

 

Пример хорошей корпоративной подписи:

—-

С уважением,

Иванов Петр,

старший специалист отдела продаж ООО «Рога и Копыта»

ivanovpetr@rogaikopyta.ru

Телефон рабочий: +7 112 2233 доб.1234

Телефон моб.: +7 111 222 3333

Skype: ivanovpetrRIK

 

Пример хорошей личной подписи:

—-

С уважением,

Иванов Петр

ivanovpetr@mypersonalmail.ru

Телефон моб.: +7 111 222 3333 (WhatsApp, Viber)

Skype: ivanovpetrpersonal

 

Бесполезные подписи – это подписи, в которых нет как минимум 2 пунктов из хороших подписей. В вот избыточно бесполезные наоборот содержат много пунктов, из-за чего объем текста которых превышает средний размер отправляемого сообщения. Обычно этого добиваются при перечислении в подписи разных наград, званий и достижений отправителя. Иногда чуть ли не портфолио в подписи собирают 🙂 Если уж так хочется сообщить о своих достижениях получателю, то рекомендую в подпись добавить ссылку на страничку в социальной сети, в которой будет собрана и представлена вся информация о достижениях.


Как соблюдать этику деловой переписки – Новости – Вышка для своих – Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

Какие рекомендации следует соблюдать в части отправки писем?

1. По возможности отправляйте письма в рабочее время, при необходимости используйте настройку отложенной отправки.

2. Если к письму добавлены вложения, прокомментируйте это в письме, укажите их содержание и цель приложения к письму, убедитесь, что файлы соответствуют теме письма. Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится.

3. Перед отправкой письма удостоверьтесь, что ответили на все вопросы адресата, проверьте орфографические, пунктуационные, речевые ошибки. В письме должны использоваться корректные формулировки.

4. Убедитесь, что оправляете письмо правильному адресату.

5. При переписке, в которой участвует двое и более людей, в поле «Кому» указывайте только того человека, в чей адрес направляется письмо. Сохраняйте адресата в переписке, о добавлении дополнительного адресата спрашивайте у всех участников переписки.

6. При ответе в переписку с участием нескольких лиц в адресатах оставьте тех, кому именно направляется ответ, а остальных – сохраните и/или перенесите в копию, не удаляйте.

7. В поле «Копия» указывайте всех заинтересованных в переписке лиц.

8. Не используйте раздел «скрытая копия».

9. Не пересылайте переписку без согласия всех ее участников на внешние адреса электронной почты.

10. Если в переписке содержатся персональные данные других работников или обучающихся университета, либо имеется оповещение о том, что сообщения и любые документы, приложенные к ним, содержат конфиденциальную информацию и предназначены исключительно для использования работниками НИУ ВШЭ, не пересылайте данные письма лицам, не участвующим в переписке, а также на внешние адреса электронной почты, в том числе на личные почтовые адреса участвующих в переписке работников за пределами корпоративной почты НИУ ВШЭ.

§ 189. Культура электронного письма: 10 заповедей

§ 189. Культура электронного письма: 10 заповедей

Артемий Лебедев

10 мая 2018

В наши дни практически невозможно встретить человека, который умеет просто и грамотно оформлять электронные письма и пользоваться электронной почтой с уважением к получателям.

Во-первых, не нужно оставлять в письме строку «On 18 Jan 2018, at 18:14, Vasya Pupkin wrote:». Это стопроцентный мусор. Адресат же знает, с кем и о чем он переписывается. Если ему важно определить, в какую минуту ему отправили письмо, он просто его найдет и посмотрит.

Во-вторых, не нужно цитировать все письмо, нужно оставить только смысловую часть. Особенно бесит, когда оставляют подпись адресата в ответе. Зачем она там? Автор исходного письма не помнит, как его зовут и забыл свой адрес?

В-третьих, нужно отбивать свои ответы от цитаты пустой строкой, а между разными цитатами вставлять двойные пустые строки.

В-четвертых, нужно помнить про прекрасное правило: ответ должен быть длиннее цитаты.

В-пятых, никогда нельзя присылать архив с картинками. Надо вставлять картинки в само письмо. Иначе как? Получатель должен сохранить архив на стол, разархивировать, открыть папку и начать листать картинки. А завтра они ему снова понадобятся — снова скидывать на десктоп или хранить там эту папку? Короче, картинки должны быть в самом письме всегда.

В-шестых, слать письма размером больше пары мегабайт — неуважение к получателю. Особенно бесит, когда прикрепляют презентацию на двадцать мегабайт.

В-седьмых, никогда нельзя текст вставлять в вордовый файл. Зачем? Ведь письмо прекрасно отображает текст, какой смысл засовывать его еще куда-то? Если получателю зачем-то понадобится файл, он скопирует текст из письма и вставит его туда, но автор не помнит жизненной ситуации, когда это могло бы ему пригодиться.

В-восьмых, подпись в письме должна быть не больше трех-четырех строк и в ней не должно быть никаких картинок, логотипов или значков «спасем лес».

В-девятых, в поле «от кого» в почтовом клиенте нужно написать свое полное имя или нормальный ник. Потому что письмо от «Саши» неинформативно — автору пятьдесят Саш в день пишут. И в поиске не найти потом нужное письмо, если оно от Саши.

В-десятых, всегда обязательно нужно указывать тему письма. И если в процессе переписки тема изменилась, не лениться ее обновлять. Чтобы не обсуждать контракт на поставку турбинных лопаток в треде «Re: Re: Re: Re: Re: Телочки и дурь )))».

Заказать дизайн…

57 способов подписаться под электронным письмом

Однажды прошлой осенью мой коллега Мигель Моралес получил электронное письмо с подписью, которая была настолько странной, что она застряла у него в памяти за последний год. Оно пришло от Мелиссы Гайслер, которая работает в области цифрового спортивного программирования и производства в Yahoo . Под титулом Гейслер и над номером ее мобильного телефона была загадочная цитата: «Птица равна или больше, чем Слово», приписываемая кому-то по имени просто «ученый».

Имея в виду это и другие странные подписи, Мигель предложил мне заняться вопросом о том, как лучше всего завершить электронное письмо.Я опросила коллег, друзей и четырех человек, которых считаю экспертами, в том числе 55-летнюю Синтию Летт, консультанта по деловому этикету из Силвер-Спринг, штат Мэриленд. Ниже приводится их объединенная мудрость и некоторые мои собственные комментарии. Я предлагаю четыре правила и длинный список потенциальных подписей.

Галерея: 10 самых счастливых и несчастливых профессий

21 изображение

Но сначала цитата Гейслера. Она говорит, что это взято из эпизода анимационного кабельного телешоу Гриффины о песне 1960-х годов.«Это я пыталась немного развлечься», — говорит она, добавляя, что с тех пор она изменила свою подпись, чтобы добавить новый логотип Yahoo, и отказалась от цитаты, которая, как она надеялась, понравилась получателям, пока она существовала. Как бы я ни уважал стремление Гейслера к легкомыслию, я считаю ошибкой заставлять людей гадать о том, что вы хотите сказать.

Вот мои четыре правила подписания электронных писем:

1.   Без кавычек.

2.Избегайте больших корпоративных логотипов. Иногда у нас нет выбора, потому что наши компании настаивают, чтобы мы включали эти элементы, но если они слишком велики, они отвлекают внимание от сообщения.

3. Укажите свою должность и контактную информацию, но краткую. В большинстве деловых писем вы делаете человеку одолжение, делясь важной информацией. Но сделать его минимальным. В моем просто написано: «Сьюзен Адамс, старший редактор Forbes, 212-206-5571». Короткая ссылка на ваш сайт — это хорошо, но избегайте длинного списка ссылок, продвигающих ваши проекты и публикации.

4. Включите какую-либо подпись. Марк Херст, 40 лет, автор книги «Битовая грамотность: продуктивность в эпоху информации и перегрузки электронной почты », говорит, что функция подписи состоит в том, чтобы сигнализировать об окончании сообщения, чтобы получатель знал, что это не так. получить короткое замыкание. «Для меня подписание — это не столько стиль, сколько функция четкой передачи вашего сообщения», — говорит он.

Консультант по этикету Летт выступает за более формальный подход.«Я не верю, что электронные письма — это разговоры, — говорит она. — Это письма. Я не согласен. Электронные письма — это отдельная форма общения, и они быстро развиваются. Фархад Манджу, 35 лет, Wall Street Journal обозреватель технологий и до недавнего времени автор подкаста Slate «Манеры для цифровой эпохи» хорошо выразился: «Электронная почта — это и письмо, и мгновенное сообщение», — отмечает он. .

Все вышесказанное представляет собой список распространенных и не очень распространенных электронных подписей с комментариями и примечаниями экспертов.

Лучший — самый распространенный; это абсолютно безопасно. Я очень рекомендую это, и так делают эксперты.

Мой лучший — Немного высокопарно. Консультанту по этикету Летту это нравится.

Мои наилучшие пожелания – Летту это тоже нравится. Я думаю, что это старомодно.

Все самое лучшее – Безвредный.

