Как настроить в почте подпись с уважением: Sorry, this page can’t be found.

Как сделать подпись в Яндекс Почте: изменить, настроить

Как сделать подпись в Яндекс Почте и добавить ее к письму? Поверьте, вам понравится этот процесс – вы сможете не просто указать нужную информацию, но даже самовыразиться, создавая уникальную визитку!

Создание и настройка

Подпись в Яндекс Почте – это отличный способ наглядно показать, кто вы есть и рассказать о себе. Такая своеобразная визитная карточка! Вы можете создать и настроить несколько таких визиток – для личной переписки, для рабочих писем, для других целей.

Поверьте, это очень удобный инструмент, которым не стоит пренебрегать. Тем более, что визитка будет добавляться в ваше исходящее автоматически, вам ничего не придется делать – только выбирать, какой вариант вы хотите использовать.

Скорее узнайте, как загрузить видео на Яндекс Диск, а потом поделиться с друзьями.

Готовы узнать, как создать подпись в Яндекс Почте? Здесь нет ничего сложного, заходите в свой почтовый ящик, авторизуйтесь и приступайте:

• Найдите наверху справа иконку в виде шестеренки;

• В открывшемся меню кликните по кнопке «Все настройки»;

• Через панель слева перейдите к вкладке «Информация об отправителе».

Здесь мы будем работать над тем, как добавить подпись в Яндекс Почте. В верхней части страницы ваша личная и контактная информация (ФИО, номер телефона). Переместитесь чуть ниже, чтобы увидеть нужный раздел настроек.

Нашли небольшое окошко? Начинайте вписывать туда текст, который должен сказать о вас всю нужную информацию. Обязательно укажите ваше имя и контактный номер телефона, если вы создаете рабочую визитку – упомяните название компании и свою должность.

Как правило, многие добавляют фразы «С уважением…» или «Искренне ваш…».

Пока вы придумываете подходящие формулировки, мы расскажем, как настроить подпись в Яндекс Почте. Обратите внимание на верхнюю панель окошка для ввода текста – вы можете воспользоваться самыми разными функциями.

1. Форматирование шрифта

Выбирайте, какой вариант вам нравится больше:

• Подчеркнутый
• Зачеркнутый
• Полужирный
• Курсив

Разумеется, можно выделить лишь несколько слов – а можно и весь текст целиком.

2. Изменение шрифта

К вашим услугам шестнадцать разных вариантов написания – среди них привычные Arial и Times New Roman, Helvetica и Comic Sans и другие. Кроме того, вы можете выбрать размер текста для настройки подписи в Яндекс Почте – на выбор пятнадцать вариантов.

3. Добавление ссылки

Вставьте URL-адрес и добавьте текст, чтобы сделать удобную гиперссылку, которая будет отображаться в каждом письме.

4. Загрузка изображения

Просто добавьте ссылку на картинку, которая будет отображаться в вашей визитке. Как правило, используются личные логотипы или лого компаний.

5. Изменение цвета

Вы можете выбрать как цвет фона, так и цвет текста – к вашим услугам огромная палитра самых разных оттенков.

6. Добавление цитаты

Только не увлекайтесь! Выделите самое главное, чтобы структурировать текст в вашей визитной карточке.

7. Создание списка

Если возникла такая необходимость, можно добавить как маркированный, так и нумерованный список.

8. Выравнивание текста

Здесь все понятно – расположите всю визитку (или отдельные блоки) по центру, справа или слева.

9. Использование смайликов

Вы можете добавить один или несколько эмодзи – во встроенной коллекции тридцать разных иконок (от улыбок до злобных рожиц).

Согласитесь, инструментарий более чем богатый – можно создать настоящую презентацию. Где настроить подпись в Яндекс Почте вы уже знаете, так за чем же дело стало?

Узнайте, как настроить переадресацию в Яндекс Почте.

Сразу после того, как вы закончите настройку, можно переходить к более технической части. Если вы хотите прикрепить визитку к конкретному адресу:

• Поставьте галочку в окошке напротив «Привязать к адресу»;
• Рядом появится меню – выберите нужный электронный почтовый ящик.

Теперь выбирайте, как вы хотите поставить подпись в Яндекс Почте:

• Сразу после ответа;
• После всего текста письма.

Как только вы определитесь, жмите на значок «Добавить». Все, ваша визитная карточка сохранена – вы увидите ее на экране справа!

