Ивент агентство что такое: Ивент-агентство – что это? Как понять какое агентство выбрать?

что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

Организация свадьбы

Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.

Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

  • детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
  • корпоративные встречи и тим-билдинги;
  • семинары, образовательные тренинги и конференции
  • загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

  1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
  2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

  1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
  2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
  3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

  • Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
  • Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
  • Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
  • Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

  • Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

  1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
  2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
  3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
  4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

  1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
  2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
  3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
  4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

  1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
  2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

 

Как работает event-агентство — Статья от промо-агентства Level Up

Event агентство — это компания, которая специализируется на организации и проведении разнообразных мероприятий по заказу клиента. Это проведение корпоративов и профессиональных праздников, различных презентаций, юбилеи компании, конференции, тимбилдинги, дни рождения и многое другое.

Цель event-агентства — подготовить и предложить заказчику план с подробным описанием концепции мероприятия.

Event-агентство с помощью проводимых мероприятий решает следующие задачи для заказчика:

  1. формирование успешного бренда

  2. создание новостного повода для СМИ

  3. яркий выпуск продукта на рынок

  4. позиционирование бренда

  5. продвижение бренда

  6. укрепление лояльности потребителей

  7. продвижение товаров импульсного спроса

  8. стимулирование продаж в долгосрочной перспективе

Event-менеджер — это человек, который занимается подготовкой и реализацией различного рода мероприятий (конференций, праздников, тимбилдингов, промоакций). В его задачи входит составление идеи мероприятия, обсуждение ее с заказчиком и соответственно вся дальнейшая реализация этой идеи (составление сценария, подбор места проведения и персонал).

   

После утверждения концепции мероприятия начинается одно из самых интересных процессов — составление сметы. Одним из важнейших условием в ее реализации является заявленный бюджет. Желания должны четко совпадать с возможностями, тогда даже в рамках небольшого бюджета можно сделать качественное мероприятие.

Дальше следует еще одна важная задача в подготовке мероприятия — это подбор подрядчиков. В зависимости от специфики мероприятия это могут быть разные фирмы, но обычно в каждом мероприятии принимают участие большое количество людей, в число которых входят декораторы, свет и звук, ведущий, диджей, фотографы и видеооператоры.

   

Далее идет заключение договоров с подрядчиками, составление и утверждение смет, документов, сценариев.

После окончания мероприятия остаются такие задачи как оплата персонала, демонтаж, закрывающие документы. Event агентство занимается подведением итогов мероприятия: делает для себя определенные отметки, над которыми в будущем будет работать, а также продолжает работу, но теперь уже с фотографами и видеографами для предоставления отчетов заказчикам мероприятия.


Таким образом, event агентство берет на себя организацию мероприятий под ключ. Начиная от идеи и заканчивая подготовкой отчетных альбомов и видеороликов.

С радостью поможем создать мероприятие на высшем уровне! Ждем заявок!

Что такое event-агентство?

Возможно, вы оказались на этой странице, потому что хотите узнать, чем именно занимается агентство по проведению мероприятий, или, может быть, вы хотите узнать, нужно ли оно вам для предстоящего мероприятия. Это здорово, потому что в этой статье мы расскажем все, что вам нужно знать об агентствах по организации мероприятий. Это также должно помочь прояснить, когда вы можете или должны работать с ним.

Итак, что появилось раньше, курица или яйцо? Начнем с основ.

Во-первых, что такое маркетинговое агентство?  

Компания или группа людей, которые могут помочь вам с рекламой, цифровой стратегией, лидогенерацией, взращиванием лидов, маркетинговыми мероприятиями. У маркетингового агентства есть несколько важных целей: повысить узнаваемость бренда, привлечь потенциальных клиентов, заставить их конвертировать, расширить присутствие в социальных сетях и оффлайн, увеличить трафик на нужных вам страницах веб-сайта, следовать целям стратегии и другие.