Всего наилучшего — Это тоже работает.

С наилучшими пожеланиями — Слишком похоже на поздравительную открытку, но неплохо.

Bests – Я знаю людей, которым это нравится, но я нахожу это суетливым. Зачем вам лишние «с»?

С наилучшими пожеланиями — Более формальный, чем вездесущий «Лучший». Я использую это, когда хочу нотку формальности.

С уважением – Хорошо, успокаивающе, услужливо кратко.Я использую это.

Rgds — я использовал это, но перестал, потому что это слишком сложно для сокращения. Почему бы не напечатать еще три буквы? Хорошо, если вы отправляете его со своего телефона.

С уважением . Мне нравится это для личного электронного письма кому-то, кого вы не очень хорошо знаете, или делового электронного письма, предназначенного для благодарности.

С наилучшими пожеланиями – С наилучшими пожеланиями, но с оттенком тепла.

Самый теплый — я часто использую это для личных писем, особенно если я рядом с кем-то, но не на связи.

Тепло — Это приятный рифф на «теплую» тему, который смело можно использовать в кругу коллег.

Будьте осторожны — В определенных случаях, особенно для личных писем, это работает.

Спасибо — Летт говорит, что нет-нет.«Это не закрытие. Это благодарность, — настаивает она. Я не согласен. Редактор Forbes Leadership Фред Аллен использует его регулярно, и я думаю, что это уместное и теплое высказывание. Я тоже его использую.

Большое спасибо — мне это тоже нравится, и я использую его, особенно когда кто-то — коллега, источник, кто-то, с кем у меня есть деловые отношения — вложил время и усилия в задачу или электронное письмо.

Спасибо! – Меня это раздражает, потому что раньше у меня был начальник, который заканчивал каждое письмо таким образом.Обычно она просила меня выполнить какое-то задание, и это делало ее подписание больше похожим на строгий приказ с вынужденной признательностью, чем на искреннее выражение благодарности. Но в правильном контексте это может быть хорошо.

Спасибо – Более формально, чем «Спасибо». Я использую это иногда.

Спасибо! — Это не такое раздражающее качество, как «Спасибо!» Добавленное «ты» смягчает его.

Большое спасибо. . Я часто использую это, когда искренне ценю усилия, предпринятые получателем.

Спасибо за внимание. — немного высокопарно с ноткой раболепия, это может работать в бизнес-контексте, хотя почти требует отказа. Держитесь подальше от этого при написании заметки, связанной с поиском работы.

Thx — я предсказываю, что это наберет популярность, поскольку наши электронные письма станут больше похожи на тексты. Летт бы не одобрил.

Надеюсь, это поможет — мне нравится это в электронном письме, в котором вы пытаетесь помочь получателю.

С нетерпением жду — я тоже этим пользуюсь. Я думаю, что это любезно и тепло, и показывает, что вы хотите встретиться с получателем.

Спешка — Это работает, когда вы действительно спешите. Он выражает смирение и уважение к получателю.

В спешке — Также хорошо, когда у вас нет времени вычитывать .

Будьте здоровы – Некоторые люди находят эту решетку.Не подходит для деловой электронной почты.

Peace — Ретро, ​​эта подпись носит свою политику на рукаве. Меня это не смущает, но другие могут отвернуться.

Искренне ваш – мне это не нравится. Мне кажется, что мне десять лет, и я получаю записку от друга по переписке из Швеции.

Ваш – Та же проблема, что и выше.

Искренне ваш — Летту нравится это для деловых писем, но я нахожу его неестественным, и у него есть проблема с другом по переписке.

С уважением – Летту это тоже нравится, но для меня это сигнал, что автор застрял в прошлом. Может быть, подойдет для официальной деловой переписки, например, от адвоката, занимающегося имуществом вашей покойной матери.

С уважением — Та же проблема, что и для «С уважением», но более банально. Lett нравится это для деловой переписки. Я не.

Удачи! – Интересно, насколько это распространено в Великобритании.Я видел это только у американцев, которые пытаются создать британскую жеманность. Я знаю, что это не должно меня раздражать, но это раздражает. Я также не люблю, когда люди говорят мне взбодриться.

Ciao — претенциозно для англоговорящего, хотя я могу использовать его в личном, игривом электронном письме.

-Ваше имя – кратко, но во многих случаях подходит. Вероятно, не очень хорошая идея для первоначального электронного письма.

-Начальный — хорошо, если вы знаете получателя, и даже хорошо в деловом контексте, если это кто-то, с кем вы часто переписываетесь.

Любовь — это кажется слишком неформальным, как чрезмерный обмен в деловом контексте, но Фархад Манджу отмечает, что для некоторых людей обниматься — обычное дело даже на деловых встречах. Для них этот выход может работать.

XOXO — я слышал, что это используется в деловых письмах, но я не думаю, что это хорошая идея.

С любовью — я бы использовал это только в личном письме.«Много» делает его еще более неуместно экспансивным, чем простое, чистое «Любовь».

Объятия — Трудно представить это в деловой электронной почте, но это здорово, когда вы пишете своей бабушке.

Смайлик — смайлики становятся все более популярными, хотя некоторые люди находят их раздражающими. Я бы не подписался таким образом, если бы не писал своему ребенку.

😉 — я получил электронные письма от коллег с этими символами, и я считаю, что они скрашивают мой день.

[:-) – Я обожаю вариации смайликов, сделанных из знаков препинания, хотя подозреваю, что большинству они не нравятся.

Дай пять снизу вверх . Коллега поделился этой ужасной подписью, которую регулярно использует публицист, работающий с техническими клиентами. Попытка звучать круто, которая терпит неудачу.

Успокойся, братан . 34-летний Ричи Фриман, автор новой книги « Ответить всем… И другие способы улучшить свою карьеру », говорит, что регулярно получает ее от веб-дизайнера из Санта-Крус, Калифорния.Хотя это может оттолкнуть некоторых людей, я был бы рад получить электронное письмо с такой подписью, зная, что отправитель живет в неформальной среде.

Увидимся около – Летт бы съежился, но мне кажется, это нормально.

Хорошего, богатого и похотливого дня – Тим Фергюсон, редактор Forbes Asia, регулярно получает эту подпись от Джоан Ко, писательницы-путешественницы по Юго-Восточной Азии. Это странно и отталкивающе.

Отправлено с моего iPhone — это, пожалуй, самая распространенная подпись.Раньше меня это беспокоило, но я понимаю, что это объясняет краткость и опечатки. Я удалил его из своей подписи на iPhone, потому что не люблю перегружать свои электронные письма лишними словами, и во многих случаях я не хочу, чтобы получатель знал, что меня нет на рабочем месте. Но, может быть, я должен восстановить его. То же самое касается автоматических сообщений на других устройствах.

Опечатки, любезно предоставленные моим iPhone — Немного хитроумно, но уже устарело. Лучше использовать автоматическое сообщение.

Прислано с доисторической каменной таблички – Я смеялся, когда впервые прочитал это, но потом шутка вышла из строя.

Простите мои обезьяньи большие пальцы – Та же проблема.

Прежде чем печатать это электронное письмо, обратите внимание на окружающую среду. — Проповеднический пережиток прошлого. Кто не знает, что для печати используется бумага?

vCards — Я думаю, это отличная идея. По крайней мере, они хорошо работают на моем рабочем столе Dell, когда я хочу загрузить контакт в Outlook.

Это электронное письмо не для записи, если не указано иное. – Мой коллега Джефф Берковичи, работающий в сфере СМИ, говорит, что получает это электронное письмо от друзей, которые приглашают его на дни рождения или другие мероприятия, и считает его крайне раздражающим.Мне интересно, что за параноики ставят это в свои подписи.

Длинные заявления об отказе от ответственности — мы все видели их и игнорировали, хотя я понимаю, что они требуются многим компаниям. Штатный юрисконсульт Forbes Кай Фалькенберг говорит, что ей не известно ни о каких делах, которые опирались бы на юридические оговорки, хотя она говорит, что они могут служить убедительным доказательством в деле о коммерческой тайне, когда сторона пыталась сохранить конфиденциальность информации.

Что вы думаете о моем списке? Какие странные, забавные, оскорбительные или элегантные подписи я пропустил?

СМОТРЕТЬ: 30 до 30 лет: мой лучший совет

39 Примеры закрытия электронной почты

Электронная почта является неизбежным средством делового общения.Их нельзя классифицировать ни как письма, ни как беседы, а как эволюцию и сочетание этих двух форм общения.

Как и в случае с любым другим средством делового общения, поиск наилучшего способа правильно завершить электронное письмо важен по многим причинам. Некоторые из них:

  • правильное завершение указывает на конец сообщения
  • побуждает читателя к действию
  • оставляет у читателя положительное окончательное впечатление
  • указывает отправителя и его намерения контактная информация отправителя

Примеры подписи по электронной почте, которые можно использовать

Итак, как эффективно закончить электронное письмо?