Управление шаблонами

Как вы уже знаете, вы можете сохранить сразу несколько визитных карточек – и пользоваться ими при необходимости. Если же у вас возникнет желание что-то переделать, обязательно прочитайте, как изменить подпись в Яндекс Почте.

Сначала заходим в настройки так, как рассказано выше. Находим сохраненный вариант:

• Наведите курсор на нужную визитку;
• Справа наверху появится иконка в виде карандаша – нажмите;

• Внесите в открывшееся окно все необходимые изменения;
• После того, как закончите, жмите «Сохранить».

Вот как поменять подпись в Яндекс Почте – вы можете изменить текст, добавить/убрать символы, информацию, контактные данные. Можно поменять форматирование или привязку к конкретному адресу.

Если вы захотите полностью удалить шаблон – просто нажмите на иконку корзины (не забудьте подтвердить действие).

Рассказали вам о том, как создать и как сменить подпись в Яндекс Почте . Обязательно сделайте себе несколько карточек для всех случаев жизни – это обязательная часть общения по электронной почте.

Как настроить подпись в электронной почте

Подпись в Email является визитной карточкой. Этот блок находится в нижней части письма и часто отделяется горизонтальной чертой. В нём указываются контактные данные, должность автора, компания и прочее. В статье предлагаются способы настроить и отредактировать подпись для известных ящиков электронной почты.

Как добавить подпись в Яндекс.Почте

Каждое отправленное вами письмо может кратко рассказать о том, кто вы, чем занимаетесь и как выйти с вами на связь. Для этого служит подпись и есть она в каждом сервисе E-mail. Вы можете настроить её в вашем аккаунте Яндекс.Почты.

1. В интерфейсе в правом верхнем углу есть шестерёнка, нажмите на неё курсором мыши.
2. Перейдите в настройки подписи и личных данных.
3. Заполните форму, которую предлагает блок Ваши подписи.
4. В редакторе у вас будет возможность настроить цвет текста, добавить изображение, логотип или аватарку, оформить информацию списком или вставить ссылку. Используйте для этого соответствующие кнопки на панели выше текстового поля.
5. Чек-боксом выберите адрес, к которому будет привязана (если у вас их несколько).
6. Найдите внизу кнопку Добавить подпись, чтобы сохранить её.

Не существует рамок или ограничений для подписи. Учитывайте характер электронного адреса. Если вы используете ящик для общения вне работы, текст может быть каким угодно со смайликами и даже нецензурными словами. Но помните, пока вы не отключите подпись, она будет сопровождать каждое отправленное вами письмо. В ящике Яндекс можно настроить несколько подписей и выбирать одну из них по ситуации. Отпишитесь от рассылок, которые переполняют ваш ящик.

Подпись для писем Mail.ru

Почта Мейл.ру – один из самых старых российских почтовых сервисов. По данным статистики в 2015 году имела самую большую аудиторию среди других российских E-mail. Для настройки подписи в этом ящике нужно:

1. Выбрать кнопку Настройки внизу под меню.
2. Перейти в меню на Все настройки, выбрать Общие.
3. Нажать на карандаш, чтобы изменить существующую подпись или кнопку Добавить для создания новой.

Редактор подписи почтового ящика Mail.ru позволяет изменить размер текста, вставить ссылку, фотографию. Добавьте текст: с уважением или личную информацию. Чтобы удалить подпись по умолчанию – имя и надпись

Отправлено из почты Mail.ru, выберите карандаш и очистите форму. Строка Имя обязательна для заполнения.

Статья о том, где и как хранить свои пароли. 

Настройка подписи в почте Rambler

На Рамблере изменение стандартной подписи тоже происходит через настройки. Добавьте в чистое поле текст и не забудьте внизу нажать на кнопку Сохранить. Для своих писем можно выбирать тему оформления. Функция полезна в деловой переписке и при рассылке писем.

Как настроить подпись писем в ящике Gmail

Электронный Ящик Гугл имеет множество настроек и хорошо подходит людям, занимающимся рассылкой. В Gmail можно редактировать практически любые элементы письма, запустить автоответчик, добавлять вступления и, конечно же, настраивать личную подпись почты. Чтобы до неё добраться:

1. Перейдите в настройки по кнопке-шестерёнке в правом углу.
2. Нажмите Все настройки в выпадающем окошке.
3. Ближе к концу списка найдите параметр, отвечающий за подпись.
4. Дайте имя подписи и добавьте её во всплывающее окно. Справа от имени в пустое поле вставьте готовую подпись или придумайте новую.
5. Нажмите Создать.