Маркетинговое агентство стремится быть внешней маркетинговой командой (или функцией), которая может либо работать независимо, когда у вас нет собственных членов маркетинговой команды, либо поддерживать усилия ваших существующих маркетологов. Он помогает вам, своему клиенту, достичь ваших целей в области маркетинга и продаж, создавая и внедряя маркетинговые стратегии.

Не все маркетинговые агентства одинаковы: некоторые больше, некоторые меньше, некоторые ориентированы только на онлайн, некоторые предлагают полный спектр услуг. Таким образом, в зависимости от их размера и специфики, они могут иметь все или некоторые из следующих отделов:

  • Управление учетными записями (сосредоточено на развитии отношений с клиентами)
  • Продажи (генерация потенциальных клиентов для агентства)
  • Стратегия (придумывает план соответствует целям клиента) 
  • Креатив (заботится о создании сообщения, поддерживающего стратегию) 
  • Связи с общественностью (управляет отношениями между СМИ и компанией)
  • Операции (обеспечивает выполнение производственного процесса от начала до конца)
  • Технологии и аналитика (заботится о программах и бизнес-аналитике)

Как работает маркетинговое агентство?  

Маркетинговое агентство собирает группу творческих и стратегических людей, обучает их и объединяет в команды. Когда клиенту нужен кто-то более опытный, более креативный и способный реализовать и создать стратегию, агентство «одалживает» ему свою команду или ответственное лицо для работы над проектом самостоятельно или в команде.

Сколько типов маркетинговых агентств существует?  

Традиционно 3: ATL, BTL и TTL. Но некоторые из них предлагают вам сочетание этих трех, так как в настоящее время все более подвижно.

ATL или Над чертой — это своего рода реклама, которую вы видите по телевидению, в печатных СМИ или по радио. Его основное направление — массовая рыночная коммуникация, без цели, ориентированная на более широкую аудиторию. Обычно вы нанимаете агентства ATL, если хотите повысить узнаваемость бренда или проинформировать людей о доступности продукта.

BTL, Под чертой больше ориентирован на конкретную цель. Коммуникация предназначена для определенного сегмента клиентов. Вы можете найти его в прямом маркетинге (SMS, электронные письма, сообщения в социальных сетях), мероприятиях, пресс-конференциях.

Последний, TTL или Через линию, представляет собой смесь двух подходов, это целостная коммуникация.

Каковы расходы?

Агентство начинает с установления платы за час. Затем они оценивают количество часов, которые они будут работать над проектом ежемесячно, и суммируют медиа-бюджет (это может быть реклама ATL, такая как рекламный ролик или рекламный щит, или BTL, цифровая кампания, где указана цена рекламы). Это плата, о которой договариваются клиент и маркетинговое агентство, и клиент должен заплатить.

Вы можете получить представление о комиссиях здесь.

Итак, наконец, что такое event-агентство?  

По сути, агентство по проведению мероприятий — это группа людей, которых вы нанимаете для планирования, организации и проведения мероприятия, которое должно привлечь ваше внимание к вашему продукту, услуге или бренду. Как мы все знаем, в последнее время события можно было найти только в Интернете, но вживую начинают возрождаться. Отличные новости!

Как и маркетинговое агентство, мероприятие может позаботиться о некоторых или всех аспектах мероприятия: может быть, вам нужна помощь со всем мероприятием, от А до Я (включая место, спикеров, логистику), или вам нужны дополнительные поддержка с маркетинговой стороны.

Агентство по проведению мероприятий может позаботиться о ваших конференциях, вебинарах, семинарах, вечеринках в честь открытия, прямых трансляциях. Они либо откроют Zoom, либо поговорят с менеджером локации. Какую бы концепцию вы ни хотели донести до публики, мероприятие — это отличная идея, потому что это успешный способ установить связь с вашей аудиторией и связать людей, а также потому, что маркетинг событий может осуществляться многими способами, которые могут привлечь вас.