Сначала мы перечислим эти 39 примеров подписей , потому что это то, за чем вы пришли в первую очередь, а позже мы обсудим, какие правила и лучшие практики вы можете использовать для создания своих собственных суперэффективных подписей. выключенный.

1. Степени благодарности

Нет недостатка в исследованиях, подтверждающих, что демонстрация благодарности в конце электронного письма может значительно повысить уровень ответов.

Тем не менее, вы должны быть осторожны, чтобы не использовать эти подписи, если результат, на который вы надеетесь, не слишком определен.

Несмотря на то, что люди ценят, когда их благодарят, если вы делаете это до того, как они на самом деле согласились помочь, вы можете показаться импозантным и напористым.

Вот некоторые из типичных примеров такого закрытия:

  • Спасибо, что указали мне правильное направление — Отлично, если вы ищете какую-то помощь, а не ответ «да» или «нет».
  • Спасибо за внимание. — Контекстно-зависимая альтернатива предыдущему примеру.
  • Я ценю вашу помощь в этом вопросе – Возможно, немного настойчиво, но может быть вполне уместным в зависимости от содержания вашего электронного письма.
  • Спасибо, и дайте мне знать, если возникнут какие-либо проблемы — показывает не только вашу благодарность, но и то, что вы более чем готовы приложить дополнительные усилия, чтобы сделка состоялась.
  • Отличная работа с вами – Подходит только для завершения части вашего сотрудничества, но создает прекрасную основу для возможной будущей переписки.
  • Заранее благодарим за сотрудничество. . Вероятно, лучше этого не делать, если только вы не уверены, что ответ будет положительным.
  • С благодарностью – Профессиональная подпись, выражающая вашу благодарность за потенциальную или текущую сделку.

2. Полупрофессиональные подписки по электронной почте

Если вы ищете общую подпись, которая не зависит от контекста вашего сообщения или типа ваших отношений с человеком, которому вы пишете, это одни из самых нейтральных, но все же приятных и вполне адекватных закрытия.

Благодаря своей универсальности, это, вероятно, лучший выбор, если вы хотите автоматизировать процесс выхода или создать различные шаблоны электронной почты, применимые практически в любой ситуации.

  • Cheers – Универсальная расписка, но она более уместна в ситуациях, когда вы хорошо знаете получателя или уже установили какую-то связь.
  • Позже – Обычная электронная подпись, которую лучше всего использовать для кого-то, кого вы уже знаете. В противном случае вы рискуете быть неправильно понятым некоторыми.
  • Спасибо! – Менее профессионально, чем «Думаю, вы», подходит для завершения электронного письма, в котором вы просите что-то от получателя.
  • Тепло – Подпись, которую вы можете использовать, если ваше электронное письмо не имеет чрезмерно профессионального тона.
  • С уважением – Довольно нейтральное и профессиональное окончание электронной почты, хотя и несколько архаичное.
  • Увидимся – Дружеское приветствие, которое можно использовать с кем-то, кого вы знаете и с кем раньше встречались лично.
  • Отправлено с моего iPhone — Это подтверждение может указывать на то, что возможные опечатки в вашей электронной почте произошли из-за того, что вы печатали на своем телефоне. Это также делает вашу электронную почту непринужденной.
  • Хороших выходных – Подписка по электронной почте, которую вы можете использовать по пятницам, звучит продуманно.
  • Happy [dayday] – Дружелюбное окончание электронной почты, которое звучит искренне.
  • Удачи с [проектом события] – Используйте эту подпись, когда человек, которому вы отправляете свое электронное письмо, является кем-то, кто участвует в мероприятии или начинает/завершает проект.
  • Напишите мне, если у вас возникнут дополнительные вопросы – После, надеюсь, успешной ознакомительной встречи с вашим потенциальным клиентом, дайте понять, что вы здесь для них, если у них возникнут дополнительные вопросы.
  • Ваш дружелюбный [название вашей должности] — Веселое приветствие, которым вы можете закончить свое деловое письмо.
  • Посылаю вам хорошее настроение – Положительное окончание электронного письма, чтобы показать вашему потенциальному клиенту, что вы на его стороне.
  • Перейти [любимая спортивная команда потенциального клиента] – Если вы знаете, что ваш потенциальный клиент болеет за определенную спортивную команду, покажите им, что вы тоже болеете за эту команду.

3. Профессиональные подписи по электронной почте
  • Best – Простая и универсальная электронная подпись.
  • С уважением – То же самое, что и предыдущее, но звучит более профессионально.
  • С уважением – Профессиональная подпись, но с более светлым тоном.
  • С уважением – Простое окончание электронной почты, с которым вы не ошибетесь.
  • С уважением – Немного архаичная, но все же профессиональная подпись.  
  • Спасибо — То же, что и «Спасибо», но больше подходит для профессиональных электронных писем.
  • С нетерпением жду ответа от вас – Типичное окончание вашего первого электронного письма, когда вы ожидаете ответа от потенциального клиента.
  • Как всегда — Люди любят стабильность, и это приветствие гарантирует им, что ваши отношения останутся неизменными — часто лучше всего использовать в ситуациях, когда ваш корреспондент может почувствовать, что он каким-то образом пренебрег вами, это убеждает их, что это не так, или по крайней мере, они полностью прощены.
  • Вскоре вы получите дополнительную информацию – . Используйте эту электронную подпись в ситуациях, когда вам нужно что-то проверить и вернуться к потенциальному клиенту позже.
  • Заранее спасибо – Подпись для электронных писем, в которых вы просите своего потенциального клиента вернуться к вам с ответом или информацией.
  • С уважением — Это окончание подходит, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кто занимает высокое положение или является авторитетом в своей сфере бизнеса.
  • С уважением . Вам не обязательно быть лучшими друзьями, чтобы использовать эту подпись, но вы также не будете использовать ее в конце электронного письма, в котором вы ругаете своего коллегу или подчиненного за оплошность, которую они сделали. я сделал.

4. Ожидание хорошего

Мы уже упоминали, что подписи по электронной почте могут стать отличным призывом к действию.

Один из способов добиться этого — закончить письмо вопросом, но вы также можете использовать некоторые из следующих примеров, чтобы улучшить CTOR вашего письма и ваши шансы на получение ответа.

Один из способов добиться этого — закончить письмо вопросом, но вы также можете использовать некоторые из следующих примеров, чтобы повысить свои шансы на получение ответа.

  • Надеясь на место в вашем календаре – Вы не торопите их, а тонко намекаете на то, что вам не нужно столько их времени, сколько надоедает.
  • Желание продолжить наше сотрудничество – Обычно люди не любят работать, поэтому, если вы с радостью ожидаете их ответа, в ваших отношениях должно быть что-то действительно особенное, по крайней мере, это впечатление, которое вы пытаетесь создать.
  • С нетерпением жду вашего ответа – Иногда это может показаться немного самонадеянным, но оно используется достаточно часто, чтобы люди не слишком углублялись в его тонкости.
  • Надеюсь скоро поговорить с вами — часто лучше зарезервировать для ситуаций, когда ваша переписка, вероятно, будет продолжена через другой носитель — телефон, Skype и т. д. , но в основном используется, когда вы не уверены в том, какой носитель вы, вероятно, будете использовать в будущем.
  • Рад работать с вами над [проектом] — Окончание электронного письма, которое показывает вашим потенциальным клиентам, что вы серьезно относитесь к ведению бизнеса с ними.

Общие правила закрытия электронной почты

Теперь, когда вы увидели несколько довольно эффективных способов завершения письма, мы можем перейти к тому, что можно и чего нельзя делать для успешного завершения письма.

1. Всегда включать закрытие

Помимо того факта, что надлежащее завершение может послужить идеальным призывом к действию, укрепить ваши отношения с корреспондентом и добавить немного индивидуальности к тому, что в противном случае, вероятно, было бы довольно сухим разговором, добавление надлежащего завершения — это просто вопрос этикета.

Естественно, если электронное письмо, которое вы отправляете, является лишь частью длинной ветки, и вы ожидаете быстрого ответа, вы можете опустить формальное закрытие, но в других ситуациях обязательно включите какое-либо приветствие.

Кроме того, добавив подпись в конце письма, получатель может быть уверен, что он получил все сообщение и что его часть не была обрезана.

Это особенно важно при длинных беседах по электронной почте, когда почтовые клиенты иногда помещают часть сообщения после этих трех точек.

2. Предоставьте свои личные данные

Несмотря на то, что профессиональная подпись настоятельно рекомендуется, если у вас ее нет или если она довольно скупа на информацию, вам нужно будет предоставить подробную контактную информацию самостоятельно.

Сюда входят:

  • ваше полное имя
  • компания, в которой вы работаете, а также ваша должность в компании
  • ваш номер телефона,
  • соответствующие аккаунты в социальных сетях;
  • и да, даже ваш адрес электронной почты, хотя вы знаете, что он уже есть у вашего корреспондента.

3. Не стесняйтесь добавлять Post Scriptum

Конечно, профессиональные электронные письма должны быть как можно более краткими и по существу, но это не значит, что вы не сможете добавить в конце краткое изложение в виде Post Scriptum.