Если нужно исправить текст или удалить, вернитесь в эти настройки и нажмите на иконку корзины. Измените настройки под полем для ввода текста, например, чтобы подпись прилагалась к новым письмам автоматически или у вас осталась возможность включать её только при необходимости.

Как меня пытались шантажировать через электронную почту.

Подпись для Microsoft Outlook

Аутлук входит в пакет стандартных утилит Windows. Приложение позиционируется как органайзер с возможностью отправки писем. Чтобы в этой почте создать подпись:

1. В верхней панели найдите значок шестерёнки (Настройки).
2. В самом низу списка параметров выпадающего окна найдите Все параметры Аутлук.
3. Перейдите в меню по вкладкам Почта -> Создание сообщений и ответов.
4. Добавьте имя подписки (на англ.) и запишите в поле текст.
5. Сохраните изменения.

В настройках можно выбирать когда использовать новую подпись Outlook – при создании новых писем или только для ответов. В почте Майкрософт можно делать несколько шаблонов подписи и включать их по назначению.

Как в подпись электронного письма вставить картинку

Создадим новый профиль в почте Яндекс и добавим в неё изображение. Его увидят все, кому вы напишите со своего электронного ящика.

1. Войдите в настройки Яндекс E-mail на страницу создания новой подписи.
2. Запишите в поле текст.
3. В редакторе на панели с кнопками курсором мыши нажмите на иконку изображения.
4. Вставьте ссылку на изображение. В подписи к письму в Яндекс изображение должно быть взято из интернета. Найдите в поиске подходящую картинку и расположите на ней курсор.
5. Вызовите меню правой кнопкой, в нём найдёте пункт Скопировать адрес.

Другие почтовые сервисы разрешают нам добавлять в подпись картинки из памяти компьютера или телефона. При добавлении учитывайте размеры окна и отступы. Изображения можно редактировать онлайн. Если нужно исправить, вы всегда сможете вернуться в настройки почты и отредактировать или вставить новую подпись для электронных писем.

Составление подписи для E-mail

Вид переписки определяет, какой должна быть подпись и должна ли она быть вообще. Если со своего ящика вы общаетесь только с друзьями, для чего вам этот деловой этикет? Но вот бизнес-письма и рассылка нуждается в грамотной и вежливой подписи. Есть небольшой лайфхак, как привлечь внимание. Текстовую составляющую в подписи электронного письма можно вовсе исключить. Придумайте свою графическую визитку, что должно быть на ней, коротко опишите задание и закажите работу фрилансеру. За небольшую плату у вас будет своя уникальная визитка в виде подписи-картинки. Если такой вариант не устраивает, можно составить подпись текстом по стандартному шаблону.

• С уважением, с наилучшими пожеланиями, всегда на связи и т.д.;
• Имя, фамилия, отчество отправителя письма;
• Должность, статус;
• Полное название компании, предприятия отправителя;
• Контактные данные, мессенджеры, социальные сети.

Для рассылки деловых писем подпись является важным элементом. Даже в «сухой» рассылочный текст может привлечь внимание и создать образ надёжной компании или партнёра. Этот блок не должен содержать слишком много данных. Настройте свою подпись в E-mail, чтобы она не отвлекала от основной информации, но была в поле зрения без прокрутки страницы. Составляйте подпись из двух-трёх строк и расположением слева. Используйте курсив, чтобы указать на второстепенность этой информации и визуального отделения от тела письма.

15 лучших правил этикета электронной почты

Предоставлено вам Exclaimer

Из-за большого количества писем, отправляемых ежедневно, мы обычно общаемся так, как никогда бы не общались лично. Легко привыкнуть писать электронные письма неформально, используя сокращения, сленг и плохую грамматику.

Но именно здесь могут произойти досадные ошибки: ошибки, которые могут иметь серьезные последствия для бизнеса и нанести непоправимый ущерб репутации. Вот почему вы должны научиться использовать этикет электронной почты в своем деловом общении. Этикет электронной почты так же важен, как и этикет при личной встрече. Вы не можете использовать относительную анонимность электронной почты в качестве оправдания плохого поведения.

Вот наши 15 основных правил этикета деловой переписки, которым необходимо следовать, чтобы произвести положительное впечатление на деловых контактов:

1. Не пишите все ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ

Написание заглавными буквами подразумевает, что вы кричите в своем сообщении и можете появиться агрессивный. Если электронное письмо важно, рассмотрите другие способы передать свое сообщение.