Мероприятие — это веселое и общественное мероприятие, на котором каждый может познакомиться и развлечься, имея важную возможность создать воспоминания, которые, в конечном счете, сделают вашу услугу или продукт незабываемыми. И давайте не будем забывать о сети тоже!

Каковы преимущества и недостатки работы с ивент-агентством?  

+ Начнем с очевидного преимущества: люди знают, что делают. Самый важный аспект работы с event-агентством заключается в том, что вы нанимаете людей, которые позаботятся о чем-то, чего вы, возможно, не знаете (именно поэтому вы читаете эту статью, верно?). Наличие эксперта, человека с прошлым ценным опытом, который знает, что может пойти не так и как справляться с плохими сценариями, только улучшит вероятность успеха мероприятия.

Во-вторых, нанимая агентство, вы нанимаете команду. Больше людей, которые знают, как позаботиться о мероприятии, реализовать его и рекламировать, также могут стать ключом к хорошему мероприятию. Мероприятие состоит из множества шагов, от общения со спикерами до логистической части. Это может быть ошеломляюще, особенно для тех, у кого нет или мало опыта в организации мероприятий.

Ранее упоминалось – реклама. Недостаточно буквально запустить мероприятие. Вы должны сделать так, чтобы люди осознали это, убедить их запомнить дату и, в конечном счете, прийти. И приведи друга или двух тоже! Маркетинг похож на почву мероприятия: недостаточно иметь лучшие семена, нужна хорошая почва, на которой они могут процветать.

— Теперь с очевидными минусами: за это надо платить. Стоимость найма агентства по проведению мероприятий. Итак, когда мы говорим об организации мероприятия, все складывается: агентство, место, реклама и так далее.

Таким образом, в зависимости от вашего бюджета вы можете выбрать подходящую услугу агентства по проведению мероприятий, соответствующую вашим потребностям и ограничениям. Если у вас нет в планах частых мероприятий, может быть выгоднее работать с ивент-агентством, чем нанимать штатного человека, который будет работать всего пару месяцев.

Работать в агентстве по проведению мероприятий или в любом другом агентстве может быть похоже на жизнь с незнакомцем. У вас могут быть разные взгляды или подходы. Ваша команда может чувствовать себя обделенной или будто кто-то забирает их задачи, их работу.

Давайте не будем забывать о том, что никто не знает ваши продукты или услуги так, как вы и ваша команда. Может быть трудно познакомить агентство с чем-то, что вы знаете с первого дня, и заставить их понять весь пакет, который идет с тем, что вы продаете. Вот почему эффективное общение является обязательным.

Важно выбрать агентство, с которым вы лучше всего находите общий язык, или найти кого-то, кто будет работать с вами в качестве партнера и попытается понять ваши цели и работать над их достижением. Кроме того, очень важно заранее поговорить с вашей командой и подготовить их к работе с агентством, принять их помощь и сотрудничать с ними.

Чего ожидать от ивент-агентства?  

Ваше участие напрямую связано с качеством и результатами ваших отношений с агентством по проведению мероприятий. Не забывайте, что вам нужно оказывать им поддержку, идеи и направлять их, поскольку ваш бизнес для них совершенно новый. Также важно четко сформулировать свои цели и проводить ежемесячные последующие проверки, чтобы убедиться, что вы на правильном пути.

Вы должны спросить их, как вы будете поддерживать связь, как часто вы будете встречаться с ними, где будут информировать вас о процессе, шагах, сроках, отчетах, обновлениях.

Еще один важный шаг — поставить цели и убедиться, что вы на правильном пути. Агентство по проведению мероприятий может помочь вам выяснить, являются ли ваши цели реалистичными и достижимыми для вашего бюджета и бизнес-спецификаций, принимая во внимание вашу конкуренцию.