У вас есть возможность повторить свою точку зрения и убедиться, что ваш корреспондент знает, что от него ожидается.

Мы уже сделали предположение, что вы отправляете довольно много таких писем каждый день, и, вероятно, можно с уверенностью предположить, что люди, с которыми вы связываетесь, также получают изрядную часть их каждый день.

Упростив им задачу, предоставив им краткий и лаконичный постскриптум, вы можете получить разницу между тем, чтобы вас проигнорировали, и тем, что вы действительно получите положительный ответ.

4. Учитывайте тип ваших отношений 

Хотя циники, вероятно, утверждают, что в бизнесе нет места дружбе и дружеским отношениям, это ни в коем случае не означает, что вы не можете быть сердечными и эффективными одновременно.

Суть в том, что вы должны сохранить причудливые или слишком знакомые поздравления для своих друзей и семьи.

Если вы связываетесь с незнакомцем, чей адрес электронной почты вы только что нашли, вы должны быть как можно более официальными, но при этом, если у вас долгие, плодотворные и приятные отношения с вашим корреспондентом, вы, скорее всего, навредить этим отношениям, будучи слишком формальным, чем добавляя более фамильярный, теплый, и осмелимся сказать, даже приятель-приятель.

Если вы не уверены в том, насколько официальным вы должны быть, это всегда хорошее эмпирическое правило, чтобы получить реплику от человека, которому вы пишете.

Если они используют более неформальный регистр, вы также можете сделать это, однако, если они предпочитают, чтобы он оставался профессиональным, не отвечайте, посылая им любовь и поцелуи (совет: никогда не посылайте любовь и поцелуи своим получателям, независимо от того, насколько вы искренни в этом).

5. Чак юр спуллинг

Конечно, вы поняли суть заголовка, но если бы вы не знали, что это была преднамеренная ошибка, призванная проиллюстрировать мысль, вы, вероятно, подумали бы, что мы не приложили слишком много усилий для написания этого поста. .

То же самое касается людей, читающих вашу электронную почту.

Поскольку они знают, что вы знаете, насколько важна эта переписка для заключения сделки, и поскольку теперь они видят в вас человека, который не смог приложить достаточно усилий или сосредоточиться на этом начальном этапе, они вряд ли ожидают, что вы будете подробно… ориентированы и посвящены в течение оставшейся части вашего сотрудничества.

Вы должны быть очень четкими в своем заключительном сообщении или призыве к действию, и любые опечатки или неправильная грамматика могут свести на нет все ваши усилия по установлению профессионального контакта с кем-либо.

6. Не используйте слишком большие логотипы и информацию о компании

У нас не всегда есть возможность включить логотип компании в подпись электронной почты, но если мы это делаем, важно постараться сделать это ненавязчиво и со вкусом.

Крупные логотипы компаний, ненужная информация о компании и длинные заявления об отказе от ответственности могут отвлекать получателей от основного смысла сообщения.

7. Не используйте одну и ту же подпись в каждом письме

Избегайте использования только одной общей подписи в своих электронных письмах.

Этот элемент электронной почты может сэкономить время и по-прежнему служить своей цели информирования получателя о конце вашего сообщения, но вы должны использовать его неиспользованный потенциал для персонализации вашей подписи, чтобы укрепить связь между вами и вашим получателем или заставить их принять действие.

8. Персонализируйте свою электронную почту, заканчивающуюся на Шаблоны электронной почты

— отличный способ сэкономить время и автоматизировать часть ваших процессов маркетинга или продаж, а Autoklose — отличный инструмент для этого.

Просто убедитесь, что вы внедрили какую-то персонализацию в свою кампанию по электронной почте.

Один из самых простых способов персонализировать ваш подход — это подписка, в которой вы можете указать имя получателя и персонализированное сообщение или призыв к действию.

Хорошо известно, что обращение к кому-то по имени вызывает доверие и помогает лучше запомнить разговор.

9. Включите призыв к действию или вопрос

Нет лучшего места для вставки призыва к действию, чем завершающие предложения вашего электронного письма.

Это будет последнее, что прочитает ваш получатель электронной почты, поэтому это будет самая свежая информация в его памяти.

Воспользуйтесь этим, добавив что-то, что побудит их к действию. Это может быть призыв попробовать ваши услуги или вопрос, который выявит их потребности или предпочтения в отношении обсуждаемой темы.

Это также сообщает читателю, как он должен ответить на ваше электронное письмо и каковы следующие шаги.

10. A/B тестирование и улучшение

Как было сказано ранее, не ограничивайтесь одним окончанием электронной почты.

Всегда тестируйте различные виды подписей и настраивайте их соответствующим образом. Если что-то не дает желаемых результатов, проявите творческий подход и попробуйте другой подход.

Autoklose поставляется с функцией A/B-тестирования, которая поможет вам найти лучшую подпись электронной почты.

Заключительные слова

Мы надеемся, что дали вам достаточно указаний, чтобы найти идеальный способ завершить переписку с вашими лидами, клиентами или коллегами.

Просто помните, всегда включайте закрытие, и если вы не отправляете холодную информационную рассылку или какое-либо другое массовое электронное письмо, примите во внимание ваши отношения с вашим корреспондентом, и у вас все будет хорошо.

С нетерпением жду ваших положительных комментариев к этому сообщению и заранее спасибо за то, что поделились им с друзьями.

45 Непревзойденные подписи по электронной почте, чтобы произвести впечатление

Подписи по электронной почте могут показаться вам тривиальными, но так ли это на самом деле?

Несмотря на то, что важно составить хорошо продуманное тело сообщения, не менее важно, как вы закроете деловое письмо, если вы хотите оставить у читателя положительное впечатление.

«С наилучшими пожеланиями» звучит несовременно? Возможно, простое «спасибо» слишком простое? Как насчет того, чтобы просто пропустить всю процедуру подписания? Определенно нет! Узнайте, почему и как подписки по электронной почте имеют большое значение, и как вы можете использовать их, чтобы увеличить количество ответов.

Почему ваша подпись в электронной почте имеет значение

То, как вы подписываетесь в своей электронной почте, имеет значение, хотите ли вы, чтобы читатель предпринял какое-либо действие или нет.

Согласно исследованию более 350 000 потоков электронной почты, проведенному поставщиком программного обеспечения для повышения производительности электронной почты Boomerang, не только простое подтверждение в конце вашего электронного письма улучшает общую среднюю скорость отклика, но и использование того, что предлагает чувство благодарности, значительно увеличивает шансы, что кто-то отпишусь.

Более того, электронные письма, которые заканчивались вариантом «спасибо», получили значительно больше ответов, чем электронные письма, заканчивающиеся другими популярными окончаниями.

Источник

Независимо от того, что вы выберете, помните, что окончание электронной почты — это последнее впечатление, которое вы производите на своего читателя. Это последнее, что они читают, и от этого зависит, как быстро они ответят — и ответят ли они вообще.

Думайте об этом как об окончании разговора. Стали бы вы когда-нибудь поворачиваться и уходить, не сказав больше ни слова, после знакомства с новым деловым контактом? Нет.Тогда зачем грубить в письмах?

Правильный выбор

В 2016 году HuffPost и YouGov опросили 1000 читателей о том, какая подпись используется чаще всего, а какая раздражает.

Результаты показали, что только 17% электронных писем получают официальные электронные письма. Респонденты чаще всего использовали следующие подписи:

  • Спасибо (62%)
  • Просто имя (46%)
  • С уважением (44%)

что электронные письма слишком неформальны, чтобы беспокоиться о вашем многословии.Тем не менее, есть несколько слов, которые выигрывают:

  • Xoxo (24 %)
  • Peace (21 %)
  • Cheers (13 %)

Типы подписки по электронной почте

Основными средствами коммуникации сегодня являются множество различных сообщений, которые вы отправляете в течение дня.

Есть деловая электронная почта, внутренняя электронная почта, полуофициальная электронная почта, дружеская электронная почта, и этот список можно продолжать и продолжать.

Официальная деловая электронная почта Подпись

1.С уважением

Профессиональнее быть не может! Это работает, потому что не вызывает никаких ожиданий, но будьте осторожны при его использовании. Имейте в виду, однако, что иногда это звучит не особенно любезно. Если использовать его не по назначению, может показаться, что вы не заботитесь о получателе или возможности, о которой пишете.

2. С наилучшими пожеланиями

Безопасный выбор, если вы хотите показаться дружелюбным по отношению к кому-то, кого вы плохо знаете.

3. С уважением

Еще один вежливый способ закончить письмо.Это одна из лучших подписей электронной почты, которую можно использовать, когда требуется больше тепла.

4. Rgrds

Аббревиатура от «с уважением» (дух), но мне это только кажется ленивым ТБХ. Давай, ты можешь это сделать. Вы можете ввести еще 2 буквы.

5. Искренне ваш

Классическое завершающее письмо, которое мы выучили в школе, идеально подходит для профессионального электронного письма. Однако это может показаться скучным, поэтому я бы посоветовал вам избегать этого, если у вас небольшой бизнес, и выбрать что-то менее формальное.