2. Получатели скрытой копии или слияние почты

Никогда не помещайте все адреса электронной почты в поле «Кому:», если вы отправляете почтовую программу многим контактам. Это одна из самых распространенных ошибок в электронном этикете, которую допускают люди. В противном случае все читатели увидят все адреса электронной почты, что может сильно раздражать при просмотре сообщения на мобильном устройстве. Кроме того, большинство людей не хотят, чтобы их адреса электронной почты были опубликованы для всеобщего обозрения.

Чтобы обойти это, вы должны использовать поле BCC (слепая копия) для всех адресов, делая их невидимыми для получателей электронной почты. В качестве альтернативы вы можете использовать программу электронной почты, такую ​​как Outlook, для слияния почты, которое отправляет уникальное сообщение каждому человеку в вашем списке.

3. Никогда не обсуждайте конфиденциальную информацию

Электронные письма легко копировать, распечатывать и пересылать. Их также на удивление легко перехватить злоумышленникам извне. Если информация, которую вы отправляете, очень конфиденциальна, не отправляйте ее по электронной почте!

Даже если электронное письмо не переадресовано кому-то другому, руководство компании может узнать, отправляете ли вы неуместные сообщения и не соблюдаете ли надлежащий этикет электронной почты.

Электронная почта также имеет определенный уровень законности. Если вы отправили электронное письмо, в котором говорится, что вы потерпели неудачу или подвели кого-то, не отправляйте ответ, чтобы защитить себя. Как только появляется письменный отчет с критикой того, что вы сделали, вы ставите себя в более слабую позицию на переговорах.

4. Будьте осторожны при использовании сокращений и смайликов

Аббревиатуры, такие как LOL (Lugh Out Loud) или BRB (Be Right Back), должны быть сохранены для мгновенных сообщений с друзьями, а не для делового мира. Некоторые люди также могут не понимать эти сокращения.

Вы также не стали бы использовать сленг лично, когда разговариваете с кем-то в профессиональном контексте. Этикет электронной почты диктует, что то же самое верно и при отправке электронных писем.

Смайлики могут быть забавным способом выражения эмоций, но вы не знаете, как их воспримет получатель. Они также могут выглядеть очень непрофессионально. Лучше сказать, что вы на самом деле имеете в виду, когда отправляете кому-то электронное письмо.

5. Не запрашивайте уведомления о доставке и прочтении

Это гарантированно раздражает получателей еще до того, как они прочтут ваше сообщение. Кроме того, это не всегда работает так, как задумано. Некоторые получатели могут заблокировать функцию получения, или их программное обеспечение электронной почты может не поддерживать ее. Если вы хотите знать, получил ли получатель ваше электронное письмо, попросите его сообщить вам об этом напрямую. Это этикет электронной почты 101!

6. Включите четкую, прямую тему

Хорошей темой может быть «Дата встречи изменена» или «Предложения по предложению». Многие получатели откроют ваше электронное письмо, основываясь только на строке темы. Это означает, что вы должны выбрать тот, который позволит им понять, что вы решаете их деловые проблемы.

7. Убедитесь, что вы используете профессиональный адрес электронной почты

Помните, что вы представляете свою компанию в каждом электронном письме, которое отправляете. Вы никогда не должны использовать личную учетную запись электронной почты при отправке электронных писем, связанных с работой.

Представьте, что подумает профессиональный клиент, если увидит адрес электронной почты, который вы использовали в колледже. Если бы кто-то написал вам по электронной почте, используя адрес «[email protected]», вы бы серьезно захотели иметь с ним дело?

8. Осторожно используйте восклицательные знаки

Используйте только восклицательные знаки, чтобы передать волнение. В противном случае вы производите впечатление слишком эмоционального, агрессивного или незрелого человека.

Основа этикета электронной почты требует, чтобы вы не выглядели слишком эмоциональными при обмене сообщениями. Помните, что вы отправляете деловые электронные письма, а не сообщения своим друзьям. Важно быть максимально профессиональным.

9. Будьте осторожны при использовании юмора

Юмор может легко потеряться при переводе по электронной почте. У получателей нет выражений лица, языка тела или тона голоса, которыми они могли бы руководствоваться.

Кроме того, помните, что если вы нашли что-то смешное, это не значит, что получатель почувствует то же самое. Не шутите, если у вас есть какие-то сомнения или вы беспокоитесь, что можете кого-то обидеть.