Заключительные мысли  

Теперь, когда вы знаете основные сведения о маркетинговом агентстве и агентстве, специализирующемся на организации мероприятий, вы можете сделать правильный выбор. Мы надеемся, что наша статья помогла вам решить, когда лучше начать работать с ним, а когда лучше работать самостоятельно.

Если вы хотите узнать больше, стоит ли вам нанимать маркетинговое агентство для вашего малого бизнеса, прочитайте нашу предыдущую статью.

Удачи!

Об авторе

Я Диана Слабу, контент-маркетолог с опытом работы в области антропологии. В очках антрополога и с собакой рядом со мной я пытаюсь увидеть мир и общество во всей его сложности и особенностях.

Я отвечаю за сообщения в социальных сетях, забавные истории и легко читаемые тексты в мире клиентов B2C.

Если вы хотите связаться со мной, вы можете найти меня на LinkedIn здесь.

Работа с (виртуальным) ивент-агентством – когда, почему, как

Давайте сначала скажем: да, мы агентство, которое работает с ивент-агентствами (среди прочего). Нет, мы не думаем, что вы всегда должны работать с ивент-агентством, потому что это деньги для нас/них. Да, мы отказывали клиентам, когда считали, что не можем обеспечить достаточную добавленную стоимость.

Я занимаюсь событийным маркетингом уже 10 лет, 4 из которых провел на стороне клиента, так что я понимаю обе стороны. Иногда мне бы хотелось получить помощь в том, что мы делали, тогда как в других случаях нам не требовалось никакого внешнего участия. И о, эти надоедливые холодные обращения LinkedIn действительно должны прекратиться, особенно те, которые так неправильно нацелены — «Спасибо, что приняли наше приглашение, мы можем помочь с…». Нет , удалить соединение.

Хорошо, теперь, когда мы знаем свою позицию, давайте взглянем на мельчайшие детали: когда, почему и как работать с агентством по организации мероприятий, чтобы получить наилучшие результаты.

Мероприятия как маркетинговый канал для вашего бизнеса

Во-первых, предположим, что вы все еще рассматриваете возможность проведения мероприятия, является ли это хорошей идеей. Биззабо обнаружил, что почти все (91%) маркетологи считают, что личные мероприятия оказывают значительное влияние на достижение бизнес-результатов . Тем не менее, очные мероприятия по-прежнему сложно организовать во многих областях. Сравнительное исследование состояния формирования спроса в отчете Demand Gen Report за 2020 г. показало, что только 19% респондентов увеличивают бюджеты, чтобы расставить приоритеты в маркетинге событий. Большинство бюджетов смещается в сторону ABM, контент-маркетинга и персонализации.

Тем не менее, Bizzabo обнаружила, что 93% маркетологов мероприятий хотят инвестировать в виртуальные мероприятия в будущем. В заключение, будь то очные или виртуальные мероприятия, это отличный инструмент лидогенерации, взращивания и закрытия, который должен быть у вас за поясом.

Ознакомьтесь с дополнительной статистикой виртуальных мероприятий здесь

Если вам кажется, что проведение собственного мероприятия — это хорошая идея, не спешите сразу начинать. Вы все равно захотите проверить, как это вписывается в вашу общую маркетинговую стратегию и бюджет. Вот статья, которую мы написали о первых шагах при рассмотрении вопроса о проведении мероприятия.

Агентство мероприятий может покрыть все, что вам нужно: идеи мероприятий, планирование, логистика, маркетинг, производство, продажи. Что они будут делать для вас и когда вы решите работать с ними, зависит от стадии, на которой находится ваша компания, поэтому мы рассмотрели это на основе ваших потребностей и опыта в проведении мероприятий.

Нет опыта – проведение мероприятия впервые

Независимо от того, предлагает ли ваша компания товары или услуги, вы вероятно, есть специальный маркетинговый член или команда. Они позаботятся о обеспечение того, чтобы ваше предложение было известно вашей целевой аудитории благодаря сочетанию маркетинговые каналы. События, однако, имеют тенденцию быть другим зверем.