6.С наилучшими пожеланиями

Это отличный формальный способ закончить ваше электронное письмо идеальным оттенком дружелюбия. Убедитесь, что вы используете его только тогда, когда он хорошо сочетается со всем тоном вашего сообщения.

7. Сердечно

Этот номер добавляет дополнительный штрих формальности и профессионализма. Я бы посоветовал использовать его только в том случае, если вы отправляете электронное письмо новому контакту.

8. С уважением

Весьма формальный и даже немного чопорный, но стандартный способ закрыть деловое письмо, особенно если ответственным является получатель.

Дружелюбное деловое электронное письмо Подписать

9. Лучший

Подписание этого электронного письма похоже на идеальное закрывающее паспарту. Это один из самых распространенных способов завершения электронной почты, формальный и веселый одновременно, но избегайте его использования, если вы хотите придать своему сообщению более динамичный и привлекающий внимание тон.

10. Мой лучший

Не слишком отличается от приведенного выше, но звучит немного более лично, если вы хотите этого добиться.

11. Всего самого наилучшего

Подходит как для профессиональных, так и для более неформальных электронных писем. «Всего наилучшего» — это добрый знак, легкий, но не слишком случайный.Идеально подходит для деловых писем с непринужденным тоном.

12. Как всегда

Если вы пишете электронное письмо коллеге или кому-то, с кем у вас постоянные деловые отношения, то это лучший способ подписаться по электронной почте. Это дружелюбно, но в то же время убеждает получателя, что между вами тоже все в порядке.

13. Cheers

Да, я знаю, мы говорили, что это одна из самых «раздражающих» подписей по электронной почте, но, может быть, вы справитесь! У него веселая атмосфера, которая хорошо вписывается в электронные письма людям, которых вы хорошо знаете, но всегда может показаться немного претенциозным, если вы не британец или австралиец.

14. Мир

Я на самом деле закатываю глаза, когда вижу это, но, возможно, вам подойдет эта ретро-вывеска. Наверняка есть что сказать о его отправителе.

Скоро поговорим

Достаточно коротко и неформально, но я буду использовать его только в том случае, если я действительно собираюсь поговорить с человеком в ближайшее время.

Благодарственная деловая электронная почта Подписать

15. Заранее спасибо

Мы уже рассмотрели этот вопрос. Благодарность + ожидания = самые высокие показатели отклика! Тем не менее, заранее поблагодарить кого-то может показаться слишком требовательным, поэтому используйте его с умом.

16. Спасибо / Спасибо

Простое спасибо — это искренняя благодарность, несмотря ни на что. Более того, он может передать тон ожидания, поэтому используйте его, когда хотите показать, что вы ожидаете, что читатель предпримет какие-либо действия. Добавление восклицательного знака является обычной практикой и делает вашу подпись по электронной почте более искренней и восторженной.

17. Спасибо! / Спасибо!

В правильном контексте добавление всего одного (пожалуйста) восклицательного знака кажется мне искренним, теплым благодарственным знаком.

18. Thx

Еще одна аббревиатура, которая мне не нравится, но я думаю, что она имеет смысл, когда вы отвечаете на электронное письмо со своего телефона.

19. Я ценю вашу (помощь, вклад, отзыв и т. д.)

Это выводит благодарность на новый уровень. Используйте его, когда хотите подчеркнуть свою признательность за то, что читатель сделал для вас.

Эмоциональная подпись по электронной почте

20. Надеюсь, это поможет

Если вы отправляете электронное письмо с полезной или потенциально полезной информацией, то это отличная подпись для вас.

21. Хорошего дня

Это мой любимый! На самом деле это полуофициально, поэтому оставьте его для подходящего случая. Скорее всего, это вызовет улыбку на лице вашего читателя.

22. Будьте осторожны

Вы, вероятно, видите это все чаще и чаще из-за всей этой истории с коронавирусом. Но это также отличный неформальный способ закончить электронное письмо, независимо от обстоятельств. Он дружелюбный и разговорный и отлично подходит для использования с людьми, которых вы действительно знаете.

23.Удивительному (время/неделя/выходные/остальные дни недели)

Позитивное и хорошее настроение, эта электронная рассылка отлично подходит для людей, которых вы хорошо знаете и хотите поднять им настроение.

Подпишитесь на бесплатное электронное письмо

24. Оставайтесь на высоте

Кто не любит лесть? Очаруйте своего читателя несколькими добрыми словами, и он, скорее всего, почувствует себя обязанным ответить!

25. Отлично с вами поработали

Если вы отправляете электронное письмо кому-то, с кем у вас были деловые отношения, всегда полезно сообщить им, что вам понравилось с ними работать.Таким образом, вы держите дверь открытой для будущего сотрудничества.

26. Продолжайте в том же духе

Рады за чью-то работу для вас? Похлопайте их по плечу ободряющим электронным письмом с правильным сочетанием лести.

27. Вы вдохновляете

Говорите это только тогда, когда имеете в виду. Сохраните его для кого-то, кто сделал что-то вдохновляющее или помог вам взглянуть на вещи по-другому.

28. Поздравляем

Отличное подтверждение электронной почты.Очевидно, когда использовать это.

Благодарственное электронное письмо Подписать

29. Спасибо за [что-то конкретное, что они сделали, чтобы помочь вам]

Сказать «спасибо» — это одно. Но выражение благодарности — это совсем другое. Если вы чувствуете, что кто-то помог вам в чем-то конкретном, просто скажите об этом.

30. Спасибо, что нашли время [то, что они сделали для вас]

Показывая кому-то, что вы цените их время и помощь, имеет большое значение. Вместо общего «спасибо» пройдите лишнюю милю с этой электронной подписью.

31. Спасибо за внимание

Ищете способ сказать своим читателям, что вы цените их интерес к вашему продукту или услуге? Это тот самый!

32. Большое спасибо

Хороший выбор, если вам нужно выразить свою искреннюю признательность за то, что получатель сделал для вас.

Уникальная электронная почта Подпишитесь

33. С нетерпением жду возможности поговорить об этом

Не закрывайте возможность дальнейшего общения и добавьте немного энтузиазма, закончив свое электронное письмо болтливым.

34. Дайте мне знать, как идут дела

Если вы хотите убедиться, что получатель ответит вам, возможно, вам следует создать правильный шанс. Типа расписаться вот так.

35. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникнут вопросы.

Презентация статьи, идеи, чего угодно? Сообщите читателю, что вы открыты для вопросов, и заставьте его чувствовать себя более комфортно.

36. Надеюсь, ваша неделя началась хорошо

Все ненавидят понедельники. Сделайте понедельник своего получателя немного лучше с помощью дружелюбной и веселой подписи.

37. Спасибо, что прочитали это письмо. Вот фото котенка.

Поощряйте своих читателей и заставляйте их улыбаться. Супер комбо.

38. Практически твоя

Тебе должно понравиться это.

39. На шаг ближе к пятнице

Признаемся. Пятница – это то, чего мы все ждем всю неделю. Поднимите настроение своему читателю, напомнив, что святой день близок.

40. Поздравляем с прочтением всего письма

Длинное письмо? Ваш ресивер заслуживает признания!

41.Дайте мне знать, если вы хотите поговорить об этом за чашкой кофе

Мне это особенно нравится. Это кажется мне теплым и дружелюбным, а также делает любезное предложение для случайной деловой встречи.

42. До свидания, и спасибо за всю рыбу

Если человек читает вашу электронную почту

Креативное электронное письмо Подпишитесь

Если вы ищете что-то более уникальное, что заставит вашего читателя запомнить вас, мы прикрою!

42. Цитаты из кинофильмов

Не скрою, здесь это слабое место.Цитаты из фильмов потрясающие, так почему бы не использовать их и в качестве подписи по электронной почте?
Хорошо, «Да пребудет с тобой сила» может показаться немного скучным, но как насчет «Я буду здесь» из E.T. а может «Ведь завтра будет другой день» из «Унесенных ветром»?

43. Цитаты из литературы или философии

Книги — отличный друг, даже когда дело доходит до электронной почты. «Любите всех, доверяйте немногим, никому не делайте зла». Уильямом Шекспиром и «Никогда не поздно стать тем, кем ты мог бы быть.» Джорджа Элиота — это несколько выдающихся примеров того, как литература может помочь вам блистать в почтовом ящике вашего читателя.

44. Анекдоты

Юмор — верный способ сделать вашу электронную подпись уникальной. Скажите что-нибудь смешное, чтобы завершить свое сообщение, чтобы произвести сильное впечатление на читателя, но убедитесь, что вы знаете, что оно будет забавным. Вы бы не хотели оскорбить их, не так ли?

45. Смайлики

Смайлики, подмигивания и тому подобное, все они становятся широко популярными к тому времени.Некоторым это может скрасить их день, другие могут счесть их грубыми. Есть даже исследование по их использованию в рабочей электронной почте, которое вам, вероятно, следует прочитать, прежде чем нажимать эти символы. Что бы вы ни делали, убедитесь, что вы используете их только с людьми, которых вы хорошо знаете.