10. Поймите, что в разных культурах говорят и пишут по-разному

Культурные различия могут привести к большому количеству недопонимания, особенно в письменной форме. Вам нужно адаптировать свое сообщение и этикет электронной почты, чтобы учесть культурный фон получателя.

Высококонтекстные культуры (арабские, китайские или японские) хотят познакомиться с вами, прежде чем начать с вами бизнес. Деловые партнеры из этих стран часто будут более личными в своих письмах. Таким образом, ваш электронный этикет должен быть вежливым и представительным.

Однако малоконтекстные культуры (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают быстро переходить к сути, уделяя меньше внимания персонализации. Ваш электронный этикет должен быть профессиональным и информативным.

11. Используйте правильную грамматику и пунктуацию

Правильная структура предложения имеет решающее значение, когда речь идет о написании профессионального электронного письма. Правильная грамматика и пунктуация — это первое, с чего нужно начать.

Можно писать текстовое сообщение или электронное письмо другу строчными буквами. Однако, отправляя электронное письмо коллеге или деловому партнеру, всегда используйте регистр предложений (начиная каждое предложение с заглавной буквы).

Тем не менее, в строке темы можно использовать регистр заголовка (первая буква каждого слова заглавная). Это может помочь сделать вашу тему письма более заметной.

12. Помните свой тон

При новых контактах лучше оставаться формальным, так как это свидетельствует о вежливости и уважении. Пока вы не узнаете, что у вас дружеские отношения с вашими контактами, написание неофициальных электронных писем может произвести плохое впечатление.

При первом контакте с кем-либо всегда обращайтесь к нему по имени и фамилии. Например, если вы отправляете электронное письмо Саймону Питерсу, начните письмо со слов «Уважаемый мистер Питерс» или «Здравствуйте, мистер Питерс». Проанализируйте их ответ, чтобы определить, сможете ли вы обращаться к ним по имени при последующем общении.

Будьте формальными, когда подписываете электронные письма, говоря «Спасибо», «С уважением», «Всего наилучшего» или «С уважением».

13. Проверьте форматирование электронного письма

Презентация имеет ключевое значение, а чрезмерное форматирование электронной почты означает плохое представление. Вы хотите, чтобы ваше сообщение было легко читать. Использование нескольких размеров и цветов шрифта выглядит беспорядочно и является ужасным этикетом электронной почты.

Стандартный размер шрифта (10pt или 12pt) — единственный размер, который следует использовать при составлении электронных писем. Цвета шрифта должны быть простыми; черный — самый простой цвет для чтения на всех устройствах.

Вам следует использовать безопасные веб-шрифты, такие как Arial или Calibri, так как их легче читать. Если вы используете пользовательские шрифты при отправке электронной почты, возможно, этот шрифт не установлен на устройстве получателя. Это может привести к тому, что текст автоматически изменится на текст по умолчанию, например Times New Roman.

Избегайте выделения текста жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием, если это не является абсолютно необходимым. Это может показаться грубым или напористым. Вместо этого используйте слова, чтобы подчеркнуть свою точку зрения.

14. Проверяйте все, что отправляете

Проверяйте все дважды, прежде чем нажимать «Отправить» каждый раз. Ошибки в электронных письмах, как правило, не остаются незамеченными. Даже если вы торопитесь, вычитка текста занимает меньше времени, чем извинение за допущенную ошибку.

Это относится и к мобильным электронным письмам (иметь подпись «Извините за любые опечатки» — это плохой этикет электронной почты, и он не годится в современном деловом мире). Также целесообразно добавить адрес электронной почты, который вы отправляете, в последнюю очередь, чтобы вы случайно не отправили свое сообщение, прежде чем будете готовы.

15. Добавьте подпись электронной почты

Получатель захочет узнать, кто вы. Итак, предоставьте им эту информацию с помощью профессиональной электронной подписи. Как минимум, здесь должно быть указано ваше полное имя, должность, название компании, номер телефона и адрес электронной почты. Это относится как к настольным, так и к мобильным электронным письмам. Это только улучшит ваш электронный этикет, поскольку вы предоставляете получателям простой способ связаться с вами.

При необходимости вы можете добавить такие элементы, как рекламные баннеры и ссылки на социальные сети. Однако помните, что вы всегда должны оставаться профессионалом и следовать советам по этикету электронной почты, изложенным в этой статье.