Несмотря на то, что это маркетинговый инструмент, мероприятия требуют участия большего количества функций, таких как логистика, производство (если задействована повестка дня), управление проектами, продажи (если задействованы выставочные или спонсорские пакеты).

Это выходит за рамки маркетинговой функции, но вы можете обнаружить, что навыки (или дополнительные навыки) присутствуют в других функциях вашего бизнеса.

Использовать события Компания? Да.

Если ваша команда никогда раньше не проводила мероприятия, у них не будет необходимого ноу-хау. Логистика компании отличается от логистики мероприятия, где нужно учитывать поток посетителей, процесс регистрации, бронирование мест и прочее . Это похоже на маркетинг, для событийного маркетинга будут использоваться другие тактики по сравнению с маркетингом продуктов или услуг и продажами.

Компания по проведению мероприятий также может помочь с идеями для мероприятия структуру, основанную на ваших целях, они имеют постоянные отношения с поставщики услуг по проведению мероприятий (и могут даже получить некоторые оптовые скидки, которые вы не можете доступ, так как вы только начинаете работать с ними) и может сэкономить время на обучение новые навыки и потоки, которые у них уже есть.

Когда?

Вовлеките их в этапы планирования. Представьте цели, которые вы хотите достичь с помощью своего мероприятия, и получите их вклад в ключевые показатели эффективности, которые вам следует искать.

Обсудите варианты бюджета и сравните их с рентабельностью инвестиций, которую вы оцениваете на основе потенциальных клиентов и продаж, полученных в результате мероприятия. Это очень важный шаг. Если вы проводите мероприятие впервые, ваши знания о бюджетах и ​​ожидаемой рентабельности инвестиций могут оказаться неверными. Обсудите с агентством и включите их мнение в свой окончательный бриф.

Включите план последующих действий после мероприятия, чтобы интегрировать его в общую стратегию.

Как?

Во-первых, назначьте руководителя проекта из вашей команды, который будет контактным лицом для агентства. Просмотрите мероприятия конкурентов, чтобы понять, какие у них показатели и сколько участников? Какие типы спонсоров у них есть, если они есть? Сколько экспонентов? Какой тип динамиков? Составьте список идей, которые вы считаете интересными, и обсудите их с вашим агентством. Работайте вместе над созданием брифа, набором ключевых показателей эффективности и отслеживанием кампании, которым вы оба будете следовать.

Затем установите, как часто вы будете наверстывать упущенное и отчеты о производительности. Поймите структуру команды, которая будет управлять вашим мероприятие и просмотрите их календарь мероприятий. Выберите рабочий процесс, который дает как вашей команде, так и их команде постоянный взгляд на результаты, к которым вы собираетесь имеют.

Внесите ясность в циклы обратной связи – кто обеспечивает обратную связь, кто принимает окончательные решения по различным областям (логистика, спикеры, повестка дня, маркетинг), сколько времени потребуется, чтобы предложить ее. Например, вам может потребоваться 1 день, чтобы рассмотреть дизайн выдвижного баннера, но вам потребуется 5 дней, чтобы рассмотреть и выбрать варианты места проведения.

Ограниченный опыт проведения мероприятий

Если ваша команда уже планировала и организовывала мероприятия раньше, то у вас есть для этого внутренние возможности. Есть 2 вопроса, на которые нужно ответить, прежде чем решить, стоит ли работать с агентством: хорошо ли выступила ваша команда и есть ли у них время, чтобы сделать это снова?

Кроме того, вы можете подумать, отличается ли ваше мероприятие.

Если ваша команда организовала небольшие веб-семинары, а сейчас вы планируете конференцию, возможно, вы захотите вернуться к предыдущему разделу, потому что вашей команде может потребоваться дополнение внешними выводами.