Как они это делают

Маркетинг по электронной почте имеет свою долю творческих (и эффективных) одобрений.
Будь то приветственное письмо, объявление или еженедельный дайджест блога, правильное закрытие поможет вам связаться с вашим читателем и побудить его совершить действие, будь то проверка ваших последних дополнений к интернет-магазину, чтение вашего нового сообщения в блоге, или записаться на ваш вебинар.

Мне нужна инпондо? Позвольте мне просто принести вам почтовый ящик.

Советы по составлению идеальной деловой электронной почты

При составлении подписи электронной почты необходимо помнить о нескольких вещах:

Оставайтесь профессионалом

Не все электронные письма одинаковы! Настройка тона, который вы используете в своем заключении, так же важна, как и тон, который вы используете в остальной части вашего электронного письма, поэтому убедитесь, что вы используете соответствующее завершение и избегайте случайных подписей, таких как «Ура».

Выразите благодарность (когда это уместно)

Помните, что исследование Бумеранга, о котором мы говорили немного ранее? Что ж, ясно, что благодарность может иметь большое значение., если учесть, что у «заранее спасибо» был лучший процент ответов — 65,7 %.

И несложно понять почему. Его эффективность связана не только с добрым тоном, но и с тем, что он обращается к еще не написанному ответу, который, возможно, побуждает получателя ответить.

Заканчивайте свою электронную почту как чемпион

Мы говорили о подписи электронной почты, но я знаю, и вы знаете, что это не единственное, что имеет значение в конце вашего электронного письма.

Итак, давайте усовершенствуем его раз и навсегда.

После потрясающей подписи по электронной почте вы должны указать:

Ваше полное имя

Всегда заканчивайте деловое электронное письмо своим полным именем, если только получатель не знает вас хорошо.

Таким образом, ваш получатель будет четко знать вашу личность и с меньшей вероятностью спутает вас с другими контактами с таким же именем.

Кроме того, закрытие электронного письма только вашими инициалами не только грубо, но и может запутать читателя. Всегда указывайте свое имя и фамилию, особенно в первой переписке.

Ваша профессиональная должность

В деловых электронных письмах настоятельно рекомендуется указывать вашу профессиональную должность при закрытии. Это может оказаться очень полезным, особенно если вы плохо знаете получателя.

Контактная информация

Очевидно, вам не нужно указывать адрес электронной почты. Но важно дать читателю какие-то дополнительные способы связи, например, свой мобильный или рабочий номер.

Социальные сети

Мы видим это все чаще и чаще, и, на мой взгляд, это так же важно, как ваше полное имя.Добавление вашей учетной записи LinkedIn, Facebook или любой другой социальной сети, которая вам подходит, — это отличная возможность представиться и предложить дополнительные возможности для продолжения ваших деловых отношений.

Закрытие электронной почты Zest — это именно то, о чем я говорю.

Снова и снова

Хотите верьте, хотите нет, но ваша подпись имеет значение. Это производит впечатление на тех, кто получает ваше письмо, и даже мотивирует их к действию.

Так что используйте составленный мной список с умом и помните: разные письма требуют разной подписи.

Что вам больше всего нравится?

ПРИВЕТ, С УВАЖЕНИЕМ, ЛУЧШИЙ… КАК ПОДПИСАТЬСЯ НА ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ЭЛЕКТРОННОМ ПОЧТЕ

Примерно в 3-м классе мы учимся правильно писать письмо. Начните с получателя, добавьте приветствие, напишите текст и, наконец, добавьте подпись. Наши навыки написания писем хорошо служат нам на протяжении всей учебы в колледже, но прежде чем вы это узнаете, вы уже на своей первой работе, заканчиваете электронное письмо, и вас поражает: как, черт возьми, вы должны сказать «до свидания» в профессиональном электронном письме?

Если вы задумывались над этим вопросом, вы не одиноки.Правда в том, что нас никогда не учили писать, не говоря уже о том, чтобы подписывать профессиональное электронное письмо, поэтому многие люди не уверены в правильности выбора окончания. Наша миссия в 24 Seven — помочь рабочему миру работать лучше, предлагая беспрецедентные услуги по найму и трудоустройству. Поэтому, чтобы помочь вам немного облегчить рабочий мир, вот наше руководство о том, как подписать профессиональное электронное письмо.

Как завершить профессиональное электронное письмо

Начнем с основ.Как сказал бы вам любой рекрутер, стандартное окончание любого письма — «искренне». И не поймите нас неправильно, искренне — это вполне приемлемая подпись для электронного письма, но она также неоригинальна и используется слишком часто. Итак, давайте взглянем на некоторые из наших других вариантов. Вот краткий список наиболее распространенных знака электронной почты для профессиональных электронных писем:

  • Лучшие пожелания

  • Лучшие

  • С уважением

  • Ваш по-настоящему

  • С любовью

  • С уважением

  • Береги себя

Если ваше электронное письмо не адресовано официальному или традиционному деловому профессионалу, слова «с любовью» и «с уважением» попадают в ту же категорию, что и «искренне ваш». : они работают, но они формальны и однообразны.

Являясь глобальным кадровым агентством, мы всегда рекомендуем демонстрировать свою индивидуальность — в разумных пределах — когда это уместно. С этой целью в современную эпоху профессионализма электронной почты стали лидерами слова «ура», «лучший» и «береги себя». В частности, мы рекомендуем приветствия. То, что когда-то было причудливой британской фразой для прощания, стало основой американской профессиональной культуры электронной почты, предлагая оптимистичный, простой и совершенно профессиональный вариант окончания ваших электронных писем. Это приятно, уникально и выделит вас достаточно.До сих пор я встречал только одну компанию, которая заканчивает свои электронные письма приветствиями, и мой опыт всегда был… радостным.

В то время как «лучший» хорошо работает как самостоятельная подпись, его следствие, «с уважением», является немного менее привлекательным вариантом. Привет может иметь негативный оттенок, поэтому мы рекомендуем избегать его, если только вы не приносите плохие новости.

Что НЕЛЬЗЯ писать в профессиональном электронном письме

Теперь мы рассмотрели, что является допустимой подписью в профессиональном электронном письме.Но как насчет вещей, которые вы никогда не должны использовать в профессиональной переписке по электронной почте?

Если вы не пишете супругу, который оказался коллегой, никогда, НИКОГДА не используйте слова «любовь», «объятия», «хо» или что-либо еще из этой категории. Привлекательные, они кажутся крайне непрофессиональными и несовершеннолетними. Как ведущее агентство по трудоустройству, мы своими глазами видели, как работодатели реагируют на различные подписи по электронной почте — и поверьте нам, если вы закончите электронное письмо «XO», реакция будет не очень приятной.

Практикуйте профессиональные электронные письма в агентстве по трудоустройству

Профессиональное написание электронных писем — это такой же навык, как и любой другой, и, следуя этим рекомендациям и получив много практики, вы легко превратитесь в эксперта по этикету электронной почты.И если вы остаетесь с 24 Seven в качестве агентства по поиску работы, довольно скоро ваш новый босс будет приходить к вам за советами по этикету на рабочем месте!

Лучшие электронные подписи на любой случай (поиск по категориям)

Как подписать письмо?

Лучшие подписи электронной почты делают 3 вещи: 

  1. Соответствует контексту вашего сообщения электронной почты 
  2. Показывает, насколько вы знакомы и дружелюбны с получателем
  3. Относится к основной эмоции или просьбе, переданной в электронном письме как ваш читатель воспринимает вас.По словам экономиста-бихевиориста Дэниела Канемана, окончание опыта во многом определяет то, как мы будем вспоминать этот опыт. Примите это во внимание, когда будете решать, какую подпись использовать для завершения любого важного электронного письма.

    Тем не менее, если электронное письмо не так важно , если это просто еще одно электронное письмо, короткое сообщение или одно сообщение в длинной строке, ваш выход может быть не таким влиятельным и даже может остаться незамеченным. В этом случае вы можете просто вообще пропустить расписку и спокойно заняться своим днем.

    Суть в том, что вы лучше, чем кто-либо, знаете, что такое правильное завершение для данного действия. Но это не значит, что вам остается работать только с интуицией. У нас есть простой и понятный метод , который поможет вам понять, что правильно. Давайте сразу приступим.

    Задайте себе эти 4 вопроса, чтобы каждый раз подписывать электронную почту

    1. Каково основное сообщение моего электронного письма?
    2. Какие эмоции я хочу передать получателю?
    3. Является ли это письмо официальным или неформальным?
    4. Получатель меня знает?
    Как эти 3 вопроса обеспечивают ясность

    давайте рассмотрим следующий пример:

    Я написал электронное письмо своему менеджеру с просьбой о повышении.В своем электронном письме я изложил свои достижения, свой вклад в команду и свою преданность компании.