Как установить границы рабочей электронной почты с информацией о том, что вас нет в офисе и т.

д. рабочая электронная почта с вашей подписью, сообщение об отсутствии на рабочем месте и многое другое

Меня не волнует, что кто-то говорит, электронная почта не умерла.

Несмотря на то, что приложения для чата и видеоконференций, такие как Slack, Teams и Zoom, обещают избавить нас от тирании почтового ящика, использование электронной почты не снижается. На самом деле, когда мы провели исследование за последние Vox , мы обнаружили, что человек тратят на обмен сообщениями почти столько же времени, сколько и 6 лет назад!

Поддержание связи стало работой на полный рабочий день, и у нас остается мало времени для выполнения работы, для которой нас нанял (и по которой оценивается наша работа).

Однако проблема не только в том, что мы получаем больше писем, чем когда-либо (хотя мы и получаем). Дело в том, что мы кормим зверя, отвечая на каждое электронное письмо, проверяя наши почтовые ящики в любое время и не устанавливая ожиданий и границ в отношении времени, которое мы проводим по электронной почте 9. 0012 .

К счастью, некоторые из лучших инструментов для настройки ожиданий электронной почты находятся прямо в вашем почтовом ящике. Давайте посмотрим, как вы можете использовать свою подпись электронной почты, сообщение об отсутствии на работе, шаблоны электронной почты и многое другое, чтобы установить более четкие границы.

Контролируйте свое время (и свой почтовый ящик). Узнайте, как RescueTime может помочь вам удвоить производительность, и попробуйте его бесплатно!

Перегрузка папки «Входящие» связана с расстановкой приоритетов. Не проблема общения.

Электронная почта по-прежнему остается одним из лучших инструментов на рабочем месте. До тех пор, пока у вас его не станет слишком много.

Почти мгновенный характер вашего почтового ящика означает, что слишком легко отправить сообщение в ту секунду, когда у вас есть вопрос, или отправить копию десяти коллегам по простому запросу.

Это потому, что мы считаем электронную почту «быстрой и бесплатной», как пишет консультант по стартапам Сара К. Пек в Harvard Business Review . Чтобы проверить собственный почтовый ящик и быстро ответить, требуется всего одна или две секунды.

Но каждое отправленное письмо требует времени и внимания.

Вот несколько пугающих статистических данных по электронной почте, чтобы проиллюстрировать это:

• 132 миллиарда деловых писем отправляется каждый день в течение 6 секунд после их получения
• Большинство людей проверяют свою электронную почту и приложения чата каждые 6 минут или реже

Вместо того, чтобы сосредоточиться на нашей самой важной работе, мы тратим весь день на мониторинг и пополнение безостановочного потока сообщений, просьб и (часто) бессмысленного подшучивания.

Неудивительно, что электронная почта вызывает у нас стресс, рассеянность и рассеянность. Как пишет Пек:

«Быстрая отправка сообщений заставляет нас думать, что мы важны, вместо того, чтобы тратить время на то, чтобы по-настоящему обдумывать идеи, и это направляет работу на повестки дня других людей, а не просит нас разобраться во всем самим».

Пек понимает неловкую правду об электронной почте: часто это просто еще одно отвлечение.

Быть занятым и быть продуктивным — две большие разницы. И если вы хотите найти время для выполнения своей самой важной работы, вам нужно установить границы и ожидания в отношении того, как вы обрабатываете свою электронную почту.

5 способов установить лучшие границы электронной почты

Большинство советов по управлению временем общения предполагает, что вы работаете с почтой пакетами. Вместо того, чтобы проверять свой почтовый ящик весь день, объединение всего времени общения в один или два 30-минутных пакета оставляет вам больше времени, чтобы сосредоточиться.

Проблема в том, что этот способ односторонний. Ваша команда или клиенты не знают, что вы проверяете сообщения только один или два раза в день. И поэтому они ожидают оперативного ответа.

На самом деле, когда мы опросили сотни работников умственного труда, 63,5% людей заявили, что ожидают ответа по электронной почте в течение часа. Тем не менее, только 25% когда-либо говорили с товарищем по команде или менеджером об этом !

Чтобы контролировать свой почтовый ящик, вам нужно установить границы. Вот несколько способов начать работу:

1. Используйте свое сообщение об отсутствии на работе, чтобы установить ожидаемое время ответа

Настройка сообщения об отсутствии на работе — одна из лучших частей отпуска. Это дает людям понять, что вас не будет, и они не должны ожидать ответа до тех пор, пока вы не вернетесь (или вообще не дождетесь).

Так почему бы не использовать тот же метод для определения ожиданий в течение рабочей недели?

Сообщение об отсутствии на работе можно настроить, чтобы сообщить отправителю, что вы в настоящее время сосредоточены на проекте и будете проверять электронную почту только в определенное время. Он также может сообщить людям за пределами вашей компании, что определенные запросы будут проигнорированы.

Это не только формирует ожидания относительно того, когда вы ответите, но и знание того, что вы их установили, облегчает FOMO, из-за которого вы проверяете свой почтовый ящик каждые несколько минут.

Как настроить сообщение об отсутствии на работе в Outlook и Gmail

Почти каждый почтовый клиент позволяет настроить сообщение об отсутствии на работе. Давайте рассмотрим два наиболее распространенных:

• Outlook: Выберите Файл > Автоматические ответы , а затем Отправлять автоматические ответы. Затем вы можете выбрать, в какие дни будет отправлено сообщение об отсутствии на работе, и создать разные сообщения для людей внутри или за пределами вашей организации.
• Gmail: Выберите Настройки > Автоответчик и включите на . Затем вы можете выбрать, когда будет отправлено сообщение об отсутствии на работе, содержимое и хотите ли вы, чтобы оно отправлялось только людям в вашей организации или всем.

RescueTime поможет вам сосредоточиться, блокируя отвлекающие сайты, предоставляя подробные отчеты о том, как вы проводите время, и многое другое. Попробуйте бесплатно сегодня!

2. Обновите подпись электронной почты, чтобы включить

когда и как вы отвечаете на электронные письма  

Ваша подпись в электронной почте — это еще одна возможность установить ожидания и границы времени ответа на электронные письма. Используйте свободное место, чтобы написать краткое пояснение, которое расскажет людям, сколько времени вам обычно требуется, чтобы ответить, и в какое время вы работаете.

Что хорошо в этом методе, так это то, что он постоянно напоминает всем о том, что вы следите за временем, потраченным на электронную почту.

Как изменить подпись электронной почты в Outlook и Gmail

Создать подпись электронной почты просто как в Gmail, так и в Outlook:

• Outlook: Откройте новое электронное письмо и выберите Сообщение > Подпись > Выбрать подпись для редактирования , а затем выберите Создать . Теперь вы можете назвать свою подпись и редактировать ее, включая ссылки и изображения.
• Gmail: Выберите Настройки > Подпись и создайте свою подпись. Не забудьте нажать Сохранить изменения внизу страницы, прежде чем уйти.

3. Настройте несколько почтовых ящиков для разделения наиболее важных сообщений

Согласно исследованиям, средний работник умственного труда получает около 126 электронных писем в день. Но не все электронные письма одинаковы. Многие сообщения, которые попадают в ваш почтовый ящик, могут быть полностью проигнорированы или отложены на более поздний срок.

Тем не менее, базовые настройки папки «Входящие» делают все ваши сообщения такими, как если бы они имели одинаковый уровень приоритета. Это не только затрудняет быстрый анализ вашего почтового ящика, но также означает, что вас постоянно бомбардируют новыми сообщениями.

Вместо этого вам нужен способ установить свои собственные ожидания и отделить важные письма от ненужной ерунды.

Для этого генеральный директор RescueTime Робби Макдонелл предлагает использовать ярлыки и отдельный почтовый ящик, чтобы отделить важные сообщения от несрочных.

Он называет это своим «обрабатывающим» списком. Один или два раза в день он выполняет простую процедуру:

• Быстро просканируйте ваш обычный почтовый ящик и добавьте ярлык @processing ко всем сообщениям, которые требуют вашего внимания
• Сверните свой обычный почтовый ящик, чтобы вы не могли видеть новые входящие электронные письма
• Сосредоточьтесь только на списке @processing , не беспокоясь о том, что он будет продолжать заполняться

Возьмите за привычку перемещать электронные письма которые требуют внимания, в специальный список, а затем игнорируйте поток новых писем в вашем почтовом ящике.

Хотя это не обязательно меняет отношение других людей к ожиданиям от электронной почты, это отличный способ установить для себя границы и не втягиваться в ответы на каждое входящее сообщение.  

4. Используйте шаблоны электронной почты для сортировки запросов и сообщайте людям, какие электронные письма будут проигнорированы

Невозможно игнорировать электронные письма в течение всего дня. А для того, чтобы замедлить наплыв фьючерсов, важно иметь возможность быстро реагировать на распространенные запросы.

Создание набора готовых ответов или шаблонов электронной почты может помочь вам быстро пройти стандартные электронные письма и , установить ожидания и ответы.

Мы составили краткое руководство по настройке готовых ответов в Gmail (с 10 примерами, которые вы можете использовать), но вы также можете легко использовать их в Outlook с помощью функции «Быстрые действия».

После правильной настройки почтового ящика пришло время создавать шаблоны. Вот несколько идей для начала: 

1. Ожидание ответа на вопрос

Здравствуйте,

Большое спасибо, что связались с нами.

Я просто хотел, чтобы вы знали, что я изучаю это и свяжусь с вами до [конец дня/конец недели] с ответом.

Если это срочно, дайте мне знать, и я постараюсь связаться с вами раньше.

Все лучшие,

[Ваше имя]

2. Избавление от работ с низким приоритетом

Привет,

Благодарю для меня за этот проект. К сожалению, мой график полностью заполнен на ближайшие несколько недель.

Однако у меня есть [коллега/коллега] , который помогал мне с такой работой в прошлом. Я был бы рад связаться с ними и узнать, есть ли у них время.

Как это звучит?

[Ваше имя]

3. Изменить ожидания в отношении внутреннего запроса информации

Здравствуйте,

Ознакомьтесь с этим [доска Trello, документ Google и т. д.] . Он довольно обширный и должен ответить на большинство ваших вопросов о [Проблема] .

Всего наилучшего,

[Ваше имя]

5.

Будьте примером

Один из лучших способов изменить ожидания в отношении электронной почты — просто подавать пример.

Когда мы опросили более 700 специалистов об их привычках к электронной почте, мы обнаружили, что , если вы проверяете и отвечаете на электронные письма в нерабочее время, ваша команда тоже будет это делать.

Даже если вы не против проверить электронную почту вечером или в выходные дни, ответив на них в это время, вы покажете респонденту, что границ нет.

Вместо этого попробуйте ограничить свою электронную почту рабочими часами. Вы можете планировать электронные письма прямо в Gmail или использовать такие инструменты, как Streak или Boomerang, чтобы откладывать ответы. Если вы хотите, чтобы это было больше похоже на групповое обсуждение, составьте временную шкалу для вашей команды, которая будет указывать им, когда можно (и нельзя) общаться.

Наконец, установка ожиданий касается не только того, когда вы отправляете электронные письма, но и того, как вы их пишете. Непонимание или недостающая информация приводят к большему количеству электронных писем. Итак, самый простой способ получить меньше писем — отправить лучше .

Это сводится к соблюдению нескольких простых правил:

• Используйте строку темы, которая информирует, резюмирует и вдохновляет на действия
• Леде не закапывать. Начните с , почему должно волновать читателя.
• Соблюдайте SSA основного текста электронной почты: короткое, поддающееся сканированию и действенное.
• Избавьтесь от жаргона и используйте естественный язык
• Используйте четкие действия при переписке с несколькими людьми

Для получения дополнительной помощи ознакомьтесь с нашим подробным руководством по как написать профессиональное электронное письмо .

Бонус для менеджеров: Установите правила общения для вашей команды

И последнее замечание: если вы менеджер или лидер, вы находитесь в особенно выгодном положении, чтобы изменить ожидания и установить границы. Это так же просто, как четко составить план коммуникации с вашей командой и клиентами.

Как пишет Сара Пек в Harvard Business Review : 

«При добавлении новых членов в вашу команду, привлечении новых клиентов или даже при запуске нового проекта укажите, как и когда вы хотите, чтобы с вами общались, и спросите ваши коллеги и клиенты, а также их предпочтения. Подробно расскажите о своих каналах, стиле и доступности».

Несколько минут на то, чтобы определить ожидания, могут изменить способ общения в вашей команде к лучшему.

Управляйте своим почтовым ящиком, и вы станете мастером своего дня. Так зачем позволять своему почтовому ящику участвовать во всех аспектах вашего дня?

Установив четкие ожидания в отношении того, на какие электронные письма вы будете отвечать (и какие из них вы будете игнорировать), установив определенное время для проверки вашего почтового ящика (и объяснив, когда люди должны ожидать ответа), и расставив приоритеты только для ваших самых важных сообщений, вы можете превратить электронную почту из пожарного шланга в фонтан.