Хорошо ли выступила ваша команда? Как упоминалось ранее, ваши мероприятия — это маркетинговый инструмент, поэтому у вас будут определенные цели, которые они помогут достичь, например, лиды для вашего отдела продаж, узнаваемость бренда и/или новый доход. Вот что отслеживают специалисты по событийному маркетингу:

Подробнее о ключевых показателях эффективности событийного маркетинга

. предыдущее событие, которое вы можете включить в кампанию следующего.

Использовать агентство по организации мероприятий? Это зависит.

Если вы довольны результатом или чувствуете, что знаете, что можно сделать для улучшения результатов и что вы на правильном пути,

вам, вероятно, не нужно работать с агентство мероприятий. Если ваше мероприятие прошло не очень хорошо, и вы не знаете, что произошло, вы можете просмотреть , работающий с консультант по стратегии, которую затем может реализовать ваша команда.

Консультантом также может быть агентство по проведению мероприятий, которое рассматривает кампания и результаты предыдущего события и придумывает новую структуру, позиционирование, место проведения, сроки, маркетинговая стратегия, последующие действия после мероприятия и т. д., что гарантирует, что вы добьетесь лучших результатов на этот раз.

В качестве альтернативы, если вы определить область, в которой ваше предыдущее мероприятие могло быть лучше — , как неэффективная система регистрации, не самые интересные спикеры, не продано достаточно спонсорских пакетов,

вас можете получить помощь от агентства конкретно в тех областях, которые вам нужны .

Есть ли в вашей команде достаточно времени и пропускной способности для проведения другого мероприятия? По количеству событий вы управляете или любые другие обязанности, которые могут быть у вашей команды мероприятия, это может быть на случай, если у вашей команды слишком много дел.

Использовать агентство по организации мероприятий? Да.

Независимо от того, выбираете ли вы агентство по проведению мероприятий или фрилансеров, чтобы помочь с конкретными областями вашего планирования, вы должны попытаться дополнить свой внутренние возможности. Вы можете работать с агентством по организации мероприятий или искать конкретные — например, агентства, занимающиеся наймом площадок, агентства, которые заботятся о логистики, найма спикеров, лидогенерации для вашей команды продаж или маркетинг.

Когда?

В идеале привлечь агентство, как только вы начнете планировать мероприятие. В ходе кампании вы также можете понять, что у вас нет хорошего решения для определенной области, и на этом этапе привлечь агентство, но имейте в виду, что более короткие сроки уменьшит их влияние. Например, разработка новой системы регистрации после того, как половина участников уже зарегистрировалась, может быть сложной или даже невозможной. Изменение того, как они регистрируются на месте, все еще может быть вариантом.

Как?

Сообщите агентству всю имеющуюся у вас информацию, включая результаты предыдущих подобных событий. Убедитесь, что они понимают вашу рабочие процессы, предпочтения и ограничения, чтобы их можно было легко интегрировать с ними. Например, если вы набираете спикеров только со стороны клиента, если вы хотите иметь местные варианты питания, потому что вы хотите поддержать местная бизнес-среда или если вы отправляете информационные бюллетени только раз в месяц, ваш Агентству необходимо это знать.

Назначьте менеджера проекта, который будет контактным лицом для агентства, но представите всю вашу команду мероприятия и их индивидуальные обязанности. Четко объясните, на какое время вы работаете, договоритесь об обязанностях (например, кто принимает решение о месте проведения, вариантах питания, технологии мероприятия, расходовании маркетингового бюджета), когда и как часто вы даете друг другу обратную связь.

Большой опыт и внутренний человек/команда по организации мероприятий

Компании, которые обычно проводят мероприятия, имеют бюджет, (женщины)человеческую силу и ноу-хау. Их календари часто составляются заранее, поэтому они могут распределять ресурсы по мере необходимости. Конечно, и здесь случаются такие вещи, как планирование новых мероприятий с более короткими сроками выполнения, чтобы воспользоваться рыночным контекстом, когда члены команды уходят временно или навсегда.