    Я могу ответить на вопросы следующим образом:
    1. Я хочу, чтобы меня рассматривали на повышение
    2. Посвящение
    3. Официально
    4. Мы знаем друг друга

    В этом случае я должен пойти на формальное подписание, которое относится к моей просьбе и выражает мое чувство преданности делу. Я закончу свою подпись своим именем для личного акцента, и, поскольку мой менеджер знает меня, я буду использовать только свое имя, чтобы не показаться эмоционально отстраненным и чрезмерно формальным.

    Результат:

    Пожалуйста, внимательно рассмотрите мою просьбу,
    Джон

    Все лучшие подписи электронной почты: ваш вариант выхода по умолчанию

    Все лучшие подписи по электронной почте являются общими, дружелюбными, но немного формальными; например « с наилучшими пожеланиями » или «всего наилучшего». Если вы ожидаете увидеть или встретиться с получателем в ближайшем будущем, вы можете закончить свое электронное письмо словами «Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами» или «Я с нетерпением жду встречи с вами».

    Какие подписи электронной почты безопасны для использования?

    Компания YouGov провела опрос среди 1000 взрослых, в котором они предпочитали подписываться по электронной почте.Респондентам было разрешено сообщать о более чем одном ответе (тем временем страница опроса закрылась, поэтому у нас нет ссылки, извините).

    Эти результаты опроса могут немного рассказать нам о том, какие подтверждения используются чаще всего, но не о том, как эти подтверждения принимаются; независимо от того, вызывают ли они положительные или отрицательные настроения.

    В таком случае я бы рассматривал эту статистику как общепризнанный безопасный вариант, а не как какую-либо форму неопровержимых фактов или руководств по передовой практике.

    Чтобы убедиться, что вы не используете раздражающее завершение, ознакомьтесь с этой статьей, в которой подробно описаны ответы на опрос YouGov о том, какие подтверждения имеют плохую репутацию.

    В опросе YouGov чаще всего сообщалось о подписках: 

    • «Спасибо» 62%, 
    • Просто имя или инициалы – 46%
    • «С уважением» – 44% 
    • «С любовью» – 28% 
    • «С уважением» – 22% 
    • Нет подписи 1 в %

    Как лучше всего подписывать электронные письма?

    Подписи по электронной почте являются важным компонентом электронной почты в целом, хотя они также были расширены и адаптированы для других платформ.Все лучшие подписи по электронной почте создают окончательное впечатление от сообщения и задают тон. Без них ваша электронная почта может не работать.

    Как уже упоминалось, ваш выбор подписи электронной почты создает впечатление, что кто-то читает вашу электронную почту. Это означает, что если вы не будете думать об этом, то это может изменить все впечатление, которое клиент или ваш начальник получают при чтении. Разговор о том, чтобы не закончить на ура.

    Ваша подпись по электронной почте важна как вишенка на торте. Это помогает людям узнать немного о вас и о том, как вы их воспринимаете, а также предлагает вам еще одну возможность укрепить отношения.Эти впечатления определяют, получите ли вы то, что ищете, поэтому очень важно обращаться к экспертам по этикету, которым учит Сьюзи.

    Как подписать сообщение электронной почты с несколькими именами

    При подписании сообщения электронной почты с несколькими именами, например коллегами или корпоративными членами. Человек, который пишет электронное письмо, укажет свое имя и команду  имя  или упомянет должность человека, занимающего более высокое положение в организации, например:

    .
    • Лучший,
      (имя, фамилия) и (название компании/отдела)
    • С уважением,
      Генеральный директор Джон Доу и команда

    Защита сообщений с помощью цифровой подписи

    Цифровая подпись, Сообщение электронной почты предлагает еще один уровень безопасности, гарантируя получателю, что вы, а не самозванец, подписали содержимое сообщения электронной почты.Ваша цифровая подпись, которая включает ваш сертификат и открытый ключ, исходит из вашего цифрового удостоверения личности. И этот цифровой идентификатор служит вашей уникальной цифровой меткой и сигнализирует получателю, что содержимое не было изменено при передаче. Для дополнительной конфиденциальности вы также можете зашифровать сообщения электронной почты.

    В чем разница между цифровой подписью и стандартной подписью?

    Цифровая подпись отличается от подписи, которую вы обычно включаете в исходящее сообщение.Любой может скопировать подпись электронной почты, которая, по сути, представляет собой настраиваемое заключительное приветствие. Но сообщение с цифровой подписью может исходить только от владельца цифрового удостоверения, которым оно было подписано. Цифровой идентификатор обеспечивает проверку подлинности отправителя, тем самым помогая предотвратить фальсификацию сообщения.

    Вы можете узнать больше о цифровых подписях и о том, как получить цифровое удостоверение личности.

    Цифровая подпись одного сообщения

    1. В сообщении на вкладке Параметры в группе Разрешение нажмите Подписать сообщение .

      • Если вы не видите кнопку Подписать сообщение , выполните следующие действия:

        • В сообщении нажмите Options .

        • В группе Дополнительные параметры щелкните кнопку запуска диалогового окна в правом нижнем углу.

        • Щелкните Параметры безопасности и установите флажок Добавить цифровую подпись к этому сообщению .

        • Щелкните OK , а затем щелкните Закрыть .

      • Если вы не видите кнопку Подписать сообщение , возможно, у вас нет цифрового удостоверения, настроенного для цифровой подписи сообщений, и вам необходимо сделать следующее, чтобы установить цифровую подпись.

        • В меню Файл выберите Параметры > Центр управления безопасностью .

        • В разделе Центр управления безопасностью Microsoft Outlook щелкните Настройки центра управления безопасностью > Безопасность электронной почты

        • Нажмите Импорт/экспорт , чтобы импортировать цифровое удостоверение из файла на вашем компьютере, или нажмите Получить цифровые удостоверения , чтобы найти список служб, которые выдают цифровые удостоверения для вашего использования.

    2. Составьте сообщение и отправьте его.

    Цифровая подпись всех сообщений

    1. На вкладке Файл щелкните Параметры > Центр управления безопасностью .

    2. В разделе Центр управления безопасностью Microsoft Outlook щелкните Параметры центра управления безопасностью .

    3. На вкладке Безопасность электронной почты в разделе Зашифрованная почта установите флажок Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям .

    4. Если доступно, вы можете выбрать один из следующих вариантов:

      • Если вы хотите, чтобы получатели, у которых нет защиты S/MIME, могли прочитать сообщение, установите флажок Отправлять подписанное сообщение открытым текстом при отправке подписанных сообщений .По умолчанию этот флажок установлен.

      • Чтобы убедиться, что ваше сообщение с цифровой подписью было получено предполагаемыми получателями без изменений, установите флажок Запрашивать получение S/MIME для всех сообщений, подписанных S/MIME . Вы можете запросить уведомление о том, кто открыл сообщение и когда оно было открыто. Когда вы отправляете сообщение, в котором используется запрос уведомления о возврате S/MIME, эта информация проверки возвращается в виде сообщения, отправленного на ваш почтовый ящик .

    5. Чтобы изменить дополнительные параметры, например выбрать один из нескольких сертификатов, щелкните Параметры .

    6. Щелкните OK в каждом открытом диалоговом окне.

    См. также:

    Отправка сообщения с цифровой подписью или зашифрованного сообщения в Outlook для Mac

    Как профессионально заканчивать деловые электронные письма с примерами

    Ваш почтовый ящик переполнен, но вы изо дня в день усердно работаете над написанием убедительных электронных писем.Затем вы доходите до конца — и начинается паника. Как, черт возьми, вы должны придумать лучшую подпись для ваших случайных (или официальных) деловых писем?

    Теперь важно, чтобы при отправке сообщений электронной почты, связанных с работой или бизнесом, вы заканчивали свое сообщение профессионально. Вам необходимо включить четкое заключительное заявление, подпись электронной почты с контактной информацией и соответствующую подпись. Но как должны выглядеть эти компоненты подписи?

    Можно, конечно, порыться в Интернете.Потому что, когда вы заняты, нет ничего лучше, чем пробираться через 57 подписей электронной почты и 69 альтернатив «с уважением».

    Да, потому что у тебя есть столько времени. Или вы можете остановиться прямо здесь. Потому что на самом деле все, что вам нужно, — это набор из пяти вариантов, а также несколько эффективных советов по созданию собственных сообщений.

    Советы по профессиональному завершению писем

    Прежде чем погрузиться в примеры, которые вы можете использовать, стоит рассказать, как подходить к завершению ваших электронных писем.Да, выбор слова для подписи имеет значение, но включение определенной информации и учет того, кому вы пишете, не менее важно. Вот некоторые вещи, которые следует учитывать при создании подписи.

    Рассмотрите ваши отношения с получателем

    Прежде чем даже написать письмо, стоит подумать о ваших отношениях с получателем. Вы близкие друзья? Коллеги по одной команде? Или просто знакомые, которые редко общаются?

    Это может помочь вам определить, насколько случайным может быть ваше завершение.Просто помните, что независимо от отношений, стоит поддерживать контакт хотя бы на полупрофессиональном уровне при использовании рабочей электронной почты.

    Используйте свое полное имя

    Скорее всего, вы не единственный человек, которому отправляет электронное письмо ваш получатель, и вполне вероятно, что у других людей в папке «Входящие» такое же имя или фамилия. Чтобы перестраховаться и не сбить с толку своего коллегу или контактное лицо, подпишитесь, используя свое полное имя.

    Включить соответствующую контактную информацию

    В зависимости от беседы вам может потребоваться перенести беседу по электронной почте на другую платформу.В подписи или в заключительном заявлении обязательно упомяните, как получатель может связаться с вами другими способами. Возможно, вы даже захотите указать конкретное время или метод, который собираетесь использовать. Тем не менее, старайтесь держать актуальную информацию доступной на случай, если человек, с которым вы общаетесь, должен связаться в первую очередь.

    Всегда включать закрытие

    Неважно, первое, третье, пятое или даже двадцатое письмо в ветке. Вы должны включить заключительное заявление. Это не только профессионально, но и помогает подчеркнуть, что то, что вы отправили, — это все, что вы можете сказать в данный момент.Если вы забудете включить его, ваши сообщения могут показаться неестественно резкими или будто вы забыли закончить письмо. Итак, либо добавьте дополнительную строку в свою подпись электронной почты, либо просто сделайте закрытие частью своей процедуры написания электронной почты.

    Избегайте непрофессионального языка

    Если это сообщение приходит по вашей деловой электронной почте, вы должны сделать все заключительные профессиональные переводы. Не имеет значения, использовали ли ваши лучшие друзья или даже коллега менее профессиональный язык.Придерживаясь более бизнес-ориентированных терминов, вы гарантируете, что электронные письма, которые вы отправляете за пределы этой темы, случайно не станут слишком случайными.

    Почему важно закрытие и подтверждение электронной почты

    Начнем с того, что легко забыть о закрытии большого количества электронных писем. В некотором смысле электронная почта является продолжением многовекового наследия письма, от деловых писем до более случайной корреспонденции. Однако некоторые традиционные подписи теряются при переводе с бумаги на пиксель.«Искренне ваш» звучит как ваши детские письма друзей по переписке. «Искренне ваш» по-прежнему может работать в сопроводительных письмах, но во всех письмах, кроме самых официальных, оно неуместно и скучно.

    Хотя электронная почта внесла свой вклад в более непринужденный тон в деловой переписке в целом, в деловой переписке все же следует избегать подписей, когда вы носите рабочую шляпу, таких как «завершения, которые вы использовали бы с личными контактами или близкими ( «Любовь», «Объятия» и т. д.)», — говорит эксперт по этикету деловой переписки Джудит «Мисс eManners» Каллос.

    «Общее практическое правило для деловой электронной почты: если вы не хотите делать это на фирменном бланке, вы не делаете этого в электронной почте».

    Джудит утверждает, что лучшая подпись по электронной почте — это та, которая лучше всего соответствует тону всего письма и вашим отношениям с получателем. «Подпись, не соответствующая сути текста письма, может быть воспринята как саркастическая или откровенно грубая», — объясняет она. «Например, я сомневаюсь, что вы отправляете профессионально строгое электронное письмо, которое вы бы подписали «тепло»!»

    И, кстати, после закрытия не забудьте поставить подпись — проверенное и верное сочетание вашего полного имени, вашего звания, вашей организации и соответствующей контактной информации, такой как соответствующие номера телефонов (обычно служебная линия и номер телефона). мобильный телефон), электронная почта, главная веб-страница и, при необходимости, от одного до трех профессиональных профилей в социальных сетях.

    5 лучших профессиональных подписок по электронной почте

    Вот некоторые из наиболее распространенных и полезных способов закрытия электронной почты для отправки профессиональных электронных писем.

    1. Всего наилучшего
    2. Заранее спасибо
    3. С уважением
    4. С уважением
    5. С уважением

    Хотя теперь у вас есть пять надежных подписей, которые можно использовать в любое время, которые можно использовать практически в каждом письме, полезно знать когда лучше использовать каждый.

    Всего наилучшего

    Считайте, что это ваш базовый черный, хороший знак для подписи, который вы можете уверенно использовать практически в любой деловой электронной почте.

    «Всего наилучшего» называют «объятием Опры». Он короткий, простой и сочетает в себе формальные и профессиональные формулировки, вызывающие теплые чувства.

    Это подтверждение электронной почты может иметь большое значение для получения положительного ответа. По крайней мере, «Всего наилучшего» также может оставить у получателя ощущение, что вы искренни в своей корреспонденции.

    Заранее спасибо

    В то время как варианты легкого «Спасибо» и стандартного «Спасибо» не чужды концам электронной почты, «Заранее спасибо» может показаться нелогичным выбором.

    «Заранее спасибо» — более длинная фраза. Это также более формально — некоторые назвали фразу «слишком самонадеянной». Однако, когда дело доходит до получения ответов на ваше электронное письмо, фраза «заранее спасибо» также очень эффективна.

    В 2017 году почтовое приложение Boomerang проанализировало подписи электронной почты в более чем 350 000 веток электронной почты. Их удивительные результаты? Несмотря на свою популярность, «Лучшие» выступили, ну, худшие. А фраза «заранее спасибо» удивила всех, вырвавшись вперед остальных — она «коррелировала [ред] с самым высоким процентом ответов.

    «Заранее поблагодарить кого-то, когда вы просите совета или требуете каких-либо действий, всегда будет способствовать положительному ответу», — говорит Джудит. «Конечно, вы бы заменили это чем-то более уместным, если действительно не за что благодарить получателя».

    С уважением

    Если вы хотите, чтобы это было профессионально с легким теплым прикосновением, «С наилучшими пожеланиями» может быть вашим лучшим выбором, — говорит Джудит. Она говорит, что фраза «С наилучшими пожеланиями» «обычно используется в деловом общении», а популярная подпись по электронной почте добавляет намек на формальность, не переходя в чопорность или претенциозность.

    Если вы не предпочитаете «С уважением», простая фраза также может быть универсальной. Обычные окончания электронной почты, которые касаются этой темы, включают «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «Теплые пожелания», «С наилучшими пожеланиями» и просто «С уважением».

    Сердечно

    С одной стороны, «Сердечно» может вызвать у кого-то ощущение, будто их держат на расстоянии вытянутой руки. Тем не менее, это деловая, а не личная электронная почта или поздравительная открытка, и чувство профессионального разделения может быть нормальным.

    Особенно когда вы отправляете электронные письма новым контактам, холодным лидам или кому-то, кого вы не так хорошо знаете или с кем часто переписываетесь, этот дополнительный штрих формальности также может создать твердый тон, который как раз подходит для подписи деловой электронной почты.

    «Сердечно» «хорошо для новых контактов, с которыми вы планируете поддерживать дополнительную связь», — объясняет Джудит. Он надежный, простой, профессиональный и немного крутой, давая понять, что вы способный профессионал.

    С уважением

    «С уважением» похоже на «С уважением», но с психологическим уклоном.Когда вы связываетесь с кем-то, кто обладает властью и властью, или, по крайней мере, с кем-то, кому нравится так думать, использование «С уважением» в качестве подписи в деловой электронной почте может быть тонким, но важным выбором слов.

    Все просто: «Уважительно» подразумевает почтение. Если человек, которому вы пишете по электронной почте, является главным (или, по крайней мере, он должен чувствовать себя ответственным), вы можете сказать об этом одним словом.

    Еще одно преимущество? Всякий раз, когда вам нужно отправить одно из тех электронных писем, которые отрываются, как удар молота, вы можете, по крайней мере, завернуть его в бархат.Электронная почта все еще может попасть домой так, как вам нужно. Однако подписываясь «С уважением», вы напоминаете получателю, что это не личное, это бизнес, и вы должны отстаивать твердую позицию, сигнализируя о том, что хотите, чтобы все сложилось наилучшим образом.

    Почему ваши деловые электронные письма вообще нуждаются в подписи?

    Теперь, когда вы знаете пять лучших способов подписи деловой электронной почты и когда их использовать, вы также можете задаться вопросом, почему мы вообще должны беспокоиться об этом. Почему бы просто не подписать свое имя и все?

    Электронные письма с людьми за пределами вашей организации — клиентами, заинтересованными сторонами и поставщиками — нуждаются в сердечном одобрении так же, как телефонный звонок нуждается в прощании или так же, как глазурь на торте.

    «Тон электронного письма задает не только то, как вы подписываете свое имя, но и то, как вы подписываетесь, — говорит Джудит. «Вишенка на торте — ваше закрытие, хотя оно и очень важно. Оно должно соответствовать общему тону и манере письма, чтобы гарантировать, что ваше сообщение доставлено ясно и не оставляет места для недопонимания или неправильного восприятия». смущение по электронной почте. Электронное письмо с простым, но солидным завершением кажется более продуманным и собранным.И когда дело доходит до бизнеса, это именно то, чем вы хотите быть.

    Автор фэнтези, деловой писатель, путешественник и писатель Энтони Сент-Клер гулял с волосатыми ворчунами по Шотландскому нагорью, давился морепродуктами в Австралии и наблюдал, как полная луна поднимается над горой.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.