Чаще всего, когда компании, которые проводят мероприятия, периодически понимают, что им нужны новые ресурсы, они их нанимают, но бывают случаи, когда они нужны только на небольшой период времени или когда они еще тестируются. Например, вы можете захотеть внедрить в свое мероприятие новую технологию проведения мероприятий, но до того, как выделенная техническая группа будет работать над ней внутри компании, вы можете использовать внешних поставщиков, чтобы получить преимущество.

Использовать агентство по организации мероприятий? Возможно, но вяжите осторожно.

Если ваша команда перегружена работой и вы привлекаете агентство, чтобы помочь, убедитесь, что вы четко представляете это как временную помощь, чтобы снять нагрузку. Сотрудники могут защищаться от получения помощи, если об этом не сообщают должным образом, чувствуя, что это означает, что они недостаточно хорошо работают, и они станут недоброжелателями, поэтому отношения пострадают.

Кроме того, у агентств есть свои методы и приемы. Делать они синхронизируются с тем, что вы делаете? Является ли агентство достаточно гибким, чтобы приспособиться к тому, что вы используете, или вы достаточно гибки, чтобы позволить им попробовать новые вещи?

Затем, чтобы правильно оценить эффективность агентства, вам нужно будет отделить внутреннюю кампанию от кампании агентства, то есть понять, как вы разделяете цели. Агентство будет работать исключительно на одном мероприятии, а ваша команда на остальных? Будут ли они сосредоточены только на одной части, например, на аренде места или рекламе PPC для всех мероприятий? Будет ли агентство активировать новые сегменты рынка, которые ваша команда сейчас не использует? Будут ли они использовать разные целевые страницы и процессы регистрации?

Судя по ответам на приведенные выше вопросы, иногда лучше нанять фрилансера или подрядчика, поскольку они обычно лучше координируют свои действия с вашей внутренней командой. Если вы выбираете агентство, проверьте, делали ли они подобные проекты и какие у них были результаты. Как они обеспечили интеграцию с командой мероприятия? Как им удалось сохранить тот же уровень качества, что и у компании-организатора?

Когда?

На самом деле это происходит, когда команда уже перегружена работой и, вероятно, отстает от работы, потому что не успевает. Это означает, что агентство потенциально может быстро решить проблему. Вам нужно будет понять, с какими сроками они могут работать и какие ресурсы они могут выделить для вашего проекта .

В идеале вы должны планировать заранее и планировать рабочую нагрузку на каждого отдела. Попросите менеджеров вашего отдела понять, могут ли они справиться с рабочая нагрузка или если они могут использовать дополнительную помощь.

Как?

После того, как вы решили, чем может помочь агентство, вы вместе с ним и командой/отделом, в которую они будут вносить вклад, определите, как это сделать. Ваша цель — сделать интеграцию с вашей компанией гладкой, простой и свести к минимуму трения. Кроме того, поскольку вы будете работать с агентством, которое дополняет ваши существующие усилия, вы должны сначала четко обозначить вопросы конфиденциальности.

Определите их ключевые показатели эффективности и способы их отслеживания, чтобы они не пересекаются с усилиями вашей внутренней команды. Установить обязанности и кто берет на себя окончательное решение по различным аспектам – есть ли у них установленный бюджет и нужно ли работать над этим, как бы они ни решили, или они должны одобрить каждую часть с вами? Вы предоставляете им бриф, и они доводят его до конца, или вы проверяете прогресс на еженедельной/ежемесячной основе?

Для ваших клиентов, будь то участники мероприятия или спонсоры, это не имеет значения, кто организует мероприятие, если их опыт работы с вашим бренд остается прежним, поэтому агентство, с которым вы работаете, должно соответствовать вашим стандартам качество, тон голоса и используйте свои дизайнерские активы так же, как вы бы это делали сами